This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'John Lawler'.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Certificate of Suitability Australi an Government Personnel 
Information Leaflet 
 
Recognition of a valid Australian Governmen
 t Security Clearance1 for any person who 
is a Secondee or a Special Member or who has an approved requirement to access  
 
AFP Premises, Classified Information or ICT Systems . 
 
Introduction 
 
A Certificate of Suitability recognises another Agency’s Security Clearance enabling an 
employee from that Agency eligible under s.69D (
  AFP Act 1979) or s.40E (AFP Act) to access 
AFP classified information and/or security controlled areas. 
 
The Employee must provide a copy of their Security Clearance Grant Notification from the host 
 
Agency.  The attached forms must be completed before the granting of a Certificate of 
Suitability can be considered. 
 
 
 
Important Actions 
 
•  Details of Applicant 
Please complete all Personal details of the 
 Applicant. 
For the purpose of the Certificate of Suitability Recognition clearance process and where 
 
the form requests details of a partner, spouse, de facto or significant other, this would 
 
include anyone you have been seeing or have been in a relationship with for a period 
exceeding 6 months. 
 
•  Agency Security Advisor 
 
The Agency Security Advisor must endorse the application and the integrity of the 
applicant.  
 
•  AFP Request and Endorsement  
 
The Functional Area must sponsor the request for the secondee and the application must 
 
be endorsed by the Manager or National Manager of the functional area.  
 
 
Adjudicative Guidelines 
 
The AFP employment character guidelines (PDF, 55KB) define the minimum AFP character 
 
standards. Applicants who fail to meet these guidelines, may be deemed unsuitable to proceed 
through the Certificate of Suitability process.    
 
 
Incomplete Packages/Forms 
 
Any missing or incomplete information may result in your documents being returned to you for 
further attention. Your AFP sponsor will be notified
   should this occur 
 
 
Contact 
If you have any
T qu
H eIsti
S on
Ds a
O bo
C ut
U  th
M es
E e 
NfoTrm
  s
H  pleas
AS  e 
B co
E nEtac
N t  yo
D uEr A
C FLP Spon
ASS sIor.
FI ED 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
1 Vetting agencies are to recognise the security clearances granted by another vetting agency and or Australian State and Territories undertaken in accordance 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
with the PSPF, unless: 
• the clearance has exceeded its revalidation period (COMMONWEALTH) 
• the clearance was granted with an eligibility waiver 
• the vetting agency has groun
B dsY th at th
T e c
H lea
E ra nce subject is
AUST not 
R suitab
AL leI to a
A cce
Nss  AF
F P c
Elassi
Dfied
E  re
Rsource
ALs a t th
P at c
O lea
L raInce
C lev
Eel  
15/10/2018 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 41

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CERTIFICATE OF SUITABILITY – REQUEST FORM 
 
 
 
Details of Applicant 
 
Rank/Title 
Surname 
Given Nam
  e/s 
Date of Birth 
            
           
           
           
 
Current Security Clearance (Applicant must attach the  Security Clearance Notification letter from the host 
 
Agency) 
 
Agency/company (if contractor) 
Clearance Level Held           
Date of Grant 
           
 
           
 
Certificate of Suitability (To be completed by the Agency Security Advisor and/or Integrity  Department 
representative  of the home Agency) 
 
I confirm that the applicant has no known integrity or discip
  linary issues and is hereby endorsed to have 
unescorted access within AFP premises or to AFP systems. 
 
 
Agency Security Advisor 
Contact Number 
           
 
           
Signature 
Printed Name 
 
Date 
           
           
           
 
Reason for access  *****MUST BE COMPLETED *****   
 
           
 
 
 
Level of clearance required  
       ☐    Baseline 
   ☐       NV1 
  ☐      NV2 
 
 
Access is required from            /          /            until            /          /           
 
AFP Request (to be completed by AFP Team Leader/Coordinator) 
 
I  certify  that  the  access  requested  is  necessary  for  the  performance  of  the  applicant’s  duties  for  the  purpose 
 
shown above. 
 
Signature 
Printed Name 
Rank/Position 
AFP Number 
Date 
 
           
           
           
           
           
 
AFP Endorsement (to be completed by AFP Manager/National Manager) 
 
Signature 
Printed Name 
Rank/Position 
AFP Number 
Date 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
           
           
           
           
           
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
 
(COMMONWEALTH) 
 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 42












 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 1. Schedule of Requirements to be attached – Certificate of Suitability  
 
  Full Name 
           
 
 
  Email Address 
           
 
 
  Contact No/s. 
           
 
  Current (host Agency) Supervisor Details 
 
 
  Name 
           
 
 
  Contact No/s. 
           
 
 
  Email Address 
           
 
 
  Business Area 
           
 
 
   
 
Forms 
 
Certificate of Suitability Form 
 
 
Completed 
 
Note: MUST be completed and signed by your AFP Sponsors. 
 
 
  Form 1: Schedule of Requirements to be attached 
Completed 
 
 
 
  Form 2: Security Clearance Questionnaire 
Completed 
 
 
 
  Form 4: Consent to Conduct a National Police Check (Subject)   
Completed 
 
 
 
  Form 4a: Consent to Obtain Personal Information (Partner) 
 
Completed 
 
 
 
  Form 7: Handling AFP Information 
Completed 
 
 
 
  Form 8: General Consent 
Completed 
 
 
 
  Form 9: Statutory Declaration 
 
Completed 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
Personal Documents  
 
 
Note: You MUST provide a copy of your Clearance Notification 
Letter and your  Drivers Licence or another form of officia

 
  photographic ID 
 
 
 
 
 
Please provide the document title in the space below for substitute documents. 
 
 
 
  Current Drivers Licence (front & back required) 
Must be attached 
 
 
 
  Clearance Confirmation Letter from home Agency:  
 
Must be attached 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
Substitute photographic ID for Drivers Licence (if licence not held) 
Document Title:           
 
Attached 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 43

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 2: Security Clearance Questio nnaire 
 
 
Full Name 
 
 
 
           
 
 
 
Should  background  checking  reveal  that  you  have  atte
  mpted to deliberately mislead the AFP, it may 
cause delays to your security clearance or ultimately 
  have a bearing on the granting of your security 
clearance. 
 
 
 
*Please note that answering “yes” to any of these questions does not necessarily preclude you from 
 
obtaining a security clearance. Each issue is assessed on its merits and is based on the circumstances, 
 
your attitude and community standards.* 
 
 
 
SECT 137.1 Criminal Code Act 1995 
 
False or misleading information  
 
(1) A person is guilty of an offence if:  
 
(a) The person gives information to another person; and  
 
(b) The person does so knowing that the information:  
 
     (i) is false or misleading; or  
 
     (ii) Omits any matter or thing without which
  the information is misleading; and  
(c)  Any of the following subparagraphs applies: 
   
     (i) The information is given to a Commonwe
 alth entity;  
 
     (ii)  The  information  is  given  to  a  person  who  is  exercising  powers  or  performing  functions 
 
under, or in connection with, a law of the Commonwealth;  
 
     (iii) The  information  is  given  in  compliance  or  purported  compliance  with  a  law  of  the 
 
Commonwealth.  
 
 
Penalty: Imprisonment for 12 months. 

 
 
"Giving false or misleading information is a serious offence". 
 
 
Please answer the fo
T llo
H wIing 
S  q
Due
Osti
Con
Us b
M y 
E tic
N ki
T n g 
Hthe re
AS  pl
B y 
Eth
E at
N a pp
D liEes
C to
L  your 
ASS pIers
FI on
E al
D c ircumstances. 
If  you  answer  “yes” 
AN to
D   any
R  
E q
L ue
E stion,
ASE  p
Dle a
se
 p
  rov
AC id
e f
u
Rll 
Ddetai
AN ls 
in
 t
  he
 
sTpa
Hc e p
ro
v
id
  ed or on an 
attachment  and  return 
F it  w
REith
E   y
D ou
O r 
Ms ecu
O rFity
 I  cl
N ea
F ra
O nce 
RMpa
A ck
T aIge
O . NIf   y
A ou
C  Tw ou
1 ld
9  8pr2e fer  to  discuss  the 
matter  personally,  or  have  any  doubt 
( a
Cbout 
OM th
Me wo
ONrdin
W g
E o
Af Lan
T y q
H) u estion, please contact Personnel 
Security Vetting at [email address]. 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 44

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. 
 
Have you ever been dismissed or asked to resign
   from a place of employment?  ☐Yes ☐No  
 
 
If yes, please provide full details 
 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. 
 
Has a Security Clearance requested for you ever 
  been: 
 
 
 
a)  Withdrawn? 
☐Yes ☐No 
 
b)  Downgraded? 
☐Yes ☐No 
 
c)  Reviewed?  
☐Yes ☐No 
d)
 
  Denied?  
☐Yes ☐No 
If yes, please provide full details 
 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. 
 
Are you registered with the Australian Electoral C
  ommission as a person eligible   
to vote?  
 
☐Yes ☐No  
If yes, at which address are you registered.    
 
If no, please provide full details as to why not. 
 
 
 
           
 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
 
 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
 
(COMMONWEALTH) 
 
 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 45

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Do you have feelings of loyalty or allegiance to any country other than Australia? 
 
 
If so, to which country and why. 
☐Yes ☐No  
 
 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
5. 
Have you, either in Australia or overseas, ever a
 pplied for or served with the 
 
Armed Forces, State or Territory Police Services or Correctional Services 
 
 
(including unsuccessful applications)? If yes, please provide the date of 

 
Yes ☐No  
application and/or dates of service. 
 
 
If you were unsuccessful please include any reasons you were given as to why
 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. 
 
Have you, in Australia or overseas, ever been the
   subject of or involved in any   
form of: 
 
 
 
 
a)  Military investigation? 
☐Yes ☐No  
 
b)  Police investigation? 
☐Yes ☐No 
 
c)  Internal investigation? 
☐Yes ☐No 
 
d)  Workplace enquiry? 
☐Yes ☐No 
e)
 
  Internal disciplinary action, including counselling whether formal or 
 
informal? 
 
☐Yes ☐No 
If yes, please provide as much detail as possible
 
 
 
 
 
Note that any past involvement, including any adverse findings made against 
you, with AFP PRS must be disclosed. If you are 
  an AFP appointee, you are 
authorised to disclose this information under s 60A of the AFP Act and related 
regulations. THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
           
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 46

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7. 
 
 
Have you for any reason (other than in an official capacity) in any country, ever 
 
 
been: 
 
 
a)
☐Yes ☐No  
  In contact with police or law enforcement
  agencies? 
☐Yes ☐No 
b)
 
  Charged and/or convicted of any offence (including traffic offences)? 

 
Yes ☐No 
c)  Directed to perform Community Service by a court of law? 
 
☐Yes ☐No 
d)  Imprisoned or served periodic detention (civilian or military)? 
 
 
 
 
 
If yes, please provide as much detail as possible. 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. 
Do you have (for any reason other than in an official capacity) ongoing or 
 
previously had, contact with anyone who, in any country: 
 
 
a)
☐Yes ☐No 
  Is or has been imprisoned or serving periodical detention? 
 
b)
☐Yes ☐No 
  Is performing or has been directed to perform Community Service by a 
 
court of law? 
 
 
Note: this includes relatives and family mem
  bers 
If yes, please provide full details. 
 
 
           
 
 
 

 
 
 
 
 
 

 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 47

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9. 
 
Have you ever (for any reason other than in an official capacity) been involved in   
 
any civil or criminal court matters, in any country, in any capacity? 
☐Yes ☐No 
 
If yes, please provide full details. 
 
 
 
           
 
 
 

 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
10.   Have you ever engaged in any unlawful activities , in any country, whether 
 
detected by the Police or Law Enforcement Agen
 cies or not? 
☐Yes ☐No 
 
 
If yes, please provide full details. 
 
           
 
 
 
 
 

 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
11.  Have you ever had contact with anyone, (for any reason other than in an official 
 
capacity), in any country who is or has been involved in criminal or unlawful 
 
activity?                                                       
☐Yes ☐No 
 
 
 
Note: this includes relatives and family mem
  bers 
 
If yes, please provide full details. 
 
 
           
 
 
 

 
 
 
 
 
 

THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 48

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12.   
 
 
Have you been a member of any type of gang in any country? 
☐Yes ☐No 
 
If yes, please provide full details. 
 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13. 
 
Have you had association (other than in an offici
  al capacity), in any country, with   
anyone who is, or has been a member of any typ
  e of gang? 
☐Yes ☐No 
Note: this includes relatives and family memb
  ers 
 
If yes, please provide full details. 
 
 
 
 
 
           
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14. 
 
Have you ever, on any occasion, in any country? 
 
a)  Used illegal/illicit drugs or substances?   
b)
☐Yes ☐No 
  Possessed, sold or manufactured illegal/illicit drugs or substances?  
 
c)  Had association with anyone; including relatives and family members 
☐Yes ☐No 
 
(other than in an official capacity) involved in illegal/illicit drugs or 

 
Yes ☐No 
substances, in any way?  
 
 
Note: This includes drugs or substances tha
  t would be considered illegal 
in Australia, regardless of their standing overseas. 
 
If yes, please provide full details. 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
           
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
 

FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
 
(COMMONWEALTH) 
 
 

BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 49

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15. 
 
Have you ever been, or are you currently being treated for a mental health 
 
disorder or a serious medical condition? 
☐Yes ☐No 
 
If yes, please provide full details 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
16. 
 
Have you ever used prescription or over the counter medications other than as 
 
 
prescribed or for their intended purpose? 
☐Yes ☐No 
 
 
If yes, please provide full details 
 
 
           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
17. 
 
Is there any further information about you or your background of relevance that 
 
has not been asked in a previous question? 
☐Yes ☐No 
 
If yes, please provide full details 
 
 
           
 
 
 
 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
 
 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
 
(COMMONWEALTH) 
 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 50

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
I certify that the information supplied on this Security
   Clearance Questionnaire is complete and correct 
to the best of my knowledge.   
 
 
 
Applicant 
 
 
 
 
 

 
Printed Name: ………………………………………….Signature: ……………………………………Date: ………………………… 
 
 
 
 
I  understand  that  giving  false  or  misleading  inform ation  during  any  part  of  this  security  clearance 
process is a serious offence under s137.1 & s137.1A of
   the Criminal Code Act 1995
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 51

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 4: Consent to Conduct a National Po
  lice Check (NPC) 
 
National Police Check Information Leaflet 
al ows the AFP as a law enforcement agency to take into 
 
account information in relation to spent convictions for the 
  purpose of making decisions in relation to assessing AFP 
General Information 
appointees and contractors.  
 
This consent form is used by the Australian Federal Police 
 
(AFP) as part of: 
  Database registration 
a.  the  assessment  process  to  determine  whether  a 
person is suitable for employment or engagement 
Your  finger  and  palm  prints  wil   be  registered  on  and 
 
by  the  AFP  as  a  contractor,  special  member  or 
searched  against  the  Australian  Criminal  Intel igence 
secondee; 
Commission National Automated Fingerprint Identification 
 
b.
System  (NAFIS)  database  which  contains  Police  and 
  the  security  clearance  process  to  determine 
 
whether a person is suitable to occupy a position 
Immigration records of people and fingerprints. 
determined  by  the  Commissioner  of  Police  to 
 
 
require a security clearance 
Examples of the records held on NAFIS include, but are 
c.
not limited to: 
  verifying the identity of AFP appointees 
 
• 
fingerprints relating to unsolved investigations;  
 
• 
persons who have been fingerprinted in relation 
Unless  statutory  obligations  require  otherwise,  the 
 
to criminal offences;  
information provided on this form wil  not be used without 
• 
NPC for employment/probity purposes and 
 
your  prior  consent  for any purpose  other  than  set  out  in 
security vetting clearances;  
this  information  leaflet  and  the  NPC  consent  form.  You 
• 
other State/Territory Police Service 
 
may be required to complete another NPC consent form in 
recruitment/engagement;  
the future if your position or role changes. 
• 
overseas visa applications; and 
 
 
• 
other civil process matters. 
 
The reasons for conducting the NPC and taking your finger 
  Once registered on the NAFIS database, your finger and 
and palm prints include: 
  palm prints will then be visible to any search (existing 
• 
verification of identity for security, character and 
person or latent print) conducted by any relevant 
disaster victim identification purposes;  
  organisation in Australia.   
• 
identification  of  the  existence  of  police  records 
 
relating  to  you,  including  records  under  different 
  These organisations currently include, but are not limited 
names;  
to: the AFP, State and Territory Police Services, and the 

 
 
investigation related purposes, including unsolved 
Department of Immigration and Citizenship.  These 
crime scenes and elimination of prints from crime 
searches may involve searches of overseas records  
scenes; 
  against the Australian records held on the NAFIS 
 
database. 
 
National Police Check 
 
Checking for the existence of police records is an integral 
  Storage and Retention 
part  of  the  suitability  assessment;  verification  of  identity 
The information you provide to the AFP wil  be: 
 
and the security vetting process.  
• 
used and handled in accordance with the Privacy 
The information in the NPC consent form and the finger 
Act 1988 (Cth); and 
 
and palm prints you provide wil  be forwarded to AFP 
• 
retained and disposed of in accordance with the 
Criminal Records who will provide the information to the 
Archives Act 1983 (Cth) (the Archives Act). 
 
Australian Criminal Intel igence Commission and 
 
Australian State and Territory Police Services for the 
  Your NPC documents and finger and palm prints wil  be 
purpose of conducting checks and extracting details of 
retained and stored as part of normal agency record 
any convictions, findings of guilt or pending court
  keeping for your AFP Personal Security File. The AFP wil  
Any matters that are identified may be used by the AFP to 
not permanently retain the NPC and fingerprints. The 
assess: 
  fingerprints wil  be removed from NAFIS and disposed of 
• 
your  suitability  for  employment  or  providing 
according to retention periods under the Archives Act and 
 
services to the AFP; 
disposal obligations for AFP Personal Security Files. 
• 
your suitability to hold an AFP security clearance;  
 
 
• 
involvement in an unsolved investigation; or 
Provision of False or Misleading Information 
• 
the existence of any undisclosed convictions, 
 
findings of guilt or pending matters.  
You are asked to certify that the personal information you 
 
have provided on the form is correct. If it is subsequently 
THIS DOCUMENT HAS  d
B isco
EEver
N e d Dtha
E t 
C yo
L u  have
ASS  Ipro
FIvid
E ed
D  false  or  misleading 
Disclosing convictions  
information,  for  example  as  a  result  of  a  National  Police 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
The NPC consent form requires you to disclose whether 
Check, you may be assessed as unsuitable to occupy the 
you are the subject of any criminal charges(s) pending, or 
position for which you are being assessed. 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
whether you have been the subject of any conviction(s) or 
You  should  note  that  the  existence  of  a  criminal  record 
finding(s) of guilt before a court, including any conviction 
does not mean that you wil  be automatical y assessed as 
(COMMONWEALTH) 
that has become spent.  
being  unsuitable  for  employment  or  unsuitable  to  be 
 
granted a security clearance. Each case is assessed on its 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
merits.  Therefore  it  is  in  your  best  interests  to  provide 
As a law enforcement agency the AFP has an exclusion 
frank and complete details when completing this form. 
from the Commonwealth Spent Convictions Scheme as 
 
contained in the Crimes Act 1914 (Cth). This exclusion 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 52











 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 4: Consent to Conduct a National Po
  lice Check (NPC) 
 
Personal Particulars 
 
 
(please use BLOCK letters) 
 
Surname 
Given Name (s) 
 
           
            
Maiden Name 
Name by Previous Marriage  
Any Other Name Change  
 
           
           
           
 
Gender 
 
☐ M (Male) 
 F (Female) 
  X (Indeterminate/Intersex/Unspecified) 
 
Marital Status 
 
Single
 
Married  
Divorced  
Separated
 
 
De-facto
 
Widow (er)
 
Date of Birth 
City/Town (of birth) 
State (of birth) 
Country (of birth) 
 
           
           
           
           
 
Drivers Licence No 
           
Date Of Expiry 
         
 
 
State of Licence 
           
Contact Telephone Nos.    (H) 
           
(W) 
           
(M) 
           
 
Permanent Residential Address (Australia) 
Period of Residence 
 
Current 
  Postcode:
           
            
     /     /          to          /     /      
 
Previous 
Postcode:
           
            
     /     /          to          /     /      
 
Criminal Charge(s), Infringements, Convictions or Pecunia
  ry Penalties 

Are you the subject of any criminal / traffic charge(s) stil  pending? 
Yes
No
 
 
If YES, please provide details 
 
           
 
           
 

Do you have any conviction(s) or finding(s) of guilt?  
Yes
No
 
If YES, please provide details 
 
           
 
           
 
OFFICE US
  E ONLY 
Return Completed Form to: 
Vetting Officer 
Team No. 
 
Australian Federal Police 
Initial 
For POLICE Use Only 
Personnel Security Vetting THIS DOCUMENT HAS BEEN  
 DECL  
Result 
ASSIFIED 
Security 
 
GPO Box 401 
 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
Canberra City 2601 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 53

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 4: Consent to Conduct a National Police Check (NPC) 
 
 
 
 
 
I,              
Hereby: 
(FULL NAME IN BLOCK  LETTERS IN INK) 
 
 
1.  acknowledge that I have read the information leaflet provided with this form  
 
 
 
 
This check is for the following purpose: 
 
 
 
 
 
Employment: 
Sworn/Unsworn 
 
 
 
Prospective employee/contractor 
 
Existing employee/contractor 
 
 
Security Clearance: 
Access to Secret/Top Secret 
Other 
 
 
 
 
2.  certify  that  the  personal  information  that  I  have  provided  on  this  form,  including  fingerprints  and 
 
palm prints, relates to me and is correct; 
3.  acknowledge  the  details  contained  on  this  form
  ,  including  fingerprints  and  palm  prints,  will  be 
forwarded to the AFP, the Australian Criminal Intelligence Commission and/or State/Territory police 
services; 
 
4.
 
 
consent to the AFP and any other State/Territory police services  extracting details of any convictions, 
findings  of  guilt  or  pending  court  proceedings  relating  to  me,  including  in  relation  to  any  traffic 
 
offence, and providing that information to the AFP ; 
5.  acknowledge the information provided on this form
   will not be used without my prior consent for any 
other purpose than set out in this consent form and the attached National Police Check Information 
 
Leaflet, unless otherwise authorised by law; 
6.  understand that it is an offence to provide false o
 r misleading information in this application, or omit 
to provide information that may result in this application being false or misleading; and 
 
7.  acknowledge that any information provided on this form or disclosed as a result of this check may be 
taken into account in assessing my suitability for 
  employment or providing services to the AFP as an 
AFP appointee or  contractor. 
 
 
 
 
 
Signed: 
 
Date: 
 
NOTE 
 
 
 
 
“Employment” includes engagement as a contractor. 
Please ensure that you sign and date the form and complet

  e all sections 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 54

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 4a: Consent to Obtain Personal Info
  rmation – Partner 
 
Police Record Check Information Leaflet 
General Information 

Spen
  t Convictions Scheme 
This  form  is  used  by  the  Australian  Federal  Police  as  Commonwealth  legislation  relating  to  collection,  use  and 
 
part  of  the  security  clearance  process  for  your  partner  disclosure of old convictions information (commonly known as 
in accordance with Australian Government Policy.  
the  Spent  Convictions  Scheme)  restricts  the  ability  of 
 
Unless  statutory  obligations  require  otherwise,  the  Commonwealth Agencies to access this information. 
information  provided  on  this  form  wil   not  be  used  The  a
  im  of  the  scheme  is  to  prevent  discrimination  on  the 
without your prior consent for any purpose other than in  basis of certain old conviction types once a waiting period has 
relation  to  the  assessment  of  your  partner’s  suitability  passe
  d, provided that the individual has not re-offended. The 
for  employment  and/or  the  granting  of  their  security  scheme also covers situations where an individual’s conviction 
 
clearance.  You  may  be  required  to  complete  another  has been set aside or pardoned. 
consent  form  in  the  future  in  relation  to  their  An  individual  whose  conviction  is  Spent  by  Part  VIIC  of  the 
 
employment in other positions. 
Crimes Act 1914  does  not  have  to  disclose  that  conviction  to 
Police Records Check 
any p
  erson, including the Commonwealth authority, exclusion 
Police  records  are  an  integral  part  of  the  suitability  applies. Commonwealth authorities are prohibited from taking 
assessment  process.  On  this  form  you  are  asked  to  into  account  or  from  disclosing,  without  the  consent  of  the 
disclose  whether  you  are  the  subject  of  any  criminal  individual, such convictions.  
 
charges(s) stil  pending, or whether you have been the  A spent conviction is a conviction for either a Commonwealth, 
subject of a conviction(s) or finding(s) of guilt before a  Territory, State or foreign offence which satisfies the fol owing 
 
court.  You  are  not  required  to  reveal  any  convictions,  conditions: 
which may be protected by Part VIIC of the Crimes Act 
• 
it  is  10  years  since  the  date  of  the  conviction  (or  5 
 
1914,  relating  to  pardoned,  quashed  or  spent 
years for child offenders); 
convictions,  except  where  exclusion  applies  (see 
• 
the individual was not sentenced to imprisonment for 
 
explanation  note  under  heading  Spent  Convictions 
more than 30 months; 
Scheme).  
• 
  the individual has not re-offended during the 10 years 
You are asked to consent to: 
(5 years for child offenders) waiting period, and 
a.

 
  the  AFP  conducting  Criminal  Records  checks; 
 
A statutory or regulatory exclusion does not apply. (A 
and 
ful   list  of  exclusions  is  available  from  the  Privacy 
 
b.
Commissioner). 
  the  AFP  accessing  the  records  of  any  State  or 
Territory  in  which  you  have  visited  or  resided,  An  individual  who  believes  that  standards  dealing  with 
 
as nominated in the Personal Particulars section  disclosure  and  use  of  old  conviction  information  have  been 
of  the  form,  to  obtain  any  criminal  history  breached may apply to the Office of the Australian Information 
 
information 
in 
order 
to 
make 
the  Commissioner for an investigation of the matter. The address 
employment/security  clearance  decision  in  is GPO Box 5218, Sydney NSW 2001, or they can be contacted 
 
relation to your partner. 
by email at [email address]. 
General Security Checks 
Prov
 ision of False or Misleading Information 
In  addition  to  the  police  check  above,  various  You  are  asked  to  certify  that  the  personal  information  you 
 
enquiries/checks  may  be  undertaken  about  you  have  provided  on  the  form  is  correct.  If  it  is  subsequently 
(including  checks  with  vetting  agencies,  other  Law  discovered for example as a result of police records, that you 
 
Enforcement 
Agencies 
or 
State/Territory 
or  have  provided  false  or  misleading  information,  your  partner 
Commonwealth  Entities)  to  determine  whether  your  may  be  assessed  as  unsuitable  to  occupy  the  position  for 
 
partner  can  be  granted  a  security  clearance.  These  which they are being assessed. 
checks  may  include  corroboration  of  any  previous  You sh
  ould note that the existence of a criminal record does 
Commonwealth 
employment 
you 
have 
had;  not mean that your partner will be automatical y assessed as 
corroboration  of  personal  history  for  a  minimum  of  10  being
  unsuitable for employment or the granting of security 
years;  corroboration  of  overseas  travel;  checks  for  clearance. Each case wil  be assessed on its merit therefore it 
bankruptcy; and criminal records checks.  
 
is  in  your  best  interests  to  provide  accurate  details  on  the 
 
form. 
 
 
 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 55





 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Form 4a: Consent to Obtain Personal Information - Partner 
 
Personal Particulars 
 
Nil exclusion 
 
 
 
Surname 
Given Name(s) 
 
 
           
           
 
 
Maiden Name 
Name by Previous Marriage  
Any Other Name Change  
 
           
           
           
 
Gender 
 
☐ M (Male) 
 F (Female) 
  X (Indeterminate/Intersex/Unspecified) 
 
Relationship to Applicant 
           

 
Date of Birth 
City/Town (of birth) 
  State (of birth) 
Country (of birth) 
           
           
             
           
Drivers Licence No 
           
Date Of Expiry 
         
 
 
State of Licence 
           
Contact Telephone Nos.    (H) 
           
(W) 
           
(M) 
           
 
Permanent Residential Address (Australia) 
Period of Residence 
 
Current 
  Postcode:
           
            
     /     /          to          /     /      
 
Previous 
Postcode:
           
            
     /     /          to          /     /      
 
Criminal Charge(s), Infringements, Convictions or Pecuniary Penalties 
 

Are you the subject of any criminal / traffic charge(s) stil  pending? 
Yes
No
 
 
If YES, please provide details 
 
           
 
           
 

Do you have any conviction(s) or finding(s) of guilt?  
Yes
No
 
If YES, please provide details 
 
           
 
           
 
OFFICE US
  E ONLY 
Return Completed Form to: 
Vetting Officer 
Team No. 
 
Australian Federal Police 
Initial 
For POLICE Use Only 
Personnel Security Vetting THIS DOCUMENT HAS BEEN  
 DECL  
Result 
ASSIFIED 
Security 
 
GPO Box 401 
 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
Canberra City 2601 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 56

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Form 4a: Consent to Obtain Personal Info rmation - Partner 
 
 
 
 
 
 
I,              
Hereby: 
 
(FULL NAME IN BLOCK LETTERS IN INK) 
 
 
8.  acknowledge that I have read the information leaflet provided with this form  
 
 
 
 
This check is in relation to my partner and is for the fol owing purpose: 
 
  Employment: 
Sworn/Unsworn 
 
 
 
Prospective employee/contractor 
 
 
Existing employee/contractor 
 
Security Clearance: 

Access to Secret/Top Secret   
Other 
 
 
Site Access: 
Access to AFP premises 
 
 
9.  certify that the personal information provided on t
 his form relates to me and is correct; 
10.  acknowledge  that  the  details  contained  on  this  form,  may  be  forwarded  to  the  AFP,  the  Australian 
 
Criminal  Intelligence  Commission,  other  Commonwealth  entities  and/or  State/Territory  Police 
Services; 
 
11.  consent  to  the  AFP  and  any  other  State/Territory  Police  Services    extracting  details  of  any 
 
convictions, findings of guilt or pending court proceedings relating to me, including in relation to any 
traffic offence, and providing that information to the
   AFP ; 
12.  acknowledge that the information provided on this form will not be used without my prior consent for 
 
any  purpose  other  than  set  out  in  this  consent  form  and  the  attached  National  Police  Check 
Information Leaflet, unless otherwise authorised b
 y law; 
13.  understand that it is an offence to provide false or misleading information in this application, or omit 
 
to provide information that may result in this application being false or misleading; and 
14.  acknowledge that any information provided on thi
 s form or disclosed as a result of this check may be 
taken into account in assessing my partner’s suitability for employment or providing services to the 
 
AFP as an AFP appointee or contractor. 
 
 
 
 
Signed: 
 
 
Date: 
 
NOTE 
 
 
 
“Employment” includes engagement as a contractor, secondee or special member. 
 
Please ensure that you sign and date the form and complete all sections 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
 
 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 57

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 7: Handling AFP Information – Some Applicable Legislative Provisions 
 
1.  General 
There are many Commonwealth laws that apply to Commonw
  ealth employees, contractors and other people working for the 
AFP.  Some  of  these  provisions  are  summarised  below,  however  this  list  is  not  intended  to  be  exhaustive.  They  represent 
examples of some provisions that might apply in respect of i
 nformation about what you may encounter while working for the 
AFP.  
 
In  most  instances,  these  laws  wil   continue  to  apply  even  after  you  have  ceased  working  with  the  AFP,  this  legislation  is 
available at: www.comlaw.gov.au  
 
If you have any questions regarding this document please contact AFP Personnel Security Vetting.   
 
2.  Australian Federal Police Act 1979 
 
Section 60A provides that:  
 
1)  This section applies to a person who is, or was at any time:  
 
a)  the Commissioner; or 
 
b)  a Deputy Commissioner; or 
c)  an AFP employee; or 
 
d)  a special member; or 
 
da) a special protective service officer; or 
 
e)  a person engaged under section 35; or 
 
f)  a person performing functions under an agreement under section 69D.  
2)  A person to whom this section applies must not, directly 
 or indirectly:  
a)  make a record of any prescribed information; and  
 
b)  divulge or communicate any prescribed information to any other person;  
 
except for the purposes of the AFP Act or the regulations or the Witness Protection Act 1994 or regulations under that Act, or 
for  the  carrying  out,  performance  or  exercise  of  any  of  the
   person's duties, functions or powers under this Act or the 
regulations or the Witness Protection Act 1994 or regulations under that Act. 
3.
 
  Penalty: Imprisonment for 2 years 
In this section, ‘prescribed information’ means information obtained by a person to whom this section applies in the course of 
 
carrying out, performing or exercising any of the person's duties, functions or powers under this Act or the regulations or the 
Witness Protection Act 1994 or regulations under that Act, or otherwise in the course of the person's service, employment or 
 
engagement under this Act or the regulations or the Witness Protection Act 1994 or regulations under that Act. 
4.  Other secrecy provisions 
 
There  are other secrecy  provisions which  may  apply.  These  include,  for example,  Section 70 of  the Crimes Act  1914  (Cth) 
 
which  prohibits  a  Commonwealth  Officer  communicating  information  obtained  by  virtue  of  being  a  Commonwealth  Officer 
which it is his/her duty not to disclose. 
 
Additional y  there  are  many  other  secrecy  provisions  that  might  apply  to  certain  types  of  other  information  that  persons 
working  with  the  AFP  may  encounter.  They  include,  for  example,  information  relevant  to  the  investigation  of  complaints 
 
against  AFP  personnel,  telecommunications  information,  financial  information,  and  some  information  obtained  from  other 
countries. 
 
5.  Computer Offences 
 
The Criminal Code Act 1995 (Cth) includes many offences relating to unauthorised access to or modification or impairment of 
computer data. 
 
6.  Privacy Act 
AFP  is  an  APP  entity  and  an  agency  for  the  purposes  of  the
   Privacy Act 1988 (Cth). Accordingly, it is bound by the 11 
Australian  Privacy  Principles  at  section  14  of  the  Privacy  Act  in  relation  to  the  col ection,  storage,  use  and  disclosure  of 
personal informatio
T n. 
HIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
7.  Other 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
There are a wide range of other offences that may arise from improper handling of AFP information. For example, dishonestly 
using information to obta
F in a
RE be
E ne
Dfit 
Ofrom
M  any
O oFne
  , Ior
N ca
F us
Oe detri
RMme
A nt 
T to
I  a
Onyo
N ne
   
Ais a
C  s
Te rio1us 
9 of8fenc
2 e under the Criminal Code 
Act 1995 (Cth). 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 58







 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 7: Handling AFP Information – Some Applicable Legislative Provisions 
 
 
 
I,  
           
 
(Name in BLOCK letters) 
 
Of  
           
  In the State of  
           
(Address) 
 
Understand that I am/will be engaged as: (Please tick a
 ppropriate box) 
a Deputy Commissioner; or
 
 
an AFP employee; or 
 
 
a special member; or 
 
a person engaged under section 35; (consultant / contractor); or 
 
a person performing functions under an agreement under section 69D (secondment). 
 
Understand that I have been identified as requiring access to AFP resources only e.g. PROMIS 
 
Government personnel identified as requiring access to AFP resources only (PROMIS). 
 
Acknowledge and Agree to the following: 
In  the  course  of  my  employment  with,  or  whilst  providing  services  or  assistance  to,  the  Australian  Federal  Police 
(‘AFP’), I may become aware of information (including personal information) that may be: 
 
• 
confidential; 

 
 
subject to the Privacy Act 1988 (Cth); or 
• 
subject to Commonwealth secrecy laws. 
 
The Australian Federal Police Act 1979 (Cth) secrecy provision provides that any information obtained in the course of 
carrying  out,  performing  or  exercising  any  AFP  duties,  fu
  nctions  or  powers  is  protected  (referred  to  as  ‘AFP 
information’). 
 
I understand that improper access, use or disclosure of AFP information may severely damage the reputation of the 
AFP or the AFP’s ability to perform its statutory functions and m
  ay constitute a criminal offence. 
 
 
I must not use, disclose, divulge, communicate or record AFP information except in the course  of 
performing my duties or providing services or assistance
   to the AFP. 
 
 
I  am  considered  to be  a  Commonwealth  Officer as defined by  the  Crimes Act 1914 (Cth)  and/or  a  Commonwealth 
Public Official as defined in the Criminal Code 1995 (Cth). 
 
I have received a copy of the document titled “Handling AFP Information – Some Applicable Legislative Provisions” (see 
 
attached), that sets out some of the applicable provisions relating to the access, use and disclosure of AFP information. 
I  understand  that  these  provisions  may  apply  irrespective  of  whether  a  document  is  marked  with  a  security 
 
classification. 
 
 
I am aware that giving false or misleading information to the Commonwealth is a serious offence under Division 137 of 
 
the Criminal Code Act 1995 (Cth), punishable by imprisonment for 12 months. 
 
 
I understand that these obligations are ongoing and their applicability does not depend on whether I continue to work 
 
with the AFP. 
THIS DOCUMENT HAS BEEN DECLASSIFIED 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
Printed Name: ....................................... Signature: …………………. 
Date:            
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
(COMMONWEALTH) 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 59

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Form 8: General Consent  
 
 
I
           
 
 
(Full Name) 
 
of
 
              
(Address) 
 
have read the Australian Federal Police (AFP security clearance information leaflet, and Notes below which explain 
the  need  for  me  to  undergo  the  security  clearance  proces
  s in accordance with Australian Government Policy. I 
acknowledge that this process requires the AFP to make various enquires/checks about me (including checks with 
 
Authorised  Vetting  Agencies,  other  Law  Enforcement  Agencies,  State/Territory  or  Commonwealth  Entities  or 
Personal History Authentication Authorities). I consent to:   
• 
the AFP having access to and sharing relevant information and documents about me which will assist in the 
 
making of a decision about my suitability for employment and a security clearance;  

 
 
this information being further disseminated within the AFP and to Authorised Vetting Agencies, other Law 
Enforcement Agencies or State/Territory or Commonwealth Entities for the purpose of ongoing employment 
 
suitability and/or integrity assessments and any review of a security clearance;  
• 
the  communication  of  such  information  to such  AFP
   appointees, contractors or consultants (and/or their 
equivalent in the relevant external agencies) whose duties are conducive to those processes;  

 
 
this  information  being  disclosed  to  future  prospective  employers  for  the  purpose  of  determining  my 
suitability for future employment or service with that prospective employer; and to 
 
• 
this information being disclosed to any Australian law enforcement agency for use for their respective law 
enforcement purposes including the investigation and
   prosecution of criminal offences. 
 
 
NOTES 
• 
The nature of employment suitability assessments and security clearance vetting is such that it cannot be 
 
determined from the outset how many, and to what extent, checks and enquiries will need to be made in 
order to be able to make an informed and reasoned a
  ssessment about a person’s suitability. For that reason 
the General Consent Form cannot specify exactly what specific checks or enquiries will be made for each 
security clearance and your general consent to make
  all relevant inquiries and checks is sought. 
• 
However, you are advised that in all cases the following checks will be made: 
 

corroboration  of  any  previous  Commonwealth  employment,  including  with  the  Defence  Force,  and 
checks of any existing security records; 
 

corroboration of personal history for a minimum of 10 years;  

corroboration of overseas travel;  
 

checks for bankruptcy and of credit history; and  

criminal record checks.  
• 
Any or all of (but not limited to) the following checks and enquiries may be made on a needs basis: 
 

checks to verify the authenticity and validity of personal and identity documents;  

check of education documentation with relevant school, college, university and the like; 
 

corroboration of overseas travel with Immigration records;  

enquiries  with  banks,  building  societies,  credit 
  unions  and  others  with  whom  you  have  financial 
dealings; 
 

enquiries with current or previous employers about your general character, reliability, trustworthiness, 
any  disciplinary,  conduct  or  criminal  matters  in  relation  to  your  employment,  or  any  other  matter 
considered relevant to the assessment of your su
  itability;  

enquiries with friends, relatives and associates about your general character, reliability, trustworthiness 
 
etc;  

checks of online search information and social media relating to you; and 
 

checks or enquiries with any other persons, agencies or organisations which may be able to contribute 
information
T  re
H le
I van
S  t to 
D th
O e
C as
U ses
M sm
E e
Nnt 
T of
   y
H our su
AS  ita
B bili
E ty
E  f
Nor  th
D e 
E ac
Cce
L ss prop
ASS os
I ed
FI. ED 
 
AND RELEASED IN ACCORDANCE WITH THE 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
Printed Name: ....................................... Signature: ………………………………...  Date:            
(COMMONWEALTH) 
 
EFFECT OF NON–DISCLOSURE 
 
BY THE AUSTRALIAN FEDERAL POLICE 
Provision of information is voluntary. A failure to furnish al  or part of the information requested may, however, prevent completion 
of the request for security clearance or access. 
FOI - CRM 2020/366
Folio - 60