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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'seeking the assessment of service in Iraq and documents evidencing consultations with DFAT and Defence'.


 
 
 
 
 
 
 
 
     
ONE NATIONAL CIRCUIT 
BARTON 
    
 
 
FOI/2020/172/IR 
   FOI 
 
 
 
INTERNAL REVIEW DECISION AND REASONS  
UNDER SECTION 54 OF  
THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
REQUEST BY: 
Trav S 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DECISION BY:  John Reid PSM 
First Assistant Secretary  
Government Division 
 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Trav S 
 
I refer to your email of 17 September 2020 in which you made a request seeking internal 
review of the decision (the primary decision) made on 14 September 2020 by Mr Peter Rush, 
Assistant Secretary, Parliamentary and Government Branch, Department of the Prime 
Minister and Cabinet (the Department).  
 
The primary decision was made in relation to your request of 28 July 2020 (the FOI request) 
under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) in the following terms: 
 
 On 19 April 2004, PM&C wrote to the Minister responsible for honours policy 
recommending they seek the Governor-General declare service in Iraq eligible for the 
Humanitarian Overseas Service Medal.   
 
PM&C advised the Minister that: 
 
"Following an assessment of service of service in Iraq and consultation with DFAT 
and Defence, it was agreed that service in Iraq meets the criteria of the medal's 
regulations and should be declared as eligible service for the medal". 
 
We request a copy of: 
 
1.  the assessment of service in Iraq, and  
 
2.  the documents recording, or evidencing the consultations with DFAT and Defence. 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
 
 
 
The primary decision identified three documents falling within the scope of the request (the 
requested documents). The primary decision: 
 
•  granted access, in part, to Document 1, on the basis it contains information that is 
conditionally exempt under sections 47C (deliberative material) and 47E(d) 
(operations of an agency) of the FOI Act, and its disclosure would be contrary to the 
public interest; 
 
•  granted access, in part, to Document 2, on the basis it contains information that is 
conditionally exempt under sections 47C, 47E(d), and 47F(1) (personal information) 
of the FOI Act, and its disclosure would be contrary to the public interest; and 
  
•  refused access in full to Document 3, on the basis that it contains information that is 
conditionally exempt under sections 47C and 47E(d), and its disclosure would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
 
Under section 54(2) of the FOI Act, an applicant is entitled to apply for an internal review of a 
decision refusing to give access to a document in accordance with a request. 
 
In your request for internal review, you stated as follows: 
 
Freedom of Information legislation provides that conditionally exempt documents 
must be disclosed unless disclosure is contrary to the public interest.  In this case it’s 
reasonable to put that the factors weigh heavily in favour of disclosure and that 
disclosure is in the public interest.   
 
The requested documents regard an assessment justifying the Humanitarian Overseas 
Service Medal (HOSM) declaration for Iraq in 2004.  Civilian operational service 
recognition is an important Australian cultural construct and PM&C’s Honours and 
Symbols Branch are the custodians of this culture.  It’s reasonable to enquire into the 
efficacy of the Branch’s assessments given the public record apparently evidences 
administrative gaps in the HOSM assessment for Iraq.  
 
The Honours Branch have stated only two organisations were consulted following 
their assessment for Iraq despite it being evident at the time of the assessment that 
there were more than two relevant stakeholder organisations involved.   
 
The Honours Branch and the public service officers undertaking the assessment had a 
moral and potentially a statutory duty to undertake comprehensive assessments 
considerate of all relevant stakeholder before providing advice to Government.  It’s 
reasonable for the public to scrutinise this process given the apparent gaps in this 
assessment.   It’s  unclear why relevant stakeholders were not offered the opportunity 
to present a submission for consideration during the assessment.   
 
The Iraq War was the first time in Australia’s history that the Commonwealth 
Government applied an all-of-government approach utilising a mix of public servants 
and contractors to comprise an humanitarian contingent amidst and ongoing war.  It 
was also the first time Government decided to engage former armed service veterans 
to provide essential functions to an Australian humanitarian contingent.  None of this 
appears to be captured in the Honours Branch's assessment.   
 
 
2 
link to page 3  
For these reasons alone it was imperative that the Honours Branch undertook and 
comprehensive assessment and the information available to the public does not show 
that this occurred. The FOI legislation holds that the public should expect 
Government departments to operate fairly and transparently in their administrative 
decision making and to be accountable for their decisions.  
 
The Commonwealth Government states the Australian Honours system is predicated 
on: 
 
“a sense of fairness, equity and compassion and an egalitarian commitment to 
acknowledge the quality of service and substance of action without regard to status or 
class”.   
 
The Sovereign and head of the Australian Honours system and the Australian Prime 
Minister state the HOSM was instituted for the purpose of: 
 
“according recognition to persons who have given humanitarian service in hazardous 
circumstances outside Australia”.  
 
The assessment evidently overlooks relevant stakeholders that meet these definitions 
and it’s in the public interest to understand the degree to which the Honours Branch 
applies the HOSM’s legislative definitions in their administration decisions regarding 
the HOSM.  Disclosure in this case will promote the objects of the FOI Act, and will 
increase scrutiny, discussion, comment and review of government’s administration of 
Australia’s honours system. 
 
Authorised decision maker 
 
Section 54C(2) of the FOI Act provides that an agency must arrange for a person (other than 
the person who made the original decision) to review the decision.  
 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the FOI Act. 
 
Internal review decision 
 
I have decided to affirm the primary decision. 
 
In reaching my decision, I have had regard to: 
•  the terms of your FOI request; 
•  the requested documents; 
•  the primary decision; 
•  your request for internal review; 
•  the FOI Act; and 
•  the ‘Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the Freedom of Information Act 1982’1 (the FOI Guidelines).  
 
 
 
                                                           
1 FOI Guidelines published on the web site of the Office of the Australian Information Commissioner at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-guidelines/. 
 
3 
link to page 4 link to page 4 link to page 4
 
Reasons  
 
I am satisfied that the requested documents are conditionally exempt under the respective 
exemptions identified, and for the reasons given, in the primary decision. 
 
Section 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to the document if it 
is conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the 
document at that time would, on balance, be contrary to the public interest. 
 
The primary decision identified one public interest factor favouring disclosure, namely that 
disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
In the light of your contentions regarding the public interest in disclosure and the FOI 
Guidelines, I find that the following additional public interest factors favour disclosure 
namely that disclosure may: 
•  inform the community of the Government’s operations;2 
•  reveal the reasons for a government decision and any background or contextual 
information that informed the decision;3 and 
•  enhance the scrutiny of government decision making.4 
 
I am satisfied that the public interest factors against disclosure identified in the primary 
decision continue to apply. 
 
Having weighed the public interest factors for and against disclosure, and notwithstanding the 
additional public interest factors favouring disclosure that I have identified, I am satisfied that, 
on balance, disclosure of the conditionally exempt information at this time would be contrary 
to the public interest. 
 
Review rights 
 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/.  
 
Complaint rights  
 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to this request. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/. 
 
Yours sincerely 
 
John Reid 
First Assistant Secretary 
Government Division 
19 October 2020 
                                                           
2 FOI Guidelines, [6.19]. 
3 Ibid. 
4 Ibid. 
 
4 

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