Formal Access Application 
  Government Information (Public Access) Act 2009 
 
 
ABOUT THIS FORM 
 
 
 
 
Enquiries: 1300 581 299   www.bayside.nsw.gov.au 
Please complete this form to apply for formal access to government information held by Bayside Council under the 
Government Information (Public Access) Act 2009 (GIPA Act).  
 
General  information  about  the  GIPA Act  is  available  by  calling  the  Information and Privacy Commission NSW on 
Freecall 1800 ipc nsw (1800 472 679) or at its website www.ipc.nsw.gov.au or email xxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
PART A – Applicant Details 
Ms  Mr  Mrs  
Family Name 
Given Name   
Other 
 
 
ACN (if corporate entity) 
Corporation Name 
Email:   
Address: No.   
Street   
Suburb   
Postcode   
Phone 
Alt. 
Mobile 
Fax 
Are you seeking personal information? Yes  No  
 
PART B – Information Requested 
Please describe the information you would like to access 
 
 
Address of Property you like to gain information about 
Address: No.   
Street   
Suburb   
Postcode   
DP/SP and Lot No. 
Are you the Owner? 
DA No. 
 
Yes  No  
 
Other 
 
For what reason do you need these files? 
 
 
 
 
 
August 2020 
Page 1 of 3 
 

---

PART C – Forms of Information 
How do you wish to access the information? 
 Inspect the documents 
 Be provided with a hard copy of the documents 
 Be provided with an email providing electronic copy 
 Access in another way 
 
PART D – Disclosure Log 
If the information sought is released to you and would be of interest to other members of the public, details of your 
application may be recorded in the Council’s “disclosure log”. This is published on the Council’s website. 
Do you object to this? Yes  No  
 
PART E – Discount in Processing Charges 
You may be asked to pay a charge for processing the application. If you wish to apply for a discount, please indicate 
the reason; 
 Financial Hardship - Please provide supporting documentation i.e. copy of a pension or Centrelink card 
AND/OR 
 Special Benefit to the public - Please specify why below: 
 
 
 
PART F – Declaration 
I wil  strictly observe any reasonable direction given by a Council officer in relation to accessing Council information. 
I wil  not write or otherwise deface, damage or remove any records. I understand that copies are provided for 
information purposes only under the Government Information (Public Access) Act 2009. I wil  not use the information in 
any way that may infringe on the copyright of third parties 
Applicant’s Signature 
Date 
 
 
 
 
 
August 2020 
Page 2 of 3 
 

---

Privacy Statement 
Completion of this document is voluntary – partial y completed applications may result in refusal of the application. The personal 
information provided on this form (including your name and other details) wil  be handled in accordance with the Privacy and 
Personal Information Protection Act 1998 and may be available to the public under various legislation. 
 
Fees & Charges 
Formal Government Information Public Access Act requests must be accompanied by a $30 payment. Further processing charges 
are applicable if the request does not concern your personal affairs and you wil  be supplied with a statement of charges if 
appropriate. A 50% reduction to fees may be granted in cases of financial hardship or demonstrated public interest. If you consider 
you are entitled to a reduction, please submit copies of supporting documents with this form and indicate this on the previous 
page. 
Applications for information relating to an applicant’s personal information will receive the first 20 hours of processing the 
application free of charge. Applications for non-personal information wil  incur a processing fee of $30 per hour. 
 
Please complete the application form and submit; 
a) by emailing to xx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xxx.xx.  A customer service officer wil  contact you to organise over the phone card 
payment of the application fee. 
b) by visiting one of Council's customer service centres and paying the application fee via cash or card. 
Advice to Applicant: 
•  Council will notify you in writing within five working days that your access application is valid or invalid  
•  Council may contact you and request payment of an advanced deposit for large requests. This is typical y 50% of the estimated 
total processing charge for dealing with the application 
•  Copies of documents are provided by Bayside Council in order to comply with relevant legislation. Copyright laws may still 
apply to each document and the copyright owner’s consent must be sought by the applicant if the documents or information is 
to be used for any purpose 
 
 
 
August 2020 
Page 3 of 3 
 

---