This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Manual'.


 
FOI: LEX 50177 - Page 1 of 67
 
 
 
 
 

Department of Human Services 
 
Freedom of Information 
 
 
Procedure Manual 
 
 May 2019 
   
 
 
 
 
   
1 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 2 of 67  
Table of Contents 
PART 1:  OVERVIEW ................................................................................................................. 5 
Purpose .................................................................................................................................................... 5 
The Spirit of the FOI Act ............................................................................................................................ 5 
The Philosophy ......................................................................................................................................... 5 
The Objects of the FOI Act ......................................................................................................................... 5 
Definitions in this Manual ......................................................................................................................... 6 
List of Attachments ................................................................................................................................... 6 
PART 2:  FOI Day to Day Processing ......................................................................................... 7 
Stage 1 - Initial Processing ......................................................................................................................... 7 
Overview ............................................................................................................................................................................ 7 
Administration.................................................................................................................................................................... 7 
Documents falling within Section 12(1)(b) of the FOI Act ................................................................................................ 10 
Determining the validity of the FOI Request .................................................................................................................... 10 
Taking reasonable steps to assist an applicant ................................................................................................................ 11 
Dealing with matters that are not valid ........................................................................................................................... 11 
Date of Lodgement ........................................................................................................................................................... 13 
Time Frames ..................................................................................................................................................................... 13 
Time Extension with Agreement from the Applicant ....................................................................................................... 13 
Suspending Processing Time ............................................................................................................................................ 13 
Deemed decision .............................................................................................................................................................. 14 
Timeframe Summary ........................................................................................................................................................ 14 
Acknowledging the Request ............................................................................................................................................. 14 
Interpreting Scope ............................................................................................................................................................ 15 
Revision of Scope ............................................................................................................................................................. 15 
Section 16 Transfers ......................................................................................................................................................... 16 
Access to employment/personnel records ...................................................................................................................... 17 
Stage 2 – Search and Retrieval of Documents ........................................................................................... 19 
Contact with the line area ................................................................................................................................................ 19 
Significant requests – Initial Processing and Notifications ............................................................................................... 19 
Significant Requests – Decision Making and Briefing ....................................................................................................... 19 
Updating the Weekly Executive FOI Report ..................................................................................................................... 20 
Serious Non Compliance (SNC) ........................................................................................................................................ 21 
Child Support .................................................................................................................................................................... 21 
FOI applicant with a Personalised Service (PS) Officer ..................................................................................................... 21 
FOI requests not identified as significant ......................................................................................................................... 22 
Assessment Services......................................................................................................................................................... 22 
Assessment Services – JCA and ESAt reports ................................................................................................................... 22 
Disability and Carers – Disability Medical Assessments (DMA) reports ........................................................................... 23 
FOI SPOC Minutes ............................................................................................................................................................ 23 
Time Estimate Minute ...................................................................................................................................................... 23 
Document Search Minute ................................................................................................................................................ 24 
Time frames for FOI time estimate and document search Minute .................................................................................. 24 
Template Search Minute location .................................................................................................................................... 24 
FOI minutes available via LEX ........................................................................................................................................... 24 
FOI minutes as stationery items only ............................................................................................................................... 24 
Email details ..................................................................................................................................................................... 24 
Return of Search Minutes ................................................................................................................................................ 24 
Obligation to produce information stored in an electronic form .................................................................................... 25 
CRAM reports ................................................................................................................................................................... 25 
Practical Refusal Reason – S 24AB process ...................................................................................................................... 25 
Starting the S 24AB consultation process ........................................................................................................................ 27 
During the consultation process ...................................................................................................................................... 27 
End of the consultation process ....................................................................................................................................... 28 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
2 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 3 of 67  
Preliminary Assessment of Charges and Reconsideration of Charges ............................................................................. 28 
Preparing a reconsideration of charges decision ............................................................................................................. 30 
Making a final decision on charges .................................................................................................................................. 30 
Stage 3 – Third Party Consultation ............................................................................................................ 31 
Third Party Authority ........................................................................................................................................................ 31 
Undertaking Third Party Consultations ............................................................................................................................ 31 
When to consult ............................................................................................................................................................... 31 
Protecting the privacy of the FOI applicant...................................................................................................................... 32 
LEX coding for consultation .............................................................................................................................................. 32 
Providing documents for the consultation ....................................................................................................................... 32 
Consultation response received ....................................................................................................................................... 32 
Third Party Objections to release ..................................................................................................................................... 32 
Third party Review Rights ................................................................................................................................................ 33 
Courtesy Consultations with Commonwealth government departments or agencies .................................................... 33 
Cabinet Documents .......................................................................................................................................................... 33 
Stage 4 – Making the Decision .................................................................................................................. 35 
Decision ............................................................................................................................................................................ 35 
Stakeholder escalation ..................................................................................................................................................... 35 
Preparing the decision ..................................................................................................................................................... 35 
Notifying a line area before release ................................................................................................................................. 36 
Making redactions Using Adobe ...................................................................................................................................... 36 
Redaction in No Fill Colour ............................................................................................................................................... 37 
Staff details....................................................................................................................................................................... 37 
Quality Assurance – FOI Team ......................................................................................................................................... 38 
Stage 5 – Notifying the Decision ............................................................................................................... 39 
Content of Statements of Reasons for Decisions ............................................................................................................. 39 
Verification of Identity ..................................................................................................................................................... 39 
Privacy checks .................................................................................................................................................................. 39 
Mandatory Privacy Check ................................................................................................................................................. 39 
Sending personal information by email ........................................................................................................................... 40 
Sending emails externally................................................................................................................................................. 40 
Disclosure Log .................................................................................................................................................................. 40 
Notifying Line Areas of Finalisation .................................................................................................................................. 40 
Internal Review Process ................................................................................................................................................... 41 
Acknowledgment ............................................................................................................................................................. 41 
Dealing with Requests outside the FOI Act ...................................................................................................................... 41 
Data Management ........................................................................................................................................................... 41 
Resources ......................................................................................................................................................................... 42 
PART 3 – Amendment and Annotation requests ..................................................................... 43 
Overview .......................................................................................................................................................................... 43 
Acknowledgment ............................................................................................................................................................. 43 
Transfer of Amendment or Annotation request .............................................................................................................. 43 
Time Frames ..................................................................................................................................................................... 43 
Implementing an Amendment Decision........................................................................................................................... 43 
Implementing an Annotation Decision ............................................................................................................................ 44 
PART 4:  APP 12 – Procedures for FOI Staff ............................................................................. 46 
Registration ...................................................................................................................................................................... 46 
Processing the Request .................................................................................................................................................... 46 
Written Notice of the Decision......................................................................................................................................... 46 
Complaints ....................................................................................................................................................................... 47 
PART 5:  FOI Statistical Returns .............................................................................................. 48 
What are the Quarterly and Annual Statistics?.......................................................................................... 48 
Important Dates ...................................................................................................................................... 48 
Quarterly Statistics ........................................................................................................................................................... 48 
Annual Statistics ............................................................................................................................................................... 48 
Roles and Responsibilities ........................................................................................................................ 48 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
3 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 4 of 67  
FOI Stats Officer ............................................................................................................................................................... 49 
Attachments ......................................................................................................................... 50 
Attachment A – FOI Checklists ......................................................................................................................................... 50 
Attachment B – FOI Decision Tree ................................................................................................................................... 53 
 
53 
Attachment C – Naming Convention for FOI e-File .......................................................................................................... 54 
Attachment D – Quality Assurance Guide ........................................................................................................................ 56 
Attachment E – Request for Psychological reports .......................................................................................................... 59 
Attachment F - Decision Tree FOI and CSA secrecy provisions ........................................................................................ 60 
Attachment G - S 24AB Consulatation Process -  Assisting an Applicant ......................................................................... 61 
Attachment H - LEX database Key Phrases ....................................................................................................................... 63 
Attachment I - FOI Registration Decision Tree ................................................................................................................. 66 
 
 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
4 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 5 of 67  
 
PART 1:  OVERVIEW 
Purpose 
The purpose of this Procedure Manual (the Manual) is to provide staff in the FOI team with guidance on 
the steps for handling FOI requests within the Department of Human Services.  The Manual promotes a 
consistent approach to the processing of FOI requests by the Employment Law and FOI  Branch. 
It may be appropriate in certain circumstances, to diverge from the procedures in this Manual. This 
should only be done following discussions with your Team Leader. It is unacceptable to diverge from the 
procedures in this Manual if this results in the statutory requirements of the Freedom of Information Act 
1982
 (FOI Act) and the OAIC Guidelines not being met.   
The Spirit of the FOI Act 
When interpreting and/or applying the provisions of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) whilst 
processing FOI applications, staff in the FOI team must seek to uphold the philosophy behind the FOI Act, 
and promote its objectives as set out at s 3. In doing so, to the extent possible (that is, outside of 
requirements set by the FOI Act), procedural requirements set out in this Manual should be appropriately 
adjusted for those applicants who will have difficulty complying with those procedures on reasonable 
grounds. 
The Philosophy 
The FOI Act commenced on 1 December 1982. The FOI Act gives every person the legally enforceable 
right to obtain access to government held documents. 
The philosophy underpinning the FOI Act, as gleaned from the FOI Act includes the following:  
  information held by the government is a national resource and should be managed in the public 
interest; 
  when government is more open to public scrutiny, it becomes more accountable; 
  if people are adequately informed and have access to information, there is likely to be more 
public participation in the policy-making process and in government itself; 
  groups and individuals who are affected by government decisions should know the criteria being 
used to make those decisions; 
  every individual has a right to: 
  know what information is held in government records about her or him personally, subject to 
certain exemptions to protect essential public interests; 
– 
inspect files held about or relating to her or him; and 
– 
have inaccurate material concerning an individual held on file or in computerised databases 
corrected. 
The Objects of the FOI Act 
The objects of the FOI Act are set out in s 3 and FOI officers must have regard to these objects when 
processing FOI applications and making decisions under the legislation.  
The objects of the FOI Act, as set out at s 3, are focussed on promoting a pro-disclosure culture across 
government and building a strong foundation for openness in government. This focus is aimed at 
providing the Australian community with a comprehensive right of access to government documents 
under the FOI Act, which is limited only where there is a stronger public interest in withholding access to 
documents. 
In particular, s 3(2) of the FOI Act provides that the Parliament intends, by the objects set out in that 
section, to promote Australia’s representative democracy by contributing towards the following: 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
5 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 6 of 67  
  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting better-
informed decision-making; 
  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
Further, s 3(4) of the FOI Act provides that the Parliament intends that functions and powers given by the 
FOI Act are to be performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest possible cost. 
Definitions in this Manual 
Note: All section numbers are references to sections of the FOI Act. 
 
FOI Team Leader means a Deputy General Counsel or EL 2 in the FOI team. 
Significant Request means an FOI request which is  
  submitted by a media institution; 
  submitted by a Member of Parliament;  
  submitted by a member of staff;  
  for documents where the content appears to be particularly sensitive to the department 
or to the Commonwealth; 
  for documents that contain sensitive information (such as legal advice; cabinet 
information); 
  for documents where disclosure could have political sensitivities or may lead to media 
coverage; 
  for FOI Disclosure Log documents; 
  specifically requesting only staff names; or 
  otherwise deemed significant by the relevant General Counsel. 
FOI Templates means the FOI LEX letter templates or the templates folder. 
 
List of Attachments 
Attachment A  - 
FOI Checklists 
Attachment B  -  
FOI Decision Tree 
Attachment C  -  
Naming Convention for FOI e-File 
Attachment D   -  
Quality Assurance Guide 
Attachment E  - 
Requests for psychological reports 
Attachment F  - 
Department of Human Services – FOI and CSA secrecy provisions 
Attachment G - 
S 24AB Consultation Process – Assisting an Applicant 
Attachment H  - 
LEX database Key Phrases 
Attachment I  - 
FOI Registration Decision Tree 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
6 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 7 of 67  
PART 2:  FOI Day to Day Processing 
Stage 1 - Initial Processing  
Overview 
1. 
Each new FOI request must be registered in the FOI database and allocated to a decision maker. In 
certain circumstances a request may also require a separate action officer. Once registered, FOI 
requests are considered by an FOI Assistant Director and allocated daily or within 24 hours of 
registration. See details of the registration process at Attachment I - Registration Decision Tree. 
2. 
Decisions may only be made by staff authorised by the Secretary under s 23(1) of the FOI Act. For 
details of the Authorisation Instrument see  
https://hsi.dhsstaff.dhs.gov.au/Pages/about/sec.aspx 
3. 
If an FOI request is deemed Significant it must be escalated to a team leader for appropriate 
allocation considerations and escalation processes commenced. 
4. 
All newly allocated matters must be considered by the FOI officer within 2 working days of receipt 
to identify the strategy for processing the particular matter.  This strategy would include: 
  Checking that the date valid and clock start date are consistent and accurate 
  checking acknowledgement letter has been sent to the applicant 
  scoping the request 
  identifying all stakeholders 
  checking for processing charges 
  considering any other initial processing requirements (see the FOI decision tree at 
Attachment B) 
Important: It is essential we have well maintained files. Ensure the TRIM electronic file and the 
electronic shared folder are complete, up to date and well labelled. If someone else looks at your file 
they should be able to easily understand what has happened and where the file is up to. 
Administration 
5. 
All matters are registered into the FOI database and this is generally undertaken by the FOI 
registration team. 
 
Registration stage
 
 
6. 
For every new request (including requests for Internal Review and Information Commissioner 
Review): 
 
(a)  Create a new LEX record. With the exception of significant matters, ensure you record the 
appropriate program or line area to which the request relates. Whilst this is generally created by 
the registration team, FOI officers should check the coding and update as appropriate. Significant 
matters – the allocated FOI officer will add this field during the scoping stage. 
 
(b)  Keep clear, concise and up to date file notes in LEX on the progress of the request. This will 
ensure other staff are able to identify exactly what action has been taken to date on a matter, 
when a matter is referred for a quality assurance review, or when a matter is re-allocated. 
 
(c)  Before the acknowledgement letter is sent a Quality Assurance check is to be undertaken to 
ensure the accuracy of the coding of the valid date, the clock start date and the 
acknowledgement letter. 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
7 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 8 of 67  
(d)  For all personal requests POI and MSP/PS checks are to be undertaken by the registration officer. 
If POI cannot be confirmed at registration it is the responsibility of the FOI officer to undertake 
the necessary checks.  
 
(e)  Create a new Electronic HP Records Manager file. This is generally requested automatically 
when a new record is initially created in LEX by selecting the ‘E-file’ from the main details screen. 
This generates a request to Records Management. This method can only be utilised at the time 
the new record is created in LEX. If you later require an FOI file to be created, you must use the 
normal process to request an electronic HP Records Manager file through Records Management 
Unit. Alternatively you can send the details through to the FOI positional mailbox for an e-file 
request to be added to the next day’s RMU bulk file request report. 
 
(f)  If you request the e-file from Records Management the TRIM file must have the following details: 
i. 
File type: 
Administrative – electronic file 
ii. 
Title:   
“FREEDOM OF INFORMATION (FOI) REQUEST – [APPLICANT NAME] – 
[insert descriptor]”  
For example “FREEDOM OF INFORMATION (FOI) REQUEST – SMITH, John, Investigation 
documents”. 
iii. 
Function: 
Information Management 
iv. 
Activity: 
Cases 
v. 
Label only: 
No 
vi. 
Caveat: 
Legal In Confidence 
vii. 
Access: 
FOI & Litigation Branch 
(g)  Record the e-file number in the LEX record. There is a specific LEX file note that can be selected 
for this purpose. In the free text portion of the file note, you can use a short cut key to 
prepopulate some of this information.  In the free text space of the file note type ‘9’ and hit the 
‘tick’ key (located above the ‘Tab’ key on your keyboard).  Edit as appropriate.  See Attachment H 
– LEX database key phrases. 
 
(h)  There is a restricted controlled access group for FOI within HP records management – FOI Team - 
Restricted Access.  This is for storage of FOI requests that are particularly sensitive and may 
include staff related FOI requests where there is an identified conflict of interest in processing 
within the team. Access to FOI records within this control group is restricted to FOI Deputy 
General Counsel and FOI Director. Only FOI officer with the restricted access will be able to see 
the records in this controlled location.  It will be limited to matters that are not accessible by the 
broader FOI team. 
 
(i)  Create a new Electronic Folder for the matter on the relevant shared drive. This is generally 
created at the registration stage by an FOI registration officer. 
i. 
The electronic folder should have appropriate sub folders to clearly identify documents.  
(Attachment C).  As appropriate these subfolders should include: 
i.  FOI request and applicant consultations 
ii.  Stakeholder consultations 
iii.  Documents within scope of the request 
iv.  Decision letters and final version of documents released 
ii. 
Documents in these folders should be appropriately labelled using FOI document 
naming conventions to assist in identification (see Attachment C). 
(j)  A scanned copy of the FOI request is to initially be placed in the electronic folder on the shared 
drive. This is generally undertaken at FOI registration point. 
Allocation to an FOI officer 
(a)  All newly allocated matters must be considered by the FOI officer within 2 working days of 
receipt to identify the strategy for processing the particular matter.  This strategy would include: 
i. 
Checking the lodgement date 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
8 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 9 of 67  
ii. 
Checking that the valid date and clock start date are consistent and accurate  
iii. 
checking acknowledgement letter has been sent to the applicant 
iv. 
scoping the request 
v. 
identifying all stakeholders 
vi. 
checking for processing charges 
vii. 
considering any other initial processing requirements (see the FOI decision tree at 
Attachment B) 
(b)  Generally FOI officers should start a new FOI Checklist (Attachment A). Alternatively, launch the 
checklist from LEX and save electronically to the FOI LEX file. This checklist must be kept updated 
throughout the stages of the FOI process, and retained in HP TRIM file at the end of the matter. 
FOI officers new to processing, should always use a checklist for each matter. 
(c)  Keep clear, concise and up to date file notes in LEX on the progress of the request. The LEX Main 
Details TAB – Large text box ‘Current status’ must give a brief update on where matter is up to.  
(Example: S27A consultation sent on 1.1.17, response due on 15.1.17). Up to date LEX records 
will ensure other staff are able to identify exactly what action has been taken to date on a 
matter, when a matter is referred for a quality assurance review, or when a matter is re-
allocated. 
(d)  When appropriate add LEX Reminders for key deadlines, including: 
i. 
Date acknowledgement due 
ii. 
Date s 24AB consultation response due 
iii. 
Date documents due from line area 
iv. 
Date primary decision due 
v. 
Date for response to QA of decision due 
vi. 
Preliminary estimate of charge due for payment 
vii. 
Decision on Charge due 
viii. 
Internal Review of Decision on Charge due 
ix. 
Consultations response due 
x. 
Disclosure Log Determination due 
xi. 
Confirm upload of Disclosure Log 
xii. 
Internal Review of Primary Decision due 
xiii. 
OAIC Review – Submissions due  
xiv. 
Finalised - Please set this as a reminder for when your matter is finalised to set the 
status to ‘Finalised’. 
(e)  To ensure the clear and consistent archiving of documents in e-files, naming conventions should 
be utilised (Attachment C)  
(f)  E-files must include any documents and/or correspondence that relate to a request, such as: 
i. 
Request 
ii. 
Revised scope (if any revision is received) 
iii. 
File notes of any discussions with line area, applicant or OAIC 
iv. 
Acknowledgement letter/email and any evidence of the date sent (e.g. covering email). 
A PDF version of the letter must be retained  
v. 
Email to relevant line area or SES contact and their response  
vi. 
Returned Document Search Minute including advice from relevant line area or SES 
contact about sensitivities 
vii. 
Preliminary estimate of the charge 
viii. 
Notice to applicant extending time frame due to need to undertake third party 
consultation 
ix. 
Correspondence with third parties (consultation letters and responses) 
x. 
QA response emails 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
9 of 67    
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 10 of 67  
xi. 
Decision (including a Schedule of Documents).  A PDF version of the letter must be 
retained and any other evidence of the date the letter was sent 
xii. 
A copy of documents in full; a copy with the red box redaction; and a copy of the 
documents as released to the applicant (i.e. with any redactions) 
xiii. 
Any other important / significant correspondence. 
 
(g)  Prior to the finalisation of the request in LEX, all documents must be transferred from the 
electronic folder on the shared drive to the appropriate HP Records Manager e-file in a timely 
manner.  
i. 
Save a final version of the decision letter 
ii. 
Convert to PDF version (this is the evidence of the final version as it can’t be edited)  – 
also retaining a word document 
iii. 
If an email is sent, retain a copy of the email with attachments as confirmation the 
email has been sent 
iv. 
If a letter is sent via express post, keep the express post tracking code into a LEX file 
note 
Documents falling within Section 12(1)(b) of the FOI Act 
7. 
Section 12(1)(b) states in part:   
A person is not entitled to obtain access under this Part to:  
 ....                      (b)  a document that is open to public access, as part of a public register or 
otherwise, in accordance with another enactment, where that access is subject 
to a fee or other charge;    
8. 
Some FOI requests relate to Proof of Identity (POI) documents, for example requests for birth 
certificates and marriage certificates. 
9. 
While strictly speaking, birth certificates (and other POI documents such as marriage certificates) 
do fall within section 12(1)(b); where they fall within the scope of a more general request, there is 
no harm in releasing them back to an applicant. Such an action is both contemplated and 
consistent with section 3A of the FOI Act.     
10.  Where an applicant requests only their birth certificate, marriage certificate or other document 
falling within section 12(1)(b) of the FOI Act, section 12(1)(b) of the Act should be applied and the 
applicant notified that they are not entitled to obtain access to these type of documents under the 
FOI Act. These type of requests are therefore not considered as a valid access request due to the 
application of section 12(1)(b). In those circumstances the more appropriate course would be for 
the applicant to purchase a copy of the document from the relevant register and they should not 
be entitled to use FOI to circumvent that process. 
11.  A template letter is available through LEX for these type of enquiries. 
Determining the validity of the FOI Request 
12.  A valid request must be received through the correct departmental Freedom of Information 
channels, i.e. email to FOI mailbox, letter sent to the department’s central PO Box 7800 or the FOI 
PO Box 7820 or FOI request submitted at a Customer Service Centre.  
13.  Where a request is sent to another department postal address or email address other than the FOI 
mailbox as stated on the DHS website, it should be forwarded to the FOI mailbox and will be valid 
from the date it reaches the FOI mailbox.  
14.  Determine whether the FOI request is valid under s 15.  A valid request must: 
a.  be in writing;  
b.  state that the request is an application for the purposes of the FOI Act (s 15(2)(aa)
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
10 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 11 of 67  
c.  provide sufficient information concerning the document(s) to enable the department to 
identify the document(s); and  
d.  give details of how notices may be sent. 
15.  Staff in the FOI team must keep in mind that s 15(3) provides that where a person has made an FOI 
request that does not comply with s 15, it is the duty of the department to take reasonable steps to 
assist the person to make the request in a manner that complies with s 15. Evidence of this 
assistance should be noted in the LEX file notes. 
Tip if you do not understand the request or cannot ascertain the scope, call the applicant to clarify.  
If the request is from a journalist contact the line area or media team to see if the request makes 
sense to them.  Speak to the FOI Team Leader if in doubt. 
 
16.  The department has a number of administrative access arrangements that allow for the disclosure 
of information outside the formal FOI process. The requirements under s 15(2)(aa) distinguish an 
FOI request from a general enquiry, or request that can be dealt with through administrative 
access. Some examples of administrative access arrangements include: 
  Medicare and PBS information for an individual or a family; 
  High level (de-identified) statistical data; and 
  Information available to customers through on line Services. 
17.  Further details on releasing customer information through administrative access arrangements can 
be found in the Operational Blueprint guide - Customer requests access to their personal 
information 104-01010010 and other specific Operational Blueprint guides relating to document 
types. 
18.  It should be clear from the request that the applicant’s intention was to make an application under 
the FOI Act. The decision maker should consider all the particular circumstances and file note in the 
FOI database with information to support the approach taken on the matter. 
Taking reasonable steps to assist an applicant 
19.  FOI officers will generally assist an applicant to make a valid request under the FOI Act, where: 
  the enquiry has been directed to the FOI team;  
  the applicant has not specifically indicated that it is an application for the purposes of the 
FOI Act (or words to that effect); and 
  the requested documents cannot be released outside FOI through normal administrative 
access arrangements.  
20.  If the applicant wishes to make an FOI request and it is not valid (i.e. it does not comply with the 
requirements under s 15), the department is required to take reasonable steps to assist the 
applicant, including assisting to make a valid FOI request if this is what the applicant wants. 
Evidence of this assistance should be noted in the LEX file notes. 
21.  Early contact should be made with the applicant to either assist them to access documents through 
the administrative access arrangements or make a valid FOI request. Where possible, this initial 
contact should be by telephone to save time for the applicant and to facilitate discussion on the 
terms of the request, where relevant. Telephone contact is often helpful in explaining processes 
and clarifying a request. A Lex file note summarising the outcome of the discussion should be 
added. An email or letter should be sent to confirm the discussion.  
Dealing with matters that are not valid 
Cannot identify documents 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
11 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 12 of 67  
22.  A valid request must provide such information as is reasonably necessary to allow a DHS staff 
member to identify the document that is requested (s 15(2)(b)).  
23.  Section 15(2)(b) differs from other formal requirements under s 15, in that a failure to comply with 
S 15(2)(b) is classified as a ‘practical refusal reason’ for which a request consultation process is 
required. 
24.  Before refusing a request for failing to meet s 15(2)(b), you must undertake a ‘request consultation 
process’ under section 24AB. 
Coding in the FOI database – cannot identify documents 
25.  In order to comply with the ‘request consultation process’, the matter will need to be coded as a 
valid access request, the lodgement date coded and the clock started. This allows consultation with 
the applicant under s 24AB (15(2)(b)). The time count is then suspended for the S24AB consultation 
process. This consultation should occur as quickly as possible after the matter is allocated to the 
FOI officer. 
 
Not valid for other reasons 
26.  When a matter is initially registered and is not considered valid, or validity needs further 
investigation, it is coded into the FOI LEX database as an external enquiry (Request Type – external 
enquiry). Note the exemption to this is when the matter is not valid under section 15(2)(b) ( see 
Cannot identify documents) 
27.  For all enquiries, a 10 day clock is commenced to ensure that any work is undertaken within this 
period to answer the enquiry, liaise with the line area for them to assist the applicant to access 
documents via administrative access arrangements or assist the applicant to make a valid request. 
The FOI delegate assigned the matter should include LEX file notes on the action taken during the 
10 day time count. Time should be adjusted as appropriate for action being underation in the 
matter, once an initial review has been undertaken. 
Not valid – Check Administrative Access Arrangements 
28.  When assigned an enquiry matter, FOI officers should firstly check reference material, or discuss 
with the appropriate business area, to see if documents requested are non-continuous and 
routinely available through normal administrative access arrangements (Arrangements). The 
applicant should be informed when an enquiry is being moved to an appropriate area for routine 
processing.  
29.  If access to the documents, or information, is not available through the Arrangements, then FOI 
officers should assist an applicant to make a request valid.  
FOI LEX coding when enquiry becomes valid 
30.  If the matter becomes valid, a new access request should be registered into LEX. This can be cloned 
from the enquiry record and then updated to reflect the new access request. The enquiry record 
can finalised by coding a finalised date and also linked as a related request. This will ensure 
reporting can completed on the newly valid access request. 
31.  On occasions, requests for information from some applicants, for example: Public Trustees or 
advocacy services are referred to the FOI team. The correspondence may state that if the 
information being requested cannot be processed through administrative access arrangements, 
then the letter should be considered as a request under the FOI Act. These may initially be 
considered as an enquiry and the FOI officer would work with the line area to check if 
administrative release is available and the matter referred to that team. If administrative release is 
not available, then the matter can then be considered as a valid FOI request, by coding a new 
access request and linking to the related enquiry and processed accordingly. 
32.  Where the request is vague, such that there is not sufficient information concerning the documents 
sought to enable the department to identify the document, and the applicant could not be 
contacted; it should still be registered as valid and consultation for a practical refusal reason should 
be commenced. 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
12 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 13 of 67  
Date of Lodgement 
33.  FOI requests posted to the department’s central address, PO Box 7800 Canberra or posted to the 
dedicated FOI PO Box 7820, will have a lodgement date as the date of receipt at these addresses. 
For an FOI request posted to any other address, the lodgement date will be the date the request is 
received by the FOI team or the FOI legal team. 
34.  Section 15(2A) of the FOI Act at provides as follows:  
The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the following 
ways: 

(a)  delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the address of 
any central or regional office of the agency or Minister specified in a current telephone directory; 

(b)  postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)  sending by electronic communication to an electronic address specified by the agency or 
Minister. 

35.  The department’s website provides information on where to post an FOI request. 
36.  The current white pages online provides the central postal address for the department of PO Box 
7800 and Canberra BC ACT 2610 for all service centres. There is no other postal address listed.  
Accordingly when an FOI request is posted to an address other than Canberra BC Address – PO Box 
7800 or the FOI postal address at PO Box 7820 Canberra, then the request is valid only from the 
date it is sent to the FOI Team. This is on the basis that the FOI request was not sent to the 
specified address (as required by s 15(2A)(b)).  
Time Frames 
37.  If the request is valid, the department has 30 calendar days in which to process and to notify an 
access decision to the applicant.  The day a request is received is counted as day 0 (i.e. the 
following day is counted as day one).   
38.  The FOI Act requires the department to comply with statutory timeframes for processing FOI 
requests. In some limited circumstances, the timeframe may be extended, for example, with the 
written agreement of the applicant or with the approval of the Information Commissioner.  FOI 
officers should have regard to the matters set out at s 15(5) to s 15(8) and s 15AA, s15AB and s 
15AC of the FOI Act, as well as the guidance set out in the FOI Guidelines and agency resources 
issued by OAIC when considering the timeframes for dealing with a request.
 
Time Extension with Agreement from the Applicant 
39.  Where agreement is reached with the applicant for an extension of time (s 15AA), the applicant 
must confirm this agreement in writing and notification of this agreement must be provided to the 
OAIC.  A file note should be included in LEX to reflect the written agreement and notification to the 
OAIC has occurred. 
40.  The department sends a bulk notification of s 15AA extensions to the OAIC.  FOI officers must add 
the information into the current spreadsheet for bulk notification located at 
G:\FOI\OAIC\EOT\15AA EOT 
Suspending Processing Time 
41.  The 30-day processing period does not include  
  the time that an agency may take in a request consultation process to decide if a 
practical refusal reason exists (s 24AB(8))  
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
13 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 14 of 67  
  the time elapsing between an applicant being notified that a charge is payable and either 
the applicant paying the charge (or a deposit on account of the charge) or the agency 
varying the decision that a charge is payable (s 31).  
42.  In summary, the time spent on those matters is to be disregarded in calculating the processing 
period. 
Deemed decision 
43.  Where the time frame has not been met and extension of time is not available, the matters should 
nevertheless be processed.  Internal review is not available and the appeal rights attachments 
should be updated.  Page one of the decision letter should include some reference to the deemed 
decision.  The following is an example: 
A decision in relation to your request was due on [INSERT DATE]. Your request has been 
deemed to be refused by the department under s 15AC of the FOI Act. However, the 
department has continued to process your request. The department apologises for this delay.   

The department has now made a decision in relation to your request 
Timeframe Summary 
Day 
Event 

Day valid request received  
14 
Day acknowledgement is due 
30 
Day decision is due to be received if no consultation 
60 
Day decision is due to be received if  applicant is notified that third party 
consultation will be undertaken 
Suspension 
Clock stops during period charges under consideration; also stops during 
24AB consultation period (14 days)  
E.g.; Stops on day Charge Letter emailed/faxed (or next day if express 
posted). 
Restarts on day charge cheque clears (3 days after receipt). 
 
 
In addition :  
  the matter should be escalated to the Team Leader; 
  consider contacting the applicant; 
  consider approaching the OAIC for an EOT; 
  update Lex with a file note explaining the circumstances around the request being deemed   
Acknowledging the Request 
44.  When an FOI request for access to documents is received, an acknowledgement letter must be sent 
to the applicant within 14 calendar days of receipt of the request (s15 (5)(a)). That 
acknowledgment should confirm the scope of the applicant’s request. 
45.  In most instances, acknowledgment letters are sent at the registration stage of the FOI process by 
the FOI registration officers and a file note added into the LEX record to reflect the action taken at 
registration. 
46.  FOI officers allocated the matter must always check if the acknowledgement has been sent at the 
registration point.  If the acknowledgement has not been sent during registration, the FOI delegate 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
14 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information 
FOI: LEX 50177 - Page 15 of 67
assigned the matter must complete and send the acknowledgement with the legislated time 
frames (14 days).  
47.
An acknowledgement will not generally be sent at registration stage for the following
circumstances:

Significant requests

Applicant is a customer on a Managed Service Plan (MSP), or with a Personalised Service
(PS) officer. The acknowledgement letter must reflect the department’s arrangements
for contact with this customer

Where there is not sufficient information to allow the acknowledgement to be sent

Transfers from another department

Matters that involve an access request and amendment request in the one request.

Amendment/annotation requests

Requests where validity is unclear

Internal review requests

Information Publication Scheme (IPS) requests
Interpreting Scope 
48.
When an FOI officer is initially allocated a matter, it is important that the request is fully
understood - what documents is the applicant is seeking access to? The FOI Act requires that the
documents being requested are reasonably identifiable and scoping a request allows a review what
specific documents are in scope.
49.
The exercise of scoping the request must be undertaken within 24 hours of a matter being initially
assigned. A request may be described quite broadly and must be read fairly, being mindful not to
take a too narrow or pedantic approach.
50.
If there is any doubt about the scope of a FOI request, including ambiguity within the request, early
informal consultation must be attempted. This informal consultation can be initially via a telephone
call to the applicant followed by an informal email. Any clarified scope should be acknowledged
with the applicant and LEX records updated accordingly.
51.
As a general guide FOI officers need to undertake a scoping exercise for applicants with very broad
requests, e.g. ‘my whole file’, ‘everything you have on me’, ‘all my records’, ‘every document about
me
’ etc.
52.
When scoping a request consider talking to the appropriate SPOC before contacting the applicant
to informally consult.
53.
When undertaking an informal consultation it is preferable to reiterate to the applicant that staff
details are considered to be out of scope.
54.
When consulting with the applicant, consider if any information/documents being sought can be
provided through the department’s administrative access arrangements. Coordinating access to
these documents may assist the applicant to clarify or revise the formal request.
55.
If an officer is unable to identify documents through this informal consultation process  a formal
consultation with the applicant is required. See Attachment G -  – S 24AB Consultation Process –
Assisting an Applicant.
Revision of Scope 
56.
If the applicant wishes to revise the scope at any time, consider the resulting work requirements
and specifically how much time is available to meet the statutory time frame. Consider how much
the scope has changed, when the scope was changed in relation to the due date and how many
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual  
15 of 67  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information 
FOI: LEX 50177 - Page 16 of 67
changes have already been accepted.  The applicant may agree to an extension of time to allow the 
processing of the revised request.   
57.
Where a FOI Officer initiates a discussion with the applicant about the scope of the request and the
applicant has agreed to revise the scope of their request an email should be sent confirming the
revision. A template email is available in Outlook.
58.
If the revised request would jeopardise meeting statutory timeframes, even with an agreed
extension, advise the applicant they will need to submit a new FOI request.  You should discuss
with the applicant if they wish to withdraw the original request to deal with the revised request
and if so this should be confirmed in writing.  You should consider sending an email to the applicant
to document any discussion and have the applicant respond to this email as confirmation.
Revision of scope when charges issues 
59.
If a preliminary estimate of the charge has been issued and an applicant wishes to revise the scope,
this does not automatically constitute a new request. If the revised scope constitutes a new
request, FOI officers should seek the applicant’s agreement to withdraw their request and have
their revised scope treated as  a new request.
60.
Where an applicant does not agree to officially withdraw the previous request, it will be deemed
withdrawn when the time to pay the preliminary estimate of the charge expires.
Revision during s24AB consultation 
61.
If a s24AB consultation process has been initiated and the applicant contacts the department to
revise the scope of the request, the department must take reasonable steps to assist the applicant
to revise the request so the practical refusal reason no longer exists (see Attachment G – S 24AB
Consultation Process - Assisting an Applicant). Taking reasonable steps includes suggesting ways
the applicant can revise the request to reduce the volume of documents (e.g. by limiting the time
period to which the documents relate; or by nominating specific types of documents they are
seeking).
62.
Where the contact from the applicant is via telephone the Act still requires a response to the s24AB
notice in writing. The clock is restarted upon receipt of the written response.
Section 16 Transfers 
Section 16 transfer out 
63.
Before processing a request you must consider whether part or all of the request needs to be
transferred to another Commonwealth agency or department or to the Minister’s Office. Consider
the following:

Does the request relate to a document that you know is not in the possession of the
department but would be in the possession of another Commonwealth department?

Is the subject matter of the document more closely connected with the functions of
another Commonwealth department?

Have you conducted some initial searches or consultations to establish the department
does not have the document requested or the request would be better dealt with by
another department due to the subject matter?

Will the other department accept a transfer in part or in whole of the request?
64.
All transfers must be managed under the supervision of the FOI Team Leader.
Section 16 transfer requests to DHS 
65.
A section 16 request from another Commonwealth for DHS to accept a section 16 transfer should
be considered at an APS 6 level or above and cleared by an executive level staff member. Before
accepting a transfer, consideration must be given to:

The lodgement date and time remaining to process the request
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual  
16 of 67  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 17 of 67  
  Whether the documents are in the department’s possession 
  Whether a courtesy consult response is appropriate rather than accepting a transfer.  
Generally this would only be considered for non-contentious documents. 
Access to employment/personnel records 
66.  Section 15A of the FOI Act provides that an employee (current or former) may not request access 
to his or her personnel records under FOI unless the employee has first sought access to the records 
under the agency’s internal procedures.  
67.  "Personnel records"   in relation to an employee or former employee, means those documents 
containing personal information about him or her that are, or have been, kept by the agency for 
personnel management purposes. 
68.  FOI Officers must consult immediately with the relevant branch in the People Services Division to 
determine if the documents sought can be considered for release under internal procedures. If they 
can, then s 15A must be considered. 
69.  In this situation, the applicant (employee or former employee) must be advised that under s 15A of 
the FOI Act, the applicant may not make an FOI request for access to their personnel records, 
including job selection documentation, unless they have first sought access under the department’s 
internal procedures. 
70.  If the applicant still wishes to make an FOI request, they must be informed their request will first be 
dealt with under the department’s internal procedures. The applicant must be notified of the 
agency’s decision about giving access to their personnel records within 30 days of the agency 
receiving the request. 
71.  If the applicant is dissatisfied with the outcome of the internal procedures, or has not received a 
response within 30 days, they can then make an FOI request. 
72.  When the FOI Team receives an FOI request from an employee (current or former), the FOI Officer 
must: 
  Consult immediately with the relevant branch in the People Services Division to ensure 
the documents sought can be considered under internal procedures and identify 
whether a request for access to personnel records has already been made to the 
relevant People team. If the documents can be considered under internal procedures 
and the applicant has not made a request through People Services previously, then s 15A 
applies.  
  Ensure the matter is registered on the FOI database and marked as not valid due to 
s15A. This provides an audit trail for the request. 
  Contact People Services first with the details of the request and arrange to transfer the 
request to them to be dealt with under the agency’s internal procedures. (It is important 
at this point that People Services advise if they have internal processes to consider 
release). 
  Contact the employee and explain the matter is being referred to People Services and 
cannot be dealt with as an FOI request at this stage. 
  Send a letter to the employee setting out the arrangements under s15A of the FOI Act 
and informing the applicant who the People Services contact person is. 
  Send an email to People Services and a copy of the letter that was sent to the applicant.  
FOI requests sent from department email addresses 
73.  It is the department’s policy that staff members do not use their department email account for 
their own FOI matters.  A staff member sending a FOI request via their department email account 
are to be asked to provide an alternative email address when making requests under the Freedom 
of Information Act. This is consistent with the APS Code Conduct regarding the proper use of 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
17 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 18 of 67  
Commonwealth resources, as making an FOI request is not related to their employment. It is to be 
made clear to a staff member making a formal FOI request that that internal email and Lync should 
not be used for corresponding with the FOI Team regarding their FOI request. 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
18 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 19 of 67  
Stage 2 – Search and Retrieval of Documents 
Contact with the line area 
Significant requests – Initial Processing and Notifications 
74.  Start a new FOI Checklist (Attachment A). Alternatively, launch the checklist from LEX and save 
electronically to the FOI LEX file. This checklist must be kept updated throughout the stages of the 
FOI process, and retained in HP TRIM file at the end of the matter. 
75.  For significant requests, use the most recent executive phone list to identify the line area and 
relevant SES Band 1 that should be notified of the new significant FOI request. Call the office of the 
appropriate stakeholder to inform them of the request and confirm that their branch will be listed 
as the relevant contact on the FOI Executive Report. 
76.  All emails regarding significant matters must be sent from the FOI.Legal.Team drafts folder by an 
EL1/EL2. 
77.  Prepare the line area notification(s), attaching the request and the document retrieval minute/time 
estimate minute, addressed to the relevant National Manager(s). 
  Ensure you have attached the most up to date significant matter document search 
minute/estimate minute – the template is available in the share drive (G:\GC FOI\2017 - 
FOI Legal Templates). 
  Ensure you have CC’d the General Counsel and include her/his signature block at the end 
of the email. Include any other positional inboxes or stakeholders as advised by the 
SPOC. 
  If more than one line area needs to be consulted, consider whether it is appropriate to 
prepare one email to multiple areas or multiple emails. This will depend on the 
circumstances.  
78.  Refer to the roster for Chief Counsel Notifications to identify which team member is preparing 
notifications for that week. Provide this team member with a table including the Applicant’s name, 
the scope of their request and the line area contact to be included in the weekly Chief Counsel 
notifications. 
  Refer to the share drive at G:\GC FOI\2017\Notification Table Schedule for the roster 
and information about the process. 
79.  Prepare a notification to send to the Media Team. 
80.  From time to time certain Groups in the department will require additional notification of FOI 
requests that relate to divisions and branches within their group. If necessary, prepare a 
notification for the relevant Deputy Secretary. These emails are to be sent to the General Counsel, 
to send to the Chief Counsel to pass onto the relevant stakeholder. At the time of writing 
notification of matters affecting the Service Delivery Operations Group and the Integrity and 
Information Group are being prepared.  
81.  Please see below for more detailed instructions regarding updating LEX for use in the weekly 
Executive Report.  
Significant Requests – Decision Making and Briefing 
82.  If the matter is Significant, check with the FOI Deputy General Counsel whether it needs to be 
reported as a significant issue to the Office of Legal Services Coordination (OLSC), and update as 
appropriate in the LEX record.  What is a significant issue for the purpose of reporting the matter to 
OLSC is set out in Guidance Note No 7  of the Legal Services Directions. 
83.  Section 24AB notices, charge notices and decisions must be cleared through the QA process prior to 
being sent. Some matters may need clearance at a higher level, including by the General Counsel or 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
19 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 20 of 67  
the Chief Counsel, the Deputy General Counsel will advise FOI decision makers of this on a case-by-
case basis.  
84.  All external correspondence including acknowledgement letters, section 24AB notices, charges 
notices and decisions must be sent from the FOI.Legal.Team inbox by an EL1/EL2. 
85.  Ensure the line area is provided with updates at key points of processing the request, including 
payment of charge, draft primary decision, at the time the decision is made and when documents 
are released. It may be necessary to set up meetings to discuss the sensitivities in the documents. 
86.  If documents are being released: 
  Prepare an Executive Communication (Secretary Brief); and 
  Prepare a Ministerial Submission (Minister’s Brief); and  
  Ensure you have two weeks to complete the briefing process prior to the release of 
documents.  
87.  If documents are not being released:  
  Prepare an email notifying the Chief Counsel of the likely decision. She/he will advise 
about whether further briefing for the Secretary or the Minister is required on a case by 
case basis.  
  This email is to be sent from the General Counsel to the Chief Counsel.  
88.  Provide a copy of the redacted documents to the Media team. 
89.  Notify the line area when the matter has been finalised. 
Tip for drafting the SES email - Follow the basic outline in the template, however in some 
circumstances it will be necessary to amend the email to add extra information about the history of 
the matter; or add extra contextual material about the subject matter of the request. 
Updating the Weekly Executive FOI Report 
90.  The Executive FOI Report (the Report) is settled every Thursday and distributed by the Chief 
Counsel’s Office, to the Minister’s Office, Secretary, and Deputy Secretaries.    
91.  The Report uses data from FOI LEX based on the field identifying the matter as significant. The 
report is run from LEX and must be provided to General Counsel by midday on Tuesday of each 
week. Therefore the updates to your matters in LEX should be made by midday on Monday.  
92.  The contents of the Report are populated from the information entered in the LEX database, 
therefore it is very important that your LEX updates are up to date and correct, do not contain 
spelling or grammatical errors and identify the correct line area as the contact for the report.  
93.  Some key points for the Report are set out below. However, for a more detailed guide please see 
relevant emails in the ‘General Counsel Standing Instructions’ folder in the FOI.Legal.Team inbox. 
  Applicant name – the following convention should be applied ‘BLOGGS, Jane 
(organisation)’ 
  Group/Division/Branch – select the branch who is the stakeholder for the request. If 
there are multiple line areas, list the line area with the most responsibility  
  Current status: a brief summary of where the matter is at. This should not include 
information about SPOC responses other than to note that document retrieval is 
underway.  
94.  Make sure to proof read your entries for any typos or grammatical errors.  
 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
20 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information 
FOI: LEX 50177 - Page 21 of 67
Serious Non Compliance (SNC) 
95.
The FOI Officer must contact SNC Operations team to identify a brief customer history (e.g. length
of time as a customer etc.), the number of ongoing debts and obtain contact details of the relevant
SNC investigator.
96.
Where the request is broad and potentially too large to process, the FOI Officer should firstly
contact the relevant SNC Investigator to identify the types of documents on the file, the documents
already released to the applicant and what could be released formally/informally.
97.
The FOI Officer should undertake an informal consultation prior to considering a section 24AB
consultation process and contact the applicant to identify how the request could be narrowed.  The
informal consultation can be made jointly with the relevant SNC Investigator (depending on the
circumstances).
Child Support 
98.
When dealing with child support matters, it is recommended that the FOI officer first contact the
Child Support Single Point of Contact (SPOC) to gain a better understanding of the request, the
customer’s circumstances and any potential issues before sending the Document Search Minute.
99.
The SPOC can also help you quickly identify any complex and/or voluminous (section 24AB) issues.
It will also allow you to have an informed conversation with the applicant if consulting informally
either by phone or email. The informal consultation can be made jointly with an appropriate child
support officer (depending on the circumstances).
100. The FOI officers should check with Child Support to identify any incidents of customer aggression.
These facts may need to be considered when making an FOI decision on disclosure of documents,
particularly where staff names fall within the scope of an FOI request.
FOI applicant with a Personalised Service (PS) Officer 
101. Where the applicant is identified as having a PS officer, an acknowledgement letter is not sent at
the initial registration stage.
102. The FOI decision maker will send the acknowledgement after the discussion with the PS
officer.  This allows the PS officer to be informed of the FOI matter before the acknowledgement
letter is sent (the letter must still be sent within the 14 day statutory period).  It also provides for a
discussion as to whether the FOI applicant will be given the FOI officer's contact details in the
letter, or if they should direct any FOI enquiries through the PS officer.
103. The FOI Officer must consult with the PS officer to check the contact arrangements to be included
in the FOI acknowledgement letter.  The PS officer must be kept fully informed at each step in the
FOI decision process, including the details of the decision and documents to be released, at least
two days prior to the decision being notified to the applicant.
104. Where the request is broad and potentially too large to process, the FOI Officer should discuss the
request with the PS officer to obtain some background to the customer and any current issues.  The
FOI officer and PS officer should also discuss any documents already released to the applicant and
what could be released formally/informally.
105. If an FOI Officer is considering entering into informal consultation, the FOI Officer should, at first
instance, consult with the PS officer to determine whether an informal consultation would be
appropriate. If appropriate in the circumstances, the FOI Officer should undertake an informal
consultation prior to considering a section 24AB consultation process and contact the applicant to
identify how the request could be narrowed.  The informal consultation can generally be made
jointly with the relevant PS officer.
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual  
21 of 67  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 22 of 67  
FOI requests not identified as significant 
106.  Refer to the list of FOI Single Point of Contact (SPoC) officers for each division and send appropriate 
notifications and search minutes. Copy in the Personalised Service officer where appropriate. 
107.  For all new FOI requests, draft an email for the relevant line area (where sending to an SES officer 
cc their Executive Assistant), with the appropriate notifications and search minute and an electronic 
copy of the original FOI request attached.  
108.  If the scope of the request covers a couple of branches send notifications to each branch 
identifying which portion of the matter they are to work on. Alternatively request that the one 
branch coordinate responses from all other stakeholder branches.  If you are still unsure of the 
most appropriate branch, discuss with your line manager. (See the FOI SharePoint page for current 
list of FOI Single Point of Contact officers).    
109.  The line area will advise whether they consider the request is a Significant Request and who the 
contact officer(s) will be.  Where a matter is identified as a Significant during processing, notify the 
team leader immediately for re-allocation considerations. The reasoning for why the matter was 
considered significant should then be stated in the SES email. 
Assessment Services 
110.  Where the request is for a range of documents that may also include assessment reports, FOI 
officers would not need to send a FOI clearance minutes specifically to Assessment Services in the 
first instant. Other appropriate SPOC will be able to coordinate the retrieval of the assessment 
reports along with other documents in scope. 
111.  Generally the information within the assessment reports themselves will provide details that would 
assist the FOI officer in the decision process. Assessment reports include an indication from the 
author of the report on the impact of disclosure of the report to the particular recipient.   
For example, the Assessment reports will indicate: 
  This report does not contain any information, which if released to the client, might be 
prejudicial to his/her health.  
Or  
  This report contains information, which if released to the client, might be prejudicial to 
his/her health. 
When to Consult with Assessment Services 
112.  In some limited circumstances, a current opinion may be required before the FOI officer can make a 
decision on the release of reports containing medical information.  In these circumstances, the FOI 
officer should seek a further clearance from Assessment Services and provide some background as 
to why this further clearance is required.   
For example, an assessment report retrieved from the Smart Centre, may have been completed 
several years ago and identifies mental health issues. The FOI officer may like a more current 
opinion on whether disclosure may be harmful to the applicant.  
Assessment Services branch has a number of allied health professionals who may be able to 
provide informed advice.  FOI officers should ensure that the referral to Assessment Services only 
occurs in limited circumstances where there is an identified need for assistance. 
Assessment Services – JCA and ESAt reports 
113.  Assessment Services are the appropriate single point of contact (SPOC) where the request is only 
for a specific assessment report/s.  These reports include Job Capacity Assessment report/s (JCA), 
Employment Services Assessment (ESAt) and Disability Medical Assessment (DMA). Note that 
Assessment Services are the line are for DMA reports where the Disability Support Pension claim 
was lodged prior to 1 July 2015 only. 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
22 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 23 of 67  
114.  FOI officers should be using the abridged email search minute for Assessment Services.  This is 
located in the stationery folder of both FOI team outlook accounts.   
Disability and Carers – Disability Medical Assessments (DMA) reports 
115.  Disability and Carers are the appropriate single point of contact (SPOC) where the request is only 
for a specific DMA report and the report is lodged after 30 June 2015. 
116.  Note that Assessment Services are the line area for DMA reports only where the Disability Support 
Pension claim was lodged prior to 1 July 2015 only. 
117.  FOI officers should be using the abridged email search minute for Disability and Carers – DMA 
only.  This is located in the stationery folder of both FOI team outlook accounts.   
FOI SPOC Minutes 
118.  Everyone in the department shares responsibility in the FOI process. Some people outside of the 
FOI team play a particular role in making sure that the department complies with the FOI Act. 
These people are called Single Point of Contact (SPOC) Officers. SPOC Officers coordinate the 
search and retrieval stage of the FOI process.  
119.  SPOC Officers do two main things: 
  coordinate comprehensive searches for documents within the scope of a request; and 
  assist the FOI team identify sensitivities and parts of documents that should not be 
released to the applicant. This will include the identification of any customer aggression 
incidents 
120.  The decision in response to an FOI request is heavily influenced by the searches and advice 
provided by the SPOC. 
121.  The FOI team may request that a Document Search Minute or a Time Estimate Minute be 
completed by a SPOC Officer. 
122.  If consideration is being given to issuing a notice of intention to refuse based on the volume of 
documents falling within the scope of the request, the line area may not need to retrieve all of the 
documents and instead must initially provide information about the estimated time that would be 
required to process the request including time necessary to retrieve documents. This will form the 
basis for the decision-maker to consider whether a Practical Refusal Reason exists and whether a 
consultation period should be commenced with the applicant (see section headed Practical Refusal 
Reason).   
Paper files 
123.  As retrieval of paper files may take time to retrieve, it is wise for the line area to consider 
requesting these (if potentially in scope) at an early stage to be prepared for a revised request. 
Time Estimate Minute 
124.  A Time Estimate Minute is a request for the SPOC to provide an estimate of the number of 
documents within the scope of a request and any potential sensitivities contained within the 
documents. This is used as a guide: 
  collect the information necessary to estimate any potential charges  
  determine the size and resources required to process the request. 
125.  Where an FOI officer is considering that the request is too big to process, the SPOC should be asked 
to provide a 10% sample of documents.  See S24AB process for further information. 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
23 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 24 of 67  
Document Search Minute 
126.  A Document Search Minute is sent by the FOI team to SPOC to commence document retrieval and 
to identify any sensitivities arising out of the disclosure of the documents. 
Time frames for FOI time estimate and document search Minute 
127.  To ensure that timeframes can be met, the Time Estimate and Document Search Minutes should be 
sent within 2 days of a case being allocated. SPOC officers are asked to respond within 5 business 
days. 
Template Search Minute location 
128.  Some standard Search Minutes are located in the LEX database and are launched from the 
individual record.  A standard covering email is located in the stationery item in the FOI positional 
mailboxes. Some specialist search minutes are email format only and are stationery items in the 
FOI positional mailboxes. 
FOI minutes available via LEX 
129.  Search Minutes and Time Estimate Minutes only available as attachment in LEX are: 
  The Standard search minute 
  The Time estimate minute 
  Child Support time estimate minute 
  Medicare search minute 
  Significant document search minute 
  SNC Document search minute 
Covering emails 
130.  Send these FOI minutes with a covering email located in the stationery items of the FOI positional 
emails.  SNC requests and significant requests have a specific covering email. 
FOI minutes as stationery items only 
131.  An abridged Search Minutes is available for Assessment Services in email format as a stationery 
item (not in LEX). 
Email details 
132.  Ensure you update the subject line of the email to include the LEX number and the due date of the 
response and add your signature block to the email.  Save a copy of the email in the FOI folder for 
the particular case.  Update the LEX file notes and status to reflect action taken. 
133.  A copy of the FOI request should generally be included with the FOI minutes going to the SPOC. 
 
Tip – Ensure that the terms of the Search Minute cover only those documents which were created on 
or prior to the date that the FOI request was received. 
Return of Search Minutes 
134.  On return of the search minute from the line area: 
  ensure that the line area has responded to the question regarding concerns or sensitivities;  
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
24 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 25 of 67  
  note any comments about the potential release of the documents including information 
about any concerns or sensitivities. (This information will form the basis for the decision-
maker to consider possible exemptions); 
  consider what consultation with third parties and with other government departments is 
required; and 
  Ensure that the line area has responded to the question regarding any incidents of 
customer aggression as this may be a factor to consider when making an FOI decision, 
particularly when the scope of the request includes staff names. 
135.  The line area should retain all original documents and provide the relevant FOI team an electronic 
copy of the documents in scope. 
Obligation to produce information stored in an electronic form 
136.  The FOI Act provides a right to access documents held by an agency that already exist. There is no 
general legal obligation to reduce information to written form (for example, to provide answers to 
questions), or to “create” a document in response to an FOI request. 
137.  That said, where: 
  no written documents containing the requested information exist; but 
  the information is stored electronically or in some other format; and 
  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a 
computer tape or disk, 
The department must look at whether a document could be created by using resources ordinarily 
available to the department (FOI Act, section 17). Examples of where this obligation can arise 
include a sound recording, database, computer or other device (such as a microfiche etc.), where 
the department could produce a written document containing the information in a discrete form. 
138.  The exception to this obligation is where producing a written document would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations. 
CRAM reports 
139.  In situations where customers expressly request CRAM reports, the department is likely to be 
obliged to create these reports under section 17 of the FOI Act, unless it would unreasonably divert 
the resources of the department.   
140.  Where a request for a CRAM report is received, consultation with the applicant should occur.  A 
referral for a privacy complaint may be more appropriate mechanism where the applicant is has 
raised concerns about unauthorised access to records. 
141.  Consultation with the customer’s Service Zone may also be required to ensure that any incidents of 
customer aggression, or other sensitivities, are considered prior to making the FOI decision. 
Practical Refusal Reason – S 24AB process 
142.  A practical refusal reason (see s 24AA of the FOI Act) exists in relation to an FOI request if: 
(a)  the work involved in processing the request would substantially and unreasonably divert 
the resources of the department, and/or 
(b)  the document cannot be identified from the request because the applicant has not 
provided sufficient information concerning the document(s) to enable the department to 
identify the document(s) 
143.  A request may be described quite broadly and must be read fairly, being mindful not to take a too 
narrow or pedantic approach.  
144.  If the FOI request is unclear, early informal consultation must be attempted. Any clarified scope 
should be acknowledged with the applicant and LEX records updated accordingly.  
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
25 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 26 of 67  
145.  When undertaking an informal consultation it is preferable to reiterate to the applicant that staff 
details are considered to be out of scope.    
146.  As a general guide FOI officers need to undertake a scoping exercise for applicants with very broad 
requests, e.g. ‘my whole file’, ‘everything you have on me’, ‘all my records’, ‘every document about 
me
’ etc. 
Note – Early contact with the applicant, through telephone or email, should always be 
attempted before issuing a formal notice under the s24AB consultation process. 
See Attachment G – S 24AB Consultation Process - Assisting an Applicant 
 
147.  Where a Practical Refusal Reason arises you should firstly attempt informal consultation with the 
applicant to clarify the request. This should be within a reasonable period of time after being 
allocated the matter (in some cases it may be possible to do so within the first two days of being 
allocated the case). Informal consultation should preferably be by telephone to save time and to 
facilitate discussion on the terms of the request. Telephone contact is often more helpful in 
clarifying the request to remove the Practical Refusal Reason however you should take into 
account any MSP or PS arrangements.   
148.  FOI officers should consider if there is an opportunity to facilitate informal access to some 
information during the initial FOI request stage. This may involve consultation with the stakeholder 
line area or coordination through the FOI team’s administrative access processing team. 
149.  If a portion of the request can be identified, it is reasonable to process that portion of the request. 
In some instances, this may result in a consultation process for the portion of the request that 
cannot be identifiedWhere a verbal informal discussion leads to a revised request, it is best practice 
to confirm the conversation and the revised scope in writing. 
Process 
150.  The FOI officer will send an email, or letter, to the FOI applicant notifying them that they have 
revised the scope of the request based on their discussion and setting out the terms of the revised 
scope.  
Email address available 
  Where an email confirmation is sent, the applicant should be asked to contact the FOI officer 
within 2 days if the revised scope is incorrect. This short time frame will limit the days spent 
awaiting a response.  
No email address 
  Where there is no email address, a notification of the revised scope must be sent via post.   
151.  In both these cases, the FOI officer should discuss the process with the applicant to explain the 
correspondence that will be sent, and the action that is required by them.  
152.  If it is not possible to complete informal consultation with the applicant, the request must continue 
to be processed. Where a Practical Refusal Reason still exists, which includes where an applicant 
has not responded to the informal consultation within a reasonable period of time, initiate a formal 
request consultation process under s 24AB. A reasonable period of time may be determined by 
taking into account the time remaining to process the request. The effect of this consultation is to 
‘stop the clock’ on the processing time permitted under the FOI Act. See Attachment G – S 24AB 
Consultation Process – Assisting an Applicant. 
153.  A request consultation process can be initiated if there is evidence that the volume of documents 
falling within the scope of the request would result in a substantial and unreasonable diversion of 
resources of the department if the application was processed.  
154.  There will be instances where the identification of the documents sought is not clear. For example 
where the customer seeks “my whole file” but does not identify a programme, we cannot be 
certain which particular records the customer is seeking. In this instance a consultation process 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
26 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 27 of 67  
should be initiated firstly on the basis that the documents cannot be identified from the request 
because the applicant has not provided sufficient information concerning the documents to enable 
the department to identify them. 
155.  Once the customer responds to this consultation and identifies the documents sought, there may 
be instances where there is evidence that the volume of documents falling within the scope of the 
request would result in a substantial and unreasonable diversion of resources of the department if 
the application was processed.  In this case you may undertake a further consultation indicating 
your intention to refuse, on that basis.  
156.  As a guide, requests that may require more than 40 hours to process may require an FOI officer to 
consider whether the amount of processing would lead to a substantial and unreasonable diversion 
of the department’s resources. NOTE: This is a guide only, as each request must be considered in 
light of the relevant circumstances at the time the request is made. FOI officers should have 
regard to the matters set out at s 24AA(2) of the FOI Act and the guidance set out in the FOI 
Guidelines issued by OAIC when considering if a practical refusal reason exists in a particular 
case.
 
157.  As a guide, to calculate the processing time, use the AGS Calculator. Then consider the 
circumstances surrounding the FOI request (for example a customer request that includes 
correspondence may be large in terms of volume but straight forward in terms of processing). 
Adjust the processing time in accordance with the particulars of the request as well as the type of 
documents. Note this on the copy of the calculator saved for the particular request.  
158.  Each matter must be reviewed on a case by case basis.  In appropriate cases, requests may 
continue to be processed, even where the processing time has been estimated to exceed 40 hours.  
When considering if a particular FOI request would ‘unreasonably divert’ the resources of the 
department from other operations, subject to s 24AA(3), FOI officers should undertake a balancing 
exercise with regard to the relevant surrounding circumstances.  Such a balancing exercise can 
include consideration of the volume of material that may form part of an individual’s case file, and 
whether disclosure of the documents will cast light on a decision that has a significant impact on an 
applicant. 
159.  In appropriate cases a large request may be processed. Discuss large requests with your line 
manager. Clearance from a team leader must be sought when considering processing a matter that 
may be in excess of 40 hours.  
160.  If a practical refusal reason exists, you must undertake a request consultation process (see s24AB of 
the FOI Act). FOI officers should have regard to the matters set out at s 24AB of the FOI Act, the 
guidance set out in the FOI Guidelines issued by OAIC and the guidance at Attachment I of this 
Manual when undertaking the request consultation process. 
 
Starting the S 24AB consultation process 
161.  Prepare a written notice to the applicant (launch from the FOI LEX database template letters). This 
must be carefully edited to the circumstances. Under this Notice the applicant has 14 days in which 
the applicant can contact the department.  The applicant must respond in writing to revise the 
request, withdraw the request or indicate they do not wish to revise the request. 
During the consultation process 
162.  The template s 24AB letter, notifies the applicant that the time frame for responding to the 
consultation process may be extended with their agreement (s 24AB (5)) where circumstances 
warrant an extension. With the applicant’s agreement (s 24AB (5)), time can be extended to allow 
for a mail reply, or allow a third party with authority to respond in writing on the applicant’s behalf.  
163.  If the applicant contacts the FOI officer during the consultation period, the officer must take 
reasonable steps to help them review the request so that the Practical Refusal Reason no longer 
exists (s 24AB(3)). 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
27 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 28 of 67  
164.  The applicant typically does not know details of the type of documents held by the department, 
how they are held and how to describe the documents.  In consulting with the applicant, the FOI 
officer should aim to assist the applicant to frame a request that can be processed.  
165.  Where a verbal discussion leads to a revised request, the applicant is to be reminded that they are 
required to provide written notice of the revised request (section 24AB(6)) within the consultation 
period. If the applicant is not able to email the revised request, then check the response date.  
Consider if agreement to an extension of the consultation period is appropriate to allow the 
applicant more time to post the revised request. 
End of the consultation process 
166.  If a written notice of a revised request is received, continue to process in line with the FOI Act.   
167.  If a verbal request to withdraw is received, send a confirmation of the withdrawal in writing (see 
template drive). 
168.  The request will be deemed withdrawn if the applicant does not contact the department during the 
consultation period. Where this occurs there is no need to send a confirmation letter to the 
applicant.    
169.  Sampling: Where a decision is being considered under s 24 on the grounds that it is too big to 
process, to inform decision making you will require the single point of contact officer to send 
through a sample of documents. As a guide, you should be sampling about 10% of the total 
documents i.e. where you have 600 documents on your estimate search minute, a sample of 60 
documents needs to be provided from the line area.  
Preliminary Assessment of Charges and Reconsideration of Charges 
170.  Requests by applicants for their own personal information or from third parties acting on behalf 
of another person are free. Where the applicant requests other information, including 
information of another person, or non-personal information, charges should be considered for 
the portion of their request that is not for their own personal information. 

171.  Once the Search Minute and the documents are received from the line area, estimate the charge 
(see s 29 of the FOI Act).  The charge can be estimated using the charge calculator and the figures 
provided by the line area in Attachment ‘A’ of the document search minute.  However, do not just 
rely on the information summary sheet provided by the line area.  Have a look at the documents to 
assess the appropriate charge estimate.  For example: 
  Check the number of pages and documents;  
  Consider the line area’s estimate regarding the number of pages considered sensitive 
and likely to be exempted; 
  Consider the line area’s estimate of the amount of time for search and retrieval; 
  Ensure appropriate limits are applied, e.g. if part of the documents caught by the request 
are the applicant’s own personal information, the charge should be reduced 
proportionally as access to a person’s personal information is free. 
Tip for calculating charge estimate 
The best approach is to print the calculator with its standard costs, and then handwrite 
amendments to reflect the particular circumstances of the matter.  Round down to nearest five 
minutes and adjust the dollar amount accordingly. Manually check any calculations included in the 
preliminary estimate of charge letter. 
 
172.  When the requested documents are received from the line area, prepare a notice of liability to pay 
a charge to be sent to the applicant (refer to FOI Templates). This notice provides a preliminary 
estimate of the charges payable for processing the request.   
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
28 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 29 of 67  
173.  Before calculating the charge, ensure you have removed true duplicates so that the applicant is not 
double charged for multiple copies of the same document. You should only remove true duplicates. 
If a document has been changed in any way (e.g. by inclusion of a handwritten comment) it 
becomes a new document. 
174.  Depending on who the applicant is, you may need to amend the language in the template 
documents to suit the request situation. For example you may need to amend the section headed 
Option B – seek reduction or non-imposition of the charge” to reflect ‘your client’ rather than 
‘you’ when discussing financial hardship, where an applicant has applied on behalf of another 
person. 
175.  Update LEX reminders and the main details screen – large text box ‘Current status’ to reflect the 
date payment is due. 
Tip for issuing a preliminary estimate of charge 
 
The effect of issuing a notice of liability to pay a charge is the statutory timeframe is 
suspended from the date the notice is received from the applicant.  The statutory 
timeframe begins again when the charge is paid or a decision on reduction or non-
imposition of the charge is made. 

 
Certain limits apply in relation to the preliminary estimate of the charge: 
(i) 
Requests by applicants for their own personal information are free of 
charge. 

(ii) 
In relation to requests for documents that are not the applicant’s own 
personal information, the first five hours of decision-making time is free of 
charge. 

 
If no response is received to the preliminary estimate of charge within 30 calendar 
days of receipt of the notice, the applicant is deemed to have withdrawn the 
request. 

 
176.  Charges can be paid online via Government EasyPay or by way of a cheque/money order made out 
to Collector of Public Monies. The template Charge Notification includes information for the 
applicant regarding how to pay the charge.  
177.  If payment of the charge is made, action payment as follows: 
  When payment is received, complete an Account Request form and save in the 
electronic file.  
  Send email to applicant to advise of receipt. 
  Scan cheque / money order details and save in electronic file. 
  Send an email to [email address], requesting an account be 
created; attach account request form and cheque / money order scan. Advise them the 
original cheque and Account Request form will be sent through internal mail. This must 
be done on the day the cheque is received. 
  When account has been created, Accounts Area will send details. Save these details in 
electronic file. 
  Receipt for the payment will then be processed.  Update LEX to start the clock on the 
request 3 working days from receipt of payment. (This is considered bank clearance time 
for cheque processing).  
  The LEX database must be accurately coded to reflect the charges.  This allows the 
department to meet reporting requirements. 
Coding charges notified requires coding three fields in LEX. These are: 
(i) 
File Notes – Date charges notified; 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
29 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 30 of 67  
(ii) 
File Notes – Stop clock and; 
(iii) 
Main Details – Amount of charge notified. 
Coding charges received requires coding three fields in LEX. These are 
(iv) 
File Notes – Date charges received; 
(v) 
File Notes – Re-start clock and; 
(vi) 
Main Details – Amount of charge received. 
Preparing a reconsideration of charges decision 
178.  When a preliminary assessment of charges has been issued to an applicant, they are entitled to ask 
for the charge to be reduced or not imposed. The applicant can provide submissions to support 
their request, that relate to the impact of the charge on their financial circumstances, any public 
interest considerations or any other matter that is relevant to the possible reduction or waiver of 
the charge.  
179.  The decision maker is also required to undertake a reconsideration of charges if the applicant 
reduces the number of documents in scope of the request.  
180.  On receipt of a request for the charge to be reduced or waived, the department has 30 days to 
make its decision.  
181.  There is no template for a reconsideration decision in LEX, however examples are available in HP 
Trim in relation to previous matters.  
182.  When preparing a new reconsideration decision, the decision maker should review the documents 
that are in scope of the request, including any subsequent revisions made by the applicant, and 
should prepare a new calculator confirming that the reconsidered charge is appropriate.  
183.  The charge cannot be increased during the reconsideration process.  
Making a final decision on charges  
184.  Remember – when the time comes to make the Primary Decision regarding release it is essential 
the charge calculation is re-visited to determine whether it should be adjusted. The charge cannot 
be increased but if the time taken to process the request was less than the estimate, then you will 
need to adjust the charge accordingly. If the adjusted charge is less than the amount already paid, 
arrange a refund. The decision letter must reflect that the charge has been reviewed and advise the 
outcome of that review (see example paragraph in decision letter templates). 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
30 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 31 of 67  
 
Stage 3 – Third Party Consultation  
Third Party Authority 
185.  Where the scope of the request includes personal information about a third party, ask the 
applicant whether they have evidence of authority from the third party. 
Tip for Authorisation  
  Authorisation is relevant to the s 47F exemption (documents affecting personal privacy).  
  Authorisation is not mandatory.  A request is still VALID even if authority is not provided.   
  If no third party authorisation is provided by the applicant, it is usually necessary to consult 
with the individual whose personal information is contained in the documents.   
  If authorisation is provided, disclosure of personal information would generally not be 
considered unreasonable.   
  If the request is from a lawyer stating ‘we act on behalf of…’ this is considered to be an 
authorisation.  
  If the authority provided is narrower than the scope of the request, discuss with the applicant 
whether they can provide a broader authority.     
Undertaking Third Party Consultations 
186.  Once payment of the charge or charge deposit is received (if applicable), conduct any third party 
consultation if required and consider the responses received.   
187.  Once it is evident that the documents being requested contain third party information (e.g. 
information from a business or professional or employer who wrote a report about a person; 
information about a spouse of the person), the applicant should be immediately notified of the 
additional time required to allow consideration of whether it is necessary to consult with third 
parties.  Generally, consultation with the third party should commence at the same time as the 
applicant is notified of the additional time, unless a charge notice has been sent.  
When to consult 
188.  Third party consultation is required where the requested documents: 
  are likely to affect Commonwealth/State relations
  relate to the business, commercial or financial affairs of a person or organisation; or 
  Contain personal information within the meaning of the FOI Act. 
189.  If third party consultation is required, the statutory time frame will be extended by 30 calendar 
days (this means a total of 60 days to process the request).  
190.  Consultations should be emailed where possible. Activate the read receipt function, and insert the 
appropriate department FOI address in the From email address field. 
Personal privacy consultation 
191.  Where a document includes personal information relating to a person who is not the applicant, you 
should provide that individual (the third party) a reasonable opportunity to make a submission that 
the document should be exempt from disclosure, before making a decision to give access (s 27A). If 
the third party is deceased, their legal representative should be given this opportunity. 
192.  Whilst the statutory obligation under section 27A must be considered prior to making a decision to 
give access, FOI officers should generally turn their mind to consultation with a third party, even if 
the decision maker is considering exempting the documents from disclosure.  Consultation should 
occur where it is reasonably practical to do so and considering all relevant factors. 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
31 of 67  
  
Last updated February 2019 


DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 32 of 67  
 
Protecting the privacy of the FOI applicant 
193.  When undertaking consultations with anyone outside the department, the identity of the FOI 
applicant must not be disclosed, unless you have obtained the consent of the applicant to do so.  
You must not disclose the identity of the third party when obtaining the applicant’s consent. 
LEX coding for consultation 
194.  If consultation is undertaken, extend the time by selecting the ‘extend’ selection near the clock 
running section. Select the s 15(6) option which will automatically add 30 days to the decision due 
date. 
 
195.  Update the checklist and set LEX reminders to reflect that the processing time has been extended 
and when consultation responses are due.  
Providing documents for the consultation 
196.  You should only give the third party access to the parts of the documents containing information 
that is relevant to them and that they could make submissions about. If a document contains a 
third party’s personal information as well as other information about other third parties you must 
redact the information about the other parties before sending the document to the third party for 
consultation. 
197.  Sometimes personal information about one person is also personal information about another 
person. For example where a document states that person X holds an opinion about person Y, that 
statement is personal information about BOTH person X and person Y. In the first instance you 
should consult person X about the statement (as it is their opinion held about person Y). Depending 
on their response you may decide to exempt the statement. In that case it would not be necessary 
to consult with person Y. If person X did not object, you should then consult person Y about the 
possible release. 
Consultation response received 
198.  If the third party has no objection to the release of the information you should record this in the 
FOI database. If no objections have been raised by the third party, no further correspondence is 
required with the third party. 
199.  Any objections by third parties regarding disclosure, must be considered and addressed before the 
documents may be released. Documents should be folioed (numbered) using the Adobe Pro tool, 
for ease of reference.   
Tip for third party consultation 
If time allows you can wait until the charge deposit has been paid before sending consultation 
letters out to the third parties. However, if the timeframe is tight or the matter is complex, it may be 
prudent to undertake consultations as early as possible, even before the charge deposit has been 
paid. 
Third Party Objections to release 
200.  If the third party objects to the release, consider whether you need to call them to find out further 
information, to determine if a relevant exemption applies. 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
32 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 33 of 67  
201.  If a third party objects to the release but subsequently withdraws their objections, obtain their 
email address so you can confirm this in writing.   
Third party Review Rights 
202.  If a third party objects to release, and the decision-maker nevertheless decides to release those 
documents, the third party has review rights that need to be exhausted before the documents are 
released
.   
203.  Once you have sent the Primary Decision to the applicant (without the documents to which the 
third party objected), send a letter to the third party providing a statement of reasons for your 
decision to release and giving the information about their rights of review.  
204.  Update LEX reminders to reflect the date a response is due from the third party to initiate their 
rights of review (30 days from the date of them receiving the letter).  
205.  If no response is received, the remaining documents can then be released to the applicant. Prior to 
release of the documents you should phone the Office of the Australian Information Commissioner 
to ensure the third party has not sought Information Commissioner Review of the decision. In that 
case the document should not be released until the OAIC review process is exhausted.  
Courtesy Consultations with Commonwealth government departments or agencies 
206.  Consultation may also be appropriate with other Commonwealth government departments or 
agencies where the documents being considered for release contain information relevant to them. 
These “courtesy consultations” do not extend the statutory time frame in which the decision must 
be made.  
207.  As a matter of practice: 
  where an FOI request regarding cyber threats or cyber security is made, the department 
will conduct a courtesy consultation with the Attorney General’s Department in relation 
to the request, and any proposed release of documents, to ensure that the decision 
made considered any related sensitivities. 
  where an FOI request is for documents, the release of which would have whole of 
government implications, the department will conduct a courtesy consultation with the 
Department of the Prime Minister and Cabinet. 
Cabinet Documents 
208.  Under s34 of the FOI Act a document will be exempt from disclosure if it has been submitted to 
Cabinet for its consideration, or is a document that a Minister proposed to take to Cabinet, and the 
document was brought into existence for the dominant purpose of submission for consideration by 
Cabinet. 
209.  The Cabinet Handbook (issued by Department of the Prime Minister & Cabinet (PM&C)) requires a 
department to consult with the FOI Coordinator of PM&C on any Cabinet-related material 
identified as being within the scope of the FOI request. 
210.  As the custodian of Cabinet records (of both current and former governments), the Secretary of 
PM&C is required to provide evidence in support of Cabinet-related exemptions made under the 
FOI Act.  
211.  Decisions on Cabinet material should not be made, or documents released or exempted, until 
consultation has been undertaken with PM&C. 
212.  The Cabinet exemption in s 34 of the FOI Act is designed to protect the confidentiality of the 
Cabinet process and the principle of collective ministerial responsibility.  
213.  ‘Cabinet’ for the purpose for s 34 of the FOI Act means the Cabinet and Cabinet committees. (It 
does not include informal meetings of ministers outside the Cabinet).  
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
33 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 34 of 67  
214.  The 2010 reforms to the FOI Act redefined and extended the Cabinet exemption to cover draft 
documents, Cabinet submissions not actually submitted to Cabinet and documents prepared for 
the dominant purpose of briefing a Minister in relation to Cabinet submissions.  
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
34 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 35 of 67  
Stage 4 – Making the Decision  
Decision 
215.  Once the documents within the scope of the request have been retrieved and all third party 
consultations have been completed, the matter is ready for a decision. 
216.  All documents must be read, page by page and line by line. Consider all the facts and evidence, the 
FOI Act and OAIC guidelines.  
217.  Only those documents which were created on or prior to the date that the FOI request was 
received should be considered in the decision. 
218.  If documents cannot be located the stakeholder must confirm all searches undertaken to locate the 
relevant documents. 
Stakeholder escalation 
219.  If the stakeholder has raised concerns around sensitivities regarding disclosure, and the FOI 
delegate determines that an exemption/conditional exemption will not be applied, the stakeholder 
must be further consulted to commence any escalation.  This will provide the FOI officer with an 
opportunity to ensure that all relevant facts have been considered.  An FOI officer must also 
escalate to their team leader. 
Preparing the decision 
220.  Prepare the primary decision and prepare the documents for release (see Template letters in the 
FOI database and also in shared Drive). 
221.  Where consultation was required, update the paragraph in the decision letter  on ‘material taken 
into account in making the decision’ to include: 
  Consultation with individuals in relation to the disclosure of their personal information; 
and 
  Consultation with any organisation in relation to the disclosure of information 
concerning the business, commercial or financial affairs of that organisation. 
222.  Consider the following when making a primary decision: 
  Primary decisions may only be made by authorised decision makers. 
  Documents may be released in full, in part, or may be fully exempt from disclosure. 
  Provide reasons to the applicant for releasing documents in part or for exempting 
documents. 
  A Schedule of Documents is to be included in the decision notice, listing the documents 
within scope and decision on disclosure (Release in Full, Release in Part or Exempt in Full) 
as well as exemptions and deletions (see Template letters in the FOI database). When 
there is one document with only a few pages, an FOI officer may decide to include a full 
description of the document within the body of the decision letter, instead of preparing 
a separate schedule. This would only be contemplated where there is one document 
with limited number of pages. 
  Schedule heading - Where the request is from a third party for the personal information 
of another, the schedule heading should include the name of the person to whom the 
information relates.   
Full or part access 
 
223.  Where you redact a portion of a document as out of scope, but you decide to release the balance 
of the document, this is considered a full release on the basis that the entire part of the document 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
35 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 36 of 67  
falling within the scope of the request is being released. Where part of the document is exempt 
from release, and part is released that is a partial release.  
Re-assess charges 
224.  Your primary decision must reflect consideration of whether the charge (if one was paid) was 
accurate. Use time entered in LEX to assist. If the actual processing of the request took less time 
than what you estimated for the purposes of the charge, a refund will need to be issued to the 
applicant. If the processing took more time than what you estimated for the purposes of the charge 
note that in the decision. The preliminary estimate of charge cannot be increased at the decision 
stage. 
Third Party Objections 
225.  If a third party objects to release, the documents or paragraphs they are objecting to cannot be 
released to the applicant until the third party’s rights of review have expired. 
Review rights 
226.  Include the relevant Rights of Review attachment to the decision. 
Disclosure log determination 
227.  There is no need to include the disclosure log determination in the decision. The determination is 
made separately and should be included on the file but need not be notified to the applicant. 
  For all Decisions: 
i. 
Save a final version of the decision letter 
ii. 
Convert to PDF version (this is the evidence of the final version as it can’t be 
edited)  – also retaining a word document 
iii. 
If an email is sent, retain a copy of the email with attachments as 
confirmation the email has been sent 
iv. 
If a letter is sent via express post, keep the express post tracking code into a 
LEX file note 
Notifying a line area before release 
228.  In relation to: 
   All significant requests;  
  CSP matters;  
  SNC; and  
  where a line area noted sensitivities; 
           A copy of the documents in the form proposed for release must be given to the line area before 
release.  
229.  This gives the line area the opportunity to comment on whether the decision maker has correctly 
understood relevant sensitivities and to correct any mistakes regarding the factual basis of the 
decision.  
Significant requests 
230.  Where a request is Significant, it is essential that the Minister's Office and the Executive be briefed 
on the implications of release and in particular on whether there are any residual sensitivities 
following the release of the documents in the proposed form. This also gives the Minister's Office 
and the Executive the opportunity to arrange further briefings or media talking points if required. 
Making redactions Using Adobe  
231.  Where exemptions apply and redactions need to be made to documents, follow this process using 
the Adobe tool.  
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
36 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 37 of 67  
  Scan hard copy documents to ‘searchable’ PDF format.  
  Convert any coloured PDF documents to grayscale to reduce the overall size of the 
documents. This will speed up the electronic handling of the documents.  Add Print 
Production to your tool bar via the Customize option in Adobe.  Once added to the tool 
bar, select ‘pre-flight’. Select ‘PDF fixups’ and convert to grayscale. 
  Collate all PDF documents into a single PDF by selecting the Document menu then Insert 
Pages. When using Adobe Acrobat Pro DC, select tools – combine files. 
  Folio collated documents by selecting the Document menu then Header and Footer then 
Add.  Place your cursor in the Header Text field you would like the folio number to 
appear in then click Insert Page Number. Click OK. On Adobe Acrobat Pro DC you can 
select tools – edit PDF – Header & Footer – Add. 
  Show the Redaction Toolbar by selecting the Advanced menu then Redaction then Show 
Redaction Toolbar. On Adobe Acrobat Pro DC select Tools – Redact – Mark for redaction 
– Text & Images. 
  Change the colour of redactions by clicking Redaction Properties. Click on the check box 
next to Redacted Area Fill Colour – Select No Fill Colour (white square with a red line). 
  Redact sections of text by clicking Mark for Redaction. The point cursor selects areas to 
redact, such as pictures or bullet points. The text cursor will redact selected text only. 
  Redact reoccurring material such as a word, name or sentence or telephone number by 
selecting Search and Redact. Type the term to be redacted into the Search box and 
Select Whole words only. Click Search and Redact. This will search the document for 
each appearance of the term and return a list of each instance the term is mentioned. 
Select Check All then Mark Checked Results for Redaction to redact all the returned 
instances of the term. To search for an additional term click Begin a New Search. 
  Redact a page range by selecting the drop down menu next to the Mark for Redaction 
button. Select Mark Page Range. Select Mark Specific Page Range for Redaction and 
enter the folio numbers.  
232.  Save a copy of the document noting ‘redactions marked’ in the title. This is used in the event of a 
review process. 
233.  Redact the document by clicking Apply Redactions. A pop up box appears asking if you would like to 
examine the document for additional information. Click Yes. Select Metadata Click Remove. 
234.  Save your document noting ‘redactions applied’ in the title. Print that document and then re-scan. 
That scanned copy of the document can be forwarded to the applicant. 
Redaction in No Fill Colour 
235.  When documents are released by the department under FOI any documents that are released with 
redactions must show, on the redacted document, the s of the FOI Act relied on to redact the 
material. 
236.  The applicant must be provided with a schedule that outlines where material has been redacted. 
237.  The department uses a redacting tool (Adobe Pro Software) that requires a ‘fill colour’ to be chosen 
when redacting material; to keep printing costs down the department chooses the ‘no colour’ 
option. 
Staff details 
238.  FOI request acknowledgement letters notify the applicant that, unless they tell us otherwise, it is 
assumed that staff name and contact information is out of scope of the request.   
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
37 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 38 of 67  
239.  IT Security considers the unique identifier (User ID) of departmental staff to be one of the key 
authentication factors that enable us to keep the department’s IT network secure. 
240.  These ID’s should be considered ‘need-to-know’, and those outside the department, and greater 
members of the public, do not need to know. Providing information around these ID’s to persons 
outside the department increases departmental risk levels, as any potential malicious actor has a 
significant piece of the puzzle, should they want to inappropriately access the department’s secure 
network. 
241.  When providing information externally, staff names, logon ID’s and direct contact details are 
generally considered as out of scope and would be redacted under section 22, as to aid in the 
prevention of inappropriate access. 
242.  Where an applicant has stated they wish to received staff names, logon ID and/or direct contact 
details in their request, the matter is to be categorised as significant.  An FOI officer must 
undertake consultations with all stakeholder line areas and potentially with individual staff and 
their line managers.  It may be appropriate to consider section 47E (certain operations of agencies) 
and section 47F (personal privacy) in relation the information.  
243.  The exceptions to redacting staff details (where they are within the scope of a request) are as 
follows:  
  Logon IDs that start with a * (for example, *ABCD): These are automatic computer 
transactions and not individual staff logon ids. As a result, are not redacted  
  13XXXX numbers (for example, 131212): Where these are publicly available numbers 
they  would generally not be redacted  
  Fax numbers: These numbers are not assigned to an individual officer, and as a result are 
not redacted under section 22 
  Embedded staff logon ID’s: Staff logon ID’s are only redacted where they are identified. 
This is generally were there is a prefix or heading indicator, such as ‘Author ’, ‘printed by’ 
or ‘logon ID’.  
The redaction of embedded logon ID’s would generally only occur when a line area has 
specifically identified concerns. 
Quality Assurance – FOI Team 
244.  Note: All correspondence and document proposed for release must have a quality assurance 
review prior to release, as set out below. Failure to have material referred for a quality assurance 
review is considered a serious breach of the approved FOI Procedures.
 
 
Type of correspondence 
Quality Assurance requirement 
Confirmation of new scope emails only 
APS5 or above 
Non-significant matters – All correspondence and  APS 6 or above 
decisions 
Significant matters - All correspondence and 
General Counsel 
decisions 
Correspondence regarding requests for 
EL2 or above  
consultation with DHS (in relation to a request 
being processed by another agency/state 
government) 
Transfer requests (to or from the department) 
EL2  or above 
Legal advice (written or verbal) 
Legal EL2 (Principal Government Lawyer) or 
General Counsel 
(See Quality Assurance Guide at Attachment D) 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
38 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 39 of 67  
 
Stage 5 – Notifying the Decision  
Content of Statements of Reasons for Decisions  
245.  When you have made a decision on a request, a decision letter is provided to the applicant.  When 
any aspect of the FOI request is refused or access is deferred, a decision maker must give the 
applicant a statement of the reasons in line with s 26(1). 
246.  Section 26 of the FOI Act sets out the content requirements for the decision. 
247.  A statement of reasons should not include any information that, if it were in a document, would 
cause that document to be exempt (s 26(2)). Consider the use of s 25 to neither confirm nor deny 
the existence and characteristics of a document as appropriate (e.g. section 37(1)).   
Verification of Identity 
248.  Before sending documents containing personal information to a postal or email address you will 
need to verify the postal or email address, as part of the process of verifying the identity of the 
applicant (if the identity of the applicant is relevant to the decision whether to release the 
documents). 
249.  Check if the applicant has requested that notices be posted to a specific address or to an email 
address.  If sending by post, consider the due date and as where appropriate use express post. 
When using email, activate the read receipt function, and insert the relevant FOI address in the 
‘From’ Box: Either: 
  For FOI section matters: [email address] 
  For Significant FOI matters: [email address] 
250.  An FOI applicant can choose to use a pseudonym or to engage with the department anonymously. 
Applicants are not obliged to provide their name. Where corresponding with an applicant by email, 
it is not necessary to send a duplicate by post. 
Privacy checks 
251.  For each FOI request a two-step privacy check process is undertaken whenever FOI correspondence 
is sent and when documents are released.  This is to ensure the right correspondence and right 
documents are going to the right applicant. 
252.  Privacy checks are required for all correspondence being sent externally.  Postal and email 
addresses must be checked against the original request and a database check of the address should 
be included to ensure that the correct address information has been recorded. 
253.  Any attachments to correspondence must be checked to ensure the correct documents are being 
sent to the correct applicant. 
Mandatory Privacy Check  
FOI officer 
254.  Prior to sending a matter to QA, an FOI officer must undertake a Privacy check to ensure 
documents have been complied correctly and documents have been checked for any third party 
information was considered, redactions were applied appropriately and Tax file numbers were 
removed.  The check must be undertaken by opening the original FOI request and comparing this to 
the address on the FOI correspondence and in the database to ensure this is correct and that the 
correct applicant name and reference numbers have been applied.   
255.  This mandatory check must be documented in the LEX database via a hotkey – lower case ‘e’ and 
hit the ‘back tick’ key. See Attachment H – LEX database Key Phrases.   
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
39 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 40 of 67  
 
Secondary check prior to release 
256.  Before any correspondence is sent externally, a privacy check must be completed by another 
member of the FOI team. This check must include looking at the original FOI request, the FOI 
database and the prepared correspondence. This ensures that the correct applicant, correct 
address/email is being used and final redacted documents are sent.   When posting documents, the 
check should include the correct address on the envelope. 
257.  Once the privacy check has been completed, the FOI Officer making the privacy check is to code a 
file note in FOI LEX. See Attachment H – LEX database Key Phrases.   
Sending personal information by email 
258.  Customer’s personal information is protected under the Control of Customer Information outside 
Core Systems Policy: Control Plan. In FOI matters, on a case by case basis, the FOI Officer will 
consider the risks of sending customer information electronically. To mitigate the risk, 
consideration is given to whether the customer’s consent has been provided to transmit the 
information electronically. If all risks have been determined as acceptable, then the emails are 
marked as ‘unclassified’ and sent.  
Sending emails externally 
259.  When sending an email externally send from the relevant FOI mailbox by opening an email and 
selecting ‘Options’: ‘Show from’ and entering the relevant FOI mailbox in the ‘From’ field: 
  For FOI section matters: [email address] 
  For Significant FOI matters: [email address] 
 
260.  Prior to sending, select ‘Request a Read Receipt’ and ‘Request a Delivery Receipt’ from the Options 
menu. This is important so you can track the email and make sure it went to a valid email address. 
Read receipts are also important as evidence that the email has been opened. Print and file the 
receipts with a copy of the email in the FOI file. 
Disclosure Log 
261.  Once you have made the Primary Decision you must update LEX and make a disclosure log 
determination.  
262.  There is no need to include the disclosure log determination in the decision. The determination is 
made separately and should be included on the file but need not be notified to the applicant. 
263.  If you make a determination to publish on the disclosure log, follow the process for publishing. The 
FOI reference number must be included with the description of the request.  This will allow for a 
streamlined process if requests are subsequently received for the released documents.  
264.  The publication on the disclosure log must completed within 10 working days of making the 
decision. The department publishes onto its disclosure log as soon as practicable.  
265.  FOI decisions are NOT uploaded on the disclosure log. 
266.  FOI database must be updated to reflect when disclosure log determination and include a file note 
to reflect when the publication was requested and when the publication has then been completed. 
Notifying Line Areas of Finalisation  
267.  Once the decision has been notified, the line areas must be informed that the matter is now 
finalised. 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
40 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 41 of 67  
268.  A standard email is available as a stationery item in the FOI positional mailboxes. 
FREEDOMOFINFORMATION mailbox  2. Stationary  1. SPOC  SPOC Notification of Finalised 
FOI Request  
Internal Review Process 
269.  The internal review request must be allocated to a person with authority to make internal review 
decisions. The internal review decision should be made by someone at the same or at a more 
senior level than the original decision maker. 
270.  When an internal review is received, a new LEX record is created and this is linked to the related 
primary decision.  A new e-file is also created at that time. 
Acknowledgment 
271.  Whilst the FOI Act does not require acknowledgement of an internal review request, it is good 
administrative practice to do so within 14 days.   
Internal review – Access grant decision 
272.  Where it is a third party who has requested internal review of a decision to release document 
containing their information (following consultation with the third party), the FOI applicant needs 
to be advised that an application for review has been received, and of the time frame for an 
internal review decision.  
273.  NB: To protect the privacy of third parties, the identity of the party seeking internal review must 
not be disclosed to any other person including the applicant. 
Dealing with Requests outside the FOI Act 
274.  A line area may decide to deal with a request for information that does not directly refer to the FOI 
Act, through the department’s Administrative Access Arrangements (the Arrangements). Such a 
request can be directly handled by the line area and does not need to be processed under FOI. 
275.  An applicant may make an enquiry directly to the FOI team for access to documents that may be 
available to them through the Arrangements.  An applicant should not be required to make a valid 
FOI request for these type of documents. 
276.  Further details on releasing customer information through administrative access arrangements can 
be found in the Operational Blueprint guide - Customer requests access to their personal 
information 104-01010010. 
277.  Where the request is for personal information, the FOI Acknowledgment letter notifies the 
applicant that the department has an administrative access arrangements (‘the arrangements’) for 
the release of certain documents without the need for a formal FOI request.  It goes on to notify an 
applicant that unless they advise otherwise, we may provide the requested documents through the 
Arrangements.  
278.  If the line area deals with a request that directly referred to the FOI Act, via the Arrangements, 
confirm in writing with line area that the release has occurred or will occur, including the date of 
release and documents released. 
279.  FOI will then deal with any residual documents falling with the scope of the request.   
280.  If all the documents requested are publicly available, generally you can consider providing a link 
and confirm the request can be treated as completed. 
Data Management 
281.  Data from LEX is used for reporting purposes. It also provides the team leaders with an accurate 
and up-to-date snapshot of work on hand to ensure caseloads can be managed effectively.   
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
41 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 42 of 67  
282.  All relevant requests must be correctly coded in LEX to allow for accurate data retrieval for 
reporting purposes. 
Resources 
Freedom of Information Act 1982 
FOI Guidelines (issued by the Australian Information Commissioner under s93A).  
OAIC website (especially see published decisions). 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
42 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 43 of 67  
PART 3 – Amendment and Annotation requests 
Overview 
283.  Part V of the FOI Act gives individuals the right to apply to an agency or minister to amend or 
annotate an incorrect record of their personal information kept by the agency or minister.  
284.  Part V enables records that are incomplete, incorrect, out of date or misleading to be amended on 
the application of the affected person. An applicant may also ask for the record to be annotated to 
include a statement explaining their objection and the reasons for their objection (s 51). 
285.  Decisions on the amendment or annotation of records under FOI Act must be made by authorised 
decision makers. 
286.  It is important to make preliminary enquiries to ensure the application meets all the formal 
requirements under the Act – section 49 (Amendment) or section 51A (Annotation), including that 
the applicant must have had lawful access- section 48. 
287.  Generally an amendment or annotation request will be registered as an enquiry and the FOI officer 
allocated the matter must check the matter carefully to check that it meets all the requirements of 
a valid amendment/annotation.  
FOI LEX coding when enquiry becomes valid 
288.  If the matter becomes valid, a new amendment request should be registered into LEX. This can be 
cloned from the enquiry record and then updated to reflect the new access request. The enquiry 
record can finalised by coding a finalised date and also linked as a related request. This will ensure 
reporting can completed on the newly valid amendment request. 
Acknowledgment 
289.  Whilst the FOI Act does not require acknowledgement of a request for amendment or annotation 
of personal information it is good administrative practice to do so within 14 days.   
Transfer of Amendment or Annotation request 
290.  A request can be transferred with agreement from the receiving agency.  Take care to confirm you 
have a valid amendment or annotation request to complete a formal transfer.  Check to see if the 
request requires mandatory transfer.  Check schedule 2 of the Act.   
Time Frames 
291.  An amendment or annotation decision must be made within 30 days from the day after a valid 
amendment or annotation request is received.  An extension of time is only available by applying to 
the Information Commissioner in writing for an extension of the process period after the initial 
period has expired (after the matter is deemed) (s 51DA(3)). 
Implementing an Amendment Decision 
292.  Where a decision is made to amend a record in response to a request, all relevant records must be 
amended in whatever form those records are kept.  
293.  The records may be amended by correcting or updating them or by adding new information to 
make the record complete.  
294.  Care must be taken, however, to preserve the integrity of the record. The information being 
amended still has value as an historical record, and therefore should be retained as far as possible. 
Section 50(3) requires an agency or minister when making an amendment to ensure, as far as 
practicable, that the amendment does not obliterate the text of the record as it existed. Removing 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
43 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 44 of 67  
or destroying part of a record would prejudice the record’s integrity as an account of the 
information.  
295.  Although information should be amended in a way that does not obliterate the original text of the 
record, this may not always be possible with electronic records.  
296.  Where information cannot be altered on the document or in the database, the folio(s) or record(s) 
which contain this information should be clearly cross-referenced to the relevant place where the 
correct information is held. 
Centrelink electronic records 
297.  For Centrelink records, a current On line document recording may have an annotation added with 
the details of the FOI Act amendment made.  It should also include the FOI Act references under 
which the amendment decision has been made.  
298.   If other electronic records need amending, consider: 
  printing out the documents and making the amendments to the paper form; 
  scanning these amended documents to the specific customer record; 
  Create an On line document recording on the customer record to fully explain the 
decision, noting the location of the scanned document showing the amendment; and 
  Create a Display on Access (DOA) document.  This has the effect to alert all staff to the 
documents that were amended, the ODR with the full explanation of the decision and 
information on where the amended version is located.   
(i) 
There is a specific FOI DOA category for FOI amendment. This advises 
staff when accessing the customer record, that under the FOI Act decision, staff 
must not have regard to the original document, instead referring to the 
information within the amended scanned document. 
Implementing an Annotation Decision 
299.  A person can apply at any time for an annotation to personal information, they do not have to 
apply for an amendment to the record first (s 48(d)). 
300.  When a decision is made to decline to amend, either wholly or in part, the applicant must be given 
the opportunity to submit a statement seeking annotation of the record they claim is incorrect, 
incomplete, out of date or misleading.  
301.  An annotation decision is implemented by adding the applicant’s statement to the record, cross-
indexed to the material claimed to be incorrect, incomplete, out of date or misleading.  The 
annotation must be clearly displayed by flagging the electronic record.  
Centrelink electronic records 
302.  For Centrelink records, a current On line document recording may have an annotation added with 
the details of the FOI Act annotation decision made.  It should also include the FOI Act references 
under which the annotation decision has been made.  
303.   If other electronic records need amending, consider: 
  printing out the documents and making the annotation to the paper form; 
  scanning these annotated documents to the specific customer record; 
  Create an On line document recording on the customer record to fully explain the 
decision, noting the location of the scanned document showing the annotation; and 
  Create a Display on Access (DOA) document.  This has the effect to alert all staff to the 
documents that were annotated, the ODR with the full explanation of the decision and 
information on where the annotated version is located.   
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
44 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 45 of 67  
(i) 
There is a specific FOI DOA category for FOI amendment/annotation 
decision. This advises staff when accessing the information that was subject of 
the annotation request, to also note the information provided by the FOI 
applicant within the annotated scanned document. 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
45 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 46 of 67  
 
PART 4:  APP 12 – Procedures for FOI Staff 
Overview 
304.  Under Australian Privacy Principle 12 (APP12) of the Privacy Act 1988, if the department holds 
personal information about an individual, then the department must, on request by the individual, 
give the individual access to that information. There are exceptions to access which are equivalent 
to the exceptions used in determining whether to release information under the Freedom of 
Information Act 1982 
(FOI Act).  
Process 
305.  An APP12 request is processed in the same manner as an FOI Act request except for the following 
differences. 
Registration 
306.  A valid APP12 request is one where the request is: 
  a request for access to personal information; 
  made by an individual or their authorised agent; and 
  cites the Privacy Act 1988
307.  The request is registered in FOI Lex with the ‘Request Type’ field value set to ‘9.3 Privacy request 
for access APP12’. A file cover must also be created. 
308.  An email must be sent to the [email address] mailbox advising that the matter is 
registered in the FOI LEX database; the FOI reference number and that the customer has been sent 
an acknowledgment. 
309.  Privacy will register the request in the Privacy LEX database and provide the LEX ID to FOI. The FOI 
LEX database will need to cross reference the Privacy reference number. However, only the FOI LEX 
number should be used in correspondence with the individual. 
Processing the Request 
310.  Under 12.2 of APP12 the department is not required to provide the information to the individual 
where the department is required or authorised to refuse to give the individual access to the 
personal information under the FOI Act. 
Written Notice of the Decision 
311.  Where the individual has been refused information, or refused access in the manner requested, the 
department must, by written notice, provide the reasons for the refusal and the mechanisms 
available to the individual to complain about the refusal. The individual can complain to the 
Information Commissioner under the Privacy Act 1988. However, the individual will not have a right 
to seek internal review or Information Commissioner Review. 
312.  The individual will be notified of the decision by the FOI team. The notification will include the FOI 
LEX number. The decision maker’s signature block will identify that they are from the Legal Services 
Division but will not include a specific job title or branch. 
313.  An email must be sent to the [email address] mailbox and include a copy of the 
decision letter. 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
46 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 47 of 67  
Complaints 
314.  The Privacy Team will handle any complaints which are made regarding the request (including 
those made via the Privacy Commissioner).  
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
47 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 48 of 67  
PART 5:  FOI Statistical Returns 
What are the Quarterly and Annual Statistics? 
315.  Under s 93 of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) each agency listed in Schedule 1 of the 
FOI Act is required to report both quarterly and annually statistics within the statutory timeframe 
set out below.  We report different information depending on whether we are reporting for the 
quarterly or annual statistics.   
316.  The types of information required to complete the quarterly statistics are: 
  the number of valid requests the department received during the quarter; 
  what decisions were made on the requests, for example full release or partial release; 
  the number of Section 24AB consultation notifications and which cases were subsequently 
processed and not withdrawn or refused under Section 24; 
  what the department’s response times were; 
  the total amount of application fees the department received during the quarter; 
  the total amount of processing charges that we notified the applicant of during the quarter and 
the total amount of processing charges that were received during the quarter; 
  the number of applications received for Internal Review and the Administrative Appeals Tribunal 
and the decisions made from these reviews;  
  details of any amendments to personal records. 
317.  The types of information required to complete the annual statistics are: 
  Number of staffing resources involved in FOI work.  This is broken down into staff members 
spending 0-75% of time on FOI work and staff members spending over 75% of time on FOI work; 
  calculating the total number of hours the line areas spent of FOI work; 
  cost associated with FOI.  This includes the cost of photocopying, postage, telephone, purchase 
of FOI material, FOI training, printing, travel, solicitor’s fees, legal counsel fees, application’s 
litigation costs, computer time and any other cost spent on FOI. 
Important Dates  
Quarterly Statistics 
318.  Below are the reporting deadlines: 
  Quarter 1 covers the period from 1 July to 30 September and the statistical information is due 
on 21 October. 
  Quarter 2 covers the period from 1 October to 31 December and the statistical information is 
due on 21 January. 
  Quarter 3 covers the period from 1 January to 31 March and the statistical information is due on 
21 April. 
  Quarter 4 covers the period for 1 April to 30 June and the statistical information is due on 21 
July. 
Annual Statistics  
 
319.  The Annual returns must be submitted by 31 July for the financial year ending 30 June. 
Roles and Responsibilities 
FOI Officers 
320.  The FOI officer is responsible for ensuring all fields are accurately completed in the LEX record, 
including once the request has been finalised.    
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
48 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 49 of 67  
FOI Stats Officer 
321.  At the beginning of each month the FOI stats officer is responsible for actioning the FOI statistical 
reporting.  The FOI stats officer is required to follow the FOI statistical reporting process 
documented in the FOI Statistical Reporting Task card. 
322.  The FOI stats officer is responsible for completing the FOI statistical quarterly reporting to the 
OAIC.  This is to be completed by the dates shown above in Important Dates – Quarterly 
Statistics.  The FOI stats officer is required to follow the OAIC quarterly reporting process 
documented in the FOI Statistical Reporting Task card. 
323.  The FOI stats officer is responsible for completing the FOI statistical annual reporting to the 
OAIC.  This is to be completed by the dates shown above in Important Dates – Annual 
Statistics.  The FOI stats officer is required to follow the OAIC annual reporting process documented 
in the FOI Statistical Reporting Task card. 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
49 of 67  
  
Last updated February 2019 


FOI: LEX 50177 - Page 50 of 67


FOI: LEX 50177 - Page 51 of 67


FOI: LEX 50177 - Page 52 of 67


FOI: LEX 50177 - Page 53 of 67


FOI: LEX 50177 - Page 54 of 67


FOI: LEX 50177 - Page 55 of 67

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 56 of 67  
Attachment D – Quality Assurance Guide 
Freedom of Information Quality Assurance Guide and 
Checklist 
Decision Maker Responsibilities 
When quality assurance is complete – read and take into account the 
quality assurance comments/feedback, and discuss anything you do 
not agree with or understand with the team member who completed 
the quality assurance.  

 
Presenting the work for quality assurance 
  Read over the request to ensure you have covered all aspects of what has been requested. 
  Proof read the letter to ensure it addresses the request meets the legislative requirements 
and flows logically. 
  Correct any grammatical errors and typos as this is not the role of quality assurance. 
  Case notes must be up to date in the database and scans of all stakeholder consultation and 
statutory consultations in LEX folders to assist with background information. 
  Ensure that you advise the second counsellor of any sensitivity and/or any particular issues 
you may have with the decision and/or letter. 
  In addition to quality assurance, a further check is required to ensure all redaction is correctly 
applied on all documents. 
 
Ensure there is enough time for quality assurance within FOI time frames 
  Do not assume a same day turnover. If the matter is complex or sensitive more time will be 
required.   
  You should be discussing timeframes with the team member undertaking quality assurance as 
part of workload management. 
  Do not make a commitment to an applicant on decision notification dates without checking 
with quality assurance officer first. 
  Generally a case should be ready for quality assurance five working days prior to the due 
date.    
 
All documents are checked for redaction before sending to the applicant 
  Decision and documents should be prepared for notification within a timely period after QA 
response received (generally with 24 hours).   
  In addition to the quality assurance of the decision, all documents must be checked by 
another person before sending to the applicant. 
  Check all paper copies of documents to ensure redaction has been applied and correct 
documents are being sent to applicant 
  If documents are being sent by email, another person should check that the correct redacted 
documents have been attached to the email, prior to the email being sent. 
  After documents are thoroughly checked, signed off, place in envelope/ prepare email  and 
send to applicant 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
56 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 57 of 67  
Quality Assurance suggestions 
1. 
Why is quality assurance undertaken? 
  Helps decision maker and the quality assurance officer to learn. 
  Helps assure quality and consistency. 
  Ensures that all redaction is applied correctly before decision is sent to the applicant thereby 
reducing the risk of inadvertent disclosure. 
 
 
2. 
Who can complete quality assurance? 
  Quality assurance must occur at the EL1 and above level. See Second Counselling Guide 
above. 
 
3. 
Feedback 
  This is an opportunity to drive quality and consistency. 
  Quality assurance officers should be prepared to discuss their feedback with the decision 
maker. If time is not available prior to the decision being notified, make some time to discuss 
as soon as time is available after the matter notified. 
4. 
Ensure timely feedback  
   If a quality assurance officer cannot provide feedback in a reasonable time, the matter 
should be escalated to an EL2 for urgent re-allocation of quality assurance. 
5. 
Consider whether the substance of the decision meets the legislative 
requirements 

  If the decision is legally incorrect or is unclear provide constructive suggestions as to how the 
decision/letter could be improved. 
  Explain the changes you are making – it is not useful to merely cross out parts of or the entire 
decision without explanation.  
6. 
Look at the structure of the letter 
  Is it set out on the decision template? 
  Is the letter structured/set out appropriately? 
  Does the letter make sense? 
 
7. 
Check all paper work to ensure documents are correct 
  All documents for release must be checked before sending including to ensure that 
redactions have been correctly applied? 
  The schedule and decision letter must be checked to ensure exemptions and redaction has 
been correctly applied? 
  Is any meta data visible or can the redaction be lifted from the paper work? 
 
Please note: 
Quality assurance does not take the place of supervision and does not limit the role of supervisors giving 
performance feedback.   

The quality assurance provides an integrity check to ensure the decision aligns with the FOI legislation and 
is not a process to redo the original decision. 

 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
57 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 58 of 67  
 
Guide – FOI Quality Assurance Checklist  
 
Action  
 
Open: 
 
  decision letter; and  
 
  documents for release with draft 
 
redactions 
Open original request (shared drive LEX folder):   
  Address details in request– match the 
 
address on the notice 
  Scope of the original request 
  How notices to be sent 
Open LEX – go to file notes – reports and 
 
display all file notes 
  Check the POI check done – generally 
during registration phase.  
  No Privacy issues  
In share drive LEX folder 
 
  SPOC responses 
  Consultation with applicant, third parties. 
Check letter – decision is in line with the Act.  
 
Ful  scope is addressed. 
Check documents – appropriate redactions  
 
Checked against schedule 
File notes are up to date in the database and 
 
scans of all stakeholder consultation and 
statutory consultations saved in folders to 
assist with background information. 
Check coding on LEX as appropriate for: 
 
  Time and costs coded 
  Clock coding and date valid are correct 
  Documents requested is correct 
  Exemptions coded in file notes for Grant 
in part and access refused decisions 
 
Open QA spreadsheet in your name - Record 
 
the QA outcome  
 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
58 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 59 of 67  
Attachment E – Request for Psychological reports 
Psychologist Reports 
1. 
Section 47E(a), (b) and (d) should be carefully considered when a request for a 
psychologists report is received. For such request FOI officers must consult with the 
appropriate Psychologist stakeholder area.  This is necessary to ensure that all documents 
that fall within the scope of the request are located, and that all concerns regarding the 
release are identified. Documentation of the interaction with the psychologist should be 
maintained on file, especially when the psychologist expresses concern about the release 
of the report. 
2. 
There are a number of exemptions that can be considered when making decisions 
regarding release of psychologist’s reports.  When applying any of these exemptions, the 
FOI officer must include documentary evidence of consultation and responses from 
appropriate stakeholders. Psychologist’s reports must not be released without consultation 
with the relevant line area. 
Background: 
3. 
DHS Psychologists conduct interviews which may include psychometric 
assessments.  Where relevant, the Psychologist collects information from third parties, 
records relevant information and writes a report. 
4. 
DHS often receives FOI requests from customers seeking access to reports prepared by 
psychologists.  When such requests are received, the relevant line area must be advised of 
the request, and asked to identify any concerns about the direct release of the report to 
the customer. 
5. 
DHS occasionally receives FOI requests for access to the raw test results from psychometric 
test instruments used by the psychologist during the assessment. Generally these test 
materials, data and reports have not been designed for release to the customer as they are 
in a format for professional use only. 
Psychometric Tests: 
6. 
The effectiveness of psychological tests is based on the confidentiality of the test questions 
and answers.  
7. 
Release of test questions and answers to members of the public would seriously 
compromise their confidentiality.   
8. 
It would also allow potential test participants to contrive or modify responses during future 
tests, thereby placing the validity, integrity and usefulness of the test in jeopardy. 
9. 
Thus, public knowledge of test questions and answers would render such tests useless to 
DHS Psychologists specifically, and to the psychological profession generally.   
10.  For this reason, access to, and administration of psychometric tests are restricted to 
qualified and registered psychologists. 
11.  Under the Psychologists Code of Ethics (Section A/6), psychologists must not compromise 
the effective use of psychological tests, nor render them open to misuse, by publishing or 
otherwise disclosing their contents to persons unauthorised or unqualified to receive such 
information. 
12.  Accordingly, consideration needs to be given to whether psychometric test materials 
administered by psychologists and customer responses to those tests would be exempted 
from release under FOI.   
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
59 of 67  
  
Last updated February 2019 


DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 60 of 67  
Attachment F - Decision Tree FOI and CSA secrecy provisions 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
60 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 61 of 67  
 
Attachment G - S 24AB Consulatation Process -  Assisting an Applicant 
S 24AB Consultation Process – Assisting an Applicant 
 
FOI guidelines 
FOI officers must have regard to the guidelines issued by the OAIC where a Practical Refusal Reason is 
identified. 
 
Informal Consultation First 
Where a Practical Refusal Reason arises you should firstly attempt informal consultation with the 
applicant to clarify the request. This should be within a reasonable period of time after being allocated 
the matter. In some cases it may be possible to do so within the first two days of being allocated the 
matter.  
FOI officers should consider if there is an opportunity to facilitate informal access to some information 
during the initial FOI request stage. This may involve consultation with the stakeholder line area or 
coordination through the FOI team’s administrative access processing team. 
Informal consultation should preferably be by telephone to save time and to facilitate discussion on the 
terms of the request. When undertaking an informal consultation it is preferable to reiterate to the 
applicant that staff details are considered to be out of scope.    
 
Telephone contact is often more helpful in clarifying the request to remove the Practical Refusal Reason.   
Where a verbal informal discussion leads to a revised request, it is best practice to notify the applicant of 
the revised scope in writing. If it is not possible to do so then FOI practitioners must consult their Team 
Leader. 
Process 
Process 
The FOI officer will send an email, or letter, to the FOI applicant notifying them that they have revised the 
scope of the request based on their discussion and setting out the terms of the revised scope.  
Email address available 
  Where an email confirmation is sent, the applicant should be asked to contact the FOI officer 
within 2 days if the revised scope is incorrect. This short time frame will limit the days spent 
awaiting a response.  
No email address 
  Where there is no email address, a notification of the revised scope must be sent via post.   
In both these cases, the FOI officer should discuss the process with the applicant to explain the 
correspondence that will be sent, and the action that is required by them. 
If it is not possible to complete informal consultation with the applicant, the request must continue to be 
processed. Where a Practical Refusal Reason still exists, which includes where an applicant has not 
responded to the informal consultation within a reasonable period of time, initiate a formal request 
consultation process under s 24AB. A reasonable period of time may be determined by taking into 
account the time remaining to process the request. 
 
Assisting the applicant during a request consultation process 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
61 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 62 of 67  
If the applicant contacts the FOI officer during the consultation period, the officer must take reasonable 
steps to help them review the request so that the Practical Refusal Reason no longer exists (s24AB(3)). 
The applicant typically does not know details of the type of documents held by the department, how they 
are held and how to describe the documents.  In consulting with the applicant, the FOI officer should aim 
to assist the applicant to frame a request that can be processed. 
  
Suggestions 
Consultation with the stakeholder FOI single point of contact officer. They may assist you by: 
  identifying issues that may have triggered a request; and 
  identify types of documents that could be helpful to the applicant for that issue. 
 
Consultation with the applicant 
  Clarify the program the matter may relate to. 
  Is there a particular issue that has prompted the request for documents?  Perhaps the request 
could be narrowed to summary documents associated with issue. 
  Is there a particular date range that the request can be limited to? 
  Could some documents be excluded from the request?  For example, letters sent to the applicant. 
 
 Applicants must respond to a consult notice in writing. You may consider extending the timeframe for a 
response to the notice where circumstances warrant an extension however you must have the applicant’s 
consent (s 24AB(5)). If the applicant cannot reply by email, time can be extended, with the applicant’s 
agreement (s 24AB(5)), to allow for a mail reply.  Time could also be extended, with the applicant’s 
agreement (s 24AB(5)), to allow a third party with authority to respond in writing, where literacy is an 
issue. 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
62 of 67  
  
Last updated February 2019 


FOI: LEX 50177 - Page 63 of 67

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 64 of 67  
wil  need to be created in this circumstance to ensure reporting requirements can be 
met. Link as related requests. 

Checking with SNC to see if related to SNC matter 
 

Check with Serious Non Compliance (SNC) and not a SNC matter 
 

EOT - Bulk Notification to OAIC 
 

E File No: ER17/ 
 

Request received INSERT DATE (date format example 14 July 2017): 
 

Referred for QA - Grant full access 
- s22 redactions applied to staff details / out of scope material 
- no s22 redactions to be applied 
- No exemptions identified 
- s47F considered but not applied in respect of (identify information) as (provide reason) 
- satisfied documents provided by SPOC/s address rqst 
- SPOC concerns noted, however not warranting any additional consults  
 
- SPOC has not identified any sensitivities 
- Al  relevant consults undertaken 
- Out of scope documents removed – relates to (provide brief description or explanation) 
- Duplicate documents removed – relates to (provide brief description or explanation) 
- Have amended decision letter to suit circumstances of this matter 
- Include any other comments relevant to decision  

Referred for QA - Grant access in part – (provide Act Reference/s) 
- s22 redactions applied to staff details / out of scope material 
- no s22 redactions to be applied 
- No other exemptions identified 
- s47F considered but not applied in respect of (identify information) as (provide reason) 
- satisfied documents provided by SPOC/s address rqst 
- satisfied reasonable searches undertaken by SPOC/s to locate requested documents   
- SPOC concerns noted, however not warranting any additional consults  
- SPOC has not identified any sensitivities 
- Al  relevant consults undertaken 
- Out of scope documents removed – relates to (provide brief description or explanation) 
- Duplicate documents removed – relates to (provide brief description or explanation) 
- Have amended decision letter to suit circumstances of this matter 
- Include any other comments relevant to decision 

Date request received in Dept:  
 
Received via: Positional Mailbox/Process Direct 
 
DOC ID: 
 
Work item ID: 
(Delete DOC ID & Work item ID if not received via Process Direct) 
 
Date request received in the FOI team: 

Empty 
 

Referred for QA - ACCESS REFUSED  
- Access refused – (provide Act Reference/s) 
- For s24A 
- satisfied reasonable searches undertaken by SPOC/s to locate requested documents 
- For S47F(1)  
 
- 3rd party consulted – refer to LEX note XX/XX/XXXX for details 
- 3rd party not consulted (provide explanation) 
- Do not consider reasonable to release documents (provide explanation) 
- Include any other comments relevant to decision 

Empty 
 

MANDATORY PRIVACY CHECKLIST - FOI 
_____________________________________________ 
COMPILING FOI DOCUMENTS 
 
 
1. Documents checked for third party information. Redactions applied as appropriate 
and in line with the FOI Act (e.g. spouse, child not in care, wrong customer, lists of other 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
64 of 67  
  
Last updated February 2019 

DHS Procedure Manual: Freedom of Information  
FOI: LEX 50177 - Page 65 of 67  
customer names)  
____________________________________________ 
 
2. Tax File Numbers removed.  
_______________________________________ 
 
PREPARE FOI LETTERS:  
 
3. Correct Address used (latest address on FOI application or mainframe)  
 
4. Cover letter checked for correct names and correct reference number/s.  
 
_____________________________________________ 
 
BEFORE SENDING FOR QA 
 
5. Final check of letters, schedule and documents for third party information 
(appropriately considered under the FOI Act)  
 
____________________________________________ 

FINAL PRIVACY CHECK PRIOR TO RELEASE (TO BE COMPLETED BY ANOTHER 
PERSON) 
____________________________________________ 
 
1. Check for correct documents to the correct customer, and correct address. 
 
2. Final redactions applied to documents for release.  
 
3. Checked that covering letter is consistent with the FOI decision and documents to be   
released (FOI reference numbers match, amount of pages to be released matches 
decision letter). 
 
4. Final check for correct applicant and correct mailing address on envelope or email 
(latest address on FOI application or mainframe)  
 
5. S47F(5) documents are not attached to the initial decision. Held back for release to 
qualified person. ____________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
G:\FOI\Admin\Manuals & Taskcards\FOI Manual\DHS FOI Procedure Manual   
65 of 67  
  
Last updated February 2019 


FOI: LEX 50177 - Page 66 of 67


FOI: LEX 50177 - Page 67 of 67