This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'McKinsie final reports since 2013'.


 
 
 
 
 
 
 
      
 
 
 
ONE NATIONAL CIRCUIT 
  
BARTON 
    FOI 
 
 
FOI/2020/065  
 
 
Mr John Smith 
By Email: [FOI #6218 email] 
 
 
Dear Mr Smith  
 
I refer to your email of 12 March 2020 in which you made a request to the Department of the 
Prime Minister and Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 1982 
(Cth) (the FOI Act) in the following relevant terms: 
 
I wish to obtain of all documents that meet the following description: 
 
Final reports delivered by the consulting firm McKinsey & Company, to the 
department since 18 September 2013. Please narrow this request to documents stored 
in either a word document or PDF format. 
 
All documents stored in a powerpoint document format, given to the department by 
McKinsey; since 18 September 2013. 

 
The decision maker for your request is Mitchell Johnson, Assistant Secretary, Finance, 
Property and Security Branch.  
 
Notice and reasons for intention to refuse your request 
 
Section 24(1) of the FOI Act provides that a request to a Minister may be refused if the 
decision maker is satisfied that a practical refusal reason (as set out in section 24AA of the 
FOI Act) exists in relation to the request. 
 
I write to advise you that the decision maker considers that the work involved in processing 
your request, in its current form, would substantially and unreasonably divert the resources of 
the Department from its other operations. This constitutes a ‘practical refusal reason’ under 
section 24AA of the FOI Act. On this basis, the decision maker intends to refuse access to the 
documents you have requested. 
 
However, before the decision maker makes a final decision to refuse the request for a 
practical refusal reason, you have an opportunity to revise your request. This is called a 
‘request consultation process’ as set out under section 24AB of the FOI Act. You have 
14 days to respond to this notice in one of the ways set out below. 
 
 
 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 

link to page 2 link to page 2 link to page 2  
 
Reasons for intention to refuse your request 
 
In deciding if a practical refusal reason exists, an agency must have regard to the resources 
required to perform the following activities specified in section 24AA(2) of the FOI Act:
•  identifying, locating or collating documents within the filing system of the agency; 
•  examining the documents; 
•  deciding whether to grant, refuse or defer access; 
•  consulting with other parties; 
•  redacting exempt material from the documents; 
•  making copies of documents; 
•  notifying an interim or final decision to the applicant. 
 
Other matters may be relevant in deciding if a practical refusal reason exists such as the 
staffing resources available to an agency for FOI processing, whether the processing can only 
be undertaken by one or more specialist officers in an agency who have competing 
responsibilities, the impact that processing may have on other work in an agency including 
FOI processing, and whether there is a significant public interest in the documents requested.2 
 
We have undertaken preliminary searches for documents potentially relevant to your request. 
The date range of the searches was 18 September 2013 to 12 March 2020 (the date we 
received your request). Having regard to where documents meeting the terms of your FOI 
request would reasonably be expected to be held by the Department, we have undertaken the 
following searches: 
•  the Department’s email system for emails with an attachment received by 
@pmc.gov.au accounts from @mckinsey.com  accounts; 
•  the Department’s electronic records system. 
 
As a result of the preliminary searches, we have identified at least 6,900 documents that 
would need to be reviewed for relevance to your request.  
 
For the documents identified to date, the process of reviewing for relevance would require, at 
minimum, opening the document, reading the document, and extracting the document (if it is 
relevant to your request), and closing the document. We estimated that this process would 
take one officer at least 1 minute per document. We have estimated that the task of reviewing 
at least 6,900 documents would take one officer at least 115 hours.   
 
Ordinary hours of work for full-time employees in the Department are 38 hours per week.3 
Having regard to the estimate of time to process the request, this means it would take one 
officer at least 3 weeks to merely undertake the task of document search and retrieval.  
 
For any documents identified as relevant to the request, there would be further work required 
to process the request that may include consulting with any parties, deciding whether to grant, 
refuse or defer access, redacting any exempt material, and preparing and notifying a decision. 
It is not possible to estimate the time required to undertake these tasks at this time. 
  
                                                 
1 ‘Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the Freedom of Information 
Act 1982
’, Part 3 – Processing and Deciding on Requests for Access (Version 1.6, January 2018), [3.116]. 
2 Ibid, [3.117]. 
3 Department of the Prime Minister and Cabinet, Enterprise Agreement 2017-2020, [315]. 
 


link to page 3  
The Department acknowledges that the processing of requests for access to documents is a 
legitimate part of each agency’s functions, and that FOI requests may require reallocation of 
resources within an agency. However, the Department could not reasonably divert resources 
to assist in processing the request. In reaching this view, the Department has had regard to the 
public interest in access to information held by the Department but considers the public 
interest in access is outweighed by the competing public interest in the ability of the 
Department to undertake its ordinary functions without substantial impairment, including the 
processing of other FOI requests. 
 
For the reasons given above, the decision maker considers that processing your request in its 
current form would be a substantial and unreasonable diversion of the Department’s resources 
from its other operations. 
 
Request consultation process 
 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed.  
 
Revising your request can mean narrowing the scope of the request to make it more 
manageable or explaining in more detail the specific documents you wish to access. We will 
assess whether any revised request has removed the practical refusal reason. 
 
You may wish to consider revising your request in one or more of the following ways: 
•  narrowing the time frame for your request; and/or  
•  limiting your request by a particular subject-matter or contract reference. The 
information published on the AusTender web site (https://www.tenders.gov.au/)4 
regarding contracts that the Department has entered into with McKinsey and Company 
may be able to assist you to identify a subject-matter of interest to you. 
 
No guarantee of access 
 
Please be aware that even if you revise your FOI request to enable it to be processed, there is 
still no guarantee that documents will ultimately be released. That is a matter for the  
decision maker to decide in the usual manner after examining the relevant documents. The 
issue we are addressing at the moment is whether your FOI request can be processed – not 
what the eventual outcome may be if it is processed. 
 
Action required 
 
Section 24AB of the FOI Act provides that you must do one of the following, in writing, 
within the next 14 days: 
•  revise your FOI request;  
•  indicate that you do not wish to revise it; or 
•  withdraw the FOI request. 
 
If you do not do one of the above within the next 14 days, your FOI request will be taken to 
have been withdrawn. 
                                                 
4 The Australian Government’s procurement information system, AusTender, publishes all publicly available 
Government Approaches to Market, Annual Procurement Plans, standing offer arrangements and contracts 
awarded. The AusTender website has a search facility that enables you to search for contracts awarded by the 
Australian Government agencies, including the Department of the Prime Minister and Cabinet. The information 
published on AusTender includes the name of the agency, the category of the contract, the contract period, and 
the contract value. 
 



 
 
If you were to revise your FOI request in a way that adequately addresses the above concerns 
and makes it manageable, the Department will recommence processing it.   
 
Calculation of 30 day period 
 
Please note that the time taken to consult with you regarding the scope of your FOI request is 
not taken into account for the purposes of calculating the 30 day period during which the 
Department is required to take all reasonable steps to process your FOI request.  
 
Should you wish to discuss your request, please contact the Department’s FOI and Privacy 
Section on (02) 6271 5849, or by email to [DPMC request email], quoting reference number 
FOI/2020/065. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Senior Adviser 
FOI and Privacy Section 
 
2 April 2020