This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Internal Discussions related to "Right to Know"'.

FOI Fact Sheet 7
Freedom of information – Charges
October 2010
Australian Government agencies and ministers may impose a charge for the work involved in providing 
access to documents you request under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). These 
charges  are  imposed  in  accordance  with  the  FOI  Act  and  the  Freedom  of  Information  (Charges) 
Regulations (the Charges Regulations). There is no charge if you request access to your personal 
information. How the charge is calculated should be clearly explained to you. You can ask for the 
charge to be reduced or for the documents to be provided for free. The estimate can be re-calculated 
if you change the scope of your request for access. You can ask the agency or minister to review their 
decision on charges, and you can also ask the Information Commissioner to review the decision.
•  Photocopy - 10c per page
An agency or minister may impose a charge on an 
•  Transcript - $4.40 per page 
FOI applicant in accordance with the FOI Act and 
Charges  Regulations.  The  charge  should  fairly 
•  Supervised inspection - $6.25 per half hour
reflect  the  work  involved  in  providing  access 
•  Delivery - cost of postage or delivery. 
to documents on request. A charge cannot be 
used  to  discourage  someone  from  exercising 
There is no charge for making an FOI request to 
their right of access under the FOI Act.
an agency or minister for access to a document, 
It’s  my  personal  information  –  is  there  a 
or for amendment or annotation of a personal 
There is no charge for documents that contain 
The  first  five  hours  of  decision  making  time  is 
your personal information. You may be asked to 
free for all applicants.
identify yourself so the agency can ensure the 
documents relate to you.
Can I ask for the charge to be reduced?
An agency can reduce or waive (that is, decide 
In  many  cases  a  person  can  access  their  own 
not to impose) a charge. You can ask for charges 
personal information without needing to make 
to be reduced or waived when you make your 
an FOI application. You should talk to the agency 
FOI access request, or at any later time. 
about this before you make an FOI application. 
How is the charge calculated?
The  agency  will  consider  any  reason  you  give 
for seeking a reduction or waiver. The two most 
The Charges Regulations specify different rates 
common reasons for doing so are that payment 
for the various activities involved in processing 
of a charge would cause financial hardship, or 
a request. The main charges are:
disclosing the documents would be in the public 
•  Search and retrieval - $15 per hour
•  Decision making - $20 per hour
FOI Fact Sheet 7 – Charges

It  is  important  that  you  explain  or  provide 
The  agency  must  give  you  at  least  30  days  to 
evidence  to  support  your  claim  for  waiver  or 
respond. If you do not respond before the date 
reduction.  To  support  a  claim  that  a  charge 
set  out  in  the  estimate  letter,  the  agency  may 
will  cause  you  financial  hardship  you  might, 
conclude you do not wish to continue with the 
for  example,  provide  a  copy  of  a  pension  or 
FOI access request and consider it withdrawn. 
welfare card. If you claim that disclosure would 
This  means  your  access  request  will  not  be 
be in the public interest, you might explain how 
the documents will be used in public research, 
in  preparing  a  submission  to  a  parliamentary 
If you dispute the estimated charge or ask for it 
inquiry, or in advancing public debate on a topic 
to be waived or reduced, the agency must notify 
of current importance.
you of its decision within 30 days. Similarly, if you 
change the terms of your FOI request the agency 
An  agency  is  not  obliged  to  waive  or  reduce 
will re-calculate the estimate of charges and give 
a  charge,  even  if  it  accepts  your  reason  for 
you a new estimate for your comment. 
requesting it. In particular, an agency can decide 
to impose a charge even though it would cause 
When should I pay?
you financial hardship or disclosure would be in 
If  an  agency  requires  a  deposit  from  you,  you 
the public interest.
must pay it within 30 days or a further period 
allowed  by  the  agency.  The  agency  can  defer 
work  on  your  FOI  request  until  the  deposit  is 
When will I be notified of a charge?
paid or the agency decides to waive the charge 
following a request from you. 
Before requiring you to pay a charge the agency 
must send you a notice setting out an estimate 
You  can  pay  the  full  amount  of  the  estimated 
and  the  basis  for  the  calculation.  The  agency 
charge  either  at  that  stage,  or  later  when  the 
can require you to pay a deposit of 25% of the 
agency  makes  its  decision  on  your  access 
total estimate, or $20 if the estimate is less than 
request. In deciding to grant access, an agency 
can  require  you  to  pay  a  higher  charge  if 
more  work  was  involved  than  the  agency  had 
You  will  be  given  the  opportunity  to  respond 
anticipated, except where the agency does not 
before a charge is imposed or a deposit is paid. 
give  you  full  access  to  all  the  documents  you 
You can respond by – 
sought.  The  FOI  Act  requires  you  to  pay  any 
•  agreeing  with  the  estimate  and  paying  a 
charge in full before you can have access to any 
deposit as required by the agency
documents,  except  where  a  charge  relates  to 
supervising your inspection of documents.
•  disputing the amount of the estimated charge 
or the way it was calculated
Any  deposit  you  have  paid  is  not  refundable, 
except  in  three  circumstances:  if  the  agency 
•  requesting the agency to reduce or waive the 
decides to reduce or waive a charge following a 
request from you; if the agency, after processing 
•  changing  the  terms  of  your  FOI  request  to 
your  FOI  request,  decides  that  the  charge 
reduce the work required to process it, or
payable is less than the deposit you have paid 
(in which case you will receive a partial refund); 
•  withdrawing your FOI request. 
or if the agency fails to make a decision on your 
FOI Fact Sheet 7 – Charges

request within the statutory time limit, including 
Getting the documents
any  extension  granted  by  the  Information 
Commissioner.  If  you  paid  a  deposit  and  the 
I have the agency’s decision – when do I get 
agency decides not to grant you access to any 
the documents?
document, you are not entitled to a refund of 
You  will  be  given  access  to  the  documents 
the deposit.
Can I get an invoice for the charge? 
•  you  have  paid  the  charges  (including  any 
Yes. You can ask the agency to issue an invoice 
outstanding balance) and
for a charge it has imposed. 
•  any rights a third party has to seek a review 
Disputing a charge
of the decision have run out.
When  an  agency  notifies  you  of  an  estimated 
See FOI Fact sheet 11 Freedom of information 
charge,  you  can  ask  the  agency  to  review  the 
– Your rights if information about you or your 
decision  to  impose  the  charge,  or  to  reduce 
business  is  requested  for  more  information 
or  waive  the  charge.  Two  common  grounds 
about when a third party can seek review.
for doing so are that paying the charge would 
cause you financial hardship, or you believe that 
The information provided in this fact sheet is of a general 
disclosure  of  the  documents  would  be  in  the 
nature. It is not a substitute for legal advice.
public interest.
You can also seek review of an agency decision to 
For further information
impose a charge, either by the agency (internal 
telephone: 1300 363 992
review)  or  by  the  Information  Commissioner. 
There  is  no  application  fee  for  internal  review 
write: GPO Box 2999, Canberra ACT 2601
or  Information  Commissioner  review.  For 
more  information  on  the  review  process,  see  
or visit our website at
FOI  Fact  Sheet  12  Freedom  of  information
– Your review rights.
FOI Fact Sheet 7 – Charges

Document Outline