Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents related to the removal of email for FOI requests'.


 
 
 
19 March 2014 
 
 
Mr Ben Fairless 
Right to Know Organisation 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Mr Fairless 
 
Request for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 
 
1.  I refer to your application for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
dated, and received in this office, on 3 March 2014. 
 
2.  You requested access to documents that “contain references to the decision by IP Australia to refuse to 
accept Freedom of Information requests via email”.  You have specifically excluded, from the scope of 
your request, any documents that have been sent to members of the public in relation to their requests. 
 
3.  I am writing to advise that all reasonable steps have been taken to identify and locate the documents to 
which you seek access; and I am satisfied that the documents do not exist.  Consequently, I am refusing 
your request for access under section 24A of the FOI Act. 
 
Sufficiency of search 
 
4.  The Guidelines issued under section 93A of the FOI Act by the Office of the Australian Information 
Commissioner (Guidelines) relevantly state, at paragraph 3.54, that: 
 
What constitutes a reasonable search wil  depend on the circumstances of each request and wil  be 
influenced by the normal business practices in the agency’s environment.  At a minimum, an agency 
or minister should take comprehensive steps to locate a document having regard to: 
 
•  the subject matter of the documents; 
 
•  the current and past file management systems and the practice of destruction or removal of 
documents; 
 
•  the record management systems in place; 
 
•  the individuals within the agency who may be able to assist with the location of documents; 
and 
 
•  the age of documents. 
 
 

 
5.  The fol owing steps were undertaken by IP Australia to identify and locate documents relevant to your 
request: 
 
•  consultation with relevant officers of Change Management in the Customer Operations 
Group of IP Australia, with responsibility for managing transaction channels (including 
email) and instituting eServices across IP Australia; 
 
•  electronic searches of relevant files and folders for relevant documents, using IP Australia’s 
electronic records management system, Objective; 
 
•  electronic searches of relevant files and folders for relevant documents, on shared 
document drives; and 
 
•  electronic searches of personal drives and email accounts of relevant officers. 
 
6.  I have relied on the consultation and electronic searches outlined above to identify documents relevant 
to your request.  I have been advised by relevant officers that the searches did not produce any results 
for those documents; and none became apparent in the course of my consultations. 
 
7.  For these reasons, I am satisfied that there are no documents containing references to a decision by 
IP Australia to refuse to accept Freedom of Information requests via email. 
 
8.  Accordingly, I have concluded that there are no documents in the possession of IP Australia relating to 
your request. 
 
Review rights 
 
9.  I have attached a notice in respect of review rights for your information (Attachment A). 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Mandy Edlington 
Principal Legal Counsel 
Office of Legal Counsel 
2 
 
 
 
ATTACHMENT A 
 
YOUR RIGHTS TO SEEK REVIEW OF A DECISION ON INTERNAL REVIEW MADE UNDER 
THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 (FOI ACT) 
 
 
If you do not agree with this decision, you may choose to exercise your review rights in the following ways: 
 
•  request IP Australia to conduct an internal review of the decision.  If you disagree with IP Australia’s 
decision on internal review, you may then apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) for a review of that decision; or 
 
•  apply directly to the OAIC for a review of the decision.  In other words, it is not necessary for an 
internal review to be conducted first.  If you are dissatisfied with the decision of the Australian 
Information Commissioner (Commissioner), you may apply to the Administrative Appeals Tribunal 
for a review of that decision. 
 
 
Internal review of decision by IP Australia 
 
Pursuant to section 54 of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), you have the right to apply to 
IP Australia for an internal review of the decision.  The review will be conducted by a different decision 
maker; and a fresh decision will be made. 
 
You do not have to complete a special form in order to request an internal review.  However, your 
application for an internal review must be made in writing, and lodged within 30 days after the day on 
which you are notified of the decision.  It is desirable (but not essential) that you outline the reasons why 
you are dissatisfied with the decision in your application for internal review.  There is no cost attached to an 
application for internal review. 
 
An application for internal review should be directed by email to: xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
 
Review of decision by the Commissioner 
 
The Commissioner is an independent office holder who is authorised to review decisions of agencies and 
ministers made under the FOI Act. 
 
You have the right to apply to the Commissioner for review of this decision on internal review.  There is no 
cost associated with making an application for review by the Commissioner. 
 
If you are requesting a review of a decision to refuse access to documents, to impose a charge or to refuse 
to amend a document, you must make an application in writing to the Commissioner, within 60 days of 
being notified of the decision. 
 
If you are objecting to a decision to grant access to a document, you must make an application in writing, to 
the Commissioner, within 30 days of being notified of the decision. 
 
3 
 
An application for review by the Commissioner can be lodged online, via email, post or in person. 
An application for review by the Commissioner should be directed to: 
 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 2999 
CANBERRA  ACT  2601 
Fax: +61 2 9284 9666 
Email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
Or in person to: Level 3, 175 Pitt Street, SYDNEY  NSW  2000. 
 
An application form for a review by the Commissioner is available from the OAIC website 
(www.oaic.gov.au).  Your application should include a copy of the decision to which your application 
relates.  You should also set out the reasons why you disagree with the decision. 
 
After reviewing a decision, the Commissioner must do one of the following: 
 
•  set aside the decision and substitute his own decision for that of the decision under review; 
 
•  affirm the decision; or 
 
•  vary the decision. 
 
Please advise IP Australia if you make an application for review by the Commissioner, preferably by email 
(xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx). 
 
 
Review of decision by the Administrative Appeals Tribunal (AAT) 
 
The AAT is an independent body authorised to review certain decisions on their merits and, where the AAT 
decides it is appropriate, to substitute its own decision for that of the decision under review. 
 
If you are dissatisfied with the decision of the Commissioner, you are entitled to make an application to the 
AAT for a review of that decision.  An application for review must be in writing and lodged within 28 days of 
being notified of the Commissioner’s decision.  If you have good reason for not meeting this timeframe, you 
can write to the AAT and request an extension of time in which to lodge your application.  Your request for 
an extension should set out the reasons why the application was not made within the 28 day period. 
 
Information about making an application to the AAT, and the process for requesting a reduction to the 
application fee, is available from the AAT’s website (www.aat.gov.au). 
 
An application to the AAT for a review of the Commissioner’s decision should be directed to: 
 
Administrative Appeals Tribunal 
GPO Box 9955 
(in your capital city) 
 
Please advise IP Australia if you make an application for review by the AAT, preferably by email 
(xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx). 
 
4 
 
Complaints to the Commissioner or Ombudsman 
 
You can also make a complaint to the Commissioner or the Commonwealth Ombudsman, if you have 
concerns about action taken by IP Australia in relation to a request under the FOI Act.  Any correspondence 
or enquiries should be directed to: 
 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 2999 
CANBERRA  ACT  2601 
Email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
Commonwealth Ombudsman 
GPO Box 442 
CANBERRA  ACT  2601 
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
5