This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Operational Information - Debts'.



 PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
22 November 2019 
 
 
Our reference: LEX 48935 
 
 
Mr Ben Fairless  
 
 
Only by email: [FOI #5845 email] 
 
 
Dear Mr Fairless,  
Your Freedom of Information Request – Consultation  
I  refer  to  your  email  dated  5  November  2019  to  the  Department  of  Human  Services 
(department),  in  which  you  requested  access  under  the  Freedom  of  Information  Act  1982 
(Cth) (FOI Act) to over 200 of the department’s Operational Blueprints.  
A copy of your request is provided at Attachment A.   
We note that your request provided:  
 
‘Please  initially  consider  this  an  administrative  request  for  access  to  documents.  If 
you aren’t able to treat it this way, please consider it a request for documents under 
the Freedom of Information Act and the Information Publication Scheme.’ 
Publicly available material and informal consultation 
 
On  18  November  2019,  the  department  acknowledged  your  request  and  noted  that  the 
majority  of  documents  you  have  requested  are  publicly  available  on  the  department’s 
Operational Blueprint Webpage, at the following address:   
http://operational.humanservices.gov.au/public/Pages/SiteMap/debts.html 
 
The  department  asked  you  to  confirm  whether  you  wished  to  revise  the  scope  of  your 
request to: 
 
‘Operational Blueprints that are not already publicly available from the list contained 
on the following URL:  
http://operational.humanservices.gov.au/public/Pages/SiteMap/debts.html’  
 
To date, the department has not received a response to this communication.  
 
Consultation - your request gives rise to practical refusal reasons  
I am consulting with you because processing your request is likely to result in a substantial 
and unreasonable diversion of the resources of the department. 
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I  am  asking  you  to  narrow  your  request  so  that  it  is  not  too  large  for  the  department  to 
process. 
 
This  letter  is  giving  you  an  opportunity  to  provide  us  with  specific  information  about  the 
documents  you  need.  Providing  this  additional  information  will  assist  the  department  in 
processing your request.   
If  you  decide  not  to  provide  further  information  or  revise  your  request,  I  will  have  to  refuse 
your freedom of information request as a 'practical refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means, including some suggestions on what to 
consider when revising your request, please see Attachment B
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can submit a revised request.  
Within the next 14 days (consultation period) you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request; 
  make a revised request; or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
If  you  do  not  contact  us  during the  consultation period,  we  will  assume  you  do  not  want  to 
continue with your request. See Attachment C for relevant sections of the FOI Act. 
If  you  decide  to make  a  revised request  you  should  be specific  about  what  documents  you 
actually want. This could help the department find the documents. 
We  have  30 days  to  give  you  a  decision  about  your  request,  however  the  time  taken  to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter; or 
  via email to [email address]  
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 48935. 
If no response is received  within the next 14 days, your request will be taken to have been 
withdrawn, pursuant to the operation of the FOI Act. 
 
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Department of Human Services 

 
 
Further assistance 
If you have any FOI questions please email [email address]. 
 
Yours sincerely, 
 
Riley 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
Employment Law and Freedom of Information Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services
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Department of Human Services 



 PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
Attachment B 
 
Your request is voluminous - section 24(1)(a)(i) 
 
Processing your request is likely to result in a substantial and unreasonable diversion of the 
department’s resources. Because of the amount of work involved for the department, under 
sections 24AA(1)(a)(i), 24 and 24AA(2) of the FOI Act I intend to refuse your FOI request as 
a 'practical refusal reason' exists.  
 
You  have  requested  access  to  over  235  of  the  department’s  Operational  Blueprints.  The 
department  has  identified  that  60  of the  requested  Operational  Blueprints  are  not  publically 
available. 
Based on a preliminary sample of documents, the average operational blueprint is between 
10-15  pages.  Accordingly,  the  department  estimates  that  there  are  over  2350  pages  of 
documents that would fall within the scope of your current request.  
Unless  you  narrow  the  scope  of  documents  sought,  a  very  large  amount  of  material  would 
likely  be  in  scope,  the  processing  of  which  would  require  an  unreasonable  diversion  of  the 
department’s resources from its other operations. 
 
To provide a preliminary estimate of the amount of time required to process your request, the 
department  consulted  with  the  Debt  Management  Branch  and  the  Seniors,  Carers  and 
International  Branch  in  relation  your  request  (relevant  Branches).  As  a  result  of  this 
consultation,  I  am  satisfied  that  a  substantial  time  would  be  required  to  undertake  a  full 
search  and  retrieval  process,  review  the  sensitivities  contained  within  the  documents  and 
undertake consultation with other affected internal stakeholders. 
 
I estimate that it would take over 325 hours in processing time. This includes the search and 
retrieval time for Operational Blueprints that are both publicly and not publicly available and 
decision making time on the Operational Blueprints which are not publicly available, including 
time to consider redactions under the FOI Act. I consider that these preliminary consultations 
provide  a  fair  estimate  of  how  long  each  Branch  would  take  to  search  and  retrieve 
documents within scope.  
 
Amount of time to process your request 
I  have  calculated the  number  of hours  it  would  take  to  process  your request,  based  on  the 
preliminary consultation conducted to date. 
Search  and  retrieval  of  documents  (both  publicly  available  and  220 hours 
non-publicly available material) 
Examine  non-publicly  available  material  for  decision  making 
purposes at an average of 3 minutes per page (based on approx.  30 hours 
600 pages) 
An additional time of 3 minutes per page for pages that may need  25 hours 
redaction (based on approx. 500 pages) 
50 hours 
Write statement of reasons for decision (regarding administrative 
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release and release of documents under the FOI Act) 
Approximate total 
325 hours 
 
I  note  the  commentary  of  Senior  Member  Puplick  in  VMQD  and  Commissioner  of  Taxation 
(Freedom of information) 
[2018] AATA 4619 (17 December 2018) regarding the extent of the 
burden that must be established under s 24AA(1)(a)(i)  
 
‘[101]  What  constitutes  valid  practical  refusal  grounds  is  thus  agency  specific  and 
resource dependent. Nevertheless for any agency, a burden in excess of 200 hours 
would  almost  certainly  make  the  threshold  of  a  rational  and  objective  test.  As  is 
illustrated  above  (at  [97]),  burdens  as  (relatively)  small  as  74  hours  have  been  so 
characterised.  
….  
[103]  The  clear  responsibility  of  this  Tribunal  is  to  assess  the  claims  made  by  the 
ATO  based  on  the  objective  material  before  it  and  make  a  balanced  judgement 
whether  or  not  the  potential  burden  meets  to  section  24AA(1)(a)(i)  threshold  –  not 
whether the burden is “overwhelming” but that it is “substantial and unreasonable.‘ 
 
Accordingly,  I  consider  that  325  hours  of  estimated  processing  time  would  be  an 
unreasonable diversion of the department’s resources.  
 
I am providing you with an opportunity to revise your request in order to narrow the scope of 
documents  you  are  seeking  and  remove  any  practical  refusal  reasons  that  exist  in  the 
processing your request. 
Please  note  that  the  FOI  Guidelines  do  not  allow  the  department  to  undertake  ‘part 
processing’ of an FOI request. Even if some parts of your request are clear or not considered 
voluminous,  the  department  must  consider  your  request  in  its  entirety  and  cannot  process 
any 
part 
of 
your 
request, 
while 

practical 
refusal 
reason 
exists. 
 
Revising the scope of your request 
Should you wish to continue with your FOI request, you may wish to consider: 
a)  reducing the number of documents you are requesting; or  
b)  withdrawing part of your request.  
Please  note  that  even  if  you  do  provide  a  revised  scope,  one  or  more  practical  refusal 
reasons may remain if the revised scope is still too large to be processed. You will need to 
take this into consideration when revising the scope of your request. 
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Department of Human Services 

 
 
Attachment C 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24(1) of the FOI Act provides that an agency may refuse to give access to 
documents in accordance with an FOI request if:  
  a practical refusal reason exists in relation to the request; and  
 
  following a request consultation process under section 24AB of the FOI Act, the 
agency is satisfied that the practical refusal reason still exists. 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
request;  
  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
Section 24AB(6) provides that the applicant must, before the end of the consultation period, 
do one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn at 
the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
 
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