This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'ESORT Minutes: Aug 2012; Mar 2013; May 2013 &14 Nov 2013;'.


38505 
 
 
Decision and Statement of Reasons made under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Jess (Position Number 62227602], Information Law 
Section, Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
Applicant: 
 
 
Dr Susan Kellett 
 
Decision date: 

 
5 November 2020 
 
FOI reference number: 

FOI 38505 
 
Sent by email: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Dr Kellett, 
 
Freedom of Information Request: FOI 38505 

 
Decision 
 
1. 
The Department of Veterans’ Affairs (Department) undertook a reasonable search of its 
records and identified four (4) documents relevant to your request. 
 
2. 
As these documents would usually be publically available, I have made the decision to grant 
access in full to the documents falling within the scope of your request. 
 
3. 
The documents that I released to you in full by email on 21 October 2020, are set out in 
Schedule 1.  
 
Authority to make decision
 
 
4. 
I, Jess (Position Number 62227602), Information Access Officer, Information Law Section, am 
an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access to 
documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 


Summary 
 
5. 
On 6 October 2020 you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
“…copies of the minutes of the Ex-Service Organization Round Table (ESORT) for 
meeting dates: 2 August 2012; 27 March 2013; 14 May 2013; and 14 November 
2013…” 

 
6. 
We identified the documents and were able to provide a copy to you administratively via 
email to you on 21 October 2020. As the documents were issued under Administrative 
Access, we requested that you consider withdrawing your FOI request.  Because we did not 
receive that confirmation, I am required to process your request under the FOI Act and issue 
a formal Statement of Reasons. 
 
7. 
As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request is due by COB 5 November 2020. 
 
Material taken into account 

 
8. 
In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
grant full access to the documents follows.   
 
9. 
I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request; 
 
  the types of information and documents that are in the Department’s possession; 
 
  the content of the documents that fal  within the scope of your request; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth; 
 
  the following provision of the FOI Act relevant to my decision: 
 
-  Section 15 of the FOI Act which outlines requirements for requests for access 
-  Section 23 of the FOI Act which outlines who is authorised to make decisions 
 


  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines). 
 
10.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Access to documents 

 
11.  The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
 
Information Publication Scheme 

 
12.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information 
released in response to individual requests made under the FOI Act, except in specified 
circumstances. 
 
13.  I am of the view that details of your request should be made available on the Department’s 
FOI Disclosure Log. As such, details of your request will be published on the Department’s 
FOI Disclosure Log which can be accessed at http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-
information/foi-disclosure-log. Please note that the Department does not publish details of 
FOI applicants, it only publishes details of the FOI request and the documents released in 
response to the request. 
 
Your rights of review 
 
14.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns. 
 
Internal review 

 
15.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
16.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
 
Post:
 
Information Law Section, Legal Services and Audit Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 


Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
OAIC review 

 
17.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 

www.oaic.gov.au   
Post:   
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile:  
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 
Email:  
xxxxx@xxxx.xxx.xx   
 
18.  More information about your review rights under the FOI Act is available on the OAIC 
website: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/  
 
Contact us 

 
19.  If you wish to discuss this decision, or seek further information, please do not hesitate to 
contact the Information Law Section or visit our website using the fol owing details: 
 
Online: 
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information   
Post: 
Information Law Section, Legal Services and Audit Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
Jess (Position Number 62227602) 
Information Access Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
5 November 2020 
 
 





 
38505 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

3  Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the following: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11  Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A  Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for 
example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 


(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or 
not in response to a request (see section 3A (objects—information or documents otherwise 
accessible)). 
 
(5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1: Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2: A conditional y exempt document is an exempt document if access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest (see section 31B (exempt 
documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3: Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person 
access to the document. 
 
(6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
15  
Requests for access (as related to the requirements for requests) 
Persons may request access 
 (1)    Subject to section 15A, a person who wishes to obtain access to a document of an agency 
or an official document of a Minister may request access to the document. 
Requirements for request 
(2)   
The request must: 
(a)   
be in writing; and 
(aa)    state that the request is an application for the purposes of this Act; and 
(b)   
provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it; and 
(c)   
give details of how notices under this Act may be sent to the applicant (for 
example, by providing an electronic address to which notices may be sent by 
electronic communication). 
(2A)    The request must be sent to the agency or Minister. The request may be sent in any of the 
following ways: 
(a)   
delivery to an officer of the agency, or a member of the staff of the Minister, at the 
address of any central or regional office of the agency or Minister specified in a 
current telephone directory;  
(b)   
postage by pre-paid post to an address mentioned in paragraph (a); 


(c)   
sending by electronic communication to an electronic address specified by the 
agency or Minister. 
 
23   
Decisions to be made by authorised persons 
 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body.