Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Seeking internal review of s47C redactions in the humanitarian overseas service medal brief for Iraq 2004'.


 
 
 
 
 
 
 
      
 
 
 
ONE NATIONAL CIRCUIT 
BARTON 
     FOI 
 
FOI/2020/152 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 (Cth) 
 
 
REQUEST BY: 
Trav S 
 
 
DECISION BY: 
Peter Rush 
 
Assistant Secretary 
 
Parliamentary and Government Branch 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Trav S 
 
I refer to your email, dated 19 June 2020 to the Department of the Prime Minister and Cabinet 
(the Department) in which you made a request under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act) in the following terms: 
 
We seek information withheld via Section 47C redactions in PMC’s 19 April 2004 
brief to the Minister Assisting the Prime Minister regarding the humanitarian 
overseas service medal for Iraq.   
 
Authorised decision maker 
 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the Act.  
 
Document in scope 
 
One document has been identified as containing the information you have requested (the 
requested document).  
 
Decision 
 
I have decided that the requested document, being deliberative, is conditionally exempt under 
section 47 of the FOI Act. However, I consider that its disclosure would not be contrary to the 
public interest. 
 
Accordingly, I have decided to release the requested document, in full, with irrelevant 
material deleted under section 22 of the FOI Act. The document being released to you is 
attached. 
 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
 
 
In making my decision, I have considered the following: 
 
 
the terms of your request; 
 
the provisions of the FOI Act; and 
 
The Guidelines made by the Australian Information Commissioner issued under 
section 93A of the FOI Act (the FOI Guidelines). 
 
Reasons for the Decision 
 
Section 47C of the FOI Act – deliberative processes 
 
Section 47C of the FOI Act provides that: 
 
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation 
that has taken place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative 
processes involved in the functions of: 
(a) an agency; or 
(b) a Minister; or 
(c)  the Government of the Commonwealth. 
 
The FOI Guidelines state that: 
 
‘Deliberative matter’ is a shorthand term for ‘opinion, advice and recommendation’ 
and ‘consultation and deliberation’ that is recorded or reflected in a document. There 
is no reason generally to limit the ordinary meanings given to the words ‘opinion, 
advice or recommendation, consultation or deliberation’.1 
 
‘Deliberative process’ generally refers to the process of weighing up or evaluating 
competing arguments or considerations or to thinking processes – the process of 
reflection, for example, upon the wisdom and expediency or a proposal, a particular 
decision or a course of action.’2  
 
The requested document contains deliberative matter regarding the Humanitarian Overseas 
Service Medal, prepared for the purpose of the deliberative processes involved in the 
functions of the Department and the Minister Assisting the Prime Minister. 
 
I am satisfied that the deliberative matter contained within the requested document is 
conditionally exempt under section 47C of the FOI Act. 
 
Public Interest Test 
 
Section 11A(5) of the FOI Act provides that a conditionally exempt document must 
nevertheless be disclosed to the applicant unless its disclosure would, on balance, be contrary 
to the public interest. 
 
                                                
1 FOI Guidelines, [6.63], footnotes omitted. 
2 FOI Guidelines, [6.59], footnotes omitted. 
 
2 
 
 
In determining whether disclosure would be contrary to the public interest, the FOI Act 
requires a decision-maker to balance the public interest factors in favour of disclosure against 
the factors against disclosure.  
 
Section 11B(4) of the FOI Act sets out the following factors that the decision-maker must not 
take into account when deciding whether access to the document would be contrary to the 
public interest: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss in confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the documents was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; or 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
 
I have not taken any of the above factors into account in making my decision.  
 
Factors in favour of disclosure 
 
The FOI Act sets out factors favouring disclosure which must be considered if relevant. I am 
satisfied that disclosure would promote the objects of the FOI Act.  
 
Factors against disclosure 
 
The FOI Act does not provide for any public interest factors weighing against disclosure that 
decision makers may consider. However, in determining whether disclosure would be 
contrary to the public interest, I have had regard to the FOI Guidelines. The FOI Guidelines 
contain a non-exhaustive list of factors that may, depending on the circumstances of the case, 
may be against disclosure.  
 
Having regard to the conditionally exempt material, I considered the extent to which the 
following factors against release are relevant: 
  disclosure would reduce the quality, clarity or frankness of written advice; and 
  disclosure would prejudice the integrity of the decision-making process concerning the 
award of medals and honours. 
 
Balancing the public interest 
 
I have decided that the requested document, being deliberative, is conditionally exempt under 
section 47 of the FOI Act. However, having regard to the nature of the conditionally exempt 
information, I am satisfied that disclosure may promote the objects of the FOI Act and 
disclosure would not be contrary to the public interest. 
 
Deletion of irrelevant matter  
 
Section 22 of the FOI Act provides that irrelevant material may be deleted from a copy of a 
document, and access granted to such an amended copy where it is reasonably practicable to 
do so, unless it is apparent that the applicant would not wish to have access to such a copy.  
 
 
3 

 
 
I have decided that it is possible for an edited copy of the requested document to be provided 
to you. Accordingly, the Department prepared an edited copy of the requested document, 
which is the document that is being released to you. 
 
Processing and access charges 
 
I have decided not to impose processing charges in respect of your request. 
 
Publication of the documents 
 
Under section 11C of the FOI Act, the Department will make arrangements to publish the 
document released to you on the Department’s FOI Disclosure Log. 
 
Review rights 
 
Information about your rights of review can be found on the website of the Office of the 
Australian Information Commissioner at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/.  
 
Complaint rights 
 
Information about you complaint rights can be found on the web site of the Office of the 
Australian Information Commissioner at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/.  
 
Yours sincerely 
 
Peter Rush 
Assistant Secretary 
Parliamentary and Government Branch  
20 July 2020 
 
4