This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contracts, MOUs, Tenders'.


FOI 38197 
 
 
Request consultation notice due to existence of a practical refusal 
reason under section 24AB of the Freedom of Information Act 1982
 
Practical Refusal Consultation Notice of Molly (Position Number 62213164), Information 
Law Section, Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 

 
Applicant: 
 
 
Mr John Smith 
 
Decision date: 
 
8 October 2020 
 
FOI reference number: 
Combined reference - 38197 (38197, 38198, 38200, 38202)  
 
Withdrawn - FOI 38201 
 
Sent by email: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
Dear Mr Smith, 
 
Freedom of Information Requests: 38197 (38197, 38198, 38200, 38202)  
 
Purpose of this notice 

 
1. 
I refer to your five (5) requests made to the Department of Veterans’ Affairs (the 
Department) seeking access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (FOI 
Act).  The reference numbers for these requests are FOI 38197, 38198, 38200, 38201 and 
38202. 
 
2. 
The purpose of this notice is to: 
 
a.  Confirm that on 30 September 2020 you agreed to withdraw your request FOI 
38201, on the basis that the Department did not hold any relevant documents.  


b.  Advise you that the Department has decided to combine your remaining four (4) 
requests, (FOIs 38197, 38198, 38200, 38202) into one single request, in accordance 
with section 24(2) of the FOI Act. The Department’s reference number for the 
combined requests is FOI 38197; and 
 
c.  Consult with you under section 24AB of the FOI Act, on the basis that I intend to 
refuse your combined request due to the existence of practical refusal reasons as 
defined by section 24AA of the FOI Act.  
 
Authority to make decision 
 
3. 
I, Molly (Position Number 62213164), Legal Officer, Information Law Section, am an officer 
authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access to 
documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the FOI 
Act.  
 
Combing your requests (section 24(2) of the FOI Act) 
 
4. 
On 15 September 2020, you made 5 FOI requests for access to documents in the possession 
of the Department. The details of your requests and an update on how the Department is 
processing each request is outlined in the below table:  
 
Ref 
Processing Update 
Request 
No 
I request copies of any contracts, MOUs, tenders, or agreements  Combined under s 24(2) 
that have existed between your department and the following 
and s 24AB Consultation  
entities: 
 
- 'TJ Affiliates' 

FOI 
- 'Remembrance Foundation' 
38197  - The 'modern soldier' social media page 
- The natural person 'Talissa Papamau' 
 
Please also include the most recent email between your 
department and the above four entities in this FOI request, if 
such emails exist. 

I request a copy of the following documents: 
Combined under s 24(2) 
FOI 
 
and s 24AB Consultation 
38198  - Any terms of agreement, purchase orders, or contracts 
between the DVA and the developers of the app 'Swiss8'. 


Ref 
Processing Update 
Request 
No 
 
- The five most recent emails as at the date of this email, 
between DVA and the developers of Swiss8. 
 
If no such documents exist please advise. 

I request a copy of any contract, correspondence, and terms of 
Combined under s 24(2) 
FOI 
agreement held by your department in relation to the 
and s 24AB Consultation 
38200  Commonwealth tender ID CN3528664 
I request a copy of the following documents 
Withdrawn by Applicant 
FOI 
 
38201  - The department's guidelines for the awarding of tenders 
I request copies of any contracts, correspondence, and/or terms  Combined under s 24(2) 
FOI 
of agreement that relate to the awarding of Commonwealth 
and s 24AB Consultation 
38202  tender ID CN3574734. 
 
5. 
On 29 September 2020, the Department advised you that the Department does not hold any 
documents in scope of FOI 38201. Noting that the Department does not hold any documents 
in scope of your request, the Department asked you to confirm whether you agree to 
withdraw this request. You agreed to withdraw FOI 38201 on 30 September 2020.  
 
6. 
Noting your withdrawal of FOI 38201, this consultation notice relates to the remainder of 
your FOI requests being FOI 38197, FOI 38198, FOI 38200 and FOI 38202. 
 
7. 
In accordance with section 24(2) of the FOI Act, the Department may treat two or more 
requests as a single request if: 
 
a.  The requests relates to the same document or documents; or 
 
b.  The requests relate to documents, the subject matter of which is substantially the 
same.  
 
8. 
Paragraph 3.123 of the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act (FOI Guidelines), notes that the most common circumstances that 
requests will be combined includes where multiple requests are made by a single applicant.  
 


9. 
The Department considers that your 4 remaining requests (FOI 38197, FOI 38197, FOI 38200 
and FOI 38202) relate to a similar subject matter, in that they all request documents relating 
to Department tender processes, terms of agreement or other commercial arrangements 
with third parties.   
 
10.  Accordingly, as the subject matter of these requests is substantially similar and on the basis 
that all 4 requests were made on the same day, the Department has decided to combine 
these requests pursuant to section 24(2) of the FOI Act.   
 
11.  For the purposes of this consultation notice, the Department’s reference number is FOI 
38197 and your combined request has been paraphrased as follows:  
 
‘…copies of any contracts, MOUs, tenders, or agreements that have existed between 
your department and the following entities: 
 
-'TJ Affiliates' 
-'Remembrance Foundation' 
-The 'modern soldier' social media page 
-The natural person 'Talissa Papamau' 
 
Please also include the most recent email between your department and the above 
four entities in this FOI request, if such emails exist. 
 
copies of any contracts, correspondence, and/or terms of agreement that relate to 
the awarding of Commonwealth tender ID CN3574734. 
 
Any terms of agreement, purchase orders, or contracts between the DVA and the 
developers of the app 'Swiss8'. 
 
The five most recent emails as at the date of this email, between DVA and the 
developers of Swiss8. 
 
a copy of any contract, correspondence, and terms of agreement held by your 
department in relation to the Commonwealth tender ID CN3528664…’ 
 
Power to refuse a request 
 
12.  Section 24 of the FOI Act provides that if the Department is satisfied that a practical refusal 
reason exists in relation to a request, the Department must undertake a consultation 
process with you, and if, after that consultation process, the Department remains satisfied 


that the practical refusal reason still exists, the Department may refuse to give you access to 
the documents subject to the request. 
 
13.  However, before I make a decision to refuse your request you have an opportunity to revise 
your request to remove the practical refusal reason. This is called a ‘request consultation 
process’. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out below at 
page 6 and 7. As mentioned below, you can request more time to consider and respond to 
this notice. Please let me know if you would like additional time to respond. 
 
When does a practical refusal reason exist (section 24AA of the FOI Act) 
 
14.  Based on the terms of your request, and from the initial searches and business area 
consultation undertaken in relation to your request, I am of the view that practical refusal 
reasons exist because: 
 
a.  processing your request, as best the Department can understand the terms, is likely to 
result in a substantial and unreasonable diversion of the Department’s resources from 
its other operations (section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act); and 
 
b.  your request does not satisfy section 15(2)(b) of the FOI Act, in that it does not provide 
such information concerning the requested documents as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency to identify it (section 24AA(1)(b) of the FOI 
Act).  
 
15.  Under section 24AA(2) of the FOI Act, the Department must have regard to the resources 
that would have to be used for:  
 
  Identifying, locating or collating the documents within the filing system of the 
agency; 
 
  Deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the 
request relates, or to grant access to an edited copy of such a document (including 
resources that would have to be used for examining the document or consulting 
with any person or body in relation to the request); 
 
  Making a copy or an edited copy, of the document; and 
 
  Notifying any interim or final decision on the request. 
 


16.  Further, the FOI Guidelines identify matters that may be relevant when deciding whether 
processing the request will unreasonably divert an agency’s resources from its other 
functions. These include: 
 
  The staffing resources available to the agency for FOI processing; 
 
  The impact that processing a request may have on other work in the agency, 
including FOI processing; 
 
  Whether an applicant has cooperated in framing a request to reduce the processing 
workload;  
 
  Whether there is a significant public interest in the documents requested; and 
 
  Other steps taken by an agency or minister to publish information of the kind 
requested by an applicant. 
 
17.  I consider that all of the above factors have a bearing on your request. The reasons why a 
practical refusal reasons exists in relation to your request are set out below.  
 
Why I intend to refuse your request  
 
Identification of documents  
 
18.  Section 24AA(1)(b) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation to 
a request for a document if the request does not satisfy section 15(2)(b) of the FOI Act. That 
section provides that a request must provide such information concerning the document as 
is reasonably necessary to enable a responsible officer of the agency to identify it.  
 
19.  As your request currently stands, I am unable to identify the specific documents you are 
requesting. This is because parts of your request are phrased broadly and the Department 
has been unable to confidently undertake satisfactory searches and identify all documents 
falling within scope of your request.  
 
20.  Your request broadly seeks access to various suites of correspondence and does not 
specifically identify the specific kinds, types or dates of the correspondence that you are 
seeking access to. Specifically, the Department seeks the following clarification:   
 
a.  Whether you are able to revise the scope of your request to specific date periods, 
so as to narrow the Department’s search fields; 
 


b.  Whether your request extends to documents relating to grant applications or grant 
funding relating to any of the parties noted in your request.  
 
c.  In relation to request for documents regarding specific Commonwealth tenders, 
whether your request extends to:  
 
i.  Correspondence relating to all aspects of the tender process including any 
internal department procedures, drafting or consideration processes, or a 
more specific and identifiable subject matter (i.e formal offer and 
acceptance correspondence, or tender applications);  
 
ii.  Correspondence between internal Department staff regarding these tender 
processes (i.e the review and consideration of applications, internal briefing 
documents, the drafting of any terms of agreement or seeking of legal 
advice); and 
 
iii.  Correspondence between any and all external stakeholders that applied for 
a specific tender including any parties who were ultimately not successful in 
the tender process; or alternatively  
 
iv.  Whether you are only seeking correspondence between the Department 
and the successful Tender Applicant.  
 
d.  In relation to your request for The five most recent emails as at the date of this 
email, between DVA and the developers of Swiss8, the Department seeks the 
following clarification:   
 
i.  Whether you are seeking correspondence between the Department and any 
person’s involved in Swiss8 or whether you are only seeking correspondence 
that specifically relates to any formal agreement between Swiss8 and the 
Department, should one exist.  
 
ii.  Whether this request extends to correspondence between any person 
involved in Swiss8 in their own personal interactions with the Department, 
or whether you are only seeking correspondence relating to their 
professional involvement with Swiss8. One relevant business noted, that 
undertaking specific searches on your current request without further 
clarification would be difficult because the Department may have 
corresponded with staff members of Swiss8 in their own personal capacity, 
or without noting their connection with Swiss8.  


 
iii.  What you mean by the term ‘developer’. One relevant business area of the 
Department noted that the Department would normally email an employee 
of an organisation rather than the organisation itself, and that it would be 
unlikely for DVA to be aware if they were communicating with a ‘developer’ 
or Swiss8 or another employee. As such further clarification is also required 
as to what you mean by the term ‘Developer’. 
 
21.   For the reasons listed above, I do not consider that your combined request meets the 
identification requirements of section 15(2)(b) of the FOI Act.  
 
Request is substantial 
 
22.  Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a request for a document if the work involved in processing the request would 
substantially and unreasonably divert the resources of the department from its other 
operations. 
 
23.  Your request seeks access to a broad range of documents held by the Department including 
correspondence, agreements and contracts relating to:  
 
  TJ Affiliates, Remberance Foundation, The ‘modern solider’ social media page and 
the natural person ‘Talissa Papamau’; 
  Swiss 8;  
  Commonwealth tender ID CN3528664; and 
  Commonwealth tender ID CN3574734.  
 
24.  I have consulted with the following relevant business areas of the Department in relation to 
your requests:  
 
  VEA, Compensation and Support; 
  Open Arms – Veterans & Families Counselling; 
  Mental Health Policy; 
  Grants Policy; 
  Transformation, Change & Capability; 
  Provider Engagement & Management Branch; and 
  Veterans’ Recognition & Projects. 
 


25.  The relevant business areas advised that a significant number of documents would likely fall 
within scope of your combined request and that an extensive search and retrieval process 
across a number of different Department areas would be required.  
 
26.  Additionally, in the absence of further guidance and clarification to the questions of scope 
noted above, the Department considers that a significant number of document storage 
locations and documents would need to be reviewed to identify and produce documents 
falling within scope of your request.  
 
27.  Following these initial enquiries and in consideration of the time already spent by a number 
of the Department’s business areas in reviewing and considering the terms of your request, I 
estimate that a minimum of 50 hours of processing time would be required to respond to 
your request. The reasons for this are as follows: 
 
  A significant number of business areas would be required to undertake an extensive 
search and retrieval process;  
 
  Your broad request for all tender related correspondence, would require a 
significant review and scoping exercise to determine what documents fall within 
scope. This is because the Department’s tender processes are extensive and often 
involve a number of Department staff members (including senior executive), 
Department contractors and other involved third parties (including Tender 
applicants). As such, the Department understands there to be significant amounts 
of internal and external correspondence and documents relevant to your combined 
requests; 
 
  As part of the FOI decision making process, the relevant business areas would need 
to review and advise the relevant FOI decision maker on the sensitivities contained 
within these documents.  I consider that that the requested documents will require 
the consideration of exemption under the FOI Act. At an absolute minimum, I 
consider that the FOI officer will have to have regard to sections 22 (irrelevant 
material), 47, 47G, 47C (deliberative material), 47E (operations of an agency) and 
section 47F (personal privacy) of the FOI Act;  
 
  It is likely that the FOI Office would have to organize and engage in a number of 
third party consultations under sections 27 and 27A of the FOI Act in relation to 
third party business and personal information; and 
 


  The FOI officer will then be required to take time to draft a decision on access in 
respect of the requested material, including the preparation of a document bundle 
and a statement of reasons.  
 
28.  Taking these factors into account, I have concluded that the minimum estimated processing 
time of 50 hours is substantial.  
 
Request is unreasonable 
 
29.  I have also considered whether the processing of your request would constitute an 
unreasonable diversion of the Department’s resources. I have decided that the minimum 
processing time of 50 hours is, at face value, an unreasonable burden for FOI requests. 
Specifically, this I have taken the following factors into consideration: 
 
  The Department’s need to process multiple FOI requests from multiple applicants 
at any given time, and the impact that processing your request would have on the 
Department’s ability to respond to other FOI applicants. Specifically, the 
Department’s Information Law Team would be required to divert a substantial 
amount of staff resources to process your request, meaning that less resources 
were available for its other functions (including the processing of other applicant’s 
FOI requests); 
 
  The current staffing and resources constraints experienced by the Department’s 
Information Law team; and 
 
  The relevant business areas needs to undertake their designated duties in addition 
to the processing of your request. The relevant business areas have advised that 
the work required to collate and review the documents falling within scope of your 
request would substantially affect their business as usual work and would divert a 
significant amount of their time and resources. 
 
Ways you can revise the scope of your request 
 
30.  You now have an opportunity to revise your request so that the grounds for a practical 
refusal are removed.  
 
31.  Revising your request can mean narrowing the scope of the request to make it more 
manageable or explaining in more detail the documents you wish to access.   
 
32.  In considering a revision and/or reduction of scope, so as to try and remove any practical 
refusal reason, you may want to consider: 
10 

 
  narrowing the scope of the specific documents you are seeking access to (i.e. to just 
terms of agreements or contracts); 
 
  removing your request for correspondence relating to the various subjects;  
 
  further clarifying the types, subjects and date periods of documents you are 
seeking; and 
 
  withdrawing your requests at this time and staggering your requests over a period 
of time so that they would not constitute an unreasonable diversion of the 
Department’s resources.  
 
33.  Please note that even if you do modify your request, it is possible that a practical refusal 
reason under section 24AA may still exist and/or the Department may need further time to 
process your revised request. This will depend on the revision you agree to make. As far as is 
reasonably practicable, we are happy to provide you with further information to assist you in 
revising your request so that it removes the practical refusal grounds.  
 
Next steps 
 
34.  Before the end of the consultation period, which is close of business 22 October 2020 (being 
14 days from receiving this notice), you must do one of the following, in writing:  
 
  withdraw the request; 
 
  make a revised request; or 
 
  indicate that you do not wish to revise the request.  
 
35.  During this period, you can ask me for help to revise your request. If you revise your request 
in a way that adequately addresses the practical refusal grounds outlined above, we will 
recommence processing it.  
 
36.  If you indicate you do not wish to revise your request, the Department will proceed to make 
a decision on whether to refuse the request on the grounds that processing your request will 
result in a diversion of the Department’s resources under section 24(1) of the FOI Act.  
 
37.  If you do not respond in one of these ways within 14 days (by COB 22 October 2020), the 
request will be taken to have been withdrawn pursuant to section 24AB(7) of the FOI Act.  
11 

 
38.  If you need more time to respond, please contact the Information Law Section via the below 
contacts, within the 14 day period to discuss your need for an extension of time.  
 
Suspension of processing time  
 

39.  Please note under section 24AB(8) of the FOI Act, the time for processing your FOI request is 
suspended from the day you receive this notice until the day you do one of the things listed 
above.  
 
40.  An extract of the provisions of the FOI Act that are relevant to this notice are set out at 
Schedule 1
 
Contact us 
 
41.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law 
Section using the following details: 
 
Post:    
Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile:  
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx  
 
Yours sincerely, 
 
 
Molly (Position Number 62213164) 
Information Access Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
8 October 2020 
 
12 


 
FOI 38197 
Schedule 1 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
 
15  
Requests for access (as related to the requirements for requests) 
 
Persons may request access  
(1)   
Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document.  
 
Requirements for request  
(2)   
The request must:  
(a)   
be in writing; and  
(aa)   
state that the request is an application for the purposes of this Act; and  
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and  
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication).  
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways:  
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory;  
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a);  
(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
24 
Power to refuse request--diversion of resources etc.  
(1)   
If an agency or Minister is satisfied, when dealing with a request for a document, that a 
practical refusal reason exists in relation to the request (see section 24AA), the agency or 
Minister:  
(a)   
must undertake a request consultation process (see section 24AB); and  
(b)   
if, after the request consultation process, the agency or Minister is satisfied that 
the practical refusal reason still exists--the agency or Minister may refuse to give 
access to the document in accordance with the request.  
(2)   
For the purposes of this section, the agency or Minister may treat 2 or more requests as a 
single request if the agency or Minister is satisfied that:  
(a)   
the requests relate to the same document or documents; or  
(b)   
the requests relate to documents, the subject matter of which is substantially the 
same. 
 
24AA  When does a practical refusal reason exist?  
(1)   
For the purposes of section 24, a practical refusal reason exists in relation to a request for a 
document if either (or both) of the following applies:  
13 

(a)   
the work involved in processing the request:  
(i)   
in the case of an agency--would substantially and unreasonably divert the 
resources of the agency from its other operations; or  
 (ii)   
in the case of a Minister--would substantially and unreasonably interfere 
with the performance of the Minister's functions;  
(b)  
the request does not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) (identification 
of documents).  
(2)   
Subject to subsection (3), but without limiting the matters to which the agency or Minister 
may have regard, in deciding whether a practical refusal reason exists, the agency or 
Minister must have regard to the resources that would have to be used for the following:  
(a)   
identifying, locating or collating the documents within the filing system of the 
agency, or the office of the Minister;  
(b)   
deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the 
request relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including 
resources that would have to be used for:  
(i)   
examining the document; or  
(ii)   
consulting with any person or body in relation to the request;  
(c)   
making a copy, or an edited copy, of the document;  
(d)   
notifying any interim or final decision on the request.  
(3)   
In deciding whether a practical refusal reason exists, an agency or Minister must not have 
regard to:  
(a)   
any reasons that the applicant gives for requesting access; or  
(b)  
 the agency's or Minister's belief as to what the applicant's reasons are for 
requesting access; or  
(c)   
any maximum amount, specified in the regulations, payable as a charge for 
processing a request of that kind. 
 
24AB  What is a request consultation process?  
 
Scope  
(1)   
This section sets out what is a request consultation process for the purposes of section 24.  
 
Requirement to notify  
(2)   
The agency or Minister must give the applicant a written notice stating the following:  
(a)   
an intention to refuse access to a document in accordance with a request;  
(b)   
the practical refusal reason;  
(c)   
the name of an officer of the agency or member of staff of the Minister (the 
contact person ) with whom the applicant may consult during a period;  
(d)   
details of how the applicant may contact the contact person;  
(e)   
that the period (the consultation period ) during which the applicant may consult 
with the contact person is 14 days after the day the applicant is given the notice.  
 
Assistance to revise request  
(3)   
If the applicant contacts the contact person during the consultation period in accordance 
with the notice, the agency or Minister must take reasonable steps to assist the applicant 
to revise the request so that the practical refusal reason no longer exists.  
(4)   
For the purposes of subsection (3), reasonable steps includes the following:  
(a)   
giving the applicant a reasonable opportunity to consult with the contact person;  
14 

(b)   
providing the applicant with any information that would assist the applicant to 
revise the request.  
 
Extension of consultation period  
(5)   
The contact person may, with the applicant's agreement, extend the consultation period by 
written notice to the applicant.  
 
Outcome of request consultation process  
(6)   
The applicant must, before the end of the consultation period, do one of the following, by 
written notice to the agency or Minister:  
(a)   
withdraw the request;  
(b)   
make a revised request;  
(c)   
indicate that the applicant does not wish to revise the request.  
(7)   
The request is taken to have been withdrawn under subsection (6) at the end of the 
consultation period if:  
(a)   
the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice; or  
(b)   
the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period.  
 
Consultation period to be disregarded in calculating processing period  
(8)   
The period starting on the day an applicant is given a notice under subsection (2) and 
ending on the day the applicant does one of the things mentioned in paragraph (6)(b) or (c) 
is to be disregarded in working out the 30 day period mentioned in paragraph 15(5)(b).  
Note:     Paragraph 15(5)(b) requires that an agency or Minister take all reasonable steps to notify an applicant of a 
decision on the applicant's request within 30 days after the request is made.  
 
No more than one request consultation process required  
(9)   
To avoid doubt, this section only obliges the agency or Minister to undertake a request 
consultation process once for any particular request. 
 
15