Australian Securities 
and Investments Commission 
 
 
Office address (inc courier deliveries): 
Level 7, 120 Col ins Street, 
Melbourne VIC 3000 
Mail address for Melbourne office: 
GPO Box 9827, 
Brisbane QLD 4001 
 
 
Tel: +61 1300 935 075 
Fax: +61 1300 729 000  
9 November 2020 
www.asic.gov.au 
 
Phillip Sweeney 
By email only: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Sweeney 
Freedom of Information Request No. FOI 207-2020 
I refer to your request for access to documents made under the Freedom of Information Act 
1982 (FOI Act) dated 24 October 2020 in which you requested access to documents in the 
possession of the Australian Securities and Investments Commission (ASIC).  
Your request received by ASIC was as follows: 
‘The document I seek is a copy of the letter that confirms the appointment of James 
Shipton to the role of Chairman of ASIC’ (my emphasis added) 
 
Decision 
 
I am the authorised decision-maker for the purposes of section 23 of the Act and this letter 
gives notice of my decision. 
 
A search of ASIC’s records was conducted. My decision is to refuse your request for access to 
the documents, as no documents exist. The reasons for my decision are set out below. 
 
Information considered 
 
In reaching my decision, I have considered the following: 
 
•  the FOI Act, in particular, s 24A; 
•  the Australian Information Commissioner’s FOI Guidelines issued under  
s 93A of the FOI Act (FOI Guidelines);  
•  the terms of your request; and 
•  searches conducted by ASIC staff 
 
Section 24A of the FOI Act  
 
Section 24A of the FOI Act relevantly provides:  
 
Document lost or non-existent  
 
      (1) An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
        (a) all reasonable steps have been taken to find the document; and 
 

---

2 
        (b) the agency or Minister is satisfied that the document: 
       (i) is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
       (ii) does not exist. 
  
I have consulted with staff in ASIC’s Commission Counsel and People and Development teams 
to assist with the  search for the  document. The teams  have  undertaken a search of ASIC’s 
records and have not located the document falling within the scope of your request.   
 
My decision is therefore to refuse your request for access to the document falling within the 
scope of your request under section 24A of the FOI Act on the basis that all reasonable steps 
have  been  taken  to  find  the  document  and  I  am  satisfied  that  no  such  document  exists  in 
ASIC’s possession.  
 
Review rights 
 
In the event that you are dissatisfied with the decision: 
 
1.  You may, within 30 days after the day on which you have been notified of this decision, 
apply in writing to ASIC for an internal review of my decision under section 54B of the FOI 
Act. This review is an independent process conducted by a Senior Freedom of Information 
Officer at ASIC. This request should be addressed to me or to the Senior Manager, Freedom 
of Information, GPO Box 9827, Brisbane QLD 4001 or by email to xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx. 
 
2.  You may within 60 days after the day on which you have been notified of this decision, apply 
in writing to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for a review of 
my decision under section 54N of the FOI Act.  You may contact the OAIC by post at GPO 
Box 5218 Sydney NSW 2001, by email at xxxxx@xxxx.xxx.xx or by telephone on 1300 363 
992. 
 
Right to complain 
 
You may lodge a complaint with the OAIC in relation to the conduct of ASIC in the handling of 
this request. You may contact the OAIC as set out above.    
 
If  you  have  any  questions  or  wish  to  discuss,  please  contact  me  on  (03)  9280  4156  or  on 
xxxxxxx.xxxxx@xxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Jessica Zhang 
Freedom of Information Officer 
(Authorised decision-maker pursuant to subsection 23(1) of the FOI Act) 
 

---