This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contracts between Launch Recruitment and the AAT'.


 
 
FOI ref: 2020/0016 
 
18 May 2020 
 
Mr John Smith 
By email: [FOI #6163 email]   
 

Dear Mr Smith, 
Notice of charge decision following applicant contention that charge be reduced or 
not imposed (s 29(8)) 

I refer to your email of 16 April 2020 in which you requested a waiver of charges pursuant to 
section 29(5)(b) of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), on the grounds of public 
interest. 
I am an authorised officer under section 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests.  
 
I have decided to vary the original assessment of the charge by reducing it by $195. The 
amount you are liable to pay is $6,023.  
The reasons for my decision under section 29(4) are set out below. 
Reasons for my decision 
Refined request 
On 16 April 2020 you contended that the charge of $6,218 was incorrectly assessed 
because you had further revised your request on 26 March 2020. The AAT confirms that no 
correspondence was received by you in relation to this request on 26 March 2020 therefore 
our assessment of the charge has not changed and is based on your request as refined by 
your email of 18 March 2020. 
Location of records 
You also stated in your email that the assessment of the charge is based on inefficient of 
record keeping practices at the AAT.  
According the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC), an agency can charge for ‘the time spent … in searching for or 
retrieving the document’. This encompasses time spent: 
•  consulting relevant officers to determine if a document exists 
•  searching a file index to establish the location of a document 
•  searching a file to locate a document 
•  physically locating a document and removing it from a file 

 
 
 
The underlying assumption in calculating search and retrieval time is that an agency should 
maintain a high quality record system. The AAT maintains such a system suited to its 
function of reviewing administrative decisions and corporate support of that function.  
Search and retrieval time is to be calculated on the basis that a document will be found in 
the place indicated in the agency’s filing system (regulation 5(2)(a)) or, if no such indication 
is given, in the place that reasonably should have been indicated in the filing system 
(regulation 5(2)(b)). Time used by an officer in searching for a document that is not where it 
ought to be, or that is not listed in the official filing system, cannot be charged to an 
applicant.   
I have estimated the time needed for the search and retrieval of the requested documents 
and found that it would take approximately 13 hours. This is based on a search for 
documents in the place where the documents ought to be, in the official filing system. For 
example, it involves a search of:   
•  the AAT’s official financial database for a report that details the amount the AAT 
spends on the procurement of labour hire staff for the 2019 calendar year; 
•  the email accounts of both Ms Clemens and Mr Sutton using key words and by 
refining searches to the date ranges specified in the request; 
•  the archived tapes for the emails of both Ms Clemens and Mr Sutton;  
•  the AAT’s contract database for a copy the contracts for the requested entities;  
•  the AAT’s register of policies and procedures.  
 
A large proportion of the charge for search and retrieval is allocated to the collation of 
emails, contracts and reports, including printing, sorting and assessment of scope. You have 
asked specifically for any email correspondence between two AAT officers and labour hire 
agencies and any emails mentioning the public service code of conduct. These documents 
will be properly located in the mailboxes of the two officers. While copies of some documents 
may also be properly located on other corporate files, this will not include documents that do 
not need to be retained by the agency and you have asked for any documents.  It follows 
that the email accounts are the correct repositories. Moreover, your request, as refined on 
18 March 2020, specifically includes documents held in the deleted/archived emails of the 
two officers; the search and retrieval in the estimated charge time includes the technical 
recovery of those emails from back-up tapes.  
The officers, whose emails you request, are likely to have emails including the search terms 
‘section 6 of the public service act’ or ‘public service code of conduct’ that are unrelated to 
contract labour firms. The identification of emails within the scope of your request, collation, 
consultation and redaction of these emails is included in the time charged. 
You have also asked that any charge be waived, as you consider release of the documents 
you have requested to be in the public interest. 
Section 29(5) of the FOI Act provides that an agency, when determining whether or not to 
reduce or not to impose a charge, must take into account the following: 
(a)  whether the payment of the charge, or part of it, would cause financial hardship to the 
applicant, or to a person on whose behalf the application was made; and 
(b)  whether the giving of access to the document in question is in the general public 
interest or in the interest of a substantial section of the public.  
 
 
 
   
 
 


 
 
My considerations of these are provided below.  
Financial hardship  
Under the FOI Act, I am required to take into account whether the payment of the charge, or 
part of it, would cause financial hardship to you. Financial hardship is defined in the FOI 
Guidelines as: 
Financial hardship exists when payment of the debt would leave you unable to 
provide food, accommodation, clothing, medical treatment, education or other 
necessities for yourself or your family, or other people for whom you are responsible. 

As you have not relied on this ground in your submission of 16 April 2020, I have placed little 
weight on this. Without seeing evidence of financial hardship or an argument in support of 
this contention, I have concluded that the payment of this charge would not cause you 
financial hardship.  
Public interest 
Section 29(5)(b) of the FOI Act requires me to address whether the giving of access to the 
document in question is in the general public interest or in the interest of a substantial 
section of the public.  
In your email of 16 April 2020, you stated that:  
…the fee ought to be waived in this instance. Labour hire usage throughout the APS 
is a matter of significant public concern and debate, I ask that the processing charge 
in this instance be waived. The attached links demonstrate that fact. 

Although you have asserted that labour hire usage throughout the APS is a matter of 
significant public concern and debate, it is not clear how the particular documents requested 
will assist in this regard. The documents you have requested relate to specific labour hire 
providers and staff of the AAT and do not appear sufficiently representative, or necessary, to 
throw light on any issue of public debate regarding labour hire services.  
The AAT publishes figures in relation to contractors and consultants in its Annual Reports. 
The provision of individual contracts which contain personal, business and commercial 
information would be of little value to a substantial section of the public and do not add to 
any public discussion. In this regard, I note that the articles that you referred to in your email 
of 16 April 2020 report on the ratio of APS staff with labour hire contractors in the Australian 
Public Sector and that the AAT Annual Report already provides the costs of its contractors 
separately from those of its staff. Information contained in the particular documents 
requested, contracts and emails about individual arrangements, have not been a topic of 
public interest or discussion and nor do the documents explain any particular decision made 
by the AAT. 
 
Nevertheless, I also note that the cost of labour hire procurement may be of interest to 
persons other than yourself and for this reason, I have reduced the charge by $195 in 
relation to processing of certain procedural documents. 
 
Decision 
 
For the reasons listed above, I have decided to vary the original assessment of the charge 
by $195. The amount you are liable to pay is $6,023. 
 
 
 
 
   
 
 


 
 
Your review rights 
If you are dissatisfied with my decision in relation to the charge, you may apply for internal 
review or Information Commissioner review of the decision. We encourage you to seek 
internal review as a first step as it may provide a more rapid resolution of your concerns.  
Internal review 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to AAT for an internal review of my 
decision. The internal review application must be made within 30 days of the date of this 
letter. 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. 
The internal review will be carried out by another officer within 30 days. 
Information Commissioner review 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply directly to the Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be 
made in writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the following 
ways: 
online:https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICR_10 
email: [email address]  
post:  GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/. 
 
Questions about this decision 
If you have any questions or wish to discuss this decision with us, please contact me at 
[AAT request email]. 
Yours sincerely, 
[Signed] 
 
Skye M
 
Authorised FOI Officer (APS 6)