This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Historical Protection Visa Procedures Manual: Border applicants'.


 
 
 
13 November 2020 
Ms R Jefferies 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 20/09/00485 
File Number: 
OBJ2020/29315 
Dear Ms Jefferies 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 8 September 2020, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Protection Visa Procedural Manual: Border Applicants. 
The document is referenced at section 14.11.2 of the historical document Migration 
Series Instructions 399: Immigration Clearance at Airports and Seaports, issued in 
2004. The requested historical document is not publicly available through 
LEGENDcom. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 

Documents in scope of request 
The Department has undertaken reasonable searches in relation to the documents you 
have requested access to.   
The Department through multiple business areas  has  conducted  thorough  searches in 
Departmental systems and document holdings including the Department’s HPE Records 
Manager System and the document cannot be found.  As such the Department does not 
hold existing documents as falling in the scope of the request. 
Having regard to your request and the types of documents that may fall within the scope of 
your request I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and all 
reasonable steps have been taken to locate any document relevant to your request.  

Decision 
Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request for access 
to a document if all reasonable steps have been taken to find the document and the 
Department is satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to your 
request and that no documents were in the possession of the Department on 
8 September 2020  when your FOI request was received.   As such, I am refusing your 
request based on the application of section 24A of the FOI Act.  

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https:/ www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN  ACT  2617 
- 2 – 


 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home affairs as the relevant agency. 

Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
 
[signed electronically] 
 
Position No. 60006174 
Authorised Decision Maker 
Department of Home affairs 
 
- 3 –