This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Is your Department in possession of the following NBN design standard document?'.

2 September 2019 
Mr Timothy Nothdurft 
Sent via email: 
Our Ref: 1920/18.02 
Dear Mr Nothdurft 
FOI Application – Processing fee determination 
I am writing in relation to a request under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) originally 
sent to the Department of Communications and the Arts (DOCA) and concerning “NBN-NTO-EDS-359 
Network Design Rules MTM Distribution Fibre Network” 
(the Standard). 
My understanding is that your original request to DOCA was not considered to be a formal FOI 
application, as the request sought the following: 
“Are you in posession (sic) of the following document? ... Design and architecture decisions for 
MTM Distribution Fibre Network (DFN) - named document; NBN-NTO-EDS-359 Network Design 
Rules MTM Distribution Fibre Network” 

On 19 August 2019, you clarified your request to DOCA, indicating that you were seeking:  
“Any documentation (emails, notes, standards, procedures, correspondence) that references the 
document in question. Either the document itself or references to the document
On 21 August 2019, DOCA transferred the above request to nbn per section 16 of the FOI Act and on the 
basis that the application more closely related to nbn’s functions. Furthermore, the relevant document 
(the Standard) originated with nbn
Consideration of previous decision 
As you are aware, nbn refused your FOI request for a copy of the Standard on the basis of nbn’s 
commercial activities carve-out (the CAC – nbn reference FOI1819/116.15A). For your reference, I have 
attached a copy of that decision at Appendix A.  
In addition, you made a request for an Internal Review of my decision in the above matter. nbn has 
appointed an Internal Reviewer, who is required to provide a decision to you by 16 September 2019 – or 
earlier, if possible. As a key element of the above FOI application (the Standard) is the subject of an 
Internal Review, nbn will not consider this part of your request until the completion of the Internal 
Review and any other administrative or related review processes. 

Request to clarify 
Under the FOI Act, members of the public have a general right of access to specific documents, rather than 
information, subject to certain exemptions. Per section 15(2) of the FOI Act, a valid FOI request must provide 
such information concerning the requested documents as is reasonably necessary for nbn to identify them, 
among other things. 
As currently drafted, the terms of your request are not sufficiently clear to enable nbn to commence the 
processing of this application. In addition to being a further request for the Standard, the terms of your 
application refer to “Design and architecture decisions”, presumably in the context of the Standard. It is 
unclear what is meant by this phrase. In addition, it is unclear if you are seeking nbn’s correspondence 
to DOCA in relation to the Standard or all correspondence or decisions relating to the Standard. In 
circumstances where an FOI application is unclear, nbn will neither formally acknowledge, nor commence 
the processing of this request. Until you clarify the terms of your request, the statutory period for completing 
this request will not commence. In that regard, please inform me if there is a specific document, or set of 
documents, which you are seeking. 
Your request also seeks “any documents” in – what appears to be – any format held by nbn, but also 
seems to include any document that references the Standard. In light of the time likely to be required to 
identify all documents falling within the scope of this request (and to make a decision regarding all those 
documents), I am also of the opinion that this would constitute an unreasonable diversion of nbn’s resources 
per sections 24 and 24AA of the FOI Act. Moreover, a request for “any documentation” is effectively a 
request encompassing “all records” held by nbn. To provide some context, your request would require nbn 
staff to undertake searches through all of its hard copy, digital and email records of more 6000 staff 
members and a significant number of consultants working with nbn. In that regard, please refer to the points 
below concerning nbn’s approach to processing charges. 
nbn’s Commercial Activities Carve-out 
nbn’s commercial activities are carved-out from the application of the FOI Act per section 7(3A) and Part II of 
Schedule 2 
of the Act. Documents that relate to nbn’s current or future commercial activities are not subject 
to the operation of the FOI Act and would be exempt from release. The following link provides general 
background information 
(GBI Document) concerning nbn’s CAC. The GBI Document refers to two Australian 
Information Commissioner Reviews that considered nbn’s commercial carve-out – Internode Pty Ltd and NBN 
Co Ltd [2012] AICmr 4
and thBattersby and NBN Co Ltd [2013] AICmr 61. 
In practical terms, the CAC ensures that nbn is not exposed to disadvantage in the marketplace and similar 
commercial environments. The CAC also enables nbn to function as any other commercial player in 
Australia’s highly competitive telecommunications industry. If nbn were required to release commercially-
related information under the FOI regime, this would undermine nbn’s ability to protect the company’s 
valuable intellectual property, negotiate competitive contracts, develop products and services, grow market 
share and manage its staff, among other adverse effects. Disclosure of commercially-related information 
would also undermine nbn’s capacity to generate revenues, while driving up rollout costs. Ultimately, 
Australian taxpayers would have to bear those cost increases and other potentially adverse consequences.  
While I am not making a formal decision and have not reviewed any documents, I note that there is a distinct 
possibility that documents falling within the terms of this request may be subject to the CAC, among other 
exemptions from release. In that regard, I again refer you to my decision at Appendix A

FOI Processing Period and Charges 
The statutory period for processing an FOI request is 30 days, subject to any suspension of the processing 
period or extension of the time for deciding the application. Please also note that nbn may impose processing 
charges in relation to FOI requests. I will inform you of any charges in relation to your request.  
For your reference, processing charges for FOI applications are set by regulation and may be found at nbn’s 
website  –  and,  in  particular,  its  FOI  page.  The  following  hyperlink  outlines  nbn’s  approach  to  processing 
charges: Submission to the Office of the Australian Information Commissioner Charges Review.  
In particular, nbn supports – and will generally apply – Recommendation 24 in the Hawke Review into FOI 
Legislation, (
the Hawke Review) as a benchmark in reviewing FOI applications. For your reference, 
Recommendation 24 suggests a 40-hour ceiling for all FOI processing charges. More information about 
charges under the FOI Act is available at the Office of the Australian Information Commissioner’s (OAIC
website and in part 4 of the OAIC FOI Guidelines. 
Disclosure Log 
is required to publish documents provided to FOI applicants within 10 working days after release.  The 
information you seek may be published in full (as released to you) or with some additional redactions as per 
section 11C of the FOI Act. For further information and other details, please visit our Disclosure Log on nbn’s 
If you have any questions or need to discuss your FOI application, please contact the writer via email on   
Yours sincerely 
David Mesman 
General Counsel 
FOI Privacy & Knowledge Management 

Background Information 
1.  In making this decision, I took into account relevant parts of the Freedom of Information Act 1982 (FOI 
Act or Act) and related legislation, the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) FOI 
Guidelines, re
levant case law and other applicable sources. 
2.  nbn is treated differently from other agencies and Commonwealth entities that are subject to the FOI 
Act. Per section 7(3A) and Part II of Schedule 2 of the Act, documents relating to nbn’s commercial 
activities are carved-out from the application of the Act.  
3.  nbn has summarised the OAIC’s and the Administrative Appeals Tribunal’s decisions concerning nbn’s 
commercial activities carve-out (CAC) in a General Background Information Document (GBI Document
found at the following link.   
4.  In practical terms, the CAC ensures that nbn is not exposed to disadvantage in the marketplace and 
similar commercial environments. The CAC also enables nbn to function as any other commercial player 
in Australia’s highly competitive telecommunications industry. If nbn were required to release 
commercially-related information under the FOI regime, this would undermine nbn’s ability to negotiate 
competitive contracts, develop products and services and grow market share, among other adverse 
effects. Disclosure of commercially-related information would also undermine nbn’s capacity to generate 
revenues, while driving up rollout costs. Ultimately, Australian taxpayers would have to bear those cost 
increases and other potentially adverse consequences. 
Terms of Request & Chronology 
5.  On 18 June 2019, nbn’s FOI Team received an email from Mr Timothy Nothdurft (the Applicant) via its account, seeking the following nbn Design Standard – NBN-NTO-EDS-359 
Network Design Rules MTM Distribution Fibre Network (the Standard). 
6.  On 1 July 2019, nbn’s FOI Team acknowledged the Applicant’s request and provided him with an 
advance deposit request for $38.75. This was based upon a processing fee estimate of $155, 
reflecting 12 hours of decision-making time and one hour for search and retrieval. 
7.  Also on 1 July 2019, the Applicant emailed nbn and questioned the processing fee estimate. The 
Applicant claimed that the decision-making time was “disproportionate”, among other matters. 
8.  On 2 July 2019, nbn’s FOI Team reverted to the Applicant and invited him to make fee reduction 
submissions, as well as referring him to paragraphs 4.75-4.89 of the FOI Guidelines. 
9.  On 2 July 2019, the Applicant provided nbn’s FOI Team with a series of contentions regarding the 
public interest in support of the release of the Standard. 
10. On 23 July 2019, the Applicant emailed nbn’s FOI Team and, among other matters, he suggested 
that nbn’s FOI Team had not responded to his FOI application within the required time frame.  

Also on 23 July 2019, I reverted to the Applicant, indicating that nbn’s FOI Team was – at the time, 
considering his fee reduction request and would respond within the required period, if not sooner. 
Also on 23 July 2019, the Applicant emailed nbn’s FOI Team and indicated that he had not agreed to 
an extension and reiterated claims that nbn had not responded to his FOI application within the 
required legislative time frames. The Applicant also indicated that nbn’s FOI Team had not acted 
professionally, among other claims.  
Also on 23 July 2019, I reverted to the Applicant and referred him to paragraphs 4.13 and 4.14 of the 
FOI Guidelines, which make it clear that an FOI Charges Decision must be completed within 30 days 
(or earlier if practicable) after receiving an applicant’s reasons for contesting the charge. As such, 
the deadline for completing the Charges Decision was 31 July 2019. 
11. On 26 July 2019, I completed an FOI Charges Decision (nbn reference FOI1819/116.08A) and made 
findings that the original processing fee estimate was accurate, but I determined to reduce the 
search and retrieval time. In addition, I found that there was not sufficient public interest in the 
Standard to warrant a reduction in FOI processing charges. On that basis, I reissued the Applicant 
with an advance deposit request in the sum of $35.94, based on total processing fees of $143.75. 
12. On 31 July 2019, nbn’s FOI Team emailed the Applicant, confirming receipt of the advance deposit 
payment, received by nbn on 29 July 2019. 
13. On 16 August 2019, I completed this FOI access decision and emailed it to the Applicant. 
Access Decision – Summary 
14. The Standard relates to nbn’s commercial activities and is not subject to the FOI Act.  
15. While it is unnecessary to consider alternative exemption grounds, there are other exemptions under 
the  FOI  Act  potentially  available  to  nbn  in  relation  to  the  Standard.  These  include  section  47 
(commercially valuable information) and section 47E (operations of agencies), among other grounds. 
Access Decision – Findings of Fact and Reasons 
16. Following receipt of the Applicant’s request, nbn staff undertook searches within the company’s 
digital and other archives and located the Standard. 
17. In making my FOI decision, I made the following finds of fact: 
a.  The Standard is not a public document. This is in contrast to the more general Network Design 
Rules, which nbn publishes and updates via its externally facing website. 
b.  The Standard is labelled “sensitive” with directions “not to be distributed without nbn’s consent.”  
c.  nbn distributes the Standard to nbn’s delivery partners and their agents on a confidential basis so 
as to assist them in their efforts to construct and build the nbn™ broadband access network. 

d.  The Standard’s purpose is to describe nbn network design rules and assist nbn’s delivery partners 
in the construction and build of the network. Delivery partners are required to read and use the 
Standard  in  conjunction  with  a  series  of  other  similar  design  standards.  These  documents  are 
similarly labelled as sensitive and are shared on a confidential basis with nbn’s delivery partners. 
e.  The Standard is nbn’s intellectual property, upon which nbn expended significant resources, both 
internally and externally, in developing.  
f.  The Standard forms part of nbn’s asset base.  
g.  Beyond expenses incurred in its development and creation, the Standard has value to nbn as a 
commercial document. It also has value as an ongoing reference point for the current and future 
rollout of the nbn™ broadband access network. 
18. As outlined in the GBI Document, there are various factors which may weigh in favour of an activity 
being considered as “relating to nbn’s commercial activities”. In summary, activities are considered 
“commercial” for the purposes of the CAC if they are “related to, engaged in or used for commerce”. 
However, determining what constitutes “commercial activities” must be considered “in the whole of 
the circumstances.” 
19. One key criterion for determining if a document relates to nbn’s commercial activities is whether it 
concerns profit-making. It is clear that nbn is a commercial entity, focussed on generating sales and 
profit. This fact is supported by the two published OAIC decisions relating to nbn’s CAC. nbn’s 
commercial nature is also made clear by the fact that nbn generated $2.825 billion in revenue during 
FY19 and those totals are projected to grow to roughly $4b per annum by 2020.  
20. Despite nbn’s general commercial purpose and mission, nbn’s FOI Officer is required to determine 
whether specific documents, such as the Standard, relate to or are used in commerce in the whole 
of the circumstances. 
21. In the Battersby Decision, the OAIC indicated that nbn’s commercial activities are broad in nature 
and are not limited to activities carried out in competition either with government or private 
entities. Per the OAIC’s reasoning, the activities do not necessarily need to be market-based or be 
limited to nbn’s involvement with the private sector in order to be commercial activities. However, it 
is clear that the Standard relates to nbn’s involvement with the private sector – it was drafted as a 
guidance document for nbn’s business and delivery partners, all of which are engaged by nbn 
pursuant to commercial contracts.  
22. There are a number of other factors that suggest that the Standard “relates” to nbn’s current and 
future commercial activities, including: 
a.  nbn provides the Standard, and documents like it, to its delivery partners on a confidential 
basis for a practical, business-related purpose. The Standard acts as a “guide book” for 
construction and other delivery partners to follow in the field for designing and constructing 
a “standard” Multi-Technology Mix (MTM) build. 

b.  The Standard and similar nbn design documents have an inherent commercial value for nbn 
because they enable nbn’s delivery partners to increase standardisation in their practices and 
processes. Among other benefits, the Standard could assist in minimising interactions with 
delivery partners regarding routine issues for an MTM build. It could also increase efficiencies 
and the speed at which our company rolls out the nbn™ broadband access network, thereby 
lowering nbn’s operating cost base, while expanding the number of connections and bolstering 
nbn’s revenue streams. This is made clear by the fact that nbn allocates significant resources, 
person hours and direct expenditures in its efforts to develop the Standard and like documents – 
and to educate delivery partners about the processes contained in them. 
c.  Disclosure of the Standard to the Applicant also risks making the Standard part of the public 
domain. If a document enters the public domain, it would undermine its commercial value. This 
would clearly diminish nbn’s underlying investment in developing the Standard, as well as the 
competitive value of the information in the document. 
d.  Disclosure of the Standard could also enable competitors in the telecommunications industry to 
identify potential business or commercial opportunities. This could include developing 
businesses cases for choosing to locate competitors’ infrastructure or provisioning additional 
network capacity (or otherwise) to their commercial advantage. As other telecommunications 
providers could glean where they might introduce competing technologies (e.g. 5G and similar 
solutions), nbn could be placed at a commercial disadvantage.  
e.  Additionally, nbn’s competitors in the telecommunications (or infrastructure build) industry 
could use the Standard to minimise the expenses associated with the drafting of designs and 
other commercial data found in the document. In effect, nbn would be providing competitors (or 
others in related industries) with a valuable resource, for which they have not paid. This clearly 
puts nbn at a commercial disadvantage. 
f.  Disclosure of the Standard would tend to undermine nbn’s ability to control the use of its 
confidential information and intellectual property. This is an important issue, particularly in light 
of any future privatisation efforts involving nbn. In any privatisation or the sale of company 
assets, intellectual property is a key asset which will figure in the calculation of any future sale 
price. It follows that if the Standard and similar documents were made part of the public domain 
pursuant to FOI requests, nbn could potentially undermine the value of its intellectual property. 
This could, in turn, undermine the value of nbn’s asset base in any future sale of the company. 
g.  Disclosure of the Standard could potentially increase nbn’s vulnerability to physical and other 
attacks – whether from hackers, vandalism, criminal elements or terrorists. This could reasonably 
be expected to cause damage to the security of the Commonwealth. If the Standard were to be 
released generally, nbn may be required to increase the level of security associated with or 
applied to the network, as well as providing for increased security costs in its budget and 
commercial planning processes. This could conceivably lead to cost and time overruns, as well as 
delaying the nbn rollout generally, which could adversely impact nbn’s ability to generate profits. 
Ultimately, these costs would be borne by Australian taxpayers. 
23.  Based upon the above points, it is my view that the Standard relates to nbn’s current and future 
commercial activities per sections 7(3A)(a) and (b) of the FOI Act. 

Decision-making Time and Fees 
24. nbn staff spent approximately two hours searching and retrieving documents (equivalent to $30), but 
this was reduced to 0.25 hours ($3.75) following nbn’s Charges Decision. In relation to drafting this 
decision, I spent more than the estimated 12 hours in reviewing documents and drafting this FOI decision 
(equivalent to $140, noting that the first five hours of processing time are free). As the Applicant paid an 
advance deposit of $35.94, the outstanding fees are $107.81. 
25. In its Submission to the OAIC Charges Review, nbn outlined its support of fees and charges and their 
importance to the FOI scheme. Normally, nbn would charge applicants for processing fees incurred in 
relation to FOI requests. However, I also considered nbn’s commitment to the objects of the FOI Act and, 
in particular, section 3(4) of the FOI Act, which seeks to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. I also took into account the fact that nbn made 
a determination not to release the Standard. 
26. On balance, I have determined to waive the remaining processing fees in relation to this FOI application. 
This is permitted by Regulation 3 of the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982, which 
provides decision-makers with a general discretion to impose or not impose a charge, or impose a 
reduced charge for the processing of an FOI request. 
27. If you are dissatisfied with this decision, you have certain rights of review.  These are outlined in the 
covering letter, provided with this Statement of Reasons. 
An FOI decision may be reviewed, subject to sections 53A and 54 of the FOI Act. The Office of the Australian 
Information Commissioner’s FOI Fact Sheet 12 – Your review rights may be found at the following link. 
If you have any questions or need to discuss your FOI application, please contact the writer via email on   
Yours sincerely 
David Mesman 
General Counsel 
FOI Privacy & Knowledge Management