Vanessa Teague 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Dear Vanessa  
FOI application 
Thank you for your email received on 25 September 2020 in relation to a Freedom of 
Information (FOI) request to the ACT Electoral Commission.  
The default period for processing FOI request applications is 20 working days after the 
request has been received, if no consultation is required in order to process the request. 
If you, as the applicant, are notified that a relevant third party is being consulted as part 
of the processing of the request, the period is extended by an additional 15 working days. 
Accordingly, you should expect a decision in relation to your FOI request by 23 October 
2020 (if no consultation is required), or 13 November 2020 if a relevant third party is 
being consulted. 
As per recent email correspondence with you on this matter, I’ve attached the Deed Poll 
for the provision of the 2020 EVACs source code. Upon receipt of your completed Deed 
Poll I am happy to provide the source code to you, along with the independent audit 
certification report. 
Elections ACT is a small organisation with an ongoing FTE of twelve. Given your familiarity 
with electoral management systems and the environment that surrounds the conduct of 
an electoral event I am sure you can appreciate we are in the midst of one of the most 
critical, incredibly busy periods of delivering the 2020 ACT Legislative Assembly Election.  
The administration requirements of a formal FOI request will be particularly challenging 
for our organisation in these circumstances. To this end, the FOI deadline of 23 October 
2020 is the same day as the deadline for the final receipt of postal votes for the election.  
In accordance with the ACT Ombudsman’s FOI guidelines, respondents may negotiate 
with the applicant for extra time to process an access application. Accordingly, I seek your 
agreement to commence the 20 working days on 17 October 2020. If agreed you should 
then expect a decision in relation to your FOI request by 13 November 2020. 
I appreciate your close consideration of the deadline and request that you respond 
accordingly. If you would like to contact me directly on this matter, please do so at 
xxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx or on 02 6205 0224. 
Yours sincerely 
 
 
Ro Spence 
Deputy Electoral Commissioner 
30 September 2020 
 

---