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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Humanitarian Overseas Service Medal: Seeking assesment justifying awards to commercial contractors'.


 
 
 
 
 
 
 
 
ONE NATIONAL CIRCUIT 
BARTON 
      
FOI/2020/231IR 
 
 
 
 
 
INTERNAL REVIEW DECISION AND REASONS  
UNDER SECTION 54 OF  
     FOI 
THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
REQUEST BY: 
Mr Francis Unmeopa 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DECISION BY:  Ms Celeste Moran 
Acting First Assistant Secretary 
Government Division 
  
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Mr Unmeopa 
 
I refer to your emails of 11 December 2020 and 27 December 2020 in which requested 
internal review of part of the decision (the primary decision) dated 1 December 2020 by  
Mr Peter Rush, Assistant Secretary, Parliamentary and Government Branch, Department of 
the Prime Minister and Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 
1982 (the FOI Act). 
 
Under section 54(2) of the FOI Act, an applicant is entitled to apply for an internal review of a 
decision refusing to give access to a document in accordance with a request. 
 
Authorised decision maker 
 
Section 54C(2) of the FOI Act provides that an agency must arrange for a person (other than 
the person who made the original decision) to review the decision.  
 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the FOI Act. 
 
Internal review decision 
 
I have decided to affirm the primary decision that the following information on page 3 of 
Attachment C to document reference B09/1640 (Document 1 in the Department’s primary 
decision) is conditionally exempt under section 47F of the FOI Act and that disclosure would, 
on balance, be contrary to the public interest:  
 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 
 
[s47F] were hired by an international corporation to assist with the delivery of a 
gesture of good corporate citizenship. 
 
In reaching my decision I have had regard to: 
•  the terms of your FOI request of 2 October 2020; 
•  the material within the scope of the internal review; 
•  the primary decision; 
•  your email of 11 December 2020 in which you requested internal review; 
•  the Department’s email of 24 December 2020 in which the Department sought 
clarification of your internal review request; 
•  your email of 27 December 2020 in which you clarified your request for internal 
review; 
•  the FOI Act; and 
•  the ‘Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act’ (the FOI Guidelines).  
 
Background 
 
The FOI request  
 
On 2 October 2020, you made a request under the FOI Act to the Department in the following 
terms:  
 
I seek the Department’s assessments justifying the award of The Humanitarian 
Overseas Service Medal to Australians from the following commercial contractors 
General Electric Infrastructure, Water and Process Technologies; and Aspen Medical 
Pty Ltd. 
 
The primary decision 
 
On 1 December 2020, the Department notified you of the primary decision on the FOI 
request.  
 
In summary, the primary decision stated that the decision maker had identified two documents 
relevant to the scope of the FOI request and decided to: 
•  grant access, in part, to Document 1, on the basis it contains information that is  
conditionally exempt under sections 47F (personal information) and 47G(1)(a)  
(business information) of the FOI Act, and its disclosure would be contrary to the 
public interest; and 
•  grant access, in part, to Document 2, on the basis it contains information that is 
conditionally exempt under sections 47C (deliberative processes) and 47E(d) (certain 
operations of an agency) of the FOI Act, and its disclosure would be contrary to the 
public interest. 
 
The primary decision also found that the two documents contained irrelevant material as 
follows: 
•  material subject to the Department’s redaction policy advised to you on 16 October 
2020 namely: 
o  any person’s signature;  
o  names and contact details of Australian Public Service officers not in the 
Senior Executive Service;  
 
2 
 
o  the mobile or direct numbers of SES officers; and 
o  the names and contact details of Ministerial staff at a level below Chief of 
Staff; and 
•  material that is not within the scope of the FOI request, that is, material which does 
not constitute ‘the Department’s assessments justifying the award of The 
Humanitarian Overseas Service Medal to Australians from the following commercial 
contractors General Electric Infrastructure, Water and Process Technologies; and 
Aspen Medical Pty Ltd.’ 
 
The Department released to you redacted copies of the two documents with the exempt and 
irrelevant material deleted under section 22 of the FOI Act. 
 
The internal review request 
 
On 11 December 2020, you requested internal review in the following relevant terms:  
 
Respectfully, we would like to ask for an internal review internal review of 
Department of the Prime Minister and Cabinet's handling of my FOI request 
'Humanitarian Overseas Service Medal: Seeking assessment justifying awards to 
commercial contractors'. 
 
Regarding document "ref B09/1640 HOSM: Assessment of Australian contingent to 
GE Infrastructure for 'Indian Ocean’ operation”.   
 
Attachment B was not disclosed and we would be grateful for a copy of that document.  
We understand some material may be conditionally exempt and will be happy to 
receive a redacted version. 
 
Attachment C refers to “(s47F redacted) were hired by an international corporation 
to assist with the delivery of a gesture of good corporate citizenship”. 
 
We would like to ask for a copy of the documents related to, or identifying the 
international corporation. 
 
A full history of my FOI request and all correspondence is available on the Internet at 
this address: 
https://www.righttoknow.org.au/request/humanitarian_overseas_service_me_2 
 
On 24 December 2020, the Department wrote to you in the following relevant terms: 
 
We write to provide information regarding the identity of the ‘international 
corporation’ referred to in Attachment C to document reference B09/1640 and, in the 
light of that information, to seek clarification of the scope of your internal review 
request. 
 
In relation to the identity of the ‘international corporation’ referred to in Attachment 
C, we understand that the international corporation is GE Infrastructure, Water & 
Process Technologies. 
 
In light of the information about the identity of the international corporation, we seek 
your confirmation that the scope of your internal review request is limited to a review 
 
3 
 
of the Department’s decision not to disclose Attachment B to document reference 
B09/1640 (Document 1 in the Department’s decision)? 
 
We can advise that the Department’s decision on Attachment B was that it was not 
within the scope of your FOI request and therefore was redacted as irrelevant 
information under section 22 of the FOI Act. 
 
If the scope of your internal review request is not limited to the Department’s decision 
on Attachment B to document reference B09/1640, please provide more information 
about what you wish to have reviewed. 
 
On 27 December 2020, you responded as follows: 
 
Thank for for [sic] clarifying things, please disregard my earlier questions about 
Attachment B.   
 
The remainder of this clarification regards Attachment C.  
On the attachment’s 3rd page the author states:“( s47F) were hired by an 
international corporation to assist with the delivery of a gesture of good corporate 
citizenship.” 
 
I respectfully request access to the information conditionally withheld via the s47F 
exemption above.  
 
I do understand that the s47F exemption is intended to protect the personal privacy of 
individuals, however I do not seek personal names or contact details. My 
understanding is that for particular information to be personal information, an 
individual must be identifiable or reasonably identifiable and that the FOI Act holds 
that an individual is a natural person and does not include a corporation, trust, body 
politic or incorporated association. 
 
Scope of the internal review 
 
Noting your response of 27 December 2020, the scope of the internal review is limited to the 
material exempt under section 47F of the FOI Act in the following sentence on page 3 of 
Attachment C to document reference B09/1640 (Document 1 in the Department’s primary 
decision):  
 
[s47F] were hired by an international corporation to assist with the delivery of a 
gesture of good corporate citizenship. 
 
Reasons  
 
As stated in the primary decision, ‘personal information’ under the FOI Act has the same 
meaning as in the Privacy Act 1988 (the Privacy Act) and means: 
 
… information or an opinion about an identified individual, or an individual who is 
reasonably identifiable: 
                     (a) whether the information or opinion is true or not; and 
                     (b) whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
 
4 

 
The material that is the subject of this internal review is the name of an individual. The FOI 
Guidelines state that personal information can include a person’s name.1 I am therefore 
satisfied that the primary decision was correct to find that the material that is the subject of 
this internal review is ‘personal information’ within the meaning of the FOI Act and the 
Privacy Act. 
 
I am persuaded that the findings and reasons given in the primary decision remain correct, and 
would adopt those findings and reasons as my own for the purpose of affirming that the 
information that is the subject of this internal review is conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act and that release would, on balance, be contrary to the public interest. 
 
Review rights 
 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-
commissioner-review/. 
 
Complaint rights  
 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to this decision. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
Celeste Moran 
Acting First Assistant Secretary  
Government Division 
 
11 January 2021 
                                                           
1 FOI Guidelines, [6.130]. 
 
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