Requirements for a valid access 
application 
 
Remember: You may not need to make an FOI access application at al  – before you 
lodge an application ask the FOI Coordinator at the agency whether the documents you 
want are already available without the need to use the FOI process. 
To make a valid access application under the FOI Act,  you should:   
  Identify or describe the documents you want. You must give enough information 
to enable the agency to identify the requested documents.   
  Give an address in Australia where notices can be sent. If possible, include your 
contact details such as telephone number/email address/fax number. This wil  
help the agency to contact you if necessary and wil  assist in your application 
being dealt with efficiently.  
   Pay the application fee of $30 if you are seeking information that is not just 
about you – no application fee is payable for access to personal information that 
is just about you. 
These requirements are set out in section 12 of the FOI Act.  If your application does not 
comply with the requirements of section 12 the agency has to take reasonable steps to 
help you to change your application so that it complies with those requirements 
(section 11). 
Tip: If you ask for access to ‘everything’ on a particular subject, the agency may ask you 
to narrow the scope of your application to reduce the work involved in dealing with it. 
An agency is permitted to refuse to deal with your application if dealing with it would 
divert a substantial and unreasonable portion of its resources away from its other 
operations. 
 
If you have any general enquiries about the FOI process, please see our website or 
contact our office. 
Note: This Information Sheet is intended as a general guide only and should not be 
viewed as legal advice. The Information Commissioner considers each complaint on its 
merits and according to the relevant circumstances. 
 
Office of the Information Commissioner 
 
Phone: (08) 6551 7888 
Freecall (WA country): 1800 621 244 
Fax: (08) 6551 7889 
Email: xxxx@xxx.xx.xxx.xx 
Web: www.oic.wa.gov.au 
Address: Albert Facey House, 469 Wel ington Street, Perth WA 6000 
 www.oic.wa.gov.au/For the public/... (Jan 2018) 
 
Page 1 of 1 

---