This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'AusIndustry grant application'.

Our ref: 66929
Alby P 
Right to Know 
By email:   
Dear Alby 
Freedom of Information Act – Notice of intention to refuse 
I refer to your request received by the Department of Industry, Science, Energy and Resources (the 
department) on 29 August 2020, in which you sought access under the Freedom of Information Act 1982
(the FOI Act) to the following: 
“…this grant listed on the grant-connect website -
Please provide these documents if they are available: 
Draft application 
Draft feedback by AusIndustry 
Final application that was approved 
List of all staff who provided help or feedback to the applicant in preparation.” 
Section 17 – Information not available in discrete form 
In relation to the last item of your request “List of all staff who provided help or feedback to the 
applicant in preparation”, I am satisfied that reasonable searches have been conducted to locate 
documents relevant to this item but no such document exists.  
The information you have requested in the last item of your request is not available in discrete form in 
written documents held by the department. To compile this information would require a substantial 
search to be conducted from multiple sources and document repositories. Once the data is located, it 
would then need to be compiled and examined for duplicates in order to create a document containing 
the information you have requested. Creating such a document would take a significant amount of time 
and would substantially and unreasonably divert the resources of the department from its core functions. 
Section 17(1)(c)(i) of the FOI Act provides that in instances where it appears from the request that the 
applicant is seeking information that is not available in discrete form in written documents of the agency, 
and the agency could produce a written document containing the information in discrete form by the use 
of a computer or other equipment ordinarily available to the agency, the agency shall deal with the 
request as if it were a request of access to a written document so produced and containing that 
However, in accordance with section 17(2) of the FOI Act, an agency is not required to produce such a 
document if it would substantially and unreasonably divert the resources of the agency from its other 

Therefore, a document has not been created in relation to the last item of your request, and accordingly 
this item has not been considered in relation to the remaining information in this notice. 
Section 24 – Power to refuse request 
Under subsection 24(1) of the FOI Act, I am satisfied that a practical refusal reason exists in relation to 
this request. The practical refusal reason is that the work involved in processing the request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the department from its other operations. 
My view is based on a conservative estimate that over 44 hours of decision making and processing time 
is required to deal with this request. I also wish to advise that: 
 I estimate that there at least 15 documents and in excess of 206 pages relevant to your request 
as presently framed; 
 There is at least one third party identified in the relevant documents and consultation will be 
required prior to considering possible release of many of the documents falling within the scope 
of the request. 
 There are additional areas where searches have not been completed which are likely to have 
additional relevant documents and therefore the total number of relevant documents is likely to 
be higher than the estimate; and 
 Many of the documents you are seeking contain sensitive information that requires more 
decision making time, thus adding to the voluminous nature of your request. 
In accordance with section 24(1)(a) and 24AB of the FOI Act, I am writing to provide you with written 
notice that I intend to refuse your request on the grounds that a practical refusal reason exists and to 
initiate a request consultation process in accordance with section 24AB of the FOI Act.  
Request consultation process 
Before I make a decision to refuse your request under section 24(1)(b) of the FOI Act, I would like to 
provide you with the opportunity to revise the scope of your request so that a ‘practical refusal reason’ 
no longer exists. Although it is your responsibility to suggest ways that your request may be revised and 
narrowed, you may consider limiting your request to particular topics or particular timeframes. 
However, you may wish to consider the following suggestions to revise the scope of your FOI request 
(please note that these are suggestions only and do not guarantee the practical refusal reason/s will no 
longer exist): 
 Exclude item 1 of your request: the draft application. The majority of pages from the draft 
application contain sensitive information that require more decision making time. Further, all of 
these pages would require consultation with the third party, which adds to the voluminous 
nature of your request; 
 Exclude item 4 of your request: list of staff. A document containing this information does not 
exist, and the department is not required to create a document where in doing so, it would 
substantially and unreasonably divert the resources of the department from its other 
Industry House - 10 Binara Street, Canberra City, ACT 2601  
GPO Box 2013 Canberra ACT 2601 ABN: 74 599 608 295 

 Consider describing the information you are seeking so that the department may better assist 
you with your request. 
Should you wish to revise your request, you must do so within 14 days after the day you are given this 
notice (unless extended by agreement with the department). If you are unable to meet this deadline 
and wish to arrange an extension of time in which to consider this matter, or would like to discuss how 
you could best revise the scope of the request, please contact the FOI team by email at
Under subsection 24AB(6) of the FOI Act, you must, before the end of the 14-day consultation period, 
do one of the following by written notice to the department: 
a) withdraw the request; 
b) make a revised request; or 
c) indicate that you do not wish to revise the request. 
Please note that under subsection 24AB(7), the request is taken to have been withdrawn at the end of 
the 14 day consultation period if: 
(a) the applicant does not consult the contact person during the consultation period in accordance 
with this notice; or 
(b) the applicant does not do one of the things mentioned in subsection(6) before the end of the 
consultation period. 
In accordance with subsection 24AB(8) of the FOI Act, the 14-day consultation period is to be 
disregarded in calculating the processing period for the request. 
Your written response should be addressed to: 
FOI Coordinator 
Department of Industry, Science, Energy and Resources 
GPO Box 2013 
Or by email to:
Should you wish to discuss this matter further, please contact the FOI team by email at 
Yours sincerely 
Heather Davidson 
A/g Senior FOI Officer 
Legal, Audit & Assurance 
10 September 2020
Industry House - 10 Binara Street, Canberra City, ACT 2601  
GPO Box 2013 Canberra ACT 2601 ABN: 74 599 608 295