This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Seeking the manual, handbook or work instruction governing the drafting/production of declarations or amendments to the Humanitarian Overseas Service Medal'.


 
 
 
 
 
 
 
 
ONE NATIONAL CIRCUIT 
BARTON 

      
FOI/2020/214IR 
 
 
 
 
 
INTERNAL REVIEW DECISION AND REASONS  
UNDER SECTION 54 OF THE FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
     FOI 
 
REQUEST BY: 
Trav S 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DECISION BY:  Mr John Reid PSM 
First Assistant Secretary 
Government Division 
  

By email: [FOI #6704 email]  
 
 
Dear Trav S 
 
I refer to your email of 16 October 2020 in which you requested internal review of the 
decision (the primary decision) dated 12 October 2020 by Mr Peter Rush, Assistant 
Secretary, Parliamentary and Government Branch, Department of the Prime Minister and 
Cabinet (the Department) under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
 
Under section 54(2) of the FOI Act, an applicant is entitled to apply for an internal review of a 
decision refusing to give access to a document in accordance with a request. 
 
Authorised decision maker 
 
Section 54C(2) of the FOI Act provides that an agency must arrange for a person (other than 
the person who made the original decision) to review the decision. I am authorised to make 
this decision in accordance with arrangements approved by the Department’s Secretary under 
section 23 of the FOI Act. 
 
Internal review decision 
 
I have decided to affirm the primary decision to refuse your request under section 
24A(1)(b)(ii) of the FOI Act. 
 
In reaching my decision I have had regard to: 
•  your FOI request of 11 September 2020; 
•  the primary decision; 
•  your email of 12 October 2020; 
•  your request for internal review; 
•  the FOI Act;  
Postal Address:  PO Box 6500, CANBERRA ACT 2600 
Telephone: +61 2 6271 5849   Fax: +61 2 6271 5776   www.pmc.gov.au   ABN:  18 108 001 191 

 
•  the ‘Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act’ (the FOI Guidelines).  
 
Background 
 
The FOI request  
 
On 11 September 2020, you made a request under the FOI Act to the Department in the 
following terms:  
 
Please provide the requested information administratively, but if this is not reasonably 
possible consider it a request for information under the FOI Act.  
 
I seek a copy of the handbook, manual or work instruction governing the 
drafting/production of declarations or amendments to the Humanitarian Overseas 
Service Medal. 
 
Please don't provide the medal's Letters Patent or governing regulations in this 
request.
 
 
The primary decision 
 
On 12 October 2020, the Department notified you of the primary decision on your FOI 
request. Your FOI request was refused under section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act for the 
following reasons: 
 
Section 24A(1) of the FOI Act provides that: 
 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 

(a) all reasonable steps have been taken to find the document; 
and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) 
is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(ii) 
does not exist. 
 
The drafting/production of declarations or amendments to the Humanitarian Overseas 
Service Medal (HOSM) are undertaken by the Office of Parliamentary Counsel (OPC) 
based on instructions from the Department of the Prime Minister and Cabinet as the 
agency with policy responsibility for the HOSM.  
 
Noting the division of responsibility between the Department and OPC described 
above, and having regard to where documents relevant to the request might be held, if 
they exist, the Department undertook relevant searches, but no documents meeting the 
request have been found.  
 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find documents meeting the 
terms of your request and that no such documents exist in the Department.
 
 
 

 
 


 
Your email of 12 October 2020 
 
On 12 October 2020, you wrote to the Department in the following terms: 
 
Thank you for taking a look for me.  
 
The drafting/production of declarations or amendments to the HOSM are undertaken 
by the OPC based on instructions from the Department of the Prime Minister and 
Cabinet as the agency with policy responsibility for the HOSM.   
 
I would be grateful for a clarification, would either documents come under my 
original FOI request? 
 
1. The Department of Prime Minister and Cabinet Legislation Handbook (2017) 
 
2. OPC's drafting services: a guide for clients (2016) 
 
The internal review request 
 
On 16 October 2020, your requested internal review in the following terms:  
 
I am writing to request an internal review of Department of the Prime Minister and 
Cabinet's handling of my FOI request 'Seeking the manual, handbook or work 
instruction governing the drafting/production of declarations or amendments to the 
Humanitarian Overseas Service Medal'. 
 
The HOSM is governed by legislation. The Department responsible for HOSM 
administration instructed OPC to draft an amendment to the 2004 HOSM (Iraq) 
declaration to extend the Medal to specified commercial contractors. Agency staff 
instructing OPC on the drafting of bills and instruments have roles and 
responsibilities when producing such instructions. It appears reasonable and in the 
public interest to disclose the documents guiding staff producing instructions to OPC 
regarding amendments to HOSM declarations.  
 
A full history of my FOI request and all correspondence is available on the Internet at 
this address: 
https://www.righttoknow.org.au/request/seeking the manual handbook or w
 
 
Reasons  
 
I am agree with the primary decision findings and reasons for decision and I adopt those 
findings and reasons as my own for the purposes of this internal review.  
 
Noting your email of 12 October 2020, I have considered whether the following documents 
are within the scope of your FOI request: 
•  The Legislation Handbook1 
•  OPC’s drafting services: a guide for clients2 
 
                                                           
1 Department of the Prime Minister and Cabinet, Legislation Handbook, February 2017, 
https://www.pmc.gov.au/resource-centre/government/legislation-handbook. 
2 Office of Parliamentary Counsel, OPC’s drafting services: a guide for clients, sixth edition, July 2016, 
https://www.pmc.gov.au/resource-centre/government/legislation-handbook.  
 



 
I do not consider either of these documents to be within the scope of your FOI request, as 
neither is a document ‘governing the drafting/production of declarations or amendments to the 
Humanitarian Overseas Service Medal.’  
 
Review rights 
 
Information about your rights of review under the FOI Act is available at 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/information-
commissioner-review/. 
 
Complaint rights  
 
You may make a complaint to the Information Commissioner about the Department’s actions 
in relation to this decision. Making a complaint about the way the Department has handled an 
FOI request is a separate process to seeking review of the Department’s decision. Further 
information about how to make a complaint is available at https://www.oaic.gov.au/freedom-
of-information/reviews-and-complaints/make-an-foi-complaint/.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
John Reid PSM 
First Assistant Secretary  
Government Division 
 
12 November 2020