This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Border Force Logo Design'.



 
Australian Government 
Department of Immigration and Border Protection 
 
 
15 July 2014 
 
In reply please quote: 
FOI Request 
FA 14/07/00181 
File Number 
ADF2014/23613 
 
Daniel 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Dear Daniel 
 
Freedom of Information request – Decision on request - Access 
This letter refers to an access request received under the Freedom of Information Act 1982 (the Act) 
received on 4 July 2014.  
 
You requested access to the following information: 
 
“1. Was the Department involved in the design of the logo for Border Force? 
2. Was the design in-house, or through a contractor? 
3. How much did it cost if through a contractor? 
4. How many labour hours were spent creating the Border Force logo if in-house and how 
large was the team (including a breakdown by APS classification)? 
5. Please release all correspondence relating to the design of the Border Logo. “ 

 
The department has not accepted your parts 1-4 of your request as valid under the Freedom of 
Information Act 1982
 (FOI Act).  This is because your request is for 'information' and not for a 
document in the department's possession at the time of your request.  I will outline more fully the 
reasons for this below.  
 
Access to Documents 
The right to request documents under the FOI Act is outlined in the Guidelines published by the Office 
of the Australian Information Commissioner (OAIC): 
 
Section 11(1) of the FOI Act gives every person a legally enforceable right to obtain access to a 
document of an agency or an official document of a minister, unless the document is exempt. [para 
2.1] 
 
The right of access enshrined in the FOI Act applies to ‘documents’. This term is defined in s 4(1) 
to include maps, photographs, and any article from which sounds, images or writing are capable 
of being reproduced (for example, emails). There is no general obligation on agencies to reduce 
information to written documentary form in order to facilitate an FOI request, except in relation 
to information that is stored on a computer tape or disk (s 17). [para 1.26]  
 
The right of access is to existing documents, rather than to information. The FOI Act does not 
require an agency or minister to create a new document in response to a request for access, 
except in limited circumstances where the applicant seeks access in a different format (see Part 8 

 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.immi.gov.au 

- 2 - 
of these Guidelines) or where the information is stored in an agency computer system rather than 
in discrete form.  
 
The right of access applies to documents that exist at the time the FOI request was made. [para 
3.8] 

 
Therefore, any general request for 'information' or 'data' that does not already exist in a document held 
by the department is considered an invalid request.  
 
The full Guidelines can be accessed on the OAIC's website at: http://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/applying-the-foi-act/foi-guidelines/ 
 
Advice 
I consulted with the department’s Communications and Media branch, who advised that no Border 
Force logo has been developed within the department at the present time.   
 
Decision
 
I am an officer authorised under section 23 of the Act to make decisions in respect of requests to 
access documents. My decision is to refuse access under section 24A(1) of the FOI Act, on the 
grounds that all reasonable steps have been taken to find the documents and I am satisfied that the 
document does not exist. 
 
As the document does not exist, I am refusing your request for access.  
 
Review rights 
 
Internal review 
If you disagree with my decision, you have the right to apply for an internal review by the department 
my decision. Any request for internal review must be provided to the Department within 30 days of 
you being notified of the decision. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by an officer other than the original 
decision-maker and the department must make a review decision within 30 days.  
 
Applications for review should be sent to: 
 
Freedom of Information  
Department of Immigration and Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN ACT 2617 
 
Or by email to: xxx@xxxx.xxx.xx 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner  
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a 
review of my decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. For further 
information about review rights and how to submit a review request to the OAIC, please see FOI fact 
sheet 12 ‘Freedom of information – Your review rights’, available online at www.oaic.gov.au 
 
How to make a complaint about the handling of this FOI request 
You may complain to the Australian Information Commissioner if you have concerns about how the 
department has handled your request under the FOI Act. Information about how to submit a complaint 
is also available at www.oaic.gov.au 
 
 


- 3 - 
 
Contacting the FOI Section
 
If you wish to discuss this matter, I can be contacted using the details provided below. 
 
Yours sincerely  
 
 
 
Mel Heggart 
Authorised decision maker 
FOI & Privacy Policy Section 
Parlimentary and Executive Coordination Branch  
Department of Immigration and Border Protection  
Phone  (02) 6264 3131 
Email  xxx@xxxx.xxx.xx 
 
 
Attachments: 
  Extract from relevant legislation 
 
 

 
 
 
Extract of relevant legislation 
 
6C  Requirement for Commonwealth contracts 
 
(1)  This section applies to an agency if a service is, or is to be, provided under a 
Commonwealth contract in connection with the performance of the functions or the 
exercise of the powers of the agency. 
 
(2)  The agency must take contractual measures to ensure that the agency receives a document 
if: 
 
(a)  the document is created by, or is in the possession of: 
 
(i)  a contracted service provider for the Commonwealth contract; or 
 
(ii)  a subcontractor for the Commonwealth contract; and 
 
(b)  the document relates to the performance of the Commonwealth contract (and not to 
the entry into that contract); and 
 
(c)  the agency receives a request for access to the document. 
 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 
received 

Document lost or non-existent 
(1) An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii) does not exist. 
Document not received as required by contract 
(2) An agency may refuse a request for access to a document if: 
(a) in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
(b) the agency has not received the document; and 
(c) the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance with 
those contractual measures. 
 
23   Decisions to be made by authorised persons  
             (1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency.  
             (2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body.  
 
 

Document Outline