This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Additional Licence Conditions on IOOF'.


 
 
 
 
6 December 2018 
 
Domenic Gatto 
Partner 
King & Wood Mallesons 
Level 50 Bourke Place 
600 Bourke Street 
Melbourne VIC 3000 
 
 
Dear Mr Gatto 
Potential imposition of additional conditions on licences and registration and 
directions to comply with licence conditions 
IOOF INVESTMENT MANAGEMENT LIMITED (IIML) 
AUSTRALIAN EXECUTOR TRUSTEES LIMITED (AET) 
IOOF LIMITED (IL) 

1. 
We confirm you act on behalf of IIML,  AET, and IL (together, for the purposes of this 
letter, the APRA Regulated Entities (AREs)) and can accept service of this letter. The 
AREs are subsidiaries of IOOF Holdings Limited (IHL). IHL and its subsidiaries, both the 
AREs and other non APRA-regulated entities, are referred to collectively as the ‘IOOF 
Group’ for the purposes of this letter. 
 
2. 
APRA is considering imposing additional conditions on the RSE licence held by  IIML, 
AET  and  the  registration  held  by  IL.  The  potential  conditions  relate  to  failures  to 
adequately identify and manage conflicts of interest throughout the IOOF Group,  and 
failures to comply with legislative requirements and prudential standards. 
 
3. 
APRA is also considering issuing directions to IIML to comply with licence conditions, as 
APRA has reasonable grounds to believe that IIML has breached a condition on its RSE 
licence,  namely  the  requirement  to  comply  with  the  RSE  licensee  law  as  defined  in 
section 10 of the Superannuation Industry (Supervision) Act 1993 (SIS Act). APRA has 
formed  this  view  based  on  the  breaches,  or  potential  breaches,  of  the  SIS  Act  and 
relevant prudential standards identified by Ernst & Young (EY) in their report dated 4 
September 2018. 
 
4. 
This  letter  provides  you  with  notice  of  the  potential  conditions  and  directions  and  an 
opportunity to respond to APRA’s preliminary view on behalf of your client. If you want 
to make submissions in response to APRA’s preliminary view in relation to the potential 
conditions and directions, please do so within 14 days of the date of this letter, being on 
or before 20 December 2018. If you do not provide a written response by 20 December 
2018, APRA may proceed to make decisions without any further notice.  
 
5. 
A copy of the potential conditions are attached to this letter (Attachments A to C). 
 
6. 
A copy of the potential directions to comply is attached to this letter (Attachment D). 


 
 
 
 
Relevant Documents 
7. 
A  list  of  documents  APRA  has  considered  in  reaching  its  preliminary  view,  and  the 
documents themselves, have been shared with you via SecureDoc. 
Material Facts 
APRA 
8. 
APRA  has  the  functions  and  powers  set  out  in  the  Australian  Prudential  Regulation 
Authority Act 1998
 (Cth) (APRA Act), the SIS Act and the Life Insurance Act 1995 (Life 
Act
).    
 
9. 
Pursuant  to  section  34F  of  the  SIS  Act,  APRA  is  responsible  for  encouraging  and 
promoting  the  carrying  out  by  registrable  superannuation  entity  licensees  (RSE 
licensees
) of sound practices in relation to prudential matters.  It is also responsible for 
the  evaluation  of  the  effectiveness  and  carrying  out  of  those  practices.  Pursuant  to 
section 34C of the SIS Act, APRA may make standards in relation to prudential matters 
that  must  be  complied  with  by  all  RSE  licensees  (Prudential  Standards).  The 
Prudential Standards set out the minimum prudential requirements to be observed. 
10.  Section 29EA of the SIS Act gives APRA the power to impose additional conditions on 
an RSE licence by giving the RSE licensee a notice setting out the additional conditions.  
 
11.  Section 29EB of the SIS Act gives APRA the power to direct an RSE licensee to comply 
with a specified condition of its RSE licence by a specified time if APRA has reasonable 
grounds to believe that the RSE licensee has breached the condition by giving the RSE 
licensee a notice setting out the direction. 
 
12.  Pursuant to section 3 of the Life Act, the main objects of the Life Act are to protect the 
interests of the owners and prospective owners of life insurance policies in a manner 
consistent with the continued development of a viable, competitive and innovative life 
insurance  industry  and  to  promote  financial  system  stability  in  Australia.  One  of  the 
principal means adopted for the achievement of these objects is the supervision of life 
companies by APRA. 
 
13.  Pursuant  to  section  230A  of  the  Life  Act,  APRA  may  make  standards  in  relation  to 
prudential  matters  that  must  be  complied  with  by  all  life  companies,  registered  non-
operating holding companies (NOHCs) and subsidiaries. The Prudential Standards set 
out the minimum prudential requirements to be observed. 
14.  Section 22 of the Life Act gives APRA the power to impose additional conditions on the 
registration  of  a  company  by  giving  the  company  a  notice  setting  out  the  additional 
conditions. 
 
15.  A  copy  of the  relevant  sections  of the  SIS  Act  and  Life  Act  are  attached  to this  letter 
(Attachments 1 and 2)  
 
IOOF 
16.  On 25 November 2005 IIML was granted a public offer entity RSE licence pursuant to 
section  29D  of  the  SIS  Act.  On  24  May  2010  additional  conditions  were  imposed  on 
IIML’s licence under section 29EA of the SIS Act. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
17.  On 12 May 2006 AET was granted a public offer RSE licence pursuant to section 29D 
of the SIS Act. 
18.  Accordingly, IIML and AET are RSE licensees regulated by APRA under the SIS Act.  
19.  All RSE licensees must comply with the SIS Act and the relevant Prudential Standards. 
20.  IL  was  formerly  known  as  IOOF  of  Victoria  Friendly  Society  Ltd.  APRA  issued  a 
registration certificate under section 21(5) of the Life Act that took effect on 1 July 1999 
for IOOF of Victoria Friendly Society Ltd (the ‘original registration certificate’). 
21.  On 6 April 2000, APRA revoked the  original registration certificate and registered the 
company  as  a  Friendly  Society  in  its  new  name,  ‘IOOF  Ltd’,  with  effect  from  18 
November 1999 pursuant to section 21(5) of the Life Act. 
22.  IL is regulated by APRA under the Life Act and must comply with the Life Act and the 
relevant Prudential Standards.  
23.  IOOF Group Ltd is another entity which is a subsidiary of IHL and regulated by APRA 
under  the  Life  Act.  It  is  a  NOHC  registered  by  APRA  in  2014  with  the  intention  of 
restructuring the IOOF Group  so that the  AREs  were  subsidiaries  of the  NOHC. This 
restructure  never  eventuated.  At  this  time  APRA  is  not  considering  imposing  licence 
conditions or issuing directions in relation to the NOHC. 
Concerns 
24.  APRA  has  raised  issues  and  concerns  regarding  the  adequacy  of  the  organisational 
structure,  governance  and  conflicts  management  frameworks  of  the  AREs  within  the 
IOOF Group. These concerns have been communicated by APRA to the AREs and IHL 
on  numerous  occasions,  including  as  set  out  in  the  correspondence  attached  to  this 
letter. 
25.  A summary of APRA’s concerns is set out below. 
Organisational structure 
26.  Since at least 2015, APRA has raised concerns with the organisational structure of the 
AREs.  This  structure  has  resulted  in  a  lack  of  demonstrable  focus  on  the  individual 
AREs,  as  well  as  issues  relating  to  the  identification  and  management  of  conflicts  of 
interest and duty. 
27.  Prior  to  January  2017,  the  IOOF  Group  operated  under  a  group  structure  where  all 
directors sat on the parent and subsidiary Boards. This structure presented an inherent 
conflict  of  interest,  as  the  same  individuals  were  responsible  for  making  decisions  in 
respect of issues where the interests of the investors or members of the different entities 
within the IOOF Group were likely to give rise to conflicts of interest or duty.  
28.  By letter  dated 21 December 2015,  APRA observed that  decisions were made which 
appeared  to  favour  the  interests  of  shareholders  over  the  beneficiaries  of 
superannuation funds. For example, the decision in relation to the Pursuit and Sweep 
breaches  to  compensate  non-superannuation  investors  from  the  entity’s  own  funds, 
whereas  superannuation  investors  were  compensated  from  the  Operational  Risk 
Financial Reserve (see Attachment 3). 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
29.  In January 2017 two independent  directors were appointed to the Board of the AREs 
(Attachment 4). However, some of the directors on the IHL Board remained on the ARE 
Board, including Chris Kelaher (Managing Director of IHL) and George Venardos (Chair 
of  IHL).  The  Board  of  the  AREs  have  only  recently  moved  to  having  a  majority  of 
independent directors, as required by the APRA.  
30.  Both  IIML  and  AET  are  considered  by  APRA  to  be  superannuation  dual  regulated 
entities (SDREs), as they are also Responsible Entities (REs) of a number of managed 
investment schemes. This structure also presents an inherent conflict of interest, as the 
directors of the Board of IIML make decisions on issues where the interests of IIML as 
RE conflict with the interests of the superannuation members. For example, the Board 
of IIML decided to add a certain product (for which IIML is RE) to the investment menu 
of one of the superannuation funds for which IIML is the RSE licensee. IIML failed to 
identify this conflict of interest and either avoid or appropriately manage the conflict (see 
Attachment 5). 
Governance Framework  
31.  Since at least 2015, APRA has raised concerns with the governance framework which 
applies to the AREs including the:  
a. 
failure  to  formally  document  consideration  of  the  optimal  skills,  structure  and 
composition of the Board;  
b. 
use of IHL group committees,  rather than dedicated committees for each of the 
AREs,  as  it  results  in  insufficient  consideration  of  individual  ARE  requirements; 
and 
c. 
annual  assessments  of  the  Boards’  performance  (as  required  by  Prudential 
Standard  SPS  510:  Governance  
(SPS  510)  and  Prudential  Standard  CPS  510: 
Governance 
(CPS 510)) being conducted at the IHL Board level and therefore not 
adequately  addressing the  objectives  specific to  each  ARE  (see  Attachments  3 
and 5). 
Conflicts Management Framework 
32.  Since  at  least  2015,  APRA  has  raised  concerns  with  the  adequacy  of  the  conflicts 
management  framework  which  applies  to  the  AREs  to  manage  the  inherent  conflicts 
arising from the IOOF Group’s organisational structure. 
33.  In particular, APRA has raised concerns with the: 
a. 
misinterpretation of section 52(2)(d) and 52A(2)(d) of the SIS Act reflected in the 
AREs’ implementation of the Conflict Management Framework and the ‘Directors 
Conflicts Guide’; 
b. 
ARE directors’ inadequate understanding of the conflicts present in its dual RE / 
RSE licensee business model; and 
c. 
failure  to  consistently  document  in  Board,  committee  or  other  relevant  meeting 
minutes  details  of  conflicts  identified  or  actions  taken  to  avoid  or  manage  such 
conflicts (see Attachment 5). 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
34.  APRA  raised  significant  concerns  with  Questor’s  actions  in  relation  to  the  Cash 
Management  Trust  (CMT)  over-distribution,  remediation  and  compensation  plan.  In 
particular, by letter dated 12 December 2016 APRA raised serious concerns about the 
extent  to  which  the  interests  of  the  superannuation  members  were  considered  and 
prioritised by Questor, as required by section 52(2)(d) of the SIS Act in the event of a 
conflict (see Attachment 6). In APRA’s view, the actions taken by IOOF in relation to the 
CMT Breach demonstrate a failure of the Conflicts Management Framework to identify 
conflicts and appropriately manage or avoid the conflict.  
35.  By letter  dated 19 April 2017, IOOF responded to APRA’s concerns in relation to the 
CMT Breach (see Attachment 7). 
36.  To  address  APRA’s  ongoing  concerns  with  inadequate  risk  culture  and  conflict 
management  which  affected  the  AREs  in  the  IOOF  Group,  APRA’s  2017  Prudential 
Review  Report  required  the  engagement  of  an  independent  and  appropriately  skilled 
external  party  to  review  the  IOOF  Group’s  risk  culture  and  approach  to  conflicts 
management (see Attachment 5). This review was subsequently conducted by EY. 
37.  In September 2018, EY provided a final report which also raised numerous issues and 
concerns with the IIML’s compliance with the SIS Act and relevant prudential standards 
(EY Report) (see Attachment 8). EY’s report found: 
a. 
the conflicts of interest management challenges arise from the dual regulated and 
multiple entity nature of IIML; 
b. 
a  potential  breach  of  Prudential  Standard  SPS  520:  Fit  and  Proper  (SPS  520). 
Responsible  persons  for  IIML  as  RSE  licensee  identify  any  conflicts  of  duty 
through a self-attestation process, however any conflicts identified do not appear 
to have been reviewed by IIML in accordance with SPS 520 (paragraph 18(d)); 
c. 
breaches,  or  potential  breaches,  of  Prudential  Standard  SPS  521:  Conflicts  of 
Interest 
(SPS 521), including: 
i. 
the existing Conflicts of Interest Framework is applicable to the whole of the 
IOOF  group,  rather  than  specific  to  IIML,  and  requires  the  approval  of  a 
number of entities within the IOOF Group (SPS 521, paragraphs 8 and 10); 
ii. 
the Conflicts of Interest Framework does not contain any specific provision 
requiring  responsible  persons  to  disclose  relevant  duties  and  interests 
before taking up a position (SPS 521, paragraph 12); 
iii. 
it is not evident that the RSE licensee Boards are required to approve the 
use  of  all  policies  and  functions  applicable  to  them.  It  appears  that  some 
policies  applicable  to the  RSE  Licensees  have been  approved  by the  IHL 
Board on behalf of the RSE Licensees. It is also not evident that the RSE 
Licensee  Boards  have  conducted  any  analysis  of  the  Group  policies  to 
ensure that they have appropriate regard to their business operations and 
specific requirements (SPS 521, paragraph 13); 
iv. 
the  Conflicts  of  Interest  Framework,  which  applies  to  all  IOOF  entities, 
contains  a  broad  statement  that  ‘when  a  conflict  cannot  reasonably  be 
managed it must be avoided’. This is inaccurate for the RSE Licensees, as 
it does not take into account the covenants contained in sections 52 and 52A 
of the SIS Act (SPS 521, paragraph 18(c)); 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
v. 
there is a standing item for the disclosure of ‘Conflicts of Interest’ in the board 
minutes, but the approach to documenting treatment plans is templated and 
the detail is recorded in another document. This is merely referenced in the 
board minutes, whereas SPS 521 paragraph 18(e) requires the details on 
the conflict and action taken to be recorded; 
vi. 
while EY observed that entities in the IOOF Group record the relevant duties 
and interests of other internal and external responsible persons, this is not 
reflected in the Conflicts of Interest Framework (SPS 521, paragraph 19);  
d. 
a misunderstanding of the covenants contained in sections 52 and 52A of the SIS 
Act, including the requirement to give priority to the interests of superannuation 
members in the event of a conflict, as demonstrated through; 
i. 
the  inclusion  of  the  statement  ‘when  a  conflict  cannot  reasonably  be 
managed it must be avoided’ in the Conflicts of Interest Framework which 
applies to all IOOF entities, but is inaccurate for the RSE licensees as it does 
not take into account the SIS Act covenants; 
ii. 
the practice of sending a single board paper for IIML to make a decision with 
respect to a transaction made in both of IIML’s capacities and the decision 
is considered in a single board meeting of IIML; 
iii. 
related party transactions between IIML as RSE Licensee and IIML as RE 
are  not  recognised  or  documented.  IIML  rarely  obtains  an  independent 
expert report or an independent advice as to whether the board decision is 
in the best interests of superannuation members before making a conflicted 
investment decision; 
iv. 
EY’s observation that some Senior Leaders consider that IIML must meet all 
members’  interests  and  balance  the  interest  of  superannuation  fund 
beneficiaries  and  RE  members  and  the  sustainability  of  earnings  for  the 
IOOF Group. 
38.  IOOF has prepared an Action Plan to address the findings of the EY Report, which sets 
out the timeframes within which IOOF will address each of EY’s recommendations (see 
Attachment 9).   
IOOF’s inability to address APRA’s concerns in a timely and productive manner 
39.  On  5  March  2018,  APRA  reiterated  its  concerns  in  respect  of  the  deficiencies  in  the 
implementation of the Conflicts Management Framework  and the inherent  conflicts of 
interest and duty presented by the composition of the ARE Boards (see Attachment 10). 
40.  On 20 March 2018, IOOF set out proposals to address APRA’s concerns, including to 
appoint an independent chair to lead a majority independent board and to hold separate 
meetings for IIML in its capacity as RE and RSE Licensee (RSEL) (see Attachment 11). 
41.  On 19 June 2018, APRA set out the following minimum changes it expected IHL and the 
AREs to implement in a timely manner to strengthen the management of conflicts and 
address APRA’s governance concerns ahead of the proposed acquisition of ANZ’s P&I 
Business:  
a. 
splitting of the RSEL and RE functions into distinct legal entities;   
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
 
b. 
establishment of a dedicated business function to support the AREs;  
 
c. 
appointment of an Independent Chair to lead a majority Independent Board for the 
AREs (with independence to include independence from IHL); and  
 
d. 
consolidation  of  RSELs  and  Registrable  Superannuation  Entities  (RSEs)  post-
acquisition of ANZ’s P&I Business (see Attachment 12). 
42.  By letter dated 14 August 2018, IHL, presumably on behalf of the AREs, agreed to the 
changes set out in paragraph 41(a), (c) and (d) above (see Attachment 13). 
The Managed Action Plan 
43.  On 4 September 2018, APRA set out a Managed Action Plan (MAP) which includes the 
following requirements: 
a. 
splitting RSE license and RE functions of IIML and AET into distinct legal entities; 
b. 
establishing a dedicated business function to support the AREs; 
c. 
appointing a suitably skilled independent executive to lead the dedicated business 
function; 
d. 
appointing an independent chair to lead a majority independent board for the AREs 
within the IOOF Group; 
e. 
consolidating the RSE licenses and RSEs post-acquisition of ANZ’s P&I Business; 
f. 
amending  the  structure  and  composition  of  ARE  board  committees  to  ensure 
ongoing  compliance  with  Prudential  Standard  SPS  510:  Governance  and 
Prudential Standard CPS 510: Governance
g. 
completing the EY Independent Review into conflicts of interest and risk culture, 
including timely closure of any findings; and 
h. 
ongoing reporting to APRA (see Attachment 15). 
44.  The  items  referred  to  in  paragraph  43(f)  to  (h)  above  are  in  addition  to  the  minimum 
requirements which were set out in APRA’s letter dated 19 June 2018. 
45.  On  20  September  2018  IHL  and  each  of  the  AREs  agreed  to  implement  the  MAP  to 
address the concerns set out in paragraphs 24 to 34 above, subject to some comments 
on timing and approach (see Attachment 16). Further correspondence between APRA 
and IOOF in relation to the MAP can be found at Attachments 17 and 18. 
Progress on the MAP to date 
46.  While IHL and the AREs have agreed to implement the MAP there have already been 
delays in its implementation. For example, IHL and the AREs: 
a. 
did not commence holding separate Board meetings for IIML (as RSEL and RE) 
until 26 September 2018 and AET (as RSEL and RE) until 28 November 2018, 
despite this separation of Board meetings being required by 14 September 2018 
(see Attachments 19 to 21); 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
b. 
provided a plan to give effect to the legal separation of the RSEL and RE function 
in November 2018. However the plan does not provide sufficient detail, particularly 
in relation to the reasons for the time given for the different stages of the plan, to 
satisfy the MAP item (required by 30 September 2018) (see Attachment 22);  
c. 
have indicated that the legal separation of the RSEL and RE function will not take 
effect until at least March 2020, despite APRA requiring that the legal separation 
occur by 30 June 2019 (see Attachments 21 and 22) 
d. 
have not appointed an appropriately skilled and experienced person to head the 
dedicated business function to support the AREs. The appointment of the interim 
CEO to this role does not satisfy the requirement or intent of the MAP item (which 
was required to be completed by 1 October 2018) (see Attachment 21); 
e. 
provided a board paper relating to the proposed dedicated business function dated 
27  November  2018  which  does  not  refer  to  a  plan  to  establish  a  dedicated 
business function to support IL. The MAP requirement is to establish a dedicated 
business  function  to  support  all  of  the  AREs,  not  just  the  RSE  licensees  (see 
Attachment 23); 
f. 
appointed  an  interim  Independent  Chair  for  the  ARE  Boards  on  13  September 
2018. This does not satisfy the requirement or intent of the MAP item, which is to 
appoint a permanent Independent Chair to the ARE Boards (which was required 
to be completed by 14 September 2018). Andrew Bloore has subsequently been 
appointed permanent Chair of AET and IL, but not IIML (see Attachment 24); 
g. 
moved to a majority independent board for the AREs on 14 November 2018 (which 
was required to be completed by 2 November 2018) (see Attachment 24); 
h. 
established dedicated Board Audit and Risk Committees close to two months late 
per the MAP action timeframes. APRA notes that dedicated Board Audit and Risk 
Committees first met on 20 November 2018, despite the requirement to establish  
the committees by 30 September 2018 (see Attachment 22); 
i. 
did not provide its first fortnightly report until 31 October 2018, more than a month 
after agreeing to implement the MAP on 20 September 2018 (see Attachment 25); 
and 
j. 
did not hold its first monthly meeting with APRA until 15 November 2018, almost 
two months after agreeing to implement the MAP (see Attachment 26). 
47.  The ongoing delay in progress on the MAP is unacceptable to APRA, particularly given 
that the concerns have been raised since at least 2015 and many of the specific items 
included  in  the  MAP  have  been  raised  since  March  2018.  The timeframes  set  out  by 
APRA in the MAP were based on the expectation that work would have already been 
underway to complete these action items following the receipt of APRA’s letter dated 19 
June 2018. 
Preliminary view 
48.  APRA’s concerns have been raised since at least 2015 and many of the specific items 
included in the MAP have been raised with the AREs since March 2018. The concerns 
have not been addressed to APRA’s satisfaction for an unacceptable period and APRA 
is not satisfied with the progress on the implementation of the MAP to date. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 




 
 
 
 
49.  Given IOOF’s long history of delays and non-compliance with APRA’s requirements, as 
wel   as  the  need  for  enduring  change  in  the  IOOF  Group’s  culture  and  approach  to 
conflicts  management,  APRA  is  considering  imposing  additional  conditions  on  the 
licence or registration of the AREs to ensure that: 
 
a. 
the AREs implement the MAP in accordance with the specified timeframes, unless 
otherwise agreed by APRA;  
 
b. 
the AREs implement a process for the nomination and appointment of directors to 
the ARE boards which is independent from IHL, to be complied with on an ongoing 
basis; 
 
c. 
APRA is notified prior to any director appointments to the board of the AREs being  
finalised; 
d. 
the AREs within the IOOF Group have a suitably skilled independent chair leading 
a majority independent board; and 
e. 
an APRA- approved independent reviewer (or reviewers) can monitor the progress 
of the ARE’s in completing the MAP items and their compliance with the proposed 
additional conditions and directions are nearing completion. 
50.  For  the  reasons  set  out  in  paragraphs  37  above,  APRA  considers  that  there  are 
reasonable grounds to believe that the RSE licensee has breached a condition on its 
RSE licence. For this reason, APRA is also considering issuing directions to comply with 
licence conditions to ensure that IIML rectifies the breaches, or potential breaches, of 
the  SIS  Act  and  relevant  prudential  standards  identified  in  the  EY  Report  dated  14 
September 2018 in a timely manner.  
Response 
51.  This letter provides you with notice of the potential conditions that APRA is considering 
imposing on the RSE licences of IIML and AET and on the registration of IL, and the 
potential directions APRA is considering issuing to IIML. This letter also provides you 
with an opportunity to respond to APRA’s preliminary view.  
 
52.  Please provide your response to this letter within 14 days of the date of this letter, being 
on  or  before  20  December  2018.  If  you  do  not  provide  a  written  response  by  20 
December 2018, APRA may proceed to make decisions without any further notice.  
Yours sincerely 
 
Brandon Khoo 
Executive General Manager, Diversified Institutions Division 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 



 
 
 
 
Schedule of Documents 
Attachment 
Document description 

Proposed licence conditions - IIML 

Proposed licence conditions -  AET 

Proposed registration conditions - IL 

Proposed directions to comply with licence conditions - IIML 
 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
10 


 
 
 
 
ATTACHMENT A 
 
I.O.O.F. Investment Management Ltd 
Proposed additional conditions to be imposed on the RSE Licence 
Legal Separation of IIML - [MAP Action Item 1] 
1. 
By 30 June 2019 IIML must only perform IIIML’s RSE licensee functions. 
 
2. 
Until  Condition  1  is  met,  IIML,  when  conducting  IIML’s  RSE  licensee  functions,  must 
hold board meetings separate from the board meetings held by IIML when conducting 
IIML’s RE functions. 
Dedicated Business Function - [MAP Action Item 2] 
3. 
The RSE licensee must establish a dedicated business function to support the RSE 
licensee by 31 March 2019. The dedicated business function may be shared with other 
AREs within the IOOF Group. The RSE licensee must ensure that the dedicated 
business function:  
(a) 
supports the RSE licensee to fulfil its fiduciary obligations by advocating for 
member interests;  
 
(b) 
assists with the development and implementation of a Strategy for the RSE 
licensee that is focused on the delivery of quality member outcomes, whilst 
having regard for the IOOF Group Strategy;  
 
(c) 
manages day to day relationships with service providers and regulators on behalf 
of the RSE licensee, ensuring arms-length relationships with related parties;  
 
(d) 
provides independent risk reporting on behalf of the RSE licensee, including 
investment reporting that is independent from the IOOF Group’s investment 
business;  
 
(e) 
ensures that an effective compliance and risk regime is in place with an 
appropriate risk culture on behalf of the RSE licensee; and  
 
(f) 
considers any contagion or reputational impacts on the RSE licensee.  
 
4. 
The RSE licensee must appoint  an appropriately skilled and experienced head of the 
dedicated business function by 31 January 2019 with APRA’s prior written approval in 
relation to the suitability of the candidate.  
Independence of the Board – [MAP Action Item 3]  
5. 
At all times, the board of the RSE licensee must be chaired by an independent director. 
 
6. 
At all times, the minimum number of independent directors of the RSE licensee must be 
at least a simple majority of the total number of directors. 
 
7. 
The  RSE  licensee  must  implement  a  process  for  the  nomination  and  appointment  of 
directors  which  is  independent  from  the  IOOF  Group  and  any  of  the  IOOF  Group’s 
committees, with the exception of the AREs. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
11 


 
 
 
 
 
8. 
The  RSE  licensee must notify  APRA  of the  name,  qualifications,  experience  and  any 
other relevant details of any director proposed to be appointed to the RSE licensee board 
at least 30 days prior to the appointment of that independent director.  
 
Consolidation - [MAP Action Item 4] 
9. 
The RSE licensee must appoint an independent expert (or experts) by 30 June 2019 to 
prepare an analysis in relation to the possible consolidation of its RSEs, including with 
any other RSE within the IOOF Group, or the possible cancellation of its RSE licensee’s 
licence. A copy of that report must be provided to APRA within 7 days of its completion. 
Board Audit and Risk Committee - [MAP Action Item 5] 
10.  The RSE licensee must have its own Board Audit Committee separate from the other 
entities of the IOOF Group that complies with Prudential Standard SPS 510 Governance 
in force from time-to-time.  
 
11.  The  RSE  licensee must have  its  own  Board  Risk  Committee  separate from  the  other 
entities of IOOF Group that complies with Prudential Standard SPS 510 Governance in 
force from time-to-time. 
Compliance with IOOF Action Plan - [MAP Action Item 6] 
12.  The RSE licensee must complete the ‘IOOF Action Plan – Independent Review of COI 
Management Culture and approach to Conflicts Management’ dated 12 October 2018 
by the dates set out in that plan. 
Progress Reports - [MAP Action Item 7]   
13.  The  RSE  licensee  must  prepare  and  issue  a  report  to  APRA  on  the  progress  of  the 
implementation of the MAP on a fortnightly basis. A single report may be provided  on 
behalf of the RSE licensee and the other AREs within the IOOF Group. 
 
14.  The RSE licensee must meet with APRA on at least a monthly basis to report on the 
progress of the MAP. 
 
15.  The RSE licensee must provide APRA with a complete and unedited copy of all board 
and  sub-committee  meeting  minutes  and  relevant  papers  which  document  the 
discussions in relation to the MAP within 14 days of the meeting of the board or sub-
committee.  
Independent Reviewer – [Additional items] 
16.  The RSE licensee must appoint an independent reviewer (or reviewers), to be approved 
by  APRA  and  on  terms  approved  by  APRA,  to  report  to  APRA  every  three  months 
commencing from 31 December 2018 and continuing until APRA considers that all items 
in the MAP have been completed, in relation to:  
 
(a) 
the status and quality  of compliance with these additional conditions on the RSE 
licensee’s licence; and 
 
(b) 
items in the MAP that the RSE licensee considers are nearing completion. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
12 


 
 
 
 
 
Variations of Time 
 
17.  APRA may at any time vary in writing: 
 
(a) 
the dates set out in paragraphs [1], [3], [4], [9], [12] and [16] by which; and 
 
(b) 
the time frames set out in paragraphs [8], [9] and [13] to [16] within which, 
 
the RSE licensee is obliged to comply with the above conditions.  
 
Interpretation:  
In these conditions: 
APRA means the Australian Prudential Regulation Authority. 
AREs means IIML, Australian Executor Trustees Limited ACN 007 869 794, IOOF Ltd ACN 
087 649 625 and IOOF Group Pty Ltd ACN 157 711 512. 
IIML means I.O.O.F. Investment Management Limited ACN 006 695 021.  
IIML’s RE functions means the functions and powers exercised by IIML in its capacity as an 
RE.  
IIML’s  RSE  licensee  functions  means  the  functions  and  powers  exercised  by  IIML  in  its 
capacity as an RSE licensee.   
Independent director: 
(a)  has the same meaning as in section 10(1) and section 93A of the SIS Act; and  
   
(b)  means a person who is not: 
 
i. 
a director; 
ii. 
an employee; or 
iii.   a member of a committee, 
of an entity within the IOOF Group which is not an ARE.   
IOOF Group means IOOF Holdings Ltd ACN 100 103 722 and its subsidiaries. 
MAP means the managed action plan contained in Appendix 1 to APRA’s letter to the RSE 
licensee dated 4 September 2018, as amended on 5 September 2018. 
RE means a responsible entity of a management investment scheme registered under Part 
5C of the Corporations Act 2001 (Cth).   
RSE  means  a  registrable  superannuation  entity  for  the  purposes  of  Part  2B  of  the 
Superannuation Industry (Supervision) Act 1993 (Cth). 
RSE licence has the meaning given in section 10(1) of the SIS Act.  
RSE licensee means IIML acting in its capacity as an RSE licensee.  
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
13 


 
 
 
 
SIS Act means the Superannuation Industry (Supervision) Act 1993 (Cth). 
 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
14 


 
 
 
 
ATTACHMENT B 
 
Australian Executor Trustees 
Proposed additional conditions to be imposed on the RSE Licence 
Legal Separation of AET - [MAP Action Item 1] 
1. 
By 30 June 2019 AET must only perform AET’s RSE licensee functions. 
 
2. 
Until  Condition  1  is  met,  AET,  when  conducting AET’s  RSE  licensee  functions,  must 
hold board meetings separate from the board meetings held by AET when conducting 
AET’s RE functions. 
Dedicated Business Function - [MAP Action Item 2] 
3. 
The RSE licensee must establish a dedicated business function to support the RSE 
licensee by 31 March 2019. The dedicated business function may be shared with other 
AREs within the IOOF Group. The RSE licensee must ensure that the dedicated 
business function:  
(g) 
supports the RSE licensee to fulfil its fiduciary obligations by advocating for 
member interests;  
 
(h) 
assists with the development and implementation of a Strategy for the RSE 
licensee that is focused on the delivery of quality member outcomes, whilst 
having regard for the IOOF Group Strategy;  
 
(i) 
manages day to day relationships with service providers and regulators on behalf 
of the RSE licensee, ensuring arms-length relationships with related parties;  
 
(j) 
provides independent risk reporting on behalf of the RSE licensee, including 
investment reporting that is independent from the IOOF Group’s investment 
business;  
 
(k) 
ensures that an effective compliance and risk regime is in place with an 
appropriate risk culture on behalf of the RSE licensee; and  
 
(l) 
considers any contagion or reputational impacts on the RSE licensee.  
 
4. 
The RSE licensee must appoint  an appropriately skilled and experienced head of the 
dedicated business function by 31 January 2019 with APRA’s prior written approval in 
relation to the suitability of the candidate.  
Independence of the Board – [MAP Action Item 3]  
5. 
At all times, the board of the RSE licensee must be chaired by an independent director. 
 
6. 
At all times, the minimum number of independent directors of the RSE licensee must be 
at least a simple majority of the total number of directors. 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
15 


 
 
 
 
7. 
The  RSE  licensee  must  implement  a  process  for  the  nomination  and  appointment  of 
directors  which  is  independent  from  the  IOOF  Group  and  any  of  the  IOOF  Group’s 
committees, with the exception of the AREs. 
 
8. 
The  RSE  licensee must notify  APRA  of the  name,  qualifications,  experience  and  any 
other relevant details of any director proposed to be appointed to the RSE licensee board 
at least 30 days prior to the appointment of that independent director.  
 
Consolidation - [MAP Action Item 4] 
9. 
The RSE licensee must appoint an independent expert (or experts) by 30 June 2019 to 
prepare an analysis in relation to the possible consolidation of its RSEs, including with 
any other RSE within the IOOF Group, or the possible cancellation of its RSE licensee’s 
licence. A copy of that report must be provided to APRA within 7 days of its completion. 
Board Audit and Risk Committee - [MAP Action Item 5] 
10.  The RSE licensee must have its own Board Audit Committee separate from the other 
entities of the IOOF Group that complies with Prudential Standard SPS 510 Governance 
in force from time-to-time.  
 
11.  The  RSE  licensee must have  its  own  Board  Risk  Committee  separate from  the  other 
entities of the IOOF Group that complies with Prudential Standard SPS 510 Governance 
in force from time-to-time. 
Progress Reports - [MAP Action Item 7]   
12.  The  RSE  licensee  must  prepare  and  issue  a  report  to  APRA  on  the  progress  of  the 
implementation of the MAP on a fortnightly basis. A single report may be provided on 
behalf of the RSE licensee and the other AREs within the IOOF Group. 
 
13.  The RSE licensee must meet with APRA on at least a monthly basis to report on the 
progress of the MAP. 
 
14.  The RSE licensee must provide APRA with a complete and unedited copy of all board 
and  sub-committee  meeting  minutes  and  relevant  papers  which  document  the 
discussions in relation to the MAP within 14 days of the meeting of the board or sub-
committee.  
Independent Reviewer – [Additional items] 
15.  The RSE licensee must appoint an independent reviewer (or reviewers), to be approved 
by  APRA  and  on  terms  approved  by  APRA,  to  report  to  APRA  every  three  months 
commencing from 31 December 2018 and continuing until APRA considers that all items 
in the MAP have been completed, in relation to:  
 
(c) 
the status and quality  of compliance with these additional conditions on the RSE 
licensee’s licence; and 
 
(d) 
items in the MAP that the RSE licensee considers are nearing completion. 
Variations of Time 
 
16.  APRA may at any time vary in writing: 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
16 


 
 
 
 
 
(a) 
the dates set out in paragraphs [1], [3], [4], [9] and [15] by which; and 
  
(b) 
the time frames set out in paragraphs [8], [9] and [12] to [15] within which, 
 
the RSE licensee is obliged to comply with the above conditions.  
 
Interpretation:  
In these conditions: 
APRA means the Australian Prudential Regulation Authority. 
AREs means AET, I.O.O.F. Investment Management Limited ACN 006 695 021, IOOF Ltd 
ACN 087 649 625 and IOOF Group Pty Ltd ACN 157 711 512. 
AET means Australian Executor Trustees Limited ACN 007 869 794. 
AET’s RE functions means the functions and powers exercised by AET in its capacity as an 
RE.  
AET’s  RSE  licensee  functions  means  the  functions  and  powers  exercised  by  AET  in  its 
capacity as an RSE licensee.   
Independent director: 
(c)  has the same meaning as in section 10(1) and section 93A of the SIS Act; and  
   
(d)  means a person who is not: 
 
j. 
a director; 
ii. 
an employee; or 
iii.   a member of a committee, 
of an entity within the IOOF Group which is not an ARE.   
IOOF Group means IOOF Holdings Ltd ACN 100 103 722 and its subsidiaries. 
MAP means the managed action plan contained in Appendix 1 to APRA’s letter to the RSE 
licensee dated 4 September 2018, as amended on 5 September 2018. 
RE means a responsible entity of a management investment scheme registered under Part 
5C of the Corporations Act 2001 (Cth).   
RSE  means  a  registrable  superannuation  entity  for  the  purposes  of  Part  2B  of  the 
Superannuation Industry (Supervision) Act 1993 (Cth). 
RSE licence has the meaning given in section 10(1) of the SIS Act.  
RSE licensee means AET acting in its capacity as an RSE licensee.  
SIS Act means the Superannuation Industry (Supervision) Act 1993 (Cth). 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
17 


 
 
 
 
ATTACHMENT C 
 
IOOF Ltd 
Proposed additional conditions to be imposed on the company’s registration 
Dedicated Business Function - [MAP Action Item 2] 
1. 
The Company must establish a dedicated business function to support the Company by 
31 March 2019. The dedicated business function may be shared with other AREs within 
the IOOF Group. The Company must ensure that the dedicated business function:  
(m)  supports the Company to fulfil its fiduciary obligations by advocating for member 
interests;  
 
(n) 
assists with the development and implementation of a Strategy for the Company 
that is focused on the delivery of quality member outcomes, whilst having regard 
for the IOOF Group Strategy;  
 
(o) 
manages day to day relationships with service providers and regulators on behalf 
of the Company, ensuring arms-length relationships with related parties;  
 
(p) 
provides independent risk reporting on behalf of the Company, including 
investment reporting that is independent from the IOOF Group’s investment 
business;  
 
(q) 
ensures that an effective compliance and risk regime is in place with an 
appropriate risk culture on behalf of the Company; and  
 
(r) 
considers any contagion or reputational impacts on the Company.  
 
2. 
The  Company  must  appoint  an  appropriately  skilled  and  experienced  head  of  the 
dedicated business function by 31 January 2019 with APRA’s prior written approval in 
relation to the suitability of the candidate.  
Independence of the Board – [MAP Action Item 3]  
3. 
At all times, the board of the Company must be chaired by an independent director. 
 
4. 
At all times, the minimum number of independent directors of the Company must be at 
least a simple majority of the total number of directors. 
 
5. 
The  Company  must  implement  a  process  for  the  nomination  and  appointment  of 
directors  which  is  independent  from  the  IOOF  Group  and  any  of  the  IOOF  Group’s 
committees, with the exception of the AREs. 
 
6. 
The Company must notify APRA of the name, qualifications, experience and any other 
relevant  details  of  any  director  proposed  to  be  appointed  to  the  Company’s  board  at 
least 30 days prior to the appointment of that independent director.  
 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
18 


 
 
 
 
Board Audit and Risk Committee - [MAP Action Item 5] 
7. 
The Company must have its own Board Audit Committee separate from the other entities 
of the IOOF Group that complies with Prudential Standard CPS 510 Governance in force 
from time-to-time.  
 
8. 
The Company must have its own Board Risk Committee separate from the other entities 
of the IOOF Group that complies with Prudential Standard CPS 510 Governance in force 
from time-to-time. 
Progress Reports - [MAP Action Item 7]   
9. 
The  Company  must  prepare  and  issue  a  report  to  APRA  on  the  progress  of  the 
implementation of the MAP on a fortnightly basis. A single report may be provided  on 
behalf of the Company and the other AREs within the IOOF Group. 
 
10.  The  Company  must  meet  with  APRA  on  at  least  a  monthly  basis  to  report  on  the 
progress of the MAP. 
 
11.  The Company must provide APRA with a complete and unedited copy of all board and 
sub-committee meeting minutes and relevant papers which document the discussions 
in relation to the MAP within 14 days of the meeting of the board or sub-committee.  
Independent Reviewer – [Additional items] 
12.  The Company must appoint an independent reviewer (or reviewers), to be approved by 
APRA  and  on  terms  approved  by  APRA,  to  report  to  APRA  every  three  months 
commencing from 31 December 2018 and continuing until APRA considers that all items 
in the MAP have been completed, in relation to:  
 
(e) 
the  status  and  quality    of  compliance  with  these  additional  conditions  on  the 
Company’s registration; and 
 
(f) 
items in the MAP that the Company considers are nearing completion. 
Variations of Time 
 
13.  APRA may at any time vary in writing: 
 
a. 
the dates set out in paragraphs [1], [2] and [12] by which; and 
 
b. 
the time frames set out in paragraphs [6], [9] to [12] within which, 
 
the Company is obliged to comply with the above conditions.  
 
Interpretation:  
In these conditions: 
APRA means the Australian Prudential Regulation Authority. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
19 


 
 
 
 
AREs  means  the  Company,  I.O.O.F.  Investment  Management  Limited  ACN  006  695  021, 
Australian Executor Trustees Limited ACN 007 869 794 and IOOF Group Pty Ltd ACN 157 
711 512. 
Company means IOOF Ltd ACN 087 649 625. 
Independent director means a person who is not: 
(a) 
a director; 
 
(b) 
an employee; or 
 
(c) 
a member of a committee, 
of an entity within the IOOF Group which is not an ARE.   
IOOF Group means IOOF Holdings Ltd ACN 100 103 722 and its subsidiaries. 
MAP  means  the  managed  action  plan  contained  in  Appendix  1  to  APRA’s  letter  to  the 
Company dated 4 September 2018, as amended on 5 September 2018. 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
20 


 
 
 
 
ATTACHMENT D 
 
IOOF Investment Management Ltd 
 
Proposed directions to comply with licence conditions 
 
Section  29E(1)(a)  of  the  Superannuation  Industry  (Supervision)  Act  1993  (Cth)  (the  Act), 
which includes but is not limited to an obligation to comply with the following provisions of the 
RSE licensee law: 
 
(a) 
sections  52(2)(d) of the Act by: 
 
i. 
amending  any  Conflicts  of  Interest  Framework  policies  which  apply  to  the  RSE 
licensee to properly address the trustee obligations under section 52(2)(d) of the 
Act in accordance with recommendations A.11.1 and A.11.2 of the EY Report by 
31 December 2018; 
 
(b) 
Prudential Standard SPS 520: Fit and Proper (SPS 520) by: 
 
i. 
amending the Responsible Persons Policy which applies to the RSE licensee to 
satisfy the requirements contained in paragraph 18(d) of SPS 520 in accordance 
recommendation B.8.1 of the EY Report by 31 December 2018 (paragraph 18(d) 
of SPS 520); 
 
(c) 
Prudential Standard SPS 521: Conflicts of Interest (SPS 521) by: 
 
i. 
establishing a separate Conflicts of Interest Framework for the RSE licensee which 
is  specific  to,  and  for  the  operations  of,  the  RSE  licensee  (the  RSE  COI 
Framework
)  in  accordance  with  recommendation  A.1.1  of  the  EY  Report 
(paragraphs 8 and 10 of SPS 521); 
 
ii. 
amending the RSE COI Framework to require all incoming responsible persons to 
disclose  all  relevant  duties  and  interests  before  they  are  appointed  as  a 
responsible person of the RSE licensee in accordance with recommendation A.3.1 
of the EY Report (paragraph 12 of SPS 521) by 31 December 2018; 
 
iii. 
amending the RSE COI Framework to require the RSE licensee board to approve 
the  use  of,  and  any  changes  to,  each  group  policy  that  references  conflicts  of 
interest  obligations  that  is  applicable  to  the  RSE  licensee  in  accordance  with 
recommendation  A.2.1  of  the  EY  Report  (paragraph  13  of  SPS  521)  by  31 
December 2018; 
 
iv. 
recording in the board minutes of the RSE licensee each conflict identified and the 
action taken to avoid and manage this conflict  (paragraph 18(e) of SPS 521) by 
31 December 2018; 
 
v. 
amending  the  RSE  COI  Framework  to  satisfy  the  requirement  to  consider  all 
conflicts  arising  from  the  RSE  licensee’s  relationship  with  service  providers  or 
advisers in accordance with recommendation A.4.1 of the EY Report (paragraph 
19 pf SPS 521) by 31 December 2018.  
 
Interpretation 
 
EY 
means Ernst & Young. 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
21 


 
 
 
 
 
EY  Report  
means  the  report  titled  ‘Independent  Review  of  COI  Management  Culture  and 
approach to Conflicts Management’ dated 14 September 2018. 
 
RSE licensee means I.O.O.F. Investment Management Limited ACN 006 695 021.  
RSE licensee law has the same meaning as in section 10 of the Act. 
 
 
 
 
 
 
AUSTRALIAN PRUDENTIAL REGULATION AUTHORITY 
22