This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Michael Manthorpe's emails'.

Our ref: FOI-2020-10085 
17 March 2021 
Emailed to:  
Dear Anonymous 
Freedom of Information request – Internal review decision 
I am writing to advise you of my decision following your request for internal review of Mr Gregory 
Parkhurst’s decision of 14 January 2021, to provide partial access to certain documents you 
requested and to refuse access to other documents under the Freedom of Information Act 1982 (FOI 
I am authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to FOI requests. 
1.  My decision is to affirm Mr Parkhurst’s decision dated 14 January 2021. My reasons for this 
decision are outlined below.  
2.  For completeness, I have identified a minor error in the original decision which I have corrected 
in this decision. Whilst this does not change the documents released to you, or the deletions 
applied, it does require that I amend the number of documents that we have said we released to 
you in full and the document schedule.  
3.  I have amended the document schedule below on page 12 of this decision. For completeness, 1 
document was provided to you in full and partial access was granted to you in relation to 18 
documents. This does not affect the documents which were exempted in full.  
Scope of Internal Review  
4.  On 14 November 2020, you requested access to ‘…any documents contained within Michael 
Manthorpe’s email account containing the word ‘Knaus’…’ 
5.  On 14 January 2021, Mr Parkhurst advised you that he had identified 27 documents falling 
within the scope of your request. Mr Parkhurst advised that he had decided to: 
•  Grant you full access to 2 of these documents  
•  Grant partial access to 17 documents, and 
•  Exempt 8 document from disclosure in full 
6.  On 15 February 2021, you requested a review of Mr Parkhurst’s decision under s 54B of the FOI 
Act. In your request for review, you said, “media monitoring companies… ream Australian 
taxpayers for millions of dollars each year by way of contracts entered into with government 
” and “while particular government agencies may have a legitimate need to monitor 
events that relate to their particular policy portfolio… the Commonwealth Ombudsman has no 
policy responsibility for anything
GPO Box 442, Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ 

7.  You also stated that the exemption applied under s 47F was incorrect as it did not consider 
‘special circumstances’ and the exemption under s 47E relating to public interest disclosure (PID) 
information was applied incorrectly.  
Steps taken to identify documents within scope of request  
8.  A copy of the documents within the scope of your request was identified through searching the 
Ombudsman’s email account for any material relevant to your request.  
9.  I have reviewed the steps taking to conduct the search and I am confident that this search was 
appropriate and that all documents relevant to your request have been identified.  
Reasons for decision 
Material taken into account  
10. I have taken the following material into account in making my review decision: 
•  The scope of your FOI request made 14 November 2020 
•  Mr Parkhurst’s decision dated 14 January 2021 
•  Your request for internal review dated 15 February 2021 
•  The contents of the documents that fall within the scope of your request 
•  The views of third parties consulted by the Ombudsman’s Office under ss 27 and 27A of the 
FOI Act 
•  Consultation responses from other relevant agencies  
•  The FOI Act, in particular ss 11, 11A, 11B, 22, 27, 27A, 47, 47E, 47F, 47G 
•  The Guidelines issued by the Office of Australian Information Commissioner (FOI Guidelines) 
under s 93A of the FOI Act. 
11. The reasons for my decision to affirm the original decision are outlined below. 
Section 47 – Trade secrets or commercially valuable information  
12. Mr Parkhurst found that documents 13 to 20 inclusive were exempt in full from disclosure either 
under s 47 of the FOI Act, or in the alternative, under s 47G.  
13. Under s 47(1)(b) of the FOI Act, a document is exempt if it would disclose commercially valuable 
information that would be, or could reasonably be expected to be, destroyed or diminished if 
the information were disclosed.  
14. To be exempt under this section, two criteria must apply:1 
•  the document must contain information that has a commercial value either to an agency 
or to another person or body, and 
•  the commercial value of the information would be, or could reasonably be expected to 
be, destroyed or diminished if it were disclosed. 
1 See McKinnon and Department of Immigration and Citizenship [2012] AICmr 34. 


15. I will deal with each of these criteria in turn.  
Commercial value to an agency 
16. In determining whether this information is commercially valuable, I have had regard to the 
factors outlined in Part 5.205 of the FOI Guidelines. 
17. The relevant documents contain briefings provided to the Ombudsman by a media monitoring 
18. I note that these documents were prepared by the organisation for specific agencies selected to 
receive these briefings, including the Commonwealth Ombudsman, in relation to the COVID-19 
pandemic. The information is only known to the organisation and these select agencies. It was 
provided to this Office on the understanding that the information would not be distributed more 
widely and is subject to copyright. The relevant organisation does not agree to this information 
being disclosed.  
19. Information may confer a competitive advantage and therefore be commercially valuable, 
where it provides a benefit to an organisation’s commercial operations over a competitor. The 
information contained in these briefings is unique to the organisation which prepared it and 
shows the methodology used by this agency to monitor, analyse and provide insights on media 
news to agencies for a fee. A specific team of analysts with the organisation compiled these 
briefings over time and expended significant time and resources to create these methodologies 
and the resultant product. The concept is unique to the organisation and was only made 
available to specific clients. In my view, this confers a competitive advantage on the 
20. My understanding is that the methodology used in preparing these briefings is still used by the 
organisation and is relevant to their day to day work. It is therefore still relevant to their 
commercial activities and remains valuable.2 The news articles contained in the briefings are not 
publicly available and are obtained from media organisations under a copyright agreement. 
21. In my view, the commercial value here relates to the profitability or viability of a continuing 
business operation or commercial activity in which an agency or person is involved.3 
22. Noting the considerations above, I am satisfied that a genuine arm’s length buyer would pay to 
purchase this information. 
23. I am therefore satisfied that this information is commercially valuable to the organisation given 
its current business model.  
Disclosure would, or could reasonably, destroy or diminish commercial value 
24. Turning to the second limb of s 47(1)(b) of the FOI Act, I note that in order for this limb to be 
satisfied, it must be proven that disclosure would diminish or destroy the commercial value of 
the information. Criticism or embarrassment will not be enough.4 
2 See FOI Guidelines Part 5.205 and Re Angel and the Department of the Arts, Heritage and the Environment; 
HC Sleigh Resources Ltd and Tasmania
 [1985] AATA 314. 
3 See Re Mangan and The Treasury [2005] AATA 898; Re Metcalf Pty Ltd and Western Power Corporation 
[1996] WAICmr 23. 
4 FOI Guidelines Part 5.207. 


25. In ‘OS’ and Department of Health,5 it was held that as the documents in question contained 
confidential, technical and strategic information and, having accepted an arm’s length buyer 
would be prepared to pay for the information, any commercial value would be destroyed or 
diminished if the documents were disclosed.  
26. In my view, it is reasonable to conclude that as the information reveals the specific 
methodologies used by the organisation, is technical and uniquely developed by the 
organisation, and is current and not otherwise available, that disclosure would diminish its 
commercial value.  
27. I have also taken into account that if this information were to be released, it would be published 
on the website where any individual, including representatives 
of competitor organisations, would be able to access it. In my view, this would pose a risk to the 
business operations of the organisation which created them. This would further diminish or 
destroy the commercial value of this information.  
28. For the reasons above, I have decided to affirm Mr Parkhurst’s decision to exempt in full 
documents 13 to 20 from disclosure under s 47(1)(b).  
Section 47G – Business information  
29. In the event that the information is not exempt under s 47 of the FOI Act, Mr Parkhurst’s 
contended that, in the alternative, it is conditionally exempt under s 47G of the FOI Act. 
30. Under s 47G of the FOI Act, a document is exempt from disclosure where it would disclose 
information about a person’s ‘business or professional affairs’ and it: 
•  would, or could reasonably be expected to, adversely affect the relevant 
person/organisation, in an unreasonable way, with regard to its business, commercial or 
financial affairs (s 47G(1)(a)); or  
•  could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to the 
Commonwealth or an agency for the purpose of administration of a law of the 
Commonwealth or a Territory or the administration of matters administered by an 
agency (s 47G(1)(b)).  
31. I will deal with both of these exemptions below.  
32. The FOI Guidelines state that this exemption is intended to protect the interests of third parties 
dealing with the government and depends on the effect of disclosure rather than the precise 
nature of the information itself.6 
33. The FOI Guidelines also state that: ‘the term ‘business affairs’ has been interpreted to mean ‘the 
totality of the money-making affairs of an organisation or undertaking as distinct from its private 
or internal affairs
34. I am satisfied that the relevant documents contain business information relevant to the 
organisation as they relate to its role in providing a service to agencies which is unique to it and 
which it profits from. 
Unreasonable adverse effect on organisation’s business affairs (s 47G(1)(a)) 
'OS' and Department of Health (Freedom of Information) [2018] AICmr 46 (22 March 2018), para [19].   
6 FOI Guidelines Part 6.185. 


35. This exemption will require a balancing of public and private factors to determine whether 
disclosure would be unreasonable.7 
36. The briefings in the relevant documents were prepared by a third-party organisation for 
government. In my view, their disclosure would affect the profitability of that organisation and 
would not show how public programmes are administered.8 
37. This information is relevant to the organisation’s money-making affairs9 as it is the primary 
purpose of the business to provide information to government agencies on recent media 
coverage. These professional services are offered for a fee. In my view, this information is 
relevant to the organisation’s business affairs as distinct from their internal affairs.  
38. Whilst I acknowledge that there may be some  interest in members of the public seeing 
resources available to Commonwealth agencies to assist them to conduct their work, I consider 
that the adverse effect on the organisation’s business affairs outweighs this interest in disclosure 
such that disclosure would be unreasonable.  
39. The conditional exemption in s 47G(1)(a) of the FOI Act is also subject to the public interest test. 
I have dealt with this below at [44]. 
Prejudice future supply of information to the Commonwealth (s 47G(1)(b)) 
40. For this exception to apply, there must be: 
•  a reasonable expectation of a reduction in the quantity or quality of business affairs 
information to the government 
•  the reduction will prejudice the operations of the agency. 
41. In Cornerstone Legal Pty Ltd and Australian Securities and Investments Commission10  the former 
Information Commissioner said:  
The purpose of s 47G(1)(b) is to protect the workings of government, by maintaining the 
flow of a particular category of information to government from external sources. …It is 
implicit in s 47G(1)(b) that it can apply broadly.
42. In my view, if these briefings were disclosed, it is reasonably likely to expect that future 
organisations providing this type of service would be less willing to engage with the 
Ombudsman’s Office, or other government agencies, due to the likelihood of future disclosures 
and impact on their business activities.  
43. I consider that this reduction in services being available to the Office to enable it to monitor 
media coverage of relevance to its role and function would prejudice the operations of this 
Office in being alert to matters with a high degree of public interest and which may warrant 
further examination by the Ombudsman.  
Public interest test 
44. The conditional exemption in ss 47G(1)(a) and 47G(1)(b) of the FOI Act is subject to the public 
interest test.  
7 FOI Guidelines Part 6.187. 
8 See comments by Forgie DP in Bell and Secretary, Department of Health (Freedom of Information) [2015] 
AATA 494 [68]. 
9 FOI Guidelines Part 6.192. 
10 [2013] AICmr 71 at 14. 


45. In deciding whether or not release of this information is in the public interest, I have taken into 
account the factors for and against disclosure outlined in the FOI Guidelines.  
46. On the basis that your application is anonymous, I have assumed that disclosure of these 
documents will not allow you to access your personal information. Whilst disclosure may 
provide information on the resources available to the Ombudsman’s Office to assist it perform 
its role, I have given minor weight to this factor as I consider that disclosure could reasonably be 
expected to reveal business information, which would adversely impact on the business affairs 
of the organisation.  
47. Further, in my view, there is significant public interest in the ability of government agencies to 
enter into commercial arrangements with organisations to assist it to perform its functions. 
48. On balance, I am satisfied that disclosure would be contrary to the public interest.  
49. For the reasons above, I affirm Mr Parkhurst’s decision that if the briefings provided in 
documents 13 to 20 are not exempt from disclosure under s 47, that they are exempt, in the 
alternative, under s 47G of the FOI Act.  
Section 47E – Certain agency operations: staff member email and telephone details 
50. Mr Parkhurst decided to exempt from disclosure the contact details of certain Ombudsman staff 
and Department of Home Affairs (Home Affairs) staff under s 47E(d) of the FOI Act. 
51. Under s 47E(d) of the FOI Act, a document is conditionally exempt if its disclosure would, or 
could, be reasonably expected to have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of an agency.  
52. Access must generally be given to a conditionally exempt document unless disclosure would be 
considered contrary to the public interest (see the requirements under s 11A of the FOI Act).  
53. I will deal with each of these elements in turn.  
Substantial adverse effect on conduct/operations of the Ombudsman 
54. The FOI Guidelines state that the term ‘substantial adverse effect’ broadly means: 
an adverse effect which is sufficiently serious or significant to cause concern to a properly 
concerned reasonable person. The word ‘substantial’, taken in the context of substantial loss 
or damage, has been interpreted as ‘loss or damage that is, in the circumstances, real or of 
substance and not insubstantial or nominal
55. Where an exemption under s 47E(d) is claimed, the predicted effect of disclosing the document 
needs to be reasonably expected to occur.12  
56. The documents relevant to this application contain the direct email and telephone contact 
information of Ombudsman staff and Home Affairs staff. 
57. In my view, disclosure of this information would significantly affect the ability of this Office and 
Home Affairs to manage contact with members of the public at an agency level, and also an 
individual officer level, which would in turn affect their operations.  
11 FOI Guidelines [5.20]. 
12 FOI Guidelines [6.101]. 


58. The Office centrally manages contact with the public by using generic contacts details to 
improve the efficiency and effectiveness of complaint handling and investigation within the 
59. We have found that this has assisted the Office to manage its overall resources, such as by 
allowing investigation officers to focus on more complex complaints. We understand similar 
considerations are made by Home Affairs.  
60. I consider that there is a significant risk that disclosure of this information could result in 
unsolicited contact from members of the public directed at specific individuals. Whilst this will 
affect the operation of both agencies, I also note that our Office may also be at risk of not 
appropriately managing the workplace health and safety of our employees in line with our 
obligations under the Work Health and Safety Act 2011.13 In the past, members of the public 
have used this information to threaten or engage in unreasonable contact with members of 
staff, including through social media.  
61. In my view, the release of personal contact numbers and email addresses of staff members in 
both agencies would undermine these public contact arrangements and would significantly 
affect the operations of both agencies.  
Public interest test 
62. The conditional exemption in s 47E of the FOI Act is also subject to the public interest test. 
63. Section 11A(5) of the FOI Act provides that, if a document is conditionally exempt, it must be 
disclosed ‘unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on balance, 
be contrary to the public interest’.  
64. I have considered the factors for and against disclosure outlined in the FOI Guidelines.  
65. In my view, the disclosure of the telephone and email details of relevant staff would arguably:  
•  promote the objects of the FOI Act, including informing the public in relation to the 
operations of the Ombudsman’s office, and 
•  provide access to information regarding the consideration and handling of complaints.  
66. However, I have given minor weight to these factors as members of the public are not prevented 
from directing correspondence to a particular staff member by reason of not knowing their 
direct contact details.  
67. Further, to disclose this information would undermine the processes put in place by this Office 
and Home Affairs to efficiently and effectively manage contact with members of the public. 
68. In my view, members of the public do not experience any material disadvantage by not being 
provided with the direct contact details of individual officers as they are still able to contact 
these officers through the dedicated channels outlined above. 
69. Release of this information would not inform debate on any matter or promote oversight of 
public expenditure, and I have assumed that the deleted material is not your own personal 
information as your application is made anonymously. 
70. On balance, I am satisfied that disclosure would be contrary to the public interest. Therefore, I 
affirm the decision to exempt staff members direct contact details from disclosure under s 47E 
13 See Warren; Chief Executive Officer, Services Australia [2020] AATA 4557. 


of the FOI Act.  
Section 47E – Certain agency operations: PID investigation information 
71. Document 8 contains certain information relevant to an investigation under the Public Interest 
Disclosure Act 2013 (the PID Act). Mr Parkhurst found this information exempt from disclosure 
under s 47E of the FOI Act. 
72. As noted above, under s 47E of the FOI Act, a document is conditionally exempt if disclosure 
would have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of 
an agency (see s 47E(d)).  
73. Section 11A(5) requires that access be given to a conditionally exempt document, ‘unless (in the 
circumstances) access to the document at that time would, on balance, be contrary to the public 
Substantial adverse effect on conduct/operations of the Ombudsman 
74. In my view, disclosure of this information would have a substantial effect on this Office’s 
operations in terms of its functions in relation to the public interest disclosure scheme.  
75. Under the PID Act and the Ombudsman Act 1976 (Ombudsman Act), the Office is authorised to 
receive and investigate disclosures, and to investigate complaints about agency handling of 
disclosures under the PID Scheme (PID handling complaints). We also have a role in overseeing 
the PID scheme as a whole. 
76. The Ombudsman investigates in private (s 8 of the Ombudsman Act) and is subject to 
confidentiality provisions set out in s 35 of the Ombudsman Act. These provisions reflect the 
importance of information held by this Office remaining confidential. The importance of 
confidentiality in the performance of the Ombudsman’s PID functions is underscored by the 
secrecy provisions in the PID Act (see ss 20 and 65) which make it an offence for a person (such 
as an officer of the Ombudsman’s Office) to disclose the identity of a discloser, or to disclose 
information obtained as a result of performing a function or exercising a power under the PID 
Act. I note that PID information is specifically locked down to authorised members of the 
Ombudsman’s Office and is kept confidential from other members of staff.  
77. If this information were disclosed, it would reasonably undermine the confidence in this Office’s 
performance of its functions and responsibilities under the PID scheme, including in overseeing 
the scheme and would hinder the ability of this Office to effectively perform its function.  
78. In my view, the effect of disclosing this information would be twofold on the Ombudsman’s 
operations. Firstly, this could discourage further public interest disclosures from being made to 
us by disclosers, or complaints being made to our Office about other disclosure investigations by 
agencies, if their identity or details of their disclosures were to be revealed. Second, it would 
discourage agencies from providing our Office with information in response to an investigation if 
they knew the information would be made public.  
79. For these reasons, I agree that this information should be exempt from disclosure under s 47E. 
Public interest test 
80. The conditional exemption in s 47E of the FOI Act is also subject to the public interest test. 
81. Section 11A(5) of the FOI Act provides that, if a document is conditionally exempt, it must be 
disclosed ‘unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on balance, 
be contrary to the public interest’.  


82. I have considered the factors for and against disclosure outlined in the FOI Guidelines.  
83. In my view, on balance, disclosure of this information would be contrary to the public interest. 
84. This is because disclosure would affect the willingness of agencies to co-operate with future 
investigations and potentially discourage disclosers from coming forward with allegations of 
disclosable conduct.  
85. On the basis that your application is anonymous, I have assumed that this information is not 
your personal information. Disclosure would also not promote oversight of public expenditure. 
86. Further, in my view, disclosure would be inconsistent with the provisions of the Ombudsman Act 
around confidentiality and the secrecy provisions outlined in the PID Act which make it an 
offence to identify a discloser or reveal information obtained as a result of an investigation or 
the performance of a function or exercise of a power under the PID Act (see ss 20 and 65). 
87. For these reasons, I affirm Mr Parkhurst’s decision to exempt this information from disclosure. 
Section 47F – Personal privacy: names of staff members  
88. The documents relevant to this application contain personal information in the form of full 
names of certain Ombudsman officers and Home Affairs staff.  
89. Under s 47F of the FOI Act, documents may be exempt from disclosure where it would involve 
an unreasonable disclosure of a person’s personal information. 
90. The FOI Guidelines outline at Part 6.124 that this exemption exists to protect the personal 
privacy of individuals.  
Personal information 
91. Under s 4 of the FOI Act,14 personal information is defined as information or an opinion about an 
identified individual, or an individual who is reasonably identifiable, whether the information or 
opinion is true or not and whether in material form or not. 
92. I consider that the relevant information constitutes personal information under the definition 
set out in s 4 of the FOI Act and that the identity of the relevant individuals is reasonably 
ascertainable from the relevant information. 
93. On the basis that your application is anonymous, I have assumed that the exemptions applied do 
not relate to your personal information. 
Unreasonable to disclose 
94. Under s 47F(2) of the FOI Act, in determining whether disclosure of personal information would 
be unreasonable, I must have regard to the following: 
•  the extent to which the information is well known 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document 
•  the availability of the information from publicly accessible sources 
•  any other matters that are relevant. 
14 As defined in s 6 of the Privacy Act 1988


95. The information here is not well known and is not generally known to be associated with these 
individuals. It is not publicly available or otherwise widely known. I have not consulted these 
individuals about the release of their personal information.  
96. In my view, it would be unreasonable to disclose this personal information. 
97. In Warren; Chief Executive Officer, Services Australia [2020] AATA 4557 the Deputy President 
Forgie considered the ‘special circumstances’ test set out at Part 6.153 of the FOI Guidelines, but 
determined that this test was not necessarily relevant to the application of the exemption in s 
47F of the FOI Act. 
Public interest test 
Section 11A of the FOI Act provides that while an agency must give a person access to a 
document if it is conditionally exempt, access may be refused if the document’s disclosure 
would, on balance, be contrary to the public interest.  
I have not identified any relevant public interest factors favouring disclosure, particularly as I 
have assumed the personal information is not your own and it does not relate to public 
100.  In relation to the public interest factors against disclosure, I consider that disclosure could 
reasonably be expected to prejudice the protection of an individual’s right to privacy. I have 
given significant weight to this factor given the submissions made by Home Affairs. In my 
view, disclosing this information could also be reasonably expected to result in certain 
inefficiencies for both agencies in managing contact from members of the public which would 
affect their operations.  
101.  On balance, I am satisfied that disclosure would be contrary to the public interest. 
102.  Therefore, I have decided to affirm the decision to exempt this information from the relevant 
documents on the basis of s 47F of the FOI Act. 
Section 22 – Deletion of exempt / irrelevant matter  
103.  Section 22 of the FOI Act allows an agency to delete exempt or irrelevant matter from a 
document which is otherwise relevant to an applicant’s FOI request, and to provide an 
applicant with access to an edited copy.  
104.  As I have found that parts of the documents falling within the scope of your request contain 
information which is conditionally exempt, I agree with the decision to delete that information 
Review rights 
105.  If you are dissatisfied with my internal review decision, you may apply to the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) for review.  
106.  An application for review by the OAIC must be made in writing within 60 days of the date of 
this letter and be lodged in one of the following ways: 
•  online at  
•  via email to  
•  by mail to GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
•  via fax to 02 9284 9666 

107.  More information about the OAIC review is available on its website. Go to
108.  If you have any questions about this letter, you may contact via email at or via telephone on 1300 362 072. 
109.  I have enclosed with this letter a documents schedule in relation to this decision (Attachment 
A) and relevant sections of the FOI Act (Attachment B). 
Yours sincerely  
Fiona Annetts 
Legal Team 
Commonwealth Ombudsman  
Phone:   1300 362 072  
Influencing systemic improvement in public administration 

Attachment A – Schedule of documents 

Schedule of documents for: Anonymous, Ombudsman's reference: FOI-2020-10085 
Item  Description 
on review 
1.  Ombudsman’s internal email  
27/11/2017  Deletions ss 
47F, 47E 
2.   Ombudsman’s internal email  
26/06/2019  Deletions ss 
47E, 22 
3.   Ombudsman’s internal email  
Deletions ss 
47E, 22 
4.   Ombudsman’s internal email  
Deletions ss 
47F, 47E, 22 
5.   Ombudsman’s internal email  
Deletions ss 
47F, 47E, 22 
6.   Ombudsman’s internal email  
29/11/2019  Deletions ss 
47F, 47E 
7.  Ombudsman’s internal email  
17/08/2020  Deletions under  Affirmed 
s 22 
8.  Ombudsman’s internal email  
17/08/2020  Deletions ss 
47F, 47E, 22 
9.  Ombudsman's internal email  
11/08/2020  Deletions ss 
47F, 47E, 22 
10.  Ombudsman's internal email  
27/06/2020  Deletions ss 
47F, 47E, 22 
11.  Ombudsman's internal email  
29/11/2019  Deletions ss 
47F, 47E, 22 
12.  Email received by Ombudsman on  28/10/2020  Deletions under  Affirmed 
28 October 2020 (contains article 
s 22 
by A.J Brown) 
13.   Ombudsman’s morning briefing 
29/05/2020  Exempt s 47 or s  Affirmed 
14.  Ombudsman’s morning briefing 
21/08/2020  Exempt s 47 or s  Affirmed 
15.   Ombudsman’s daily briefing 
24/03/2020  Exempt s 47 or s  Affirmed 
16.  Ombudsman’s daily briefing 
25/05/2020  Exempt s 47 or s  Affirmed 
17.  Ombudsman’s morning briefing 
Exempt s 47 or s  Affirmed 
18.  Ombudsman’s morning briefing 
Exempt s 47 or s  Affirmed 

19.  Ombudsman’s morning briefing 
Exempt s 47 or s  Affirmed 
20.  Ombudsman’s morning briefing 
27/03/2020  Exempt s 47 or s  Affirmed 
21.  Email received by Ombudsman 5 
Deletions under  Affirmed 
August 2020 (contains NGO 
s 22 
22.  Ombudsman’s internal email 
26/06/2019  Deletions under  Affirmed 
s 22 
23.  Ombudsman’s internal email 
29/11/2019  Deletions ss 
47F, 47E 
24.  Ombudsman’s internal email 
27/06/2020  Deletions under  Affirmed 
s 47F 
25.  Ombudsman’s internal email 
Deletions ss 
47F, 47E, 22 
26.   Email from Ombudsman to Mr 
29/11/2019  Deletions under  Affirmed 
s 47E  
27.  Email from Ombudsman to Mr 
Disclosed under  Affirmed 

Attachment B – relevant FOI Act provisions  
11A  Access to documents on request 
(1) This section applies if: 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
(i) a document of the agency; or 
(ii) an official document of the Minister; and 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has 
been paid. 
(2) This section applies subject to this Act. 
Note: Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, 
for example the following: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
Mandatory access—general rule 
(3) The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this Act, 
subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, 
whether or not in response to a request (see section 3A (objects—information 
or documents otherwise accessible)). 
(5) The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally exempt 
at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time would, on 
balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest (see 
section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a 
person access to the document. 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document at a 
particular time if, at that time, the document is both: 
(a) a conditionally exempt document; and 
(b) an exempt document: 

(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
11B  Public interest exemptions—factors 
(1) This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally exempt 
document would, on balance, be contrary to the public interest under subsection 11A(5). 
(2) This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
(3) Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to the 
document would do any of the following: 
(a) promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 3A); 
(b) inform debate on a matter of public importance; 
(c) promote effective oversight of public expenditure; 
(d) allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
(4) The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest: 
(a) access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
(aa) access to the document could result in embarrassment to the Government of Norfolk 
Island or cause a loss of confidence in the Government of Norfolk Island; 
(b) access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding 
the document; 
(c) the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
(d) access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
(5)  In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the public 
interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the Information 
Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 

22  Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
(1) This section applies if: 
(a) an agency or Minister decides: 
(i) to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) access to the edited copy would be required to be given under section 11A (access 
to documents on request); and 
(ii) the edited copy would not disclose any information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request; and 
 (c) it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, having 
regard to: 
(i) the nature and extent of the modification; and 
(ii) the resources available to modify the document; and 
 (d) it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that the 
applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
(2) The agency or Minister must: 
(a) prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
(b) give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
(3) The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
(a) that the edited copy has been prepared; and 
(b) of the grounds for the deletions; and 
(c) if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4)  Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the whole 
document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant a notice in 
writing in accordance with that section. 
document unless it would be contrary to the public interest (see section 11A). 

47 Documents disclosing trade secrets or commercially valuable information 
(1) A document is an exempt document if its disclosure under this Act would disclose:  
(a) trade secrets; or  
(b) any other information having a commercial value that would be, or could reasonably be 
expected to be, destroyed or diminished if the information were disclosed.  
(2) Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to a document:  
(a) by reason only of the inclusion in the document of information concerning that person in 
respect of his or her business or professional affairs; or  
(b) by reason only of the inclusion in the document of information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an undertaking where the person making the request is the 
proprietor of the undertaking or a person acting on behalf of the proprietor; or  
(c) by reason only of the inclusion in the document of information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an organisation where the person making the request is 
the organisation or a person acting on behalf of the organisation.  
(3) A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking that is 
carried on by:  
(a) the Commonwealth or a State; or  
(b) an authority of the Commonwealth or of a State; or  
(c) a Norfolk Island authority; or (d) a local government authority. 
47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the following: 
(a) prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b) prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c) have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by the 
Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d) have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of 
an agency. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it 
would be contrary to the public interest (see section 11A). 
47F Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased person). 

(2) In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
(a) the extent to which the information is well known; 
(b) whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
(c) the availability of the information from publicly accessible sources; 
(d) any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3) Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person 
for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter relating to 
that person. 
47G Public interest conditional exemptions—business  
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose information 
concerning a person in respect of his or her business or professional affairs or concerning the 
business, commercial or financial affairs of an organisation or undertaking, in a case in which the 
disclosure of the information:  
(a) would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person adversely in 
respect of his or her lawful business or professional affairs or that organisation or 
undertaking in respect of its lawful business, commercial or financial affairs; or  
(b) could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to the 
Commonwealth or an agency for the purpose of the administration of a law of the 
Commonwealth or of a Territory or the administration of matters administered by an 
(2) Subsection (1) does not apply to trade secrets or other information to which section 47 applies.  
(3) Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to a document: 
(a) by reason only of the inclusion in the document of information concerning that person in 
respect of his or her business or professional affairs; or  
(b) by reason only of the inclusion in the document of information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an undertaking where the person making the request is the 
proprietor of the undertaking or a person acting on behalf of the proprietor; or  
(c) by reason only of the inclusion in the document of information concerning the business, 
commercial or financial affairs of an organisation where the person making the request is 
the organisation or a person acting on behalf of the organisation.  
(4) A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking that is 
carried on by:  
(a) the Commonwealth or a State; or  
(b) an authority of the Commonwealth or of a State; or  
(c) a Norfolk Island authority; or  

(d) a local government authority.  
(5) For the purposes of subsection (1), information is not taken to concern a person in respect of the 
person’s professional affairs merely because it is information concerning the person’s status as a 
member of a profession.  
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be 
contrary to the public interest (see section 11A).