NEW AND EXISTING INCUBATOR SUPPORT APPLICATION, ASSESSMENT AND APPROVAL PROCESS 
May have RIF 
May not have RIF 
assistance 
assistance 
Customer Application 
Customer Application 
Checklist; Guidelines 
Checklist; Guidelines 
and videos
DRAFT 
and videos
Application is submitted 
via online form through 
BGA (email received in PM 
inbox) 
PM request DOI 
Statement from 
DOI template
delivery network 
(CSMs)
RIFs complete DOI 
Customer considers 
statements and the 
RIF Draft Feedback 
addressing the issues 
relevant RIF provides 
template used 
and re-applying
draft feedback via 
online form and Email 
FINAL 
Application is submitted via 
online form through BGA 
(Delivery network monitors) 
CSM asks PM for a 
copy of feedback 
if it was provided 
CSM to check whether the 
DOI 
RIF has completed a DOI – 
Statement
if not, CSM to send to RIF 
CSM sends Application to 
relevant RIF and asks them 
to complete the Interaction 
RIF Interaction 
Summary 
Summary 

---

CSM conducts 
CSM Eligibility and 
eligibility and 
Completeness 
completeness check
Template 
Application not eligible 
Application is eligible and 
or complete. CSM 
complete. CSM advises customer 
Not Eligible 
that application wil  progress 
Eligibility 
advises customer
Letter
through to assessment stage 
Letter
CSM prepares DOI Statement 
and sends to EPC Secretariat 
by due date 
NEI Assessment 
CSM completes assessment, 
template 
summarising information in 
(Tracking Sheet) 
application and assessing against 
Merit Criteria 
CSM sends final Deck to EPC 
Deck consists of:
Secretariat by due date 
-RIF interaction summary 
-CSM Tracking Sheet 
-Application 
Customer considers 
-Attachments 
FINAL 
addressing the 
DECK is submitted to 
weaknesses and re-
Committee for 
applying. Should 
consideration against 
engage with a RIF 
Deck Checklist
merit criteria 
Committee makes its 
Departmental 
recommendation for funding to 
Brief to Minister 
Minister (Decision-maker) 
Unsuccessful 
Minister makes decision, 
Successful letter 
letter to Customer 
customers advised. Media 
to Customer 
with Committee’s 
Release issued and information 
feedback
placed on BGA website 
Simple Grant 
CSM negotiates grant 
Agreement; letter; 
agreement with customer 
Grant Agreement 
finalisation checklist 

---