This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Non-ongoing or Higher Duties staff'.



 
Our ref: FOI-2020-10064 
 
 
15 October 2020 
 
 
Ms Janae Brown 
 
Emailed xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Dear Ms Brown 
I refer to your email dated 14 September 2020 in which you requested access to documents under 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). Your request was framed in the fol owing way: 
- A document that contains the position titles of officers who were non-ongoing or 
receiving high duties at any time in the last month 
 
- The job advertisement or expression of interest used to appoint officers in non-
ongoing positions or on higher duties. 
This letter constitutes notice of my decision on your request for access.  I am authorised to make 
decisions on behalf of our Office under s 23 of the FOI Act. 
Decision 
A search of the records held in this office has failed to identify any documents which fal  within the 
scope of the first item of your request. 
Subsection 24A(1) of the FOI Act permits refusal of a request for access to a document where al  
reasonable steps have been taken to find the requested document or documents and the agency or 
Minister is satisfied that the documents do not exist. Having regard to the outcome of our searches 
for any documents relevant to your request, I have decided to refuse the first item of your request 
under subsection 24A(1) of the FOI Act. 
Our searches for documents fal ing within the scope of the second item of your request identified 
two relevant documents. I have decided to grant you partial access to these documents. My reasons 
for this decision are set out at Attachment A to this letter.   
A schedule setting out the relevant documents is at Attachment B
Our Office identified the documents by searching the records held by the Ombudsman’s Human 
Resources Team. 
attach the released documents with this notice. 
Review rights 
Internal review 
Under s 54 of the FOI Act, you may apply in writing to our Office for an internal review of my 
decision. The internal review application must be made within 30 days of the date on which you 
were notified of my decision. 
 
GPO Box 442 Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ www.ombudsman.gov.au 
 


Where possible, please attach reasons for why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another Ombudsman officer within 30 days. 
Review by the Australian Information Commissioner 
Under s 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to review my 
decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 
60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
• 
online at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/information-commissioner-review/ 
• 
via email to xxxxx@xxxx.xxx.xx 
• 
by overland mail to GPO Box 5218 SYDNEY NSW 2001 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/ 
Complaints to the Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner about action taken by the Ombudsman in 
relation to your FOI request.   
While there is no particular form required to make a complaint, the complaint should be in writing 
and set out the reasons for why you are dissatisfied with the way in which your request was 
processed. It should also identify the Ombudsman’s Office as the agency about which you are 
complaining.   
You may lodge your complaint in one of the fol owing ways 
•  online at: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html?formCode=ICCA_1 
•  by overland mail to GPO Box 5218 SYDNEY NSW 2001 
•  by email to xxxxx@xxxx.xxx.xx. 
Contacts 
If you require clarification of any of the matters discussed in this letter you should contact me using 
the contact information set out at the foot of the first page of this letter. 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Gregory Parkhurst 
FOI Co-ordinator 
 

 

 
ATTACHMENT A – Reasons for decision 
Material taken into account 
In making my decision I had regard to the fol owing: 
•  the terms of your request 
•  the content of the documents to which you sought access 
•  advice from other, relevant Ombudsman officers 
•  relevant provisions of the FOI Act 
•  the Australian Information Commissioner’s Guidelines on FOI, available at www.oaic.gov.au 
(the Guidelines). 
Findings of fact and reasons for decision 
Where the schedule of documents at Attachment B indicates that an exemption has been applied to 
a document, or part of a document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption 
provision applies to that document, or part of that document, are set out below. 
Conditional exemption - Public interest test – certain agency operations:  s 47E 
I have decided to exempt the direct email and telephone contact information of Ombudsman Office 
staff where they appear in the documents fal ing within the scope of your request. These 
exemptions are made on the basis that the s 47E conditional exemption applies to the information 
and release would be contrary to the public interest. 
Section 47E relevantly provides: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or 
could reasonably be expected to …: 
(d) 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of 
the operations of an agency 
Section 11A(5) requires that access be given to a conditional y exempt document, ‘unless (in the 
circumstances) access to the document at that time would, on balance, be contrary to the public 
interest.’ 
Ombudsman’s office staff contact details 
I consider release of direct telephone and email contact details of individual Ombudsman Office staff 
could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Ombudsman’s Office. 
I have concluded that release would significantly adversely affect the ability of the Ombudsman’s 
Office to manage contact with members of the public in a manner that best supports the work of the 
Ombudsman’s Office as a whole and the efficient handling of the day to day responsibilities of 
individual officers. The Ombudsman’s Office has established certain arrangements so as to efficiently 
and effectively manage communication with members of the public. 
In addition, there is a risk that publication of staff direct telephone and email contact details could 
result in unsolicited inappropriate approaches from members of the public, or personal attack and 
harassment.  

 

Members of the public can contact this office on our public contact number, 1300 362 072, at the 
general email address, xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx and on facsimile number 02 6276 0123, 
unless individual contact arrangements have been made. The release of alternative contact options 
would undermine efficient and effective engagement with the public, records management, and the 
ability of staff with other responsibilities to undertake their assigned tasks in an efficient manner. 
Public interest test 
In considering whether disclosure of direct telephone and email contact details of Ombudsman’s 
Office staff would be contrary to the public interest, I have considered whether there are any factors 
favouring disclosure, including the factors identified in s 11B(3) of the FOI Act. 
While there is a public interest in promoting the objects of the FOI Act which include increased 
scrutiny and review of the Government’s activities, I do not believe release of individual officer 
contact details would enhance or promote such scrutiny. Release of this information would not 
inform debate on any matter or promote oversight of public expenditure, and the deleted material is 
not your own personal information. In my view, disclosure of this information would be contrary to 
the public interest given the significant adverse impact I consider it could reasonably be expected to 
have on the proper and efficient operations of this Office. 
Public interest conditional exemption – personal privacy: section 47F 
Section 47F conditionally exempts a document to the extent that its disclosure would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person.  
Section 11A of the FOI Act provides that while an agency must give a person access to a document if 
it is conditional y exempt, access may be refused if the document’s disclosure would, on balance, be 
contrary to the public interest. 
Personal information 
‘Personal information’ is defined in section 4 of the FOI Act as: 
Information or an opinion (including information forming part of a database), whether true or 
not, and whether recorded in a material form or not, about an individual whose identity is 
apparent, or can reasonably be ascertained, from the information or opinion. 
The elements of personal information are: 
1.  It relates only to a natural person (e.g. not a company), 
2.  It says something about the individual, 
3.  It may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form part of a 
database, and 
4.  The individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the information in the 
document. 
The documents contain personal information in the form of surnames of certain members of staff in 
this Office. I am satisfied that the relevant information constitutes personal information under the 
definition set out in s 4 of the FOI Act. The identity of the relevant individuals is reasonably 
ascertainable from the relevant information. 

 

Disclosure unreasonable 
If information is personal information, it wil  be conditional y exempt if its disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, subsection 47F(2) of the 
FOI Act requires me to take into account: 
1.  The extent to which the information is well known, 
2.  Whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document, 
3.  The availability of the information from publicly accessible sources, and 
4.  Any other matter I consider relevant. 
The relevant information is not well known. The individuals to whom the information relates are not 
general y known to be associated with the information contained in the relevant documents. The 
relevant information is not available from public sources. I am satisfied that the relevant names are 
specific to the relevant individuals. I have not consulted the relevant individuals about the possible 
disclosure of their personal information. In my view it is reasonable to conclude that the relevant 
individuals would have an interest in the decision whether to disclose their personal information in 
response to a request under the FOI Act. 
In my view, it is reasonable to expect that disclosure of staff members’ names could subject the 
relevant staff to the possibility of inappropriate contact from complainants or other individuals 
dissatisfied by their dealings with this Office. This, in turn, could reasonably be expected to have a 
substantial adverse effect on the relevant personnel and to the management of those personnel 
within this Office. 
For the reasons set out in this decision, I have formed the view that the names of the relevant 
individuals are conditionally exempt under s 47F(1) of the FOI Act. In my view, release of such 
information would involve the unreasonable disclosure of personal information.  
Disclosure not in the public interest 
In deciding whether or not access should be given to this information on the basis of public interest I 
have taken a number of matters into account. These matters include the public interest factors for 
and against disclosure as outlined in the Guidelines, as wel  as matters specific to this agency’s 
functions and operating environment. 
In my opinion, the public interest is best served by withholding this information on the ground that: 
•  Release of this information could reasonably be expected to prejudice the protection of a 
person’s right to privacy. 
•  Disclosure of the relevant material could reasonably be expected to result in certain 
inefficiencies in this Office. 
Pursuant to subsection 11A(5) of the FOI Act, I have concluded that the relevant material is not 
required to be disclosed because disclosure at this time would be, on balance, contrary to the public 
interest. 

 

Further, I am of the view that disclosure of the relevant information would not achieve any of the 
fol owing outcomes provided for by the FOI Act: 
•  Promote the objects of the FOI Act, 
•  Inform debate on a matter of public importance, 
•  Promote effective oversight of public expenditure, or 
•  Al ow you access to your own personal information. 
Deletion of exempt or irrelevant matter: section 22 
Section 22 of the FOI Act al ows an agency to delete exempt or irrelevant matter from a document 
which is otherwise relevant to an applicant’s FOI request, and to provide an applicant with access to 
an edited copy.   
As I have found that parts of the material fal ing within the scope of your request contain information 
which is conditional y exempt, I have deleted that information accordingly. I have provided you with 
access to an appropriately edited version of the relevant material. 

 

Attachment B – Schedule of documents 
Doc 
Date 
Description of Document 
Decision on access 
Exemption 
No. 
1. 
   
Expression of interest EL1 – Program Delivery 
Released in part 
Section 47E(d) – public interest 
Branch 
conditional exemption – certain 
operations of agencies 
Section 47F – public interest 
conditional exemption – personal 
privacy 
 
2. 
   
Job profile – complaints officer in CMEB 
Released in part 
Section 47E(d) – public interest 
conditional exemption – certain 
operations of agencies 
Section 47F – public interest 
conditional exemption – personal 
privacy 
 

 

 
ATTACHMENT C – Relevant FOI Act provisions 
11A  Access to documents on request 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency 
or Minister for access to: 
 
(i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to 
documents, for example the fol owing: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter 
deleted). 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, 
whether or not in response to a request (see section 3A (objects—information 
or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditional y 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2:  A conditional y exempt document is an exempt document if access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest (see 
section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a 
person access to the document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
(a)  a conditional y exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 


 
11B  Public interest exemptions—factors 
Scope 
 
(1)  This section applies for the purposes of working out whether access to a conditional y 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under 
subsection 11A(5). 
 
(2)  This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
 
(3)  Factors favouring access to the document in the public interest include whether access 
to the document would do any of the fol owing: 
 
(a)  promote the objects of this Act (including al  the matters set out in sections 3 and 
3A); 
 
(b)  inform debate on a matter of public importance; 
 
(c)  promote effective oversight of public expenditure; 
 
(d)  al ow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
 
(4)  The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
 
(a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
 
(aa)  access to the document could result in embarrassment to the Government of 
Norfolk Island or cause a loss of confidence in the Government of Norfolk Island; 
 
(b)  access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
 
(c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
 
(d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 
 
(5)  In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 
22  Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  an agency or Minister decides: 
 
(i)  to refuse to give access to an exempt document; or 
 
(ii)  that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
 
(b)  it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 

 

 
 
(i)  access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
 
(ii)  the edited copy would not disclose any information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request; and 
 
(c)  it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
(i)  the nature and extent of the modification; and 
 
(ii)  the resources available to modify the document; and 
 
(d)  it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2)  The agency or Minister must: 
 
(a)  prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
(b)  give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3)  The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
(a)  that the edited copy has been prepared; and 
 
(b)  of the grounds for the deletions; and 
 
(c)  if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
 
(4)  Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the 
applicant a notice in writing in accordance with that section. 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 
received - Document lost or non-existent 
(1) An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) the agency or Minister is satisfied that the document: (i) is in the agency’s or 
Minister’s possession but cannot be found; or (i ) does not exist. Document not 
received as required by contract 
(2) An agency may refuse a request for access to a document if: 
(a) in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and 
(b) the agency has not received the document; and 
(c) the agency has taken al  reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures. 
10 
 

 
47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
 
  A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the fol owing: 
 
(a)  prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
 
(b)  prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
 
(c)  have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
 
(d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: 
Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it 
would be contrary to the public interest (see section 11A). 
47F Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
 
(1)  A document is conditional y exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
 
(2)  In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the 
following matters: 
 
(a)  the extent to which the information is wel  known; 
 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
(3)  Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by 
a person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of 
matter relating to that person. 
 
 
 
11 
 

Document Outline