This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Humanitarian Overseas Service Medal awarded to Aspen Medical Pty Ltd personnel in Iraq 2017 to 2018'.

Trav S 
DECISION BY:  Peter Rush 

Assistant Secretary 
Parliamentary and Government Branch 
By email:  
Dear Trav S 
I refer to your request of 24 July 2020, made to the Department of the Prime Minister and 
Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act), in the 
following terms: 
In 1999, the Sovereign instituted an Australian medal for the 
purpose of according recognition to persons who have given 
humanitarian service in hazardous circumstances outside Australia.  
However the Minister responsible for honours policy claims that this 
medal was instituted to recognise members of "not-for-profit" 
organisations. The Letters Patent and regulations governing the 
medal do not prescribe the term 'not-for-profit'.  
The Minister also states he is unwilling to recommend changes to 
extend the medal to commercial contractors who are providing 
essential support services to humanitarian operations.  
Contrary to the Ministers claims, the public record shows that the 
medal was awarded to commercial contractors to humanitarian 
operations in: 
1)  Iraq 2003 to 2005 
2)  Indian Ocean 2004 to 2005 
3). West Africa 2014 to 2016 

Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   ABN:  18 108 001 191 

From 2017 to 2018, Aspen Medical Pty Ltd provided services at 
field hospitals in Iraq during the offensive against ISIS. This was on 
behalf of the World Health Organization and the United Nations 
Population Fund.  This was the first time either organisation had 
contracted with a commercial company to deliver humanitarian 
healthcare assistance. 
We're informed the medal may also have been awarded to the Aspen 
Medical personnel contracted to support the afore mentioned 
humanitarian operation in Iraq from 2017 to 2018.   
If this is the case, we would like a copy of the briefing documents 
justifying the award of the medal to these commercial contractors. 
Authorised decision-maker 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the Act.  
Searches for documents  
My branch of the Department of the Prime Minister and Cabinet is responsible for the 
administration of the Humanitarian Overseas Service Medal. The medal can only be awarded 
to members of specified organisations for declared operations (or clasps).  
Information about specified organisations for declared operations (or clasps), for the purposes 
of the medal, is published in the Humanitarian Overseas Service Medal - Guide to Eligible 
on the department’s website at 
Neither Aspen Medical Pty Ltd, the World Health Organization nor the United Nations 
Population Fund are specified organisations under the declaration for the Humanitarian 
Overseas Service Medal
 ‘Iraq’ clasp.  
Further, no awards have been made to members of the “Australian contingent to the United 
Nations organisations serving in the specified hazardous area in relation to the declared 
operation” since 2009.  
On that basis, I am satisfied that no documents relevant to the scope of your request exist.  
Section 24A(1) of the FOI Act provides that: 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; 

(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
does not exist. 

I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find a document within the scope of 
your request, and that no such document exists.   
I have therefore decided to refuse your request under section 24A(1) of the Act.  
Processing and access charges 
I have decided not to impose processing charges in respect of your request. 
Review rights 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at  
Complaint rights 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to a request. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at
Yours sincerely 
Peter Rush 
Assistant Secretary 
Parliamentary and Government Branch  
24 August 2020 

Document Outline