This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Compensation for Defective Administration claims in 2019/20'.


FOI 36785 
 
 
Statement of reasons made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Molly (Position Number 62213164), Information Law 
Section, Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 

Applicant: 
 
 
Mr Alan Ashmore 
 
Decision date: 

 
31 August 2020 
 
FOI reference number: 

FOI 36785 
 
Sent by email: 

 
[FOI #6452 email] 
 
Dear Mr Ashmore, 
Freedom of Information Request: FOI 36785 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and, in accordance with section 17 of the Freedom of Information Act 1982 (Cth) 
(FOI Act), I have made a decision to create and grant part access to one (1) document that 
meets the scope of your request. 
 
2.  The document that I have chosen to grant access in part is set out in Schedule 1, together 
with the applicable exemption provision. Where I have decided to grant access in part, I have 
provided access to an edited copy of the document, modified by deletions in accordance 
with section 22(2) of the FOI Act.  
 
Authority to make decision 
 
3.  I, Molly (Position Number 62213164), Legal Officer, Information Law Section, am an officer 
authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access to 
documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
FOI Act. 
 
Summary 

 
4.  On 2 July 2020, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request was made in the following terms: 
 
 


‘COMPENSATION FOR DEFECTIVE ADMINISTRATION CLAIMS (CDDA): 
 
I request the fol owing data for 2019/2020, namely: 

 
: The number of CDDA claims lodged, 

 
: The number of CDDA claims accepted, and 

 
: The total value of the amount paid out.’ 

 
5.  As an extension of time was applied to process your request in accordance with section 
15AA of the FOI Act, a decision on your request is due by 31 August 2020. We thank you for 
your cooperation and patience in respect of this FOI request. 
 
6.  I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with 
regulation 3(1) of the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982
 
Decision and reasons for decision 
 
7.  I have made a decision to create and grant part access to one (1) document that meets the 
scope of your request. 
 
Material taken into account 
 
8.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant partial access to the document is as follows. 
 
9.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
•  the terms of your request; 
 
•  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
•  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
•  consultation with relevant Department officers in relation to your request; 
 
•  the availability of information relevant to your request, insofar as it determines the 
practicality and ease in which the Department can create a document under section 17 
of the FOI Act; 


•  sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 15  Request for Access 
-  Section 17  Requests involving use of computers etc (e.g. request for the 
Department to create a document) 
-  Section 22  Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy and 
 
•  the guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC
under section 93A of the FOI Act. 
 
10.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision 

 
11.  I have decided to grant part access to the document within the scope of your request, 
subject to the fol owing exemption in accordance with the FOI Act: 
 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
12.  I have found the document to contain personal information that I consider to be exempt 
from disclosure under the FOI Act. This information is the total value paid by the Department 
to claimants under the Compensation for Detriment caused by Defective Administration 
Scheme (CDDA Scheme) for the relevant period. 
 
13.  Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
would involve the unreasonable disclosure of personal information about any person 
(including a deceased person). 
 
14.  Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act 
as: 
 
...information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
 

(a) 
whether the information or opinion is true or not; 


 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not…  
 
15.  The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
 
(b) 
it says something about the individual; 
 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form 
part of a database; 
 
(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the 
information in the document. 
 
16.  If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of 
the FOI Act requires me to take into account: 
 
(a) 
the extent to which the information is wel  known; 
 
(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
17.  The information I find to be exempt is not wel  known, does not relate to your own affairs 
and is not widely accessible through public sources. The amount paid to claimants relates to 
those individuals specifically and would identify how much those individuals received under 
the CDDA Scheme. It is possible that claimants could ascertain by the way of deduction 
through various means, how much other claimants may have received in response to their 
claims. Given the small number of claims, it is also possible that the claimants’ identities 
could reasonably be ascertained. 
 
18.  As noted on the Department’s website, the CDDA Scheme is designed to compensate 
persons who have experienced detriment as a result of defective actions or inaction of a 
department. It is a scheme that gives the Department the discretion to compensate a 


claimant in appropriate cases. In accordance with the principles of the Privacy Act, all 
aspects of an investigation are treated as confidential. This is to ensure appropriate 
protection of claimants’ privacy. As noted above, release of this information could disclose 
personal information of people other than yourself, and it is unreasonable for this 
information to be disclosed. 
 
19.  Accordingly, I have decided that the part of the document which is listed as exempt in 
accordance with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. 
Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the 
public interest test in accordance with section 11A(5). 
 
Application of the public interest test: 
 
20.  Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
21.  In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public 
interest, I considered the following factors which favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act; and 
 
(c) 
disclosure would promote effective oversight of public expenditure. 
 
22.  I also considered the fol owing factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an 
individual’s right to privacy; 
 
(h) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
confidential information; 
 
(i) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
similar information in the future; 
 
(k) 
disclosure could reasonably be expected to harm the interests of an individual or 
group of individuals; 
 


23.  I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of 
the FOI Act. 
 
24.  On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive 
than the public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is 
to withhold the exempt material. 
 
Delete exempt or irrelevant material from documents and provide access to edited copies 
(section 22) 
 
25.  The Department may refuse access to a document on the ground that it is exempt. If so, the 
Department must consider whether it would be reasonably practicable to prepare an edited 
copy of the document for release, that is, a copy with relevant deletions made under 
section 22 of the FOI Act. The Department is under the same obligation to consider 
preparing an edited copy of a document by removing information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request. 
 
26.  As explained above, some of the documents subject to your request contain exempt 
information. On this basis, I have prepared the documents for release by removing that 
exempt material in accordance with section 22 of the FOI Act. The material that has been 
edited for release is marked within the documents as well as at Schedule 1
 
Access to documents 

 
27.  The document released to you in accordance with the FOI Act is enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
28.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. I have determined that information relating to your request will be published 
on the Department’s disclosure log which can found on the Department’s website at 
http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-information/foi-disclosure-log 
 
Your rights of review 

 
29.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for Internal Review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) to review my decision. We 
encourage you to seek Internal Review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns. 
 
 


Internal review 
 
30.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The Internal Review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
31.  You can make your application for internal review in one of the fol owing ways: 
 
Post: Legal Services and Assurance Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998 CANBERRA   ACT   2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address] 
 
OAIC review 
 
32.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by the OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online:
 www.oaic.gov.au   
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
Email: [email address] 
In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
33.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-
of-information-fact-sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights 
 
Contact us 

 
34.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact me using the fol owing 
details: 
 
Post: Legal Services and Assurance Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998 CANBERRA   ACT   2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address] 


 
Yours sincerely 
 
 
Molly (Position Number 62213164) 
Legal Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
 
 
31 August 2020





 
FOI 36785 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
10 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditionally exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
11B    Public interest exemptions — factors 
Scope 
(1)   
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
(2)   
This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3)   
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the fol owing: 
(a)   
promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
3A);  
(b)   
Inform debate on a matter of public importance; 
 (c)    promote effective oversight of public expenditure; 
(d)   
allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4)   
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a)   
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(b)   
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
(c)   
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d)   
access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 
11 

(5)   
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A.  
 
15  

Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
17  

Requests involving use of computers etc 
(1)  
Where: 
(a)  
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  
(b)  
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that 
is not available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba)  
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with 
a computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
(i)   the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written 
document so produced and containing that information and, for that purpose, this Act 
applies as if the agency had such a document in its possession. 
(2)  
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
22   

Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
12 

 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
26   

Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
13 

Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
Public interest conditional exemption 
 
47F 
Public interest conditional exemption—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person. 
Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and 
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being. 
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
14 

(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
15