This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Numbers of 2019 Citizenship Applications approved from the City of Greater Geelong Council'.


 
 
 
10 September 2019 
Mr L Tucks 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 19/07/01244 
File Number: 
OBJ2019/43048   
Dear Mr Tucks 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 18 July 2019, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for access 
to document under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following document: 
Requesting for communication, briefs, memorandum, statistical summary or any 
document of the same nature, electronic or otherwise, that contain the following:: 
1) 
Number of approved citizenship applications from the City of Greater Geelong 
for January 2019 - July 2019 
2) 
Number of approved citizenship applications that were invited for ceremony at 
the City of Greater Geelong for January 2019 - July 2019 
3) 
Number of approved citizenship applications for the year 2019 that is from the 
City of Greater Geelong, as of July 2019 
4) 
Number of approved citizenship applicants for the year 2019 that were invited 
for ceremony, as of July 2019 
5) 
Redacted communication (electronic or otherwise) between the City of 
Greater Geelong and the Department of Home Affairs from January 2019 to 
July 2019 that contains the number of approved citizenship applicants invited 
to attend the citizenship ceremony in the City of Greater Geelong for the 
following citizenship ceremony dates proposed by the city of Greater Geelong 
Council: 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
26 January  
25 February  
25 March 
29 April  
20 May 
1 July  
29 July  
26 August 
17 September  
28 October and 
For print documents, please provide the scanned copy. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the document relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
document to which you sought access 

Document in scope of request 
In accordance with section 17 of the FOI Act, the Department has used its computer system 
to produce one document that contains  information that falls within the scope of your 
request. The data produced in the document existed in the possession of the Department 
on 18 July 2019 when your FOI request was received.  
The Department through the relevant business area has undertaken reasonable searches 
in Departmental systems and document holdings.  The Department does not hold existing 
documents containing the information in relation to parts 2, 4 and 5 as falling in the scope 
of your request. 
Having regard to your request and the types of document that may fall within the scope of 
your request I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and all 
reasonable steps have been taken to locate any document relevant to your request.  

Decision 
Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request for access 
to a document if all reasonable steps have been taken to find the document and the 
Department is satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to parts 
2, 4 and 5 of your request and that no documents were in the possession of the Department 
- 2 – 


 
on 18 July 2019 when your FOI request was received. As such I am refusing access to the 
documents requested by you based on the application of section 24A of the FOI Act.  
The decision in relation to the document in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Release one document in full 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https:/ www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN  ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
- 3 – 


 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 

Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Signed electronically 
Position No. 60006174 
 
Authorised Decision Maker 

Department of Home Affairs 
 
- 4 –