This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Safe migration awareness campaign in Sri Lanka, 2016'.

1 February 2021 
Mr E Ross 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 20/09/00646 
File Number: 
Dear Mr Ross 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 11 September 2020, the Department of Home Affairs (the Department) received a request 
for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Please provide copies of all communications between the Department of Home 
Affairs and the International Organization for Migration or the Association of 
Mobilizing Community Resources (AMCOR) in Sri Lanka regarding the 2016 Safe 
Migration Awareness campaign conducted by AMCOR in Batticaloa, Sri Lanka. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
  the terms of your request 
  the documents relevant to the request 
  the FOI Act 
  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
  consultation responses from third parties consulted in accordance with the FOI Act 
  advice  from  departmental  officers  with  responsibility  for  matters  relating  to  the 
documents to which you sought access. 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616  Telephone: 02 6264 1111  Fax: 02 6225 6970  


Documents in scope of request 
The Department has identified 12 documents as falling within the scope of your request. 
These documents were in the possession of the Department on 11 September 2020 when 
your request was received. 
Attachment  A  is  a  schedule  which  describes  the  relevant  documents  and  sets  out  my 
decision in relation to each of them. 

The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
  Release three documents in full 
  Release eight documents in part with deletions 
  Exempt one document in full from disclosure. 

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
Where  the  schedule  of  documents  indicates  an  exemption  claim  has  been  applied  to 
a document  or  part  of  document,  my  findings  of  fact  and  reasons  for  deciding  that  the 
exemption provision applies to that information are set out below. 
6.1  Section 22 of the FOI Act – irrelevant to request 
Section  22  of  the  FOI  Act  provides  that  if  giving  access  to  a  document  would  disclose 
information that would reasonably be regarded as irrelevant to the request, it is possible for 
the Department to prepare an edited copy of the document, modified by deletions, ensuring 
that the edited copy would not disclose any information that would reasonably be regarded 
as irrelevant to the request. 
On  16  September  2020,  the  Department  advised  you  that  its  policy  is  to  exclude  the 
personal details of officers not in the Senior Executive Service (SES), as well as the mobile 
and work telephone numbers of SES staff, contained in documents that fall within scope of 
an FOI request. 
I have decided that parts of documents marked ‘s22(1)(a)(i )’ would disclose information 
that could reasonably be regarded as irrelevant to your request. I have prepared an edited 
copy of the documents, with the irrelevant material deleted pursuant to section 22(1)(a)(ii) 
of the FOI Act.  
The  remainder  of  the  documents  have  been  considered  for  release  to  you  as  they  are 
relevant to your request. 
6.2  Section 22 of the FOI Act – deletion of exempt material 
I have decided to prepare an edited copy of the documents. The grounds upon which the 
edited  copies  of  these  documents  have  been  prepared  are  set  out  in  the  Schedule  of 
- 2 – 

6.3  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section  47E(d)  of  the  FOI  Act  provides  that  documents  are  conditionally  exempt  if 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on 
the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the disclosure of the parts of documents marked ‘s47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Department.  
Managing the security and integrity of Australia's borders is integral to the operations of the 
Department. Any prejudice to the effectiveness of the operational methods and procedures 
used in undertaking that role would result in a substantial adverse effect on the operations 
of the Department.  
Any  disclosure  resulting  in  the  prejudice  of  the  effectiveness  of  the  Department’s 
operational  methods  and  procedures  would  result  in  the  need  for  this  Department, 
and potentially its law enforcement partners, to change those methods and/or procedures 
to avoid jeopardising their future effectiveness. 
Information  marked  's47E(d)'  consists  of  operational  email  addresses  used  by  this 
Department. These email addresses are not otherwise publicly available, and disclosure of 
this  information  could  reasonably  be  expected  to  result  in  potential  vexatious 
communication  and  public  inquiries  which  these  operational  areas  are  not  resourced  to 
manage. The Department has established channels of communication for members of the 
public  into  the  Department  and  I  consider  there  is  no  public  interest  in  disclosing  these 
operational  contact  details.  Given  the  operational  focus  of  those  business  areas,  such 
a diversion of the resources of that business area could reasonably be expected to have 
a substantial adverse effect  on the proper and efficient conduct of the operations of this 
Department and its partner agencies. 
I have decided that parts of the documents are conditionally exempt under section 47E(d) 
of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be given unless 
it  would  be  contrary  to  the  public  interest  to  do  so.  I  have  turned  my  mind  to  whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard at paragraph 6.5 below. 
6.4  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the  FOI  Act  would  involve  the  unreasonable  disclosure  of  personal  information  of 
any  person.  ‘Personal  information’  means  information  or  an  opinion  about  an  identified 
individual, or an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion 
is true or not, and whether the information or opinion is recorded in a material form or not 
(see s 4 of the FOI Act and s 6 of the Privacy Act 1988).  
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the documents would disclose 
personal  information  relating  to  third  parties,  namely  employees  of  or  contractors  to 
AMCOR, or participants in ACMOR programs. The information within the documents would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role 
or employment circumstance. 
- 3 – 

The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information 
would  be  ‘unreasonable’,  I  must  have  regard  to  four  factors  set  out  in  s.47F(2)  of  the 
FOI Act. I have therefore considered each of these factors below: 
  the extent to which the information is well known; 
  whether  the  person  to  whom  the  information  relates  is  known  to  be  (or  to  have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
  the availability of the information from publicly available resources; 
  any other matters that I consider relevant. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to 
a limited group of people with a business need to know. As this information is only known 
to  a  limited  group  of  people,  the individuals  concerned  are  not  generally  known  to  be 
associated with the matters discussed in the document. This information is not available 
from publicly accessible sources.  
I  do  not  consider  that  the  information  relating  specifically  to  the  third  parties  would  be 
relevant to the broader scope of your request, as you are seeking access to  information 
relating to the Safe Migration Awareness program, rather than information that relates to 
other individuals as such.  
I  am  satisfied  that  the  disclosure  of  the  information  within  the  documents  would  involve 
an unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.  
I  have  decided  that  the  information  referred  to  above  is  conditionally  exempt  under 
section 47F of the FOI Act. Access to a conditionally exempt document must generally be 
given unless it would be contrary to the public interest to do so. I have turned my mind to 
whether  disclosure  of the  information  would  be  contrary  to the  public  interest,  and  have 
included my reasoning in that regard at paragraph 6.5 below. 
6.5  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required 
to consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to 
the public interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test 
in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document 
would be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
inform debate on a matter of public importance; 
promote effective oversight of public expenditure; 
allow a person to access his or her own personal information. 
- 4 – 

Having regard to the above I am satisfied that: 
  access to the documents would promote the objects of the FOI Act. 
  the  subject  matter  of  the  documents  does  not  seem  to  have  a  general 
characteristic of public importance. The matter has a limited scope and, in my 
view, would be of interest to a very narrow section of the public. 
  no insights into public expenditure will be provided through examination of the 
  you  do  not  require  access  to  the  documents  in  order  to  access  your  own 
personal information. 
I  have  also  considered  the  following  factors  that  weigh  against  the  release  of  the 
conditionally exempt information in the documents: 
  Disclosure of the operational email addresses which are conditionally exempt 
under section 47E(d) of the FOI Act would have a substantial adverse effect 
on  the  ability  of  the relevant  operational  areas to  conduct their  business  as 
usual. The Department has established avenues in place for members of the 
public to contact when they have queries, complaints or comments. I consider 
that  there  is  a  strong  public  interest  in  ensuring  public  feedback  is  filtered 
through  these  available  channels  so  that  operational  areas  within  the 
Department  are  able  to  carry  out  their  functions  in  an  effective  matter. 
I consider that this would be contrary to the public interest and that this factor 
weighs strongly against disclosure of the exempt information. 
  Disclosure  of  the  personal  information  which  is  conditionally  exempt  under 
section  47F  of  the  FOI  Act  could  reasonably  be  expected  to  prejudice  the 
protection of those individuals' right to privacy. I am mindful that participants 
in AMCOR programs may be particularly vulnerable on account of local social, 
political and/or economic conditions. 
  The  Department  is  committed  to  complying  with  its  obligations  under  the 
Privacy Act 1988, which sets out standards and obligations that regulate how 
the Department must handle and manage personal information. It is firmly in 
the public interest that the Department uphold the rights of individuals to their 
own privacy and meets its obligations under the Privacy Act. I consider that 
non-compliance  with  the  Department’s  statutory  obligations  concerning  the 
protection of personal information would be contrary to the public interest and 
that this factor weighs strongly against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access  to  the  document  could  result  in  embarrassment  to  the  Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access  to  the  document  could  result  in  any  person  misinterpreting  or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
- 5 – 

Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that  the  disclosure  of  the  conditionally  exempt  information  in  the  documents  would  be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

A copy of the FOI Act is available at: 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department  of  this  decision.  Any  request  for  internal  review  must  be  provided  to  the 
Department  within  30 days  of  you  being notified of the  decision. Where  possible  please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary. The internal review 
will be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.  
Applications for review should be sent to: 
By email to:  
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. For further 
information  about  review  rights  and  how  to  submit  a  request  for  a  review  to  the  OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
There  is  no  particular  form  required  to  make  a  complaint  to  the  Australian  Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
- 6 – 

Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
Yours sincerely 
[Electronically signed
Position no. 60029253 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 
- 7 –