This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Seeking internal SOP - Document handling and Security Classifications'.



  
24 January 2020 
 
GPON 
Sent via email: [FOI #6079 email] 
 
Our Ref: FOI1920/57.02 
To whom this may concern: 
 
FOI Application 
 
Thank you for your request under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act) sent via the Right-
to-Know (RTK) website and which sought: 
 
“Please release internal standard operating procedures (SOPs), processes, guidelines that are 
published on NBN Intranet that relates to classification of documentation, release of information to 
the public, social media policy and use, security clearance and training.  
 

By published 
  

HTML pages 
PDF Documents 
Word or Excel Documents 

 
By Intranet - any internal pages accessed with a web browser and accessible to a staff.” 
 
Scope of request 
Under the FOI Act, members of the public have a general right of access to specific documents, subject to 
certain exemptions. Per section 15(2) of the FOI Act, a valid FOI request must provide such information 
concerning the requested documents as is reasonably necessary to enable nbn to identify them, among 
other things. As currently drafted, this application is not sufficiently clear to enable nbn to commence 
processing it. This is because it is difficult to identify all relevant documents, which you are seeking, noting 
that you have requested “SOPs, processes and guidelines.” It is not clear what is specifically meant by SOPs 
and processes.  
 
However, it would appear that you are seeking (what is, in effect) nbn’s internal policies or guidelines 
governing nbn staff member’s conduct and in relation the following categories: 
 
1.  Classification of documentation; 
2.  Release of information to the public; 
3.  Social media policy and use; and 
4.  Security clearance and training. 
 
In addition, your request appears to be seeking virtually any document that is accessible to nbn staff via its 
intranet, noting that you referred to HTML pages as well as PDF, Word or Excel documents (PWE 
Documents
). While it would be relatively straightforward to identify PWE Documents, it would not possible 
 



nbn-Confidential: Commercial 
to identify with certainty all relevant HTML documents, particularly noting that your request is seeking (in 
effect) all documents that “relate to” the four categories noted above.  
 
In circumstances where the scope of an FOI application is unclear, nbn will neither formally acknowledge, nor 
commence the processing of that request. Until you clarify the terms of this request, the statutory time 
period for nbn to complete this FOI application will not commence.  
 
In addition, nbn would likely require significant time and resources to process this request in its current form. 
Unless you clarify your request, I would also consider it to be an unreasonable division of nbn’s resources to 
process your request at the current time (refer to sections 24 and 24AA of the FOI Act). This is because there 
are various types of documents that may fit within the scope of your request, as flagged above. 
 
I would ask that please clarify what specific document or set of documents, you require, e.g. a formal 
(internal policy) document. It would also assist if you would exclude documents that are likely to be exempt 
under the FOI Act. In that regard, please refer to my comments, below, concerning nbn’s commercial 
activities carve-out (CAC). I also refer you to nbn’s approach to FOI processing charges, below, when 
reconsidering the scope of this request. 
 
nbn’s Commercial Activities Carve-out 
nbn’s commercial activities are carved-out from the application of the FOI Act per section 7(3A) and Part II of 
Schedule 2 
of the Act. Documents that relate to nbn’s current or future commercial activities are not subject 
to the operation of the FOI Act and would be exempt from release. The following link provides general 
background information 
(GBI Document) concerning nbn’s CAC. The GBI Document refers to two Australian 
Information Commissioner Reviews that considered nbn’s commercial carve-out – Internode Pty Ltd and NBN 
Co Ltd [2012] AICmr 4
 
and thBattersby and NBN Co Ltd [2013] AICmr 61. 
 
In practical terms, the CAC ensures that nbn is not exposed to disadvantage in the marketplace and similar 
commercial environments. The CAC also enables nbn to function as any other commercial player in 
Australia’s highly competitive telecommunications industry. If nbn were required to release commercially-
related information under the FOI regime, this would undermine nbn’s ability to protect the company’s 
valuable intellectual property, negotiate competitive contracts, develop products and services, grow market 
share and manage its staff, among other adverse effects. Disclosure of commercially-related information 
would also undermine nbn’s capacity to generate revenues, while driving up rollout costs. Ultimately, 
Australian taxpayers would have to bear those cost increases and other potentially adverse consequences. 
 
Previous FOI requests for internal nbn policies, procedures, guidelines and training 
It is important to note that nbn reviews every FOI application on its individual merits. While I have not yet 
identified any relevant documents, nor have I begun to assess documents in relation to this FOI request, it is 
important to note that nbn has made findings that its internal policies, guidelines and standards relate to 
nbn’s commercial activities and are not subject to the FOI Act. Please note the following points: 
 
•  nbn design standards – I refer you to nbn’s decision and other correspondence published on the RTK 
website regardinnbn MTM design standards (FOI1819/116). Among other reasons, nbn refused access 
to its design standards and related documentation on the basis of the CAC, noting that these documents 
are not published externally; are confidential; relate to internal nbn business processes and constitute 
nbn’s intellectual property, among other commercial factors. 
 
•  Social media protocols - In relation to an FOI request for social media protocols (FOI1920/29)nbn did 
not complete a formal decision. However, nbn’s FOI Team flagged the following: 
 



nbn-Confidential: Commercial 
 
“In relation to scripts and social media protocols, I note that such documents are a core part of nbn’s 
– and any company’s – outward or client facing communications efforts. These types of corporate 
communication efforts involve a significant number of staff members and a large investment by nbn
In that regard, nbn has refused access to similar documents, noting that they are part of an iterative 
communications strategy that assists in building nbn’s brand and corporate image. In previous FOI 
decisions, nbn also noted that non-government businesses closely guard corporate communications 
strategies, so as to protect their corporate messaging and strategic protocols from competitors, while 
promoting their brand and advancing strategic corporate objectives.  
 
Disclosure nbn’s social media strategy would almost certainly put nbn at a strategic disadvantage to 
other parties in the market and particularly those which are not subject to the FOI Act. Accordingly, 
disclosure could potentially undermine nbn’s ability to function as any other commercial player in the 
marketplace, thereby potentially subverting Parliament’s intention in providing nbn with the CAC.”
 
 
•  Human resources (HR) policies, guidelines and training materials – nbn has previously received FOI 
requests for a variety of (internal) human resources policies, guidelines and training materials. In relation 
to those matters, nbn made findings that these documents constituted nbn’s intellectual property; were 
confidential documents; were not to be published externally; and related to nbn’s commercial activities. 
More generally, HR policies, protocols, guidelines and training may be considered as relating to the 
effective management of nbn staff. In that regard, nbn’s FOI Team has made findings that the successful 
management of staff is also closely linked to nbn’s efforts in meeting its corporate objectives as a 
Government Business Entity (GBE), as well as the company’s ability to make a commercial rate of return 
for our Shareholder Ministers. As such, there is a strong possibility that documents which you are seeking 
may fall within the meaning of nbn’s CAC – and not be subject to the FOI Act. 
 
FOI Processing Period and Charges 
The  statutory period for processing an FOI request is 30 days, subject to any suspension of the processing 
period  or  extension  of the  time  period  for  deciding  an  application.  Please  also  note  that  nbn  may  impose 
processing charges in relation to FOI requests. I will inform you of any charges in relation to your request. For 
your  reference,  processing  charges  for  FOI  applications  are  set  by  regulation  and  may  be  found  at  nbn’s 
website – and, in particular, its FOI page. The hyperlink below outlines nbn’s approach to processing charges: 
Submission  to  the  Office  of  the  Australian  Information  Commissioner  (OAIC)  Charges  Review.    More 
information about charges under the FOI Act is set out in part 4 of the OAIC FOI Guidelines. 
 
Disclosure Log Notification 
In accordance with the FOI Act, nbn is required to publish documents provided to FOI applicants within 10 
working days after release. The information you seek may be published in full (as released to you) or with some 
additional exceptions as per section 11C of the FOI Act. For further information, visit our Disclosure Log on 
nbn’s website. 
 
Please feel free to contact me by email if you have any questions or would like to discuss your request. 
 
Yours sincerely 
 
 
David Mesman 
General Counsel 
FOI, Privacy & Knowledge Management