This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Staffing levels for Information Law Section'.


FOI 38006 
 
 
Decision and Statement of Reasons made under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Mol y (Position Number 62213164), Information Law 
Section, Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
Julie (Right to Know) 
 
Decision date: 

 
2 October 2020 
 
FOI reference number: 

FOI 38006 
 
Sent by email: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Julie 
Freedom of Information Request: FOI 38006 
Decision 

 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and has not been able to identify documents relevant to your request. 
 
2.  For this reason, I have made a decision to refuse your request under section 24A of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), as the documents do not exist. 
 
Authority to make this decision 
 
3.  I, Molly (Position Number 62213164), Legal Officer, Information Law Section, am an officer 
authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access to 
documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
FOI Act. 
 
Summary 
 
4.  On 3 September 2020, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request was made in the following terms: 
 


‘…I wish to obtain access to official information held by the Department of Veterans' Affairs 
under the Freedom of Information Act 1982. The official information sought is not available 
in discrete form, in the written documents of the agency, therefore I request the agency to 
produce a written document containing the information in discrete form by use of computer 
to retrieve and collate the stored official information sought. 
 
I request access to such a compiled document that provides the fol owing information in the 
layout requested: 
 
From a FOI decision here on Right to Know it appears the Information Law section of the 
Department of Veterans' Affairs is made up of 9 positions, being an EL2 (position number 
62209913), two EL1 (position numbers 62210326 & 62210022), two APS6 (position numbers 
62210358 & 62214719), an APS5 (position number 62214547), an APS4 (position number 
62210105), an APS 3 (position number 62214718), and a contractor (position number 
62212962). It is possible there have been slight changes to the position establishment of 
Information Law since, but this is likely to still be current. 
 
In either case, for all positions within the Information Law section that were fil ed during the 
period March to July inclusive, for 2020 and 2019, using the official records of duty (that is, 
staff member was recorded as on duty, and was not on personal leave or sick leave, in the 
Department's human management / pay systems), provide the cumulative number of 
available staff days for the periods of scope: 
 
Table...................March 2020 - July 2020..................March 2019 - July 2019 Available 
Unavailable 
 
Again, as stated, an available staff day is count of each work day (so excludes weekends and 
public holidays) each fil ed position was available for duty (not on personal leave or sick 
leave). For example, on one work day there are three fil ed positions and all three are 
available for work, then the count for the day would be three (and if there were three fil ed 
position but only two were available for work and one was on sick leave for that day, the 
count for the day would be 2 available, 1 unavailable), and so on. Flexi-time is ignored, as it is 
merely a transfer of days worked…’ 

 
5.  As no extensions of time were applied to processing your request, a decision on your 
request is due by 5 October 2020.  I note that 5 October 2020 is a public holiday which 
means this decision is due by 6 October 2020. 
 


Material taken into account 
 
6.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
refuse access to the documents follows.   
 
7.  I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request; 
 
  the types of documents that are in the possession of the Department; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth; 
 
−  Section 11B Public interest exemption – factors 
−  Section 15 Request for Access 
−  Section 17 Requests involving use of computers etc. (e.g. request for the 
Department to create a document) 
−  Section 24A Requests may be refused if documents cannot be found, do not 
exist or have not been received 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); and 
 
  searches undertaken by relevant business areas of the Department 
 
8.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision 
 
9.  I have decided to refuse your request in accordance with the fol owing provision in the 
FOI Act: 
 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 

(section 24A) 
 
10.  Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request for 
access to a document if:   
 
 


(a) 
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document:  
  (i)  is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
 
(ii)  does not exist. 
 
11.  I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your 
request, having regard to: 
 
•  the terms of your request; 
 
•  the subject matter of the documents; 
 
•  the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents; 
 
•  the Department’s record management systems and practices; and 
 
•  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with 
the location of the information you seek access to. 
 
12.  Despite the reasonable searches undertaken, the Department has been unable to identify 
documents relevant to your request. I am satisfied that this is because the requested 
document does not exist. A description of the searches undertaken to locate the documents 
which you are seeking to access is at Schedule 1
 
13.  For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in your 
request in accordance with section 24A of the FOI Act. 
 
Requests involving use of computers etc (section 17) 
 
14.  As I consider that the requested documents do not exist, I have also turned my mind as to 
whether the Department could create a document in response to your request with regard 
to section 17 of the FOI Act. 
 
15.  Section 17(1) provides that where: 
 
(a) 
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) 
is made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to the 
Department; 
 


(b) 
it appears from the request that the desire of the applicant is for information that is 
not available in discrete form in written documents of the Department; 
 
(ba)  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a 
computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
 
(c) 
the Department could produce a written document containing the information in 
discrete form by: 
 
(i) 
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or collating stored information; or 
 
(ii) 
the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
 
the agency shal  deal with the request as if it were a request for access to a written 
document. 
 
16.  Additional y, section 17(2) of the FOI Act provides that the Department is not required to 
comply with subsection 17(1) of the FOI Act if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the Department from its other operations. 
 
17.  After consultation with the relevant business area of the Department, I consider that the 
Department is unable to create a document in response to your request via the use of a 
computer system that is ordinarily available to the Department. The relevant business area 
advised that the creation of such a document would require the manual extraction and 
manipulation of data, meaning that the Department is unable to produce a document in 
response to your request at this time via the use of an ordinarily available computer system. 
 
18.  A description of the consultation that I undertook with the relevant business area and my 
findings of fact in relation to the application of section 17 of the FOI Act are also provided at 
Schedule 1
 
19.  For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in your 
request in accordance with section 24A of the FOI Act, on the basis that the requested 
documents do not exist. I have also decided that the Department cannot produce the 
requested documents in accordance with section 17 of the FOI Act. 
 


Your rights of review 
 
20.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns. 
 
Internal review 

 
21.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
22.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
 
Post:
   
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
OAIC review 

 
23.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: 
(02) 9284 9666 
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
In person:    Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
24.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 
published by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-
of-information-fact-sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights 

 


Contact us 
 
25.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law 
Section using the fol owing details: 
 
Post:   
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
Molly (Position Number 62213164) 
Legal Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
 
2 October 2020 



 
FOI 38006 
Schedule 1 
 
 
Summary of document searches 
 
The Department conducted the fol owing searches to identify files and documents that fal  within 
scope of your request (relevant documents). 
I consulted with the People Services Branch (the Branch) in relation to your request. 
The Branch undertook searches for documents meeting the description of your request in several 
of the Department’s storage locations including personal emails, positional mailboxes, and various 
interdepartmental information holding systems. 
As a result of these searches, the Branch advised that documents relevant to your request could 
not be located.  
The Branch advised that would require manual data extraction and manipulation across both the 
People Service Branch and the Legal Services and Audit Branch. Specifically, to produce the 
records for APS staff alone the Department would be required to: 
•  Run multiple APS staffing occupancy and leave reports for the date periods listed in your 
request. 
 
•  Crosscheck the names of each APS staff member captured by those reports with other 
Departmental records. 
 
•  Analyse leave reports to work out which days APS staff were unavailable and produce a 
calendar view of the requested date periods to take account of weekends and public 
holidays. 
 
Further the Branch advised that is unable to run reports on Contractors in the same was as is it 
able to for APS employees. This means that multiple teams would be required to undertake a 
manual review of contractor records to source and provided the requested information. 
Ultimately requiring the production of a bespoke document. 
Accordingly, I consider that the request document and is not available for creation via the use of a 
computer system ordinarily available to the Department.



 
FOI 38006 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 
 

Objects—general 
 
(1)  The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by the 
Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 (a)  requiring agencies to publish the information; and 
 
(b)  providing for a right of access to documents. 
 
(2)  The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy by 
contributing towards the fol owing: 
  (a)  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better-informed decision-making; 
 
(b)  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
 
(3)  The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held by the 
Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
 
(4)  The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be performed and 
exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to information, promptly and at 
the lowest reasonable cost. 
 
11  Right of access 

 
(1)  Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in accordance with 
this Act to: 
  (a)  a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
(b)  an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2)  Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
  (a)  any reasons the person gives for seeking access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking access. 
 
11A  Access to documents on request 

 
Scope 

 
(1)  This section applies if: 
 


(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or Minister for 
access to: 
  (i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has been 
paid. 
 
(2)  This section applies subject to this Act. 
 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the 
fol owing: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this Act, 
subject to this section. 
 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a 
request (see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally exempt at a 
particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on balance, 
be contrary to the public interest. 
 
Note 1: 
Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2: 
A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, 
be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3: 
Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is both: 
  (a)  a conditionaly exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document in 
subsection 4(1). 
 
15  
Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access  
(1)   
Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency or an 
official document of a Minister may request access to the document. 
10 

Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for example, by 
providing an electronic address to which notices may be sent by electronic 
communication).  
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a current 
telephone directory; 
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the agency 
or Minister. 
 
17  

Requests involving use of computers etc 
(1)  
Where: 
(a)  
a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) is 
made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency;  
(b)  
It appears from the request that the desire of the applicant is for information that is 
not available in discrete form in written documents of the agency; and  
(ba)  
it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a 
computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)  
the agency could produce a written document containing the information in discrete 
form by: 
(i)  
the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the 
agency for retrieving or col ating stored information; or 
(ii) 
the making of a transcript from a sound recording held in the agency;  
 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written document 
so produced and containing that information and, for that purpose, this Act applies as if the 
agency had such a document in its possession. 
(2)  
An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
23  Decisions to be made by authorised persons 

 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be made, on 
behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the agency or, subject to 
the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of authority exercisable by him or 
her in accordance with arrangements approved by the responsible Minister or the principal officer of 
the agency. 
 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body that is 
specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or body by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the regulations, by an officer 
of that court, tribunal, authority or body acting within the scope of authority exercisable by him or 
her in accordance with arrangements approved by the principal officer of that court, tribunal, 
authority or body. 
11 

(see section 11A). 
 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 

received 
 
Document lost or non-existent 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
  (a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
 
(ii) does not exist. 
 
Document 
not received as required by contract 
 
(2)  An agency may refuse a request for access to a document if: 
  (a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to ensure that it 
receives the document; and 
 
(b)  the agency has not received the document; and  
 
(c)  the agency has taken al  reasonable steps to receive the document in accordance with those 
contractual measures.  
 
26    Reasons and other particulars of decisions to be given 
 
(1)  Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a document 
in accordance with the request or deferring provision of access to a document, the decision-maker 
shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, and the notice shall: 
  (a)  state the findings on any material questions of fact, referring to the material on which those 
findings were based, and state the reasons for the decision; and 
 
(aa)  in the case of a decision to refuse to give access to a conditional y exempt document—include 
in those reasons the public interest factors taken into account in making the decision; and 
 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
(b)  where the decision relates to a document of an agency, state the name and designation of the 
person giving the decision; and 
(c)  give to the applicant appropriate information concerning: 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) and 
(ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be made. 
12 

 
(1A) Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a decision 
referred to in subsection (1). 
 
(2)  A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature that its 
inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt document. 
(see section 11A). 
 
 
13 

Document Outline