This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Michael Manthorpe's emails'.

Our ref: FOI-2021-10009 
16 April 2021 
Emailed to: 
Dear anonymous 
Freedom of Information request – refuse access decision 
1.  I refer to your email dated 15 February 2021, in which you requested access to documents under 
the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). Your request for documents was framed in the 
following way:   
“…Additionally, under the FOI Act, I request access to any document(s) that sets out the key 
words, topics and other parameters that determine the contents of the regular media 
briefings provided to the Office of the Commonwealth Ombudsman pursuant to the 
agreement the Office of the Commonwealth Ombudsman has entered into with the media 
monitoring company referred to in the Office of the Commonwealth Ombudsman’s decision 
on my request…” 
2.  I am authorised to make decisions on behalf of the Office of the Commonwealth Ombudsman 
(the Office) under s 23 of the FOI Act. 
3.  I have identified 7 documents which I consider fal  within the scope of your request. A schedule 
setting out the relevant documents and my decision on access is at Attachment A to this letter.  
4.  I have decided to refuse access to the documents as they are fully exempt. The reasons for my 
decision are set out below. 
Material taken into account 
5.  In making my decision I had regard to the fol owing: 
•  the terms of your request 
•  the content of the documents to which you sought access 
•  third party submissions under s 27 of the FOI Act 
•  relevant provisions of the FOI Act, in particular s s47 and 47G of the FOI Act 
•  Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the FOI Act 
(the FOI Guidelines) 
Steps taken to identify documents within scope of request 
6.  The search described below was undertaken on 1 March 2021 and 16 March 2021 and took 
approximately 3 hours to complete. I am confident that this search was appropriate and all 
documents relevant to your request have been identified where possible. 
7.  To identify documents within the scope of your request, I searched the Office electronic case 
management system using the information you have provided in your FOI request. I identified 
one FOI record (FOI-2020-10085) in our case management system, where the FOI decision you 
GPO Box 442, Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ 

link to page 2  
refer to in your email of 15 February 2021 is stored. Having manually examining the documents 
on this record I identified the relevant media monitoring company as Isentia.  
8.  I conducted further searches of the Office’s electronic file management system and identified a 
current agreement between Isentia and this Office. I have examined this agreement and 
identified that Isentia delivers media monitoring services to our Office in accordance with the 
media brief. 
9.  I searched our file management system using the search terms ‘Isentia’, ‘media brief’, ‘search 
terms’ and ‘keywords’ and identified 7 documents. I also consulted this Office’s Communications 
team, who also searched this Office’s file management system and did not identify any further 
10. Documents 1 – 7 are titled ‘brief compiles’ which were developed and prepared by Isentia for the 
purpose of providing media monitoring services to this Office under a contractual agreement. 
The documents contain keywords, search terms and associated search operators which are 
developed and used by Isentia to identify relevant media content. 
 Reasons for decision to refuse access 
11. I have decided this material is fully exempt under section 47(1)(b) of the FOI Act. In the 
alternative, the documents would be exempt under section 47G(1)(a) of the FOI Act.  
Section 47(1)(b) of the FOI Act – Documents disclosing trade secrets or commercial y valuable 
12. Under s 47(1)(b) of the FOI Act, a document must satisfy two criteria to be exempt from 
•  the document must contain information that has a commercial value either to an agency 
or to another person or body, and 
•  the commercial value of the information would be, or could reasonably be expected to 
be, destroyed or diminished if it were disclosed 
13. I will deal with each of these criteria in turn. 
Commercial value  
14. To determine whether the documents contain information that has a commercial value to Isentia 
I have considered the following factors outlined in the FOI Guidelines1:  
•  whether the information was known only to the agency or person for whom it has value, 
if it is known to others, to what extent that detracts from its intrinsic commercial value 
•  whether the information confers a competitive advantage on the agency or person to 
whom it relates 
•  whether a genuine ‘arm’s-length’ buyer would be prepared to pay to obtain that 
•  whether the information is stil  current or out of date 
•  whether disclosing the information would reduce the value of a business operation or 
commercial activity. 
1 FOI Guidelines, [5.205]. 


Availability of the information / whether it is widely known 
15. The documents were created by Isentia and provided to our Office under a contractual 
arrangement and disclosure was a necessary part of this transaction.  
16. The information has been made available by Isentia to a limited number of officers within this 
Office for the purpose of providing media monitoring services. The information is securely stored 
on our electronic file management system and only accessible by officers with ‘need to know’ 
17. Having regard to the fact that the information is only known to this agency and Isentia, I do not 
consider that the limited disclosure of the information to our Office detracts from its intrinsic 
commercial value. I am satisfied that the information contained in documents 1 -7 is not publicly 
available or widely known. 
Competitive advantage 
18. Information may confer a competitive advantage where it provides a benefit to an organisations’ 
commercial operations over a competitor. I have consulted Isentia under s 27 of the FOI Act and I 
have had regard to their submissions in support of an exemption contention. I have also 
manual y examined the documents at issue. 
19. The documents contain information about how changes to Isentia briefs are made, the selection 
of search operators and the search methodology (including search terms and keywords) used in 
relation to the provision of media monitoring services to this Office. 
20. In my view, the nature of this information is technical, current, and unique to Isentia’s media 
monitoring service delivery. The information has been created by an expert Isentia search team 
to ensure they can provide accurate, relevant services for their clients. The media monitoring 
services offered by Isentia are custom to each of their clients depending on the services required. 
The way in which Isentia prepares and presents media content for clients is central to its 
commercial operations, business viability and profitability. 
21. For this reason, the information confers a commercial advantage on Isentia that a competitor in 
this market would be required to invest additional resources to be able to reproduce the 
information in the documents to provide media monitoring services. 
Whether the information is stil  current or out of date 
22. Having regard to my examination of the documents, and the agreement between Isentia and this 
Office I am satisfied that the information in the documents is current and has been provided to 
our Office in accordance with an ongoing commercial arrangement. 
23. The information is currently being relied on by Isentia to perform media monitoring services to 
our Office, for this reason the information is relevant, and the commercial value of the 
information has not been impacted. 
Whether disclosure would reduce the value of a business operation or commercial activity 
24. Given the nature of the information in the documents, I consider disclosure would reveal 
technical information relating to Isentia’s development of its commercial service offerings.  
25. I am satisfied that disclosure would allow competitors to understand the methods used by 
Isentia to conduct their business operations and stay competitive amongst other service 
providers. Allowing competitors to replicate or build on the technical media search methodology 
of Isentia could reduce the availability of customers; or be commercially disadvantageous to 
Isentia in future tenders. For this reason, disclosure of the information would impact on the 
value of Isentia’s media monitoring services. 


link to page 4 link to page 4  
26. For the reasons set out above I am satisfied that documents 1 – 7 contain information that has a 
commercial value to Isentia. 
Disclosure would, or could reasonably, destroy or diminish commercial value 
27. If the information in documents 1-7 was disclosed the commercial value of the information 
would, or could reasonably be expected to, destroy, or diminish the commercial value of that 
28. In my view, it is reasonable to conclude that information which reveals the technical and unique 
search methodology used by Isentia to provide media monitoring services would diminish or 
destroy the commercial value of the information. The contents of the brief compiles include 
keywords and search terms created by Isentia to identify media content for its client, our Office. 
29. I have decided that the exemption under s 47 of the FOI Act applies to the remaining parts of 
documents 1 – 7 and for this reason I refuse access to these parts of the documents.  
30. If documents 1-7 are not exempt under s 47, for the reasons below, I consider they are 
conditionally exempt in full under s 47G(1)(a).  
Section 47G(1)(a) – Public interest conditional exemptions – business 
31. Section 47G(1)(a) of the FOI Act conditional y exempts documents where disclosure would 
disclose information concerning a person in respect of his or her ‘business or professional 
affairs’, or concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation or 
undertaking (business information), where the disclosure of the information: 
•  would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect the person adversely in 
respect of his or her lawful business or professional affairs or that organisation or 
undertaking in respect of its lawful business, commercial or financial affairs. 
32. The FOI Guidelines state that this exemption is intended to protect the interests of third parties 
dealing with the government and depends on the effect of disclosure rather than the precise 
nature of the information itself.
33. The FOI Guidelines at [6.192] also explain that: 
“…The use of the term ‘business or professional affairs’ distinguishes an individual’s personal 
or private affairs and an organisation’s internal affairs. The term ‘business affairs’ has been 
interpreted to mean ‘the totality of the money-making affairs of an organisation or 
undertaking as distinct from its private or internal affairs’…”  
34. Having regard to the contents of documents 1 – 7, I am satisfied that the relevant material 
comprises Isentia’s business information for the purpose of 47G. The information relates to 
Isentia’s business affairs, specifically, its engagement in a commercial arrangement with this 
Office to provide media monitoring services. 
Unreasonable adverse effect on organisation’s business affairs 
35. To apply this exemption, a decision maker must balance the public and private interest factors to 
decide whether disclosure is unreasonable for the purposes of s 47G(1)(a). 
36. In Bel  and Secretary, Department of Health (Freedom of information)3 Deputy President Forgie 
“…The public interest, or some aspect of it, wil  be one of the factors in determining whether 
the adverse effect of disclosure on a person in respect of his or her business affairs is 
2 FOI Guidelines, [6.184].  
3 Bel  and Secretary, Department of Health (Freedom of information) [2015] AATA 494 (9 July 2015), para [48]. 


link to page 5  
unreasonable. It wil  be balanced against factors that may not be regarded as aspects of the 
public interest but as aspects relevant only to the interests of the person whose interests 
might be affected by disclosure…” 
37. I have considered Isentia’s submissions in support of their exemption contention. In my view, 
there is a private interest in preserving the ability of private organisations to assert their rights 
over their proprietary information. Another private interest is the interest in preserving the 
profitability of a private organisation.  
38. I acknowledge that there is some public interest in providing transparency about the nature of 
media information reviewed by the Office. However, I do not consider this is a substantial public 
interest. The requested documents do not reveal how the Ombudsman or the office perform 
regulatory functions or actions in relation to any particular issue. Neither do they shed light on 
whether the services represented ‘value for money’ or provide any additional insight regarding 
compliance with the Commonwealth Procurement Rules.  
39. On balance, I consider that the adverse effect of disclosure on Isentia’s business viability 
outweighs the public interest in viewing the documents. For this reason, I consider that 
disclosure would have an unreasonable effect on Isentia’s business affairs and the conditional 
exemption under s 47G(1)(a) applies to documents 1 – 7. 
Public interest assessment 
40. Section 11A of the FOI Act provides that while an agency must give a person access to a 
document if it is conditional y exempt, access may be refused if the document’s disclosure 
would, on balance, be contrary to the public interest. 
41. In deciding whether or not access should be given to the business information contained in 
documents 1-7, I have taken a number of matters into account, including the factors favouring 
access in s 11B of the FOI Act and the factors listed in paragraphs [6.19]-[6.22] of the FOI 
Public interest factors favouring disclosure 
42. On the basis that your application is anonymous, there is no basis to consider that disclosure of 
these documents would allow you to access your own personal information. 
43. I have identified that disclosure could promote the objects of the FOI Act, including informing the 
community of the Government’s operations by providing transparency about the nature and 
topics of focus under media monitoring information.  
44. For the reasons discussed at [37] above, I have given minor weight to factors favouring 
Public interest factors against disclosure 
45. I have identified that disclosure could reasonably be expected to harm the interests of a private 
organisation in respect of the viability of its commercial operations. I give greater weight to this 
factor considering the adverse impact I consider disclosure would have on the commercial value 
of the information. 
Disclosure not in the public interest  
46. On balance, I am satisfied that disclosure of documents 1-7 would be contrary to the public 
interest. For these reasons, I am of the view that in the alternative documents 1 – 7 are 
conditional y exempt in full under s 47G(1)(a) of the FOI Act.  


Review rights 
47. If you are dissatisfied with this decision, you are entitled to seek internal review or Information 
Commissioner review of this decision. 
Internal review 
48. Under s 54 of the FOI Act, you may apply for an internal review of the decision within 30 days of 
you receiving this notice. An internal review wil  be conducted by a different officer from the 
original decision-maker. 
49. No particular form is required to apply for review although it will assist your case to set out in the 
application the grounds on which you believe that the original decision should be changed. An 
application for a review of the decision should be made: 
•  via email to 
•  by mail to Commonwealth Ombudsman GPO Box 442 Canberra ACT 2601 
50. If you remain dissatisfied after the internal review, you have a right to apply to the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) for a review of the internal review decision. You do 
not need to seek internal review before applying to the Information Commissioner for review of 
the original FOI decision. 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
51. Under s 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An application for 
review by the OAIC must be made in writing within 60 days of the decision date, either from the 
date of this letter or the date of our internal review decision letter. Your request can be lodged in 
one of the fol owing ways: 
•  online at 
•  via email to 
•  by overland mail to GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
•  via fax to 02 9284 9666 
52. More information about the OAIC review process is available at its website:
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner 
53. You may complain to the OAIC about action taken by the Ombudsman in relation to your FOI 
54. While there is no particular form required to make a complaint to the OAIC, the complaint should 
be in writing and set out the reasons for why you are dissatisfied with the way your request was 
processed. It should also identify the Ombudsman’s Office as the agency about which you are 
You may lodge your complaint either: 
•  online at
•  by mail to GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
•  by email to 


You may contact me via email at or via telephone on 1300 
362 072. 
Yours sincerely 
Caitlin Christie 
Legal Team 
Commonwealth Ombudsman 
Phone:   1300 362 072 
Influencing systemic improvement in public administration 


ATTACHMENT A – Schedule of documents 
Freedom of Information Request FOI-2021-10009 
Description of Document 
Decision on access 
1.    5 January 2021 
Brief Compile – Social Services, Indigenous, 
  Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
Disability Services, Home Affairs 
2.    19 February 2021 

Brief Compile – Defence General  
Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
3.    12 February 2021 

Brief Compile – Defence Abuse  
Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
4.    27 October 2019  
Isentia Brief Compile – Office of the 
Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
Commonwealth Ombudsman 
5.    27 October 2019 
iSentia search terms – Brief Compile – Office of  Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
the Commonwealth Ombudsman 
6.    27 October 2019 
Brief Compile – Office of the Commonwealth 
Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
7.    27 October 2019 
Brief Compile – Office of the Commonwealth 
Fully exempt 
Section 47(1)(b), 47G(1)(a) 
Ombudsman – RC Update 
GPO Box 442, Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ 

GPO Box 442, Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ 

Document Outline