ONE NATIONAL CIRCUIT 
  
BARTON 
 
    FOI 
 
 
FOI/2020/214 
 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
REQUEST BY: 
Trav S 
 
DECISION BY:  Peter Rush 
 
Assistant Secretary 
 
Parliamentary and Government Branch 
 
 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Trav S 
 
I refer to your request of 11 September 2020, made to the Department of the Prime Minister 
and Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act), in 
the following terms: 
 
Please provide the requested information administratively, but if this is not reasonably 
possible consider it a request for information under the FOI Act.  
 
I seek a copy of the handbook, manual or work instruction governing the 
drafting/production of declarations or amendments to the Humanitarian Overseas 
Service Medal. 
 
Please don't provide the medal's Letters Patent or governing regulations in this 
request. 
 
Authorised decision-maker 
 
I am authorised to make this decision in accordance with arrangements approved by the 
Department’s Secretary under section 23 of the Act.  
 
 
 
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 

---

 
Decision 
 
I have decided to refuse your request under section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act. 
 
Reasons 
 
Section 24A(1) of the FOI Act provides that: 
 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; 
and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) 
is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii) 
does not exist. 
 
The drafting/production of declarations or amendments to the Humanitarian Overseas Service 
Medal (HOSM) are undertaken by the Office of Parliamentary Counsel (OPC) based on 
instructions from the Department of the Prime Minister and Cabinet as the agency with policy 
responsibility for the HOSM.  
 
Noting the division of responsibility between the Department and OPC described above, and 
having regard to where documents relevant to the request might be held, if they exist, the 
Department undertook relevant searches, but no documents meeting the request have been 
found.  
 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find documents meeting the terms 
of your request and that no such documents exist in the Department.   
 
I have therefore decided to refuse your request under section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act.  
 
Processing and access charges 
 
I have decided not to impose charges in respect of your request. 
 
Review rights 
 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/.  
 
 
 
 
2 

---

 
Complaint rights 
 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to a request. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/.   
 
Yours sincerely 
 
 
Peter Rush 
Assistant Secretary 
Parliamentary and Government Branch  
 
12 October 2020 
 
3 

---