This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contracts between Launch Recruitment and the AAT'.


  
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
FOI ref: 2020/0016 
 
18 March 2020 
 
Mr John Smith 
Email: [FOI #6163 email] 
 
 
Dear Mr Smith,  
 
Request consultation Process (s24AB) - Freedom of Information Request no. 
2020/0016  
 
I refer to your request for access to documents under the Freedom of Information Act 
1982
 (FOI Act).  
 
On 2 March 2020, I advised you of the Tribunal’s  intention to refuse your FOI request 
under s 24AA of the FOI Act and provided you with an opportunity to revise your request. 
On 3 March 2020, I received your response to this request consultation process. 
 
I  note that  in your email  of 3 March 2020,  you disagree  with the AAT combining your 
requests and treating them as a single request under s 24(2) of the FOI Act. The AAT 
does  not agree with your contention  because  the subject matter of the individual 
requests is substantially the same. There is no obligation under the FOI Act for an 
agency to consult individuals regarding the consolidation of multiple requests. Therefore, 
we will continue to treat your five individual requests as one FOI request.  
 
In your email you have also refined your FOI request. Although you have narrowed your 
request, there are still parts of your request that cannot be processed in its current form 
due to the amount of work involved in processing, which would substantively and 
unreasonably divert the resources of the AAT. According to the OAIC Guidelines, an 
agency cannot undertake a consultation process in relation to all of the requested 
documents and then, if the applicant does not withdraw or revise the request, unilaterally 
decide to give access under the FOI Act to some of the requested documents and 
refuse access to others on practical refusal grounds. What this means is, because your 
request still includes documents that are unable to be processed on practical refusal 
grounds, I must refuse your whole request.  
 
Before I do this, I have set out below the parts of your request that I believe would 
substantially and unreasonably divert the resources of the AAT and provide you with an 
opportunity to narrow these parts further. If these parts cannot be narrowed, your 
request is likely to be refused under s 24AA of the FOI Act.  
 
I refer to the following parts of your request:  
 
Level 6, 83 Clarence Street 
T: 02 9276 5000 or 1800 228 333 
National Relay Service 
SYDNEY NSW 2000 
F: 02 9276 5599 
www.relayservice.gov.au 
GPO Box 9955 Sydney NSW 2001 
E: [email address] 
 
ABN 90 680 970 626 
www.aat.gov.au 
 

3.  Any documents in possession of the AAT that detail the amount being 
spent by the AAT on the procurement of labour hire staff.  
 
Please narrow this request to only include documents that are monthly & 
quarterly reports, spreadsheets, or on an AAT database 
 

Although this part of your request has been narrowed substantially, searching the AAT’s 
databases for documents that may fall within the scope of your request is a complex and 
resource intensive task. This is because our finance database reports on labour hire 
procurements processed through purchase orders and payment claims. The data since 
amalgamation (1 July 2015) is voluminous and identifies persons to whom payments 
have been made. Due to the amount of sensitive personal information, each individual 
would need to be consulted under s 27A of the FOI Act.  
 
We suggest that, if your request was narrowed to include a specific time period, i.e. for 
the 2019 calendar year, it would remove the difficulties associated with dealing with the 
request. The AAT could produce a report generated from our finance database which 
identifies the labour hire providers and the financial payments but not the individual 
contractors. This would then remove the need to consult a substantial number of 
employees under s 27A. There would still be a need to consult the providers, however 
the number of consultations would be dramatically reduced.   
 
5.  Any email correspondence between the AAT and any of its labour hire 
agencies that discuss the contracts of employees of labour hire agencies; 
who have/will, perform work at/on behalf of, the AAT  
 
Please narrow this request to only include email correspondence between 
a staff member of the AAT and a labour hire provider; in the month of 
October 2019 
 

Although you have narrowed the scope of this request to include only emails in the 
month of October 2019, the work involved in processing this request remains a 
substantial burden on AAT staff. This is because you have not specified the particular 
AAT staff members, so we would still need to consult over 714 individuals.  
 
We suggest that you narrow the scope of this part of your request for emails to and from 
a small number of specific staff members and labour hire agencies. We also suggest 
refining your request to exclude both deleted and archived emails.  
 
6.  Copies of any staff emails in either the month of December 2019, or 
January 2020; that mention section 6 of the Public Service Act.   
 
Please narrow this request to only include emails in either the month of 
December 2019, or January 2020; that contain the exact term “public 
service act” (not case sensitive). Please also narrow the request to only 
include the emails of officers within the MRD division. 
 

Similar to part 5 of your request, although you have narrowed your request to only 
include emails in the month of December 2019 and January 2020 and to include the 
emails of officers who work in the Migration and Refugee Division (MRD), this request is 
too broad for the following reasons:  
 
 
 
PAGE 2 OF 3 
 

•  Tribunal officers in the MRD make up approximately one third of staff at the AAT. 
The Tribunal has over 714 staff, so there would be over 200 staff members. This 
means an FOI officer would need to search the mailboxes of over 200 staff; 
•  As the mailboxes contain the personal information of individual employees, we 
would need to consult over 200 staff, including those who have left the Tribunal; 
•  The wording of your request still requires us to retrieve deleted and archived 
emails for a two month period of time.   
 
To enable your request to proceed, we suggest that you refine your request for emails to 
and from a small number of specific MRD employees. We also suggest refining your 
request to exclude both deleted and archived emails. 
 
8.  Copies of any emails between the AAT and any of its labour hire 
providers that mention the APS code of conduct.  

 
Please narrow this request to exclude deleted or archived emails. 
 

Part 8 of your request is too broad for the following reasons: 
 
•  You do not specify which AAT employees. The AAT has over 714 
employees; 
•  Consultation with 714 individuals will be necessary pursuant to s 27A of the 
FOI Act.  
 
To enable your request to proceed, we suggest that you refine your request to include 
only emails to and from a small number of specific AAT employees and specific labour 
hire providers.  
 
9.  A copy of all contracts between any labour hire provider and the AAT, in 
the possession of either the AAT or the respective labour hire provider.  
 
Please narrow this request to only include contracts entered into between 
the months of September 2019 and October 2019. 

 
Part 9 of your request remains too broad for a Tribunal officer to process in its current 
form. This is because you have requested access to a copy of all contracts between any 
labour hire provider and the AAT. We suggest narrowing your request to specify 
particular labour hire providers so that we can search for the relevant contracts more 
easily.  
 
Please note, if your request is refined so as to enable the AAT to process it, the AAT 
may impose a processing charge as the request does not concern your personal 
information. If this occurs we will send you an estimate letter before commencing 
processing.  
 
Yours sincerely, 
 
[Signed] 
 
Skye M 
Authorised FOI Officer (APS 6) 
 
 
PAGE 3 OF 3