This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Child protection framework Nauru RPC'.

Document 1
Integrated Model – Family Violence and Child Protection 
Purpose of the approach: 
A  family  violence  and  child  safety  approach  should  be  based  on  primacy  of  safety  of  the 
victim/s. This includes a series of supports that identify and manage the potential risk posed 
by the perpetrators of the violence and the issues associated with the safety of victims. 
As family violence and child protection issues are not the responsibility of one government 
department alone, but instead intersect with many departments including Education, Police, 
Justice,  Health  and  Home  Affairs,  it  is  imperative  to  have  good  communication  and  an 
integrated response by these departments to coordinate the management of risk and safety 
across  any  professional  or  agency  boundaries.  The  approach  is  underpinned  by 
collaboration and teamwork, and aims to maximise the use of information and resources to 
better support families and victims. 
The Ministry of Home Affairs, given that it has lead responsibility for Women’s Affairs and 
Family  and  Community  Services,  is  considered  best  placed  to  lead  an  integrated  family 
violence  and  child  protection  response  with  the  Minister  for  Home  Affairs  the  Minister 
responsible. Other government and non-government agencies will assist in developing the 
response and providing services to adult and child victims and families.  
Governance  and  oversight  of  the  approach  should  rest  at  the  highest  Departmental  level, 
that  is,  heads  of  the  relevant  agencies.  The  Secretaries  of  these  Departments,  and  in  the 
case  of  the  Police  the  Commissioner  of  Police,  would  form  a  governance  committee 
responsible  to  the  Minister  of  Home  Affairs,  to  oversee  the  development  of  the  family 
violence and child protection systems. 
Two  Integrated  Case  Coordination  Committees  –  one  dealing  with  case  management  and 
systemic family violence issues and the other child protection issues, would be responsible 
to the Governance Committee. These committees primary function would be to work in an 
integrated way to manage risk and safety by managing cases. These committees would also 
identify  system  gaps  and  issues  and  provide  recommendations  to  the  governance 
committee  to  address  these  gaps  and  issues  in  a  coordinated,  whole  of  government 

Document 1
Membership of the Governance Committee: 
 Secretaries of the Departments of:
o Health
o Education
o Women’s Affairs (Committee Chair)
o Justice
 Commissioner of Police
 Head of Human Relations
 Head of Immigration
 Other - as determined appropriate by Cabinet
Aim of the Integrated Case Management Committees: 
At present there is no mechanism to respond in a coordinated way in the case management 
of  either  family  violence  or  child  protection  matters.  It  is  proposed  to  set  up  two 
committees, one focusing on child safety and the other on family violence. Both committees 
would  have  reporting  lines  through  to  the  governance  committee  for  how  the  system  is 
working and any gaps or issues which might need resolution. 
Why two committees? 
Note  that  in  the  first  instance  it  is  proposed  that  two  separate  committees  are  formed, 
given that the approach is new and a significant amount of system development will need to 
be undertaken. Also, although family violence and child protection matters often intersect, 
not every family violence matter involves children and not every child protection matter is a 
result of family violence. Also, a separate committee focusing on children ensures that the 
best interests of the child are taken into account in each case. 
Also, although the same Departments would be represented on each committee, given they 
are the major Departments responsible for family violence and child protection issues, it is 
not  anticipated  that  the  same  people  would  be  on  both  committees.  What  is  proposed  is 
that an appropriate representative is recommended from the Departments or organisations 
named,  and  those  staff  form  the  liaison  for  either  the  Family  Violence  or  the  Child 
Protection  function  for  their  Department.  Given  the  importance  of  the  issues,  it  is  critical 
that the staff members nominated to participate on either committee are senior members 
of  their  departments  with  decision-making  ability.  In  addition  they  must  be  dedicated, 
reliable and able to participate fully in regular meetings. It is not appropriate for different 
staff to attend meetings each time, given the sensitivities and confidentiality of the issues 
being discussed and the need for staff to know and understand the families involved.  
Once  the  ICMC  grow  and  strengthen,  it  might  be  a  possibility  to  combine  them  into  one 
committee at a later date. 

Document 1
Principles of the approach: 
 The safety of the victim/s is paramount.
 There  is  a  shared  responsibility  across  departments  to  work  together  to  identify
needs and effective solutions and responses.
 Acknowledge that no single service can address all of the needs of an individual or
 Confidentiality is respected and information is shared only within agreed protocols.
 Assist families by providing early intervention aimed at preventing further violence
and abuse.
 Provide  education  to  service  providers  and  the  broader  community  about  child
abuse and neglect and family violence and its impact on victims.
Function of the Integrated Case Coordination Committees: 
The function of the ICMC’s is to contribute to the safety of adult victims of family violence 
and  of  children  and  provide  for  enhanced  family  support  systems  by  coordinating  an 
integrated  response  which  involves  developing  a  set  of  agreed  goals,  interventions  and 
responsibilities to address the risk and safety needs of adult victims of family violence and 
children.  The committees will: 
 Discuss reported and known cases of family violence and child abuse and neglect.
 Develop and monitor the implementation of a series of agreed goals, interventions
and responsibilities for each case.
 Design a safety plan for the protection of victims.
 Identify any systemic and procedural issues and provide recommendations.
Membership of the Family Violence Integrated Case Coordination Committee: 
Membership should be drawn from the following Departments and NGO’s 
 Coordinator, Safe House (Chair)
 Counsellor, Safe House (Case Coordinator)
 Family Violence Unit (Police)
 Representative, Department of Education
 Representative, Department of Justice
 Representative, Department of Health
 Representative, Connect Resettlement Services
 Representative, Resettlement Services Department of Justice
 Church leader (s22(1)(a)(ii)

 Chair, Nauru Persons with Disabilities Organisation (NPDO)
 Other as determined appropriate by Cabinet

Document 1
Membership of the Child Protection Integrated Case Coordination Committee: 
Membership should be drawn from the following Departments and NGO’s 
 Director, Family and Community Services (Chair)
 Child Protection Officer, Family and Community Services (Case Coordinator)
 Department of Police Prosecutions
 Representative, Department of Education
 Representative, Department of Justice
 Representative, Department of Health
 Representative, Connect Resettlement Services
 Representative, Resettlement Services Department of Justice
 Church Leader (s22(1)(a)(ii)

 Chair, Nauru Persons with Disabilities Organisation (NPDO)
 Other as determined appropriate by Cabinet
The Chair of each committee would ensure that: 
 Meetings are called and attended.
 Administrative support is provided.
 Follow up is conducted.
 There  is  sufficient  intersection  between  the  two  committees  so  that  any
overlapping cases can be properly identified and managed.
The Case Coordinator of each committee would ensure that: 
 Cases are brought to the meeting.
 The interventions proposed for cases identify risk and safety concerns.
 The ongoing review of case status, actions arising and risk and safety issues for
cases allocated to the ICMC.
 That case documents and records generated by the ICMC are accurate and up to
 That information is shared from the outcomes of the ICMC to appropriate service
providers and within the bounds of confidentiality.
 They maintain the relationship with their counterpart Case Coordinator so that
any overlapping cases can be properly identified and managed.
Process of the ICMC 
 Report made or known
 Information gathered
 ICMC meeting – information pooled and review of safety and risk factors
 Develop goals, identify interventions, plan and coordinate strategies
 Agree on outcomes and actions

Document 1
 Case review (note that not all cases might need to be reviewed each week  – they
might be reviewed fortnightly, monthly, etc)
 Case closure when appropriate
Frequency of meetings 
The  Governance  Committee  should  meet  four  times  a  year  to  consider  issues  and 
recommendations from the ICMC meetings. 
ICMC meetings need to be held frequently to ensure that risk and safety is properly being 
met.  In  the  beginning  meetings  should  be  held  weekly/fortnightly?  so  that  cases  can  be 
properly discussed.   
Proposed Agenda: 
1. Attendance and apologies
2. Minutes from previous meeting
3. Outstanding actions
4. New Incidents
5. Police prosecution matters update
6. Ongoing cases update
7. Case closures
8. Issues register – any systemic issues
9. Any other business

Document 3
(Save the Children Australia
Dear (name) 
As you may be aware, on 3rd October 2014, the then Minister for Immigration and Border 
Protection, The Hon Scott Morrison MP, announced a Review into allegations relating to 
conditions and circumstances at the Regional Processing Centre in Nauru.  The Moss 
Review made several recommendations relating specifically to the care and management of 
children (recommendation 5 and 6) and the department is currently working to address each 
of these recommendations. 
As part of this work, the department is engaging with the Government of Nauru to facilitate a 
Child Protection Workshop in Nauru. The purpose of this workshop wil  be to develop a child 
protection framework, underpinned by operational policies and procedures which clearly 
identify individual responsibilities. The workshop wil  include Nauruan Operational Managers, 
Departmental staff, DIBP officers, the Nauruan Police Force and other relevant stakeholders, 
including representatives from Save the Children Australia (SCA). The workshop has been 
scheduled for 4-5 May 2015 and wil  be facilitated by a consultant from Keeping Children 
Last week I travelled to Nauru with colleagues from the Offshore Child Protection Section, to 
undertake introductory meetings with Government officials and service providers and seek 
engagement on this important work. I had a very useful meeting with s22(1)(a)(ii)  (Operations 
Manager, SCA) and s22(1)(a)(ii)
 (Welfare Manager, SCA) on their work to support families 
and children in the regional processing centre. They were very supportive of the 
Department’s commitment to assist the Government of Nauru to develop a child protection 
Noting that your colleagues in Nauru wil  be invited to participate in this workshop, please let 
us know if you would like representation from your Australian office in addition. Alternatively, 
we would be happy to hold a teleconference to discuss the workshop and outcomes further 
and get your input. 
If you would like to arrange a teleconference to discuss the workshop or our work on Nauru 
further, please do not hesitate to contact s22(1)(a)(ii)
, Director, Offshore Child Protection 
directly (s22(1)(a)(ii)
Kind regards, 
Dear (name) 
As you may be aware, on 3rd October 2014, the then Minister for Immigration and Border 
Protection, The Hon Scott Morrison MP, announced a Review into allegations relating to 
conditions and circumstances at the Regional Processing Centre in Nauru.  The Moss 
Review made several recommendations relating specifically to the care and management of 
children (recommendation 5 and 6) and the department is currently working to address each 
of these recommendations. 
As part of this work, the department is engaging with the Government of Nauru to facilitate a 
Child Protection Workshop in Nauru. The purpose of this workshop wil  be to develop a child 

Document 3
protection framework, underpinned by operational policies and procedures which clearly 
identify individual responsibilities. The workshop wil  include Nauruan Operational Managers, 
Departmental staff, DIBP officers, the Nauruan Police Force and other relevant stakeholders, 
including representatives from Transfield Services and Wilson Security.  The workshop has 
been scheduled for 4-5 May 2015 and wil  be facilitated by a child protection expert. 
Last week I travelled to Nauru with colleagues from the Offshore Child Protection Section, to 
undertake introductory meetings with Government officials and service providers and seek 
engagement on this important work. I attended the weekly operations management meeting 
chaired by Transfield, and met with the Wilson Security Behaviour Management team to 
better understand their work to support families and vulnerable asylum seekers, including 
children. Tranfield and Wilson staff were supportive of the Department’s commitment to 
assist the Government of Nauru to develop a child protection framework.  
Noting that your colleagues in Nauru wil  be invited to participate in this workshop, please let 
us know if you would like representation from your Australian office in addition. Alternatively, 
we would be happy to hold a teleconference to discuss the workshop and outcomes further 
and get your input. 
If you would like to arrange a teleconference to discuss the workshop or our work on Nauru 
further, please do not hesitate to contact s22(1)(a)(ii)
, Director, Offshore Child Protection 
directly (s22(1)(a)(ii)
Kind regards, 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
Regional Processing Centre 
Service Provider – Child Safeguarding 
Protocol and Code of Conduct 
Children  and  young  people  at  the  Regional  Processing  Centre  (RPC)  can  experience  complex 
emotions  whilst  in  the  centre,  which  may  result  in  stress,  trauma,  anxiety  or  other  psychological 
conditions.  Recognising  that  children  and  young  people  (being  any  person  under  the  age  of  18 
years, whether accompanied or unaccompanied by a parent or guardian) require an extra level of 
care  and  support  due  to  their  increased  vulnerability,  the  Department  has  engaged  Save  the 
Children Australia (SCA) to provide child welfare support services at the RPC. 
SCA  has  developed  this  Child  Safeguarding  Protocol  (Protocol)  to  address  the  specific  needs  and 
vulnerabilities of children and young people at the RPC and to minimise risk to the Department and 
to service providers by implementing best practice for working with vulnerable children and young 
people. This Protocol is intended to operate as part of the RPC Guidelines.  
This  Protocol  and  the  attached  Code  of  Conduct  (Code)  (as  set  out  in  Appendix  1)  is  designed  to 
ensure that a child safe environment is maintained at all times at the RPC. Maintaining a child safe 
environment reduces the risk of harm to children and young people at the RPC and protects service 
provider personnel whose positions involve contact with children. 
The Code provides service provider personnel with clear guidelines on working safely and positively 
with  children  and  young  people,  and  helps  to  avoid  misunderstandings.  Signing  of  the  Code  is  a 
mandatory condition of employment or engagement at the RPC.  
The  Child  Safety  Incident  Reporting  Process  in  the  Protocol  (set  out  in  Appendix  2)  outlines 
obligations  and  responsibilities  for  reporting  and  management  of  incidents  that  concern  a  child’s 
safety or welfare. The  Reporting  Process  prescribes  direct  reporting  of  all  child  safety  concerns  to 
the SCA Child Safeguarding and Protection Manager, who will handle the incident in accordance with 
the Incident Reporting Guidelines. 
The  Protocol  should  be  followed  by  all  service  providers.  The  Code  and  the  Child  Safety  Incident 
Reporting Process must each be signed by all service provider personnel. People visiting the RPC for 
less than one day  (i.e. senior service  provider personnel  visiting for compliance  purposes) are not 
Page 1 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
required  to  sign  the  Protocol,  however  they  must  be  escorted  at  all  times  and  their  visitor’s  pass 
must be clearly displayed. 
It is a requirement that the Child Safe Screening and Recruitment Procedures (set out in Appendix 3 
to this Protocol) are followed by service providers when employing personnel who may have regular 
and ongoing contact with children. It includes rigorous screening of personnel to minimise the risk of 
a person who poses a risk to children being employed in relevant positions and to reduce the risk of 
inappropriate behaviour by personnel. 

Summary of requirements for service providers and personnel: 
1.  All RPC personnel to sign the Code of Conduct (at Appendix 1).  
2.  All RPC personnel to comply with the Child Safety Incident Reporting Process (at 
Appendix 2). 
3.  Child Safe Screening and Recruitment Procedures followed by service providers 
when recruiting for positions involving regular and ongoing contact with children 
(at Appendix 3). 
What should be reported? 
  Any observation, suspicion or concern about the behaviour, actions or words of personnel at 
the  RPC  that  indicates  or  may  indicate  that  a  child  or  young  person  is  being  abused  or 
harmed (i.e. physical, emotional or sexual abuse, bullying, exploitation or violence). 
  Suspicion that a child or young person is being abused or harmed by their parent or guardian 
or another transferee including by another child or young person. 
  Inappropriate communications (written or verbal) between asylum seekers. 
  A child or young person tells you that they are being abused or harmed. 
  You  witness  a  child  or  young  person  being  harmed,  or  suspect  they  may  be  at  risk  of 
immediate danger. 
  You  suspect  or  have  been  informed  that  a  child  or  young  person  is  self-harming  or  has 
suicidal intent. 
  Inappropriate behaviour witnessed between a staff member and minor. Parents/guardians 
are at risk of, or engaging in family violence and are unable to protect their child/ren. 
  You  suspect  a  child  or  young  person  has  been  emotionally  harmed  after  witnessing  a 
traumatic event such as a riot or hunger strike. 
  The compound is at risk of an emergency (i.e. riot). 
  You  have  identified  that  parents/guardians  are  unable  to  carry  out  their  parental 
responsibilities  due  to  the  parent/guardian  experiencing  a  mental  or  physical  health 
  Any other concern you have for the safety or welfare of a child or young person. 
Page 2 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
How to report child safety incidents 
The  Child  Safety  Incident  Reporting  Process  outlines  obligations  and  responsibilities  for  reporting 
and  managing  any  concerns  regarding  the  safety  or  welfare  of  children.  It  also  protects  personnel 
from unfair processes should an allegation about them be made. 
All child safety incident reports should first be made to the SCA Child Safeguarding and Protection 
Manager.  The  exception  to  this  is  where  the  child  is  seriously  injured  or  in  immediate  danger  of 
being seriously injured. The SCA Child Safeguarding and Protection Manager will be responsible for 
assessing the report and managing it in accordance with the RPC Guidelines. 
SCA and the Department will also involve police or other authorities as required, with the assistance 
of the witnessing or reporting personnel. 
The official step-by-step Reporting Process can be found at Appendix 2. All personnel are required to 
follow  this  Reporting  Process  when  raising  a  concern  about  the  safety  or  wellbeing  of  a  child  or 
young person. It is mandatory for all personnel to immediately report any concerns (irrespective of 
how minor the incident is perceived to be) in accordance with this Reporting Process. 
Unaccompanied Minors (UAMs) 
UAMs at the RPC are provided 24-hour care and support by SCA Carers. SCA personnel may also be 
delegated powers and functions by the legal guardian of all UAMs, the Nauruan Justice Minister. 
Service provider personnel should deal with incident reports that involve a UAM in accordance with 
the Reporting Process. The SCA Child Safeguarding and Protection Manager will liaise with the child 
or young person’s Carer, the Justice Minister and/or his delegate as appropriate.  
SCA will ensure that all reports of child safety incidents are handled in accordance with the following 
  All concerns raised will be taken seriously. All parties will be treated fairly and the principles 
of natural justice will be a prime consideration. 
  All reports will be handled professionally, confidentially and expediently. All reports made in 
good faith will be viewed as being made in the best interests of the child regardless  of the 
outcomes of any investigation. 
  The  interests  of  anyone  reporting  child  abuse  in  good  faith  are  protected.  Any  personnel 
who intentionally make false and malicious allegations may face disciplinary action from the 
employing service provider. 
  The rights and welfare of the child is of prime  importance. Every effort must be  made to 
protect the rights and safety of the child throughout the investigation. 
  The rights and welfare of any accused person will also be upheld during the investigation 
  Storage of reports will be securely filed. 
Page 3 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
In  following  the  Reporting  Process  there  is  no  expectation  that  personnel  need  to  be  child  safety 
experts or make  a  conclusive  judgement  about  a situation  before making  a  report.  It  is  important 
that an incident is reported regardless of whether it appears to be a minor, major or critical incident. 
The  SCA  Child  Safeguarding  and  Protection  Manager  will  make  an  assessment  of  the  report  and 
escalate  or  manage  the  incident  accordingly.  You  do  not  need  obtain  evidence  or  investigate  the 
When  a  report  is  received,  the  SCA  Child  Safeguarding  and  Protection  Manager  will  assess  the 
incident  and  determine  if  an  investigation  is  required.  Any  investigation  will  be  conducted  in 
accordance with the Investigation Process at Appendix 5. GENERAL 
Child Protection Principles 
All  service  providers  must  demonstrate  a  commitment  to  child  protection  that  is  based  on  the 
following principles: 
  Promoting and protecting the best interests of children at all times. 
  Zero tolerance of child abuse – mandatory reporting of confirmed or suspected child abuse. 
  Child protection as a shared responsibility between all service providers. 
  No  discrimination  by  service  providers  based  on  ethnicity,  gender,  disability  or  status  as 
accompanied or unaccompanied by a guardian. 
Application of laws 
All  personnel  must  comply  with  relevant  Australian  and  Nauruan  laws  (a  list  of  local  laws  can  be 
found  here  Compliance  with  local  laws  may  be 
required  when  responding  to  an  incident  concerning  children  in  conjunction  with  the  Child  Safety 
Incident Reporting Process contained in this Protocol. 
Australian law may also be applicable to service provider personnel at the RPC. Australians can be 
prosecuted for (without limitation): 
  sexual activity with persons under 16 years while overseas; 
  exploiting a position of trust or authority or taking advantage of a child’s mental impairment 
to commit sexual abuse overseas; and 
  offences relating to child pornography. 
Various international instruments exist in regard to protection of children. The most relevant is the 
United  National  Convention  on  the  Rights  of  the  Child  (UNCRC),  which  both  Nauru  and  Australia 
have ratified.  
  Article 19 of the United Nations Convention on the Rights of the Child (UNCRC) requires:  
[s]tate parties [to] take all appropriate legislative, administrative, social and 
educational measures to protect the child from all forms of physical or mental violence, 
injury or abuse, neglect or negligent treatment, maltreatment or exploitation, 
including sexual abuse, while in the care of parent(s), legal guardian(s) or any other 
person who has the care of the child. 

Page 4 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
Child Safeguarding Protocol Implementation Strategy 
The Protocol and the Code will be implemented at the RPC through: 
  The  SCA  Child  Safeguarding  and  Protection  Manager  enhancing  awareness  of  child 
protection  issues  among  personnel  through  the  provision  of  technical  advice  and  working 
collaboratively with other service providers. 
  Child  Safeguarding  Training  for  all  personnel  provided  onsite  including  clear  step-by-step 
processes for reporting. 
  All service providers ensure their personnel have signed the Code and comply with the Child 
Safety  Incident  Reporting  Process  contained  in  the  Protocol.  Each  service  provider  should 
maintain a record of signatories to the Code. People visiting the RPC for less than one day 
(i.e. senior service provider personnel visiting the RPC) are not required to sign the Protocol 
however  they  must  escorted  while  at  the  RPC  and  their  visitor’s  pass  must  be  clearly 
  Requirement that each service provider adheres to the Child Safe Screening and Recruitment 
Procedures for relevant positions. 
Carer: An SCA employee who is delegated guardianship powers and/or functions by the Nauruan 
Justice Minister in respect of UAMs in their care.   
Child Abuse: 
the deliberate act of ill treatment that can harm or is likely to cause harm to a child’s 
safety, wellbeing, dignity and development. Abuse includes all forms of physical, sexual, 
psychological or emotional ill treatment. 
CSPM: The Child Safeguarding and Protection Manager is SCA’s child protection expert and provides 
in-house technical advice, support to all programs, service providers, staff and associates, and 
advocacy for children and young people.  
refers to the use of children for someone else’s advantage, gratification or profit often 
resulting in unjust, cruel and harmful treatment of the child. These activities are to the detriment of 
the child’s physical or mental health, education, moral or social-emotional development. Also, 
Commercial Sexual Exploitation of Children where a child is sexually abused in return for cash or ‘in 
kind’ favours or goods. 
UAM: Unaccompanied Minor – a person under the age of 18 years who when brought to Nauru was 
not accompanied by his or her parent or legal guardian.  
This document is managed by the child welfare support service provider in consultation with other 
service providers. 
Page 5 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
I, …………………………………………………..……………………… (insert name) acknowledge that I have read and 
understand the Working with Children Code of Conduct, and agree that whilst employed/engaged by 
………………………………………………………………  (insert  name  of  service  provider)  at  the  Nauru  Regional 
Processing Centre, I will: 
  treat all children and young people with respect regardless of race, colour, sex, language, 
disability, religion, political or other opinion, national, ethnic or social origin, property, birth, 
status as accompanied or unaccompanied or other status; 
  provide  an  inclusive  and  safe  environment  for  all  children,  young  people  and 
  talk to children about  their contact  with staff or others and encourage  them to raise  any 
  not use physical or humiliating punishment on children or young people; 
  immediately report concerns or allegations for the safety or wellbeing of a child or young 
person, or breach of this Protocol and Code of Conduct in accordance with the Child Safety 
Incident Reporting Process; 
  observe and comply with the laws of Nauru; 
  ensure that, whenever possible, another adult is present when I am working with children or 
in contact with children and young people unless it is in the defined context of providing a 
specific service (e.g. health consultation); 
  speak with my Manager about any concerns I have of my involvement in any situation where 
my words, actions or behaviour may be misinterpreted; 
  immediately  disclose  all  charges,  convictions  and  other  outcomes  of  an  offence  which 
occurred  before  or  occurs  during  my  employment/engagement  with  my  employer  that 
relates to child exploitation or abuse; and 
  use any computers, mobile phones, video cameras, cameras or social media appropriately, 
and never to exploit or harass children or young people or access child exploitation materials 
through any medium. 
I will not: 
  use language that is offensive, discriminatory, demeaning, shaming, culturally inappropriate, 
abusive  or  of  a  sexual  nature  when  speaking  with  or  in  the  presence  of  a  child  or  young 
  engage  in  behaviour  to  shame,  humiliate,  belittle  or  degrade  a  child  or  young  person  or 
otherwise emotionally or psychologically abuse a child or young person; 
  act  in  a  sexually  provocative  manner  or  engage  children  in  any  form  of  sexual  activity, 
including  paying  for  sexual  services  regardless  of  the  age  of  majority/consent  or  custom 
locally. I understand that mistaken belief in the age of a child is not an adequate defence; 
  physically abuse a child or young person; 
  use social media to contact, access, solicit or befriend a child or young person at the RPC and 
not place images of those children or young people on personal social media sites; 
  hold, kiss, cuddle or touch a child or young person in an abusive, unnecessary or culturally 
insensitive way; 
  condone or participate in behaviour with children or young people which is illegal or abusive; 
Page 6 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
  discriminate against or act in favour of particular children or young people to the exclusion 
of others; 
  hire  children  for  domestic  or  other  labour  which  is  inappropriate  given  their  age  or 
developmental  stage,  which  interferes  with  their  time  available  for  education  and 
recreational activities, or which places them at significant risk of injury; 
  do things for children of a personal nature that they can do for themselves such as toileting 
or changing their clothes; 
  sleep in close proximity to children or young people that I am working with or in contact with 
unless  it  is  absolutely  necessary  and  in  which  case  I  will  keep  my  Manager  informed  and 
ensure another adult is present; 
  make physical contact with a child or young person against their will, except when as part of 
an approved physical restraint procedure in order to protect the child or young person from 
  take  a  child  outside  of  the  RPC  without  permission  from  a  guardian  and  designated 
  offer or purchase contraband including pornography, alcohol, drugs or tobacco for children 
or young people; 
  offer any gifts, inducements or money to a child or young person without the permission of 
the relevant service provider or designated person, as well as the permission of the parent 
or guardian; 
  exchange personal information with children or young people unless it is in the context of 
carrying out a specified service; and 
  speak  with  or  engage  with  any  media  outlet  about  any  child  or  young  person’s  story  nor 
provide names without the consent of the parent or guardian, the relevant service provider 
and relevant host government officials. 
This is not an exhaustive or exclusive list. Personnel should at all times avoid actions or behaviour 
that  may  allow  behaviour  to  be  misrepresented,  constitute  poor  practice  or  potentially  abusive 
Any breach of the Working with Children Code of Conduct may result in performance management 
or  disciplinary  action  including  immediate  suspension  from  service  pending  an  investigation.  The 
service  provider  will  be  responsible  for  investigation  in  conjunction  with  the  designated  Child 
Safeguarding  and  Protection  Manager,  Program  Manager,  host  government  and  the  Department, 
and will either take appropriate disciplinary action, dismiss the employee, or show reason why the 
employee should remain in service. 
Working with Children Statement 
I  confirm  that  I  have  read  and  understood  the  Working  with  Children  Code  of  Conduct  and  Child 
Safety  Incident  Reporting  Process.  I  agree  to  comply  with  the  Code  of  Conduct  and  Reporting 
I understand that a breach of the Code of Conduct may provide grounds for my employment at the 
RPC to be terminated. I also understand that an action that breaches of the Code of Conduct may 
also result in criminal prosecution. 
Page 7 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
I understand that it is my responsibility as a person engaged in service at the RPC to use common 
sense and avoid actions or behaviours that are abusive or exploitative of children or young people, 
or which could be construed as such. 
I confirm my willingness to participate in RPC training modules on child protection. 
Full Name: ……………………………………………………………………………………………… 
Position and Organisation: …………………………………………………………………………...… 
Signed: ………………………………………………………………………………………………… 
Date: ……/……/……….. 
A copy of this Statement must be kept on file by the person’s employer. 

Page 8 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
The following procedures are best practice in child safe screening and recruitment to ensure service 
providers  do  not  employ  or  retain  people  who  pose  a  risk  to  children.  It  is  recommended  that  all 
service  providers  meet  these  standards  in  child  safe  screening  and  recruitment  for  positions  that 
involve regular and ongoing contact with children. 
  National  criminal  record  checks  (police  checks)  conducted  prior  to  commencement  of 
employment at the RPC. 
  Working  with  Children  Checks  are  conducted  where  available  (for  Australian  personnel 
residing in a state or territory where Working with Children Checks are performed, and UK 
and NZ citizens as appropriate). 
  For personnel from countries where a police/working with children check is not available, 
the Declaration of Criminal Record is completed (set out in Annexure 4).   
  Child protection interview questions (set out in Appendix 3). 
  Child protection reference check questions (set out in Appendix 3). 
  Two verbal reference checks - including question relating to the applicant’s general conduct. 
One reference must be from the person’s current or most recent employer. 
  All personnel sign the Code prior to engagement. 
  Complete the Child Protection training module and record attendance (to be facilitated by 
SCA at the RPC). 
Suggested child safe interview and reference check questions  
The following are a number of example interview and reference questions that should be included as 
part  of  the  recruitment  process  for  positions  which  may  involve  contact  with  children.  Questions 
should be structured to elicit the following from the applicant: 
  their attitude and values in regard to children and young people; 
  their motivation for wanting to work with children and young people residing (if relevant); 
  illustrations of their past behaviour as it provides an indication of future behaviour. 
Suggested Interview Questions 

  Are you willing to sign the Working with Children Code of Conduct? 
  Have you ever reported a matter concerning a colleague or supervisor? How did you handle 
  If  you were  aware  of  a  child  protection concern  or breach  by  a colleague  of  the  Code  of 
Conduct within the context of your work how would you respond? 
  A child has become quite friendly with you in the family centre. One day they approach you 
and ask you if they can tell you a secret. What do you do in this scenario? 
  Two children are pushing and shoving each other. How do you handle this situation? 
  A  number  of  children  are  running  around  unsupervised  in  the  kitchen  area  and  helping 
themselves to food. What do you do to manage this situation? 
  Have you ever been subject to investigations in relation to inappropriate conduct towards a 
Page 10 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
Suggested Reference Check Questions 
  What is your relationship with the applicant? 
  Have  you  managed/supervised  this  person  directly?  How  did  they  respond  to 
  Explain the nature of the position to the referee and the work they will be doing that places 
them in direct contact with children. 
  Tell me about the applicant’s work with children? Have you directly observed this work? Do 
you have any concerns in relation to the applicant’s work with children? If so please explain. 
  Describe the applicant’s ability to work with and relate to others? 
  Would you employ this person again? 
Page 11 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
This  investigation  process  outlines  the  process  to be  followed  in  the  case of  all  incidents  that 
involve a child or young person.  
Save the Children assessment of incident 
When an incident report (written or verbal) involving a child or young person is received by the 
SCA Child Safeguarding and Protection Manager (CSPM), the CSPM will (in addition to the steps 
required by Appendix 2)  assess the incident and determine whether or not an investigation is 
required. An investigation determines what action/s are necessary to protect the child or young 
When an investigation is required 
Immediate investigation  
An investigation will be conducted within 48 hours when the incident report is made if the child 
or young person’s health or safety is in imminent danger or if the child is particularly vulnerable 
because of age, developmental level or unaccompanied status.  
Delayed investigation  
In any other case where an investigation is determined to be required, the investigation must be 
undertaken within seven days of receiving the incident report.  
The investigation  
Sexual and physical abuse against or by a child or young person are criminal acts. In these cases, 
police will be called for (to the extent possible) a joint investigation.  
An investigation involves interviews conducted by the SCA CSPM, or a senior Child Safeguarding 
and Protection Worker delegated by the CSPM.  
An investigation may include talking to: 
  the child or young person; and 
  the alleged perpetrator; and/or 
  the parents/family; and/or 
  any other person who might know about the incident.  
Every interview of a child or young person must be attended by: 
  the SCA CSPM (or their delegate); and 
  the  parent/carer  (unless  the  alleged  perpetrator  is  the  child  or  young  person’s 
parent/carer,  or  the  child  or  young  person  requests  that  their  parent/carer  does  not 
Page 13 of 14 

Document 4
Version 2 
DATE: May 2014 
Approved by: 
, DIBP Contract Administrator 
Additional attendees will be permitted or requested at the discretion of the SCA investigator.   
The child/young person may be referred to IHMS for a medical examination to make sure the 
child or young person is not injured, or to ensure that if they are injured, injuries are taken care 
If the allegation is of sexual or physical abuse, the police will interview the alleged perpetrator. 
Afterwards (or at the same time if the alleged perpetrator is a child or young person) the Save 
the Children investigator may also interview the alleged perpetrator.  
At the conclusion of the investigation, the  SCA will make any necessary recommendations and 
Page 14 of 14