This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Launch recruitment - rates'.


 
 
 
FOI ref: 2020/0048 
 
18 June 2020 
 
Mr John Smith  
Mr Jack Thornton 
By email: [email address] 
[FOI #6364 email] 
 
Dear Mr Smith and Mr Thornton, 
I refer to Mr Thornton’s request for access to documents under the Freedom of Information 
Act 1982
 (FOI Act) which was sent to the Tribunal on 29 May 2020.  
 
Mr Thornton requested access to a copy of the following documents:  
 
•  The earliest ten emails between AAT senior officer Sera Clemens & the labour hire 
recruitment firm Launch recruitment pty ltd. Please include deleted or archived emails 
within this FOI request. 
 

•  Please exclude from these emails, any emails that do not discuss salary or the terms and 
conditions for the employment of labour hire staff on premises at the AAT. 
 

•  This FOI request attempts to find the rate set for labour hire staff by the AAT, when 
Launch recruitment was initially engaged. We have reason to believe that the rate set 
across the department was below the applicable award rate. 

 
Section 24 of the FOI Act – Multiple requests  

Section 24(2) of the FOI Act provides that an agency may treat two or more requests as a 
single request if the agency is satisfied that:   
(a) 
the requests relate to the same document or documents; or 
(b) 
the requests relate to documents, the subject matter of which is  
           substantially the same. 
 
Paragraph 3.123 of the FOI Guidelines issued by the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) explains that the most common circumstance in which requests may 
be combined under s 24(2) is where there are multiple requests from a single applicant. 
However, s 24(2) can also apply to two or more requests from different applicants. In 
addition, the Guidelines state that multiple requests can only be combined as a single 
request under s 24(2) if there is a clear connection between the subject matter of the 
requested documents.   
I have considered the nature of the documents requested on 29 May 2020 from Mr Thornton 
and the documents requested from Mr Smith on 19 May 2020, in the context of s 24(2). The 
common thread in your requests is that they concern labour hire staff and procedures at the 
AAT and I consider there to be a clear connection between the subject matter (labour hire) in 


 
both FOI requests. I am therefore satisfied that the requests relate to documents, the subject 
matter of which is substantially the same. I also note that your FOI request states that Mr 
John Smith and Mr Jack Thornton are colleagues.  
Consequently, I have combined the FOI request received from Mr Smith on 19 May 2020 
with the FOI request received from Mr Thornton on 29 May 2020 into one single request 
under s 24(2) of the FOI Act.   
Notice that you are liable to pay a charge  
I now refer to the combined request below.  I am an officer authorised under section 23(1) of 
the FOI Act to make decisions in relation to FOI requests. I am writing to advise you of my 
decision that you are liable to pay a charge in respect of the processing of your request. 
Together, you have requested access to: 
1. The five most recent contracts (as at the date of this email) between the AAT, and the 
labour hire provider 'Launch Recruitment'.   
 
2. A copy of the AAT's policy & procedures regarding the use of labour hire firms. Please 
narrow this request to only include documents that meet this description that are, or have 
been available on the AAT's intranet, for use by the AAT's managerial staff when procuring 
labour hire services.  
 
3. The total number of labour hire staff presently working at the AAT. (Or a document, if it 
exists, that would detail that fact)  
 
4. The names of the labour hire firms presently supplying labour hire services to the AAT. (Or 
a document, if it exists, that would detail that fact)  
 
5. The amount spent by the AAT in the first quarter of 2020 on labour hire services. This is a 
distinct figure from the amount spent on contractors generally, a figure available in the annual 
reports. What I am interested in is the amount spent by the AAT on labour hire contractors 
that are fulfilling roles functionally identical to ordinary APS staff. (This would exclude, for 
example; an amount spent on a contractor electricians, or contractor management consultant 
etc).  
If this figure cannot be found in an existing document, please exclude it from the FOI request. 
 
6. Any emails or instant message chat records within the inbox of either Chris Sutton or Sera 
Clemens that discuss the story: https://www.michaelwest.com.au/boomers-vs-millennials-the-
gig-economy-breaks-enters-the-australian-public-service/ 
Please include only emails or skype records from the dates 9th & 10th of April inclusive. 
Please include deleted or achived emails for these two dates.  
 
7. The earliest ten emails between AAT senior officer Sera Clemens & the labour hire 
recruitment firm Launch recruitment pty ltd. Please include deleted or archived emails within 
this FOI request. Please exclude from these emails, any emails that do not discuss salary or 
the terms and conditions for the employment of labour hire staff on premises at the AAT.  
 

In accordance with section 29 of the FOI Act and the Freedom of Information Charges 
Regulations 1982
, my preliminary assessment of the charge you are liable to pay is $889.00.  
 
 


 
 
Basis for my preliminary assessment of the charge 

Staff members have conducted searches for documents relating to your request. The 
number of documents requiring examination to determine whether or not they fall within the 
scope of your request is estimated at 24. These are in electronic format. This includes 
emails, spread sheets and contracts. The calculations below are based on sample 
processing times and prior experience of processing matters of similar size.  
Please note, if you require searches of the AAT’s back-up tapes in order to obtain any 
archived or deleted emails relevant to parts 6 & 7, additional charges may apply.  
I have assessed the work the AAT would need to do to process your request and have 
calculated the following breakdown of charges:   
Document estimate  
Number of relevant documents 
24 
 
 

PROCESSING CHARGES 
Search and retrieval 
Task 
Time 
Cost @ 
$15/hr 

Search and retrieval of relevant documents 
7 hours 
105.00 
Collation of emails, contracts and reports, including 
8 hours 30 mins 
127.50 
printing, sorting and assessment of scope 
Preparation of schedule of documents, including sorting, 
3 hours 
45.00 
cross checking and describing documents  
A.  Search and retrieval subtotal 
 
277.00 
(rounded) 
 
Decision making 
Task 
Time 
Cost @ 
$20/hr 

Examination of documents, including reading all 
8 hours 
documents, identifying parties who may require 
160.00 
consultation and consideration of exemptions 
Consultation with third parties under section 27 and s27A 
10 hours 
(estimate 1 complex entity, 43 other entities and five 
200.00 
persons that may reasonably wish to raise an exemption) 
Preparation of documents for release, including marking 
9 hours  
180.00 


 
redactions, and copying to disk 
Preparation of notice of access decision, including proof 
 8 hours 
160.00 
reading 
Decision making subtotal (before deduction of 5 
 
700.00 
hours) 
B.  Decision making subtotal (after deduction of first 5 
-5X20 
600.00 
hours free) 
 
ACCESS AND DELIVERY CHARGES 
 
 
Cost  
Delivery (actual cost) 
1 Satchel 
12.20 
C.  Access and delivery charges subtotal 
 
12.20 
 
ESTIMATED TOTALS AND DEPOSIT 
ESTIMATED TOTAL (total of A, B and C) 
889.00 
(rounded) 
REQUIRED DEPOSIT 
222.00 
(rounded) 
 
Your right to contend the charge 

Under the FOI Act, you have the right to contend that the charge: 
•  has been wrongly assessed, or  
•  should be reduced, or  
•  should not be imposed.  
In deciding whether a charge should be reduced or not imposed, the decision maker in our 
agency must take into account:  
•  whether payment of the charge, or part of it, would cause you financial hardship 
•  whether giving access to the documents is in the general public interest or in the 
interest of a substantial section of the public 
•  any other relevant matter. 
Payment of a deposit  
As the charge exceeds $100, a 25 per cent deposit of $222.00 will be sought if the charge is 
imposed. 
The deposit is not refundable except in some limited circumstances for example, if the AAT 
fails to make a decision on your request within the statutory time limit, or may be refundable 
in part if the final charge is less than the deposit paid.  


 
 
Should you decide to pay the charge, please contact us regarding the method of payment.  
The time you have to respond and what you need to do 
You have 30 days to respond in writing to this notice. We therefore expect a response from 
you by 20 July 2020. By that date, you must do one of the following things in writing: 
•  agree to pay the charge (this will mean that you will not be entitled to access the 
requested documents until the full charge is paid 
•  contend that the charge has been wrongly assessed, or should be reduced or not 
imposed and explain your reasons  
•  withdraw your request. 
Please send your response to: 
[AAT request email] 
If you do not provide us with a written response by 20 July 2020 your request will be taken 
to have been withdrawn.  
The period for processing your request is suspended from the day that you receive this 
notice and resumes on either the day you pay the charge (in full or the required deposit) or 
the day on which this agency makes a decision not to impose a charge.  
 
Questions about this notice 
 
 
If you have any questions or wish to discuss this notice with us, please contact me by return 
email.  
 
More information about charges under the FOI Act is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner’s website: www.oaic.gov.au. 
 
Yours sincerely 
Skye M 
Authorised AAT Officer