Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'What bonuses were paid & how much to DVA staff in the Governments bonuses today 5/11/2020'.


FOI 39051 
 
 
Decision and Statement of Reasons made under the Freedom of 
Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Jess (Position Number 62227602), Information Law 
Section, Legal Services and Audit Branch, Department of Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 
 
 
Mr Rodney Parnell 
 
Decision date: 
 
30 November 2020 
 
FOI reference number: 
FOI 39051 
 
Sent by email: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Mr Parnell, 
Freedom of Information Request: FOI 39051 
Decision 
 
1.  The Department of Veterans’ Affairs (Department) has undertaken a reasonable search of its 
records and has not been able to identify documents relevant to your request. 
 
2.  For this reason, I have made a decision to refuse your request under section 24A of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act), as the documents do not exist. 
 
Authority to make this decision 
 
3.  I, Jess (Position Number 62227602), Information Access Officer, Information Law Section, am 
an officer authorised by the Secretary of the Department to make decisions about access to 
documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 
 
 
 
1 
Summary 
 
4.  On 5 November 2020 you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request was made in the following terms: 
 
‘. .What bonuses were paid & how much to DVA Secretary, staff, contractors, lawyers 
and Contracted Medical Advisers by the Australian Governments bonus payments 
today 5/11/2020. If the date is incorrect within the last and next 2 weeks.’ 
 
5.  As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your 
request is due by 7 December 2020. 
 
6.  I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with 
Regulation 8 of the Freedom of Information (Charges) Regulations 2019. 
 
Material taken into account 
 
7.  In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of 
fact, the material on which those findings were based and the reasons for my decision to 
refuse access to the documents follows.   
 
8.  I have taken the fol owing material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request dated 5 November 2020; 
 
  the types of documents that are in the possession of the Department; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to 
my decision: 
 
-  Section 23 of the FOI Act (Decisions to be made by Authorised Persons) 
-  section 24A of the FOI Act (Requests may be refused if documents cannot be found, 
do not exist or have not been received) relevant to my decision; 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (FOI Guidelines); 
 
  searches undertaken by relevant business areas of the Department; and 
 
2 
  consultations with relevant business areas in relation to the subject matter of your 
request. 
 
9.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 1.  
 
Reasons for decision 
 
Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received 
(section 24A) 
 
10.  Section 24A(1) of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request for 
access to a document if:   
 
(a) 
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
(b) 
 the agency or Minister is satisfied that the document:  
  (i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
(ii)  does not exist. 
 
11.  I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your 
request, having regard to: 
 
•  the terms of your request; 
 
•  the subject matter of the documents; 
 
•  the current and past file management systems and the practice of orderly 
destruction or removal of documents; 
 
•  the Department’s record management systems and practices; and 
 
•  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with 
the location of the information you seek access to. 
 
12.  Fol owing consultation with the Department’s People Services Branch, the Department was 
unable to locate any documents relevant to your request. The People Services Branch 
advised that Department staff, including the Secretary, full-time office holders, contractors, 
lawyers and Contracted Medical Advisers are not eligible to receive any bonuses. 
 
3 
13.  As such, despite the reasonable searches undertaken, the Department has been unable to 
identify any documents relevant to your request. The reason for this is that documents 
matching the description of your request do not exist. 
 
14.  For these reasons, I am refusing your request for access to documents as described in your 
request in accordance with section 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act. 
 
Your rights of review 
 
15.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) review my decision. We 
encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns. 
 
Internal review 
 
16.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an Internal 
Review of my decision. The Internal Review application must be made within 30 days of the 
date of this letter. Where possible please attach reasons why you believe review of the 
decision is necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 
days. 
 
17.  You can make your application for Internal Review in one of the fol owing ways: 
 
Post: 
Information Law Section, Legal Services and Audit Branch 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
4 
OAIC review 
 
18.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An 
application for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this 
letter, and be lodged in one of the fol owing ways: 
 
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:   
Director of FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: 
(02) 9284 9666 
Phone: 
1300 363 992 
Email:  
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
19.  More information about your review rights under the FOI Act is available on the OAIC 
website: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/ 
 
Contact us 
 
20.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law 
Section using the fol owing details: 
 
Online: 
https://www.dva.gov.au/about-us/overview/reporting/freedom-
information/access-information 
Post:   
Information Law Section, Legal Services and Audit Branch 
 
Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: 
(02) 6289 6337 
Phone: 
1800 838 372 
Email:   
xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
Jess (Position Number 62227602) 
Information Access Officer 
Information Law Section 
Legal Services and Audit Branch 
 
30 November 2020
5 

 
 
 
 
 FOI 39051 
Schedule 1 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 
 
3 
Objects—general 
 
(1)  The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by the 
Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 (a)  requiring agencies to publish the information; and 
 
(b)  providing for a right of access to documents. 
 
(2)  The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy by 
contributing towards the following: 
  (a)  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better-informed decision-making; 
 
(b)  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
 
(3)  The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held by 
the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
 
(4)  The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be performed 
and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to information, 
promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   Right of access 
 
(1)  Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in accordance 
with this Act to: 
  (a)  a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
(b)  an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2)  Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
  (a)  any reasons the person gives for seeking access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking access. 
 
 
 
6 
11A  Access to documents on request 
 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
  (a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
  (i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has 
been paid. 
 
(2)  This section applies subject to this Act. 
 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the 
fol owing: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this 
Act, subject to this section. 
 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a 
request (see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditional y exempt 
at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
 
Note 1: 
Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2: 
A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, 
be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3: 
Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document at 
a particular time if, at that time, the document is both: 
  (a)  a conditionaly exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document in 
subsection 4(1). 
 
 
 
7 
23   Decisions to be made by authorised persons 
 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be made, on 
behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the agency or, 
subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of authority 
exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the responsible 
Minister or the principal officer of the agency. 
 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body that 
is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or body by 
the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the regulations, by an 
officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope of authority exercisable 
by him or her in accordance with arrangements approved by the principal officer of that court, 
tribunal, authority or body. 
 
 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been received  
 
Document lost or non-existent 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
  (a)  al reasonable steps have been taken to find the document; and 
 
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or 
 
(ii) does not exist. 
 
Document not received as required by contract 
 
(2)  An agency may refuse a request for access to a document if: 
  (a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to ensure 
that it receives the document; and 
 
(b)  the agency has not received the document; and 
 
(c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance with 
those contractual measures. 
 
26    Reasons and other particulars of decisions to be given 
 
(1)  Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a document 
in accordance with the request or deferring provision of access to a document, the decision-maker 
shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, and the notice shall: 
  (a)  state the findings on any material questions of fact, referring to the material on which those 
findings were based, and state the reasons for the decision; and 
 
(aa)  in the case of a decision to refuse to give access to a conditional y exempt document—include 
in those reasons the public interest factors taken into account in making the decision; and 
 
Note: Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
 
(b)  where the decision relates to a document of an agency, state the name and designation of the 
person giving the decision; and 
(c)  give to the applicant appropriate information concerning: 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
 
8 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) and 
(ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be made. 
 
(1A) Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a decision 
referred to in subsection (1). 
 
(2)  A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature that its 
inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt document. 
(see section 11A). 
 
9