This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'High impact error rate in 2018/19'.


FOI 
 
 
Decision and Statement of Reasons made under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Lachlan, Position Number 62230915, Information Law 
Section, Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs
  
Applicant: 
 
 
Mr Alan Ashmore 
 
Decision date:   
 
29 July 2019 
 
FOI reference number:   
FOI 29699 
 
Sent by email:                    
[FOI #5501 email] 
 
Dear Mr Ashmore,  
Freedom of Information Request: FOI 29699  
Decision 
 
1. 
The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its records 
and has identified one (1) document relevant to your request.  
 
2. 
I have made a decision to: 
 
a.  create and grant access to one document falling within the scope of your request in part 
insofar as it captures data from the Compensation QA Quarterly Report for Q1, Q2 and Q3; 
and 
b.  refuse access under section 24A of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) to data 
in relation to the Compensation QA Quarterly Report for Q4 as it is not yet available. For 
this reason, only data for the first three quarters has been produced in response to your 
request. 
 
3. 
The document that I have chosen to release in part is set out in Schedule 1. 
 
 
 
 
 



Authority to make decision 
 
4. 
I, Lachlan (Position Number 62230915), Information Access Officer, Information Law Section, am an 
officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access to documents 
in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the FOI Act.  
 
Summary  
 
5. 
On 7 July 2019, you made a request for access to documents in the possession of the Department. 
Your request sought access to: 
 
 
…The percentage of high impact errors in 2018/19 for the following: 
 
  MRCA Initial Liability Claims, 
 
  DRCA Initial Liability Claims, 
 
  MRCA Permanent Impairment,  
 
  DRCA Permanent Impairment, and 
 
  The average number of work elements per case for each of the above… 
 
6. 
As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your request is 
due by 7 August 2019.  
 
7. 
I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with Regulation 8 of 
the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019. 
 
Material taken into account  
 
8. 
In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of fact, the 
material on which those findings were based and the reasons for my decision to grant full access to 
the document is as follows.  
 
9. 
I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request; 
 
  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
  the content of the document that falls within the scope of your request; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to my 


decision:  
 
-  Section 17 
Requests involving use of computers etc (e.g. request for the Department to 
create a document); 
-  Section 24       Requests may be refused if documents do not exist; and 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (FOI Guidelines). 
 
10. 
A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2
 
Reasons for decision  

 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 
(section 24A) 

 
11. 
Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request for access to 
a document if:   
 
a.  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
b.   the agency or Minister is satisfied that the document:  
 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
 
(ii)  does not exist.  
 
12. 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your request, 
having regard to:  
 
  the terms of your request; 
 
  the subject matter of the documents; 
 
  the current and past file management systems and the practice of orderly destruction 
or removal of documents; 
 
  the Department’s record management systems and practices; and 
 
  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with the 
location of the information you seek access to. 
 
13. 
Despite the reasonable searches undertaken, the Department has determined that part of the 
information relevant to your request does not currently exist. The Business Area has advised that the 
Compensation QA Quarterly Report for Q4 is not yet available as it will be produced until next 


month. As such, we are only able to provide data for 3 of the 4 quarters during the 18/19 Financial 
Year.  
 
14. 
When the data becomes available, it will be published as part of the end of year reporting process 
and will be made publicly available.  
 
15. 
For these reasons, I am refusing the your request insofar as it relates to data for the fourth quarter as 
noted above in accordance with section 24A(1)(ii) of the FOI Act. 
 
Access to documents 
 
16. 
The document released to you in accordance with the FOI Act is enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
17. 
The Information Publication Scheme requires the Department to publish information released in 
response to individual requests made under the FOI Act, except in specified circumstances. I am of 
the view that details of your request should be made available on the Department’s disclosure log. 
As such details of your request will be published by the Department on its disclosure log, which can 
be accessed at http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-information/foi-disclosure-log . Please 
note that the Department does not publish details of FOI applicants, it only details the FOI request 
and the documents released in response to the request. 
 
Your rights of review 
 
18. 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We encourage you to seek internal 
review as a first step as it may provide a more rapid resolution of your concerns.  
 
Internal review 
 
19. 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal Review 
of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the date of this 
letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another officer within 30 days. 
 
20. 
You can make your application for Internal Review in one of the following ways: 
 
Post:    
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile:  
(02) 6289 6337 
Email:    
[email address]  
 
 
 



OAIC review  
 
21. 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An application 
for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged in 
one of the following ways: 
 
Online:  
www.oaic.gov.au   
Post:    
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Email:    
[email address]  
In person:   
Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
22. 
More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 published 
by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-of-information-fact-
sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights  
 
Contact us 
 
23. 
If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law Section 
using the following details: 
 
Post:    
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile:  
(02) 6289 6337 
Email:    
[email address]  
 
 
Yours sincerely, 
 
Lachlan (Position Number 62230915) 
Information Access Officer 
Information Law Section | Legal Services and Audit Branch 
Integrity, Assurance and Communications Division 
 
 
29 July 2019 
 
 



 
 
FOI 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents  
 
Applicant: 
 
 
Mr Alan Ashmore 
 
Decision date: 

 
29 July 2019 
 
FOI reference number: 

FOI 29699 
 
 

Doc 
Date of 
Document description 
Pages  Decision  Exemption 
No. 
document 
provision 
1  26 July 2019  The percentage of high impact errors in 2018/19 in 

Part Access  s 24(1)(b)(ii) 
relation to MRCA Liability Claims, DRCA Liability 
Claims, MRCA Permanent Impairment, DRCA 
Permanent Impairment and the average number of 
work elements per case for each category listed.    



 
FOI 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
3  
Objects—general 
 
(1)  The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by the 
Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
(a)  requiring agencies to publish the information; and 
 
(b)  providing for a right of access to documents. 
 
(2)  The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy by 
contributing towards the following: 
 
(a)  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better-informed decision-making; 
 
(b)  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
 
(3)  The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held by the 
Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
 
(4)  The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be performed and 
exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to information, promptly and at 
the lowest reasonable cost. 
 
11   Right of access 
 
(1)  Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in accordance with 
this Act to: 
 
(a)  a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
(b)  an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2)  Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
(a)  any reasons the person gives for seeking access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking access. 
 
11A   Access to documents on request 

 
Scope 

 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or Minister for 
access to: 


 
 
a document of the agency; or 
 
 
an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has been 
paid. 
 
(2)  This section applies subject to this Act. 
 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the 
following: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this Act, 
subject to this section. 
 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a 
request (see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally exempt at a 
particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on balance, 
be contrary to the public interest. 
 
Note 1: 
Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2: 
A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, 
be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3: 
Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is both: 
 
(a)  a conditionally exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document in 
subsection 4(1). 
 
17  
Requests involving use of computers etc 
(1)  
Where:  
(a)  
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  
(b)  
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and  


(ba)  
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and  
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by:  
(i)  
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or  
(ii)  
the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written  
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession.  
(2)  
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations.  
 
 
23   Decisions to be made by authorised persons 
 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be made, on 
behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the agency or, subject to 
the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of authority exercisable by him or 
her in accordance with arrangements approved by the responsible Minister or the principal officer of 
the agency. 
 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body that is 
specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or body by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the regulations, by an officer 
of that court, tribunal, authority or body acting within the scope of authority exercisable by him or 
her in accordance with arrangements approved by the principal officer of that court, tribunal, 
authority or body. 
 (see section 11A). 
 
 
24A   Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 

received  
 
Document lost or non-existent  
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
 
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
 
(ii) does not exist.  
 
Document 
not received as required by contract  
 
(2)  An agency may refuse a request for access to a document if:  
 
(a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to ensure that it 
receives the document; and  
 
(b)  the agency has not received the document; and  


 
(c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance with those 
contractual measures.  
 
26    Reasons and other particulars of decisions to be given 
 
(1)  Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a document 
in accordance with the request or deferring provision of access to a document, the decision-maker 
shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, and the notice shall: 
 
(a)  state the findings on any material questions of fact, referring to the material on which those 
findings were based, and state the reasons for the decision; and 
 
(aa)  in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt document—include 
in those reasons the public interest factors taken into account in making the decision; and 
 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
(b)  where the decision relates to a document of an agency, state the name and designation of the 
person giving the decision; and 
(c)  give to the applicant appropriate information concerning: 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) and 
(ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be made. 
 
(1A)  Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a decision 
referred to in subsection (1). 
 
(2)  A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature that its 
inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt document. 
(see section 11A). 
 
10