This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Trialing Paper Ballot Scanning/Counting Machines'.


 
Our reference: LS8304  
Phillip Sweeney 
Right to Know 
By email to Phillip Sweeney <foi+request-6929-
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx>
 
Dear Mr Sweeney 
 
Your Freedom Of Information Request No. LS8304 
I refer to your email dated 26 November 2020 1:15 PM in which you request (‘your FOI 
Request’) to the Australian Electoral Commission (‘AEC’) under the Freedom of Information 
Act 1982
 
(the ‘FOI Act’) for access to documents relating to obtaining any paper ballot 
scanning/counting machines for evaluation purposes.  

I am writing today to give you a decision about access to documents that you 
requested in your FOI Request.  
Summary 

I, Owen Jones, Senior Lawyer of the AEC, am an officer authorised under 
subsection 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to FOI Requests. 

Specifically, you sought access to documents:  
that would disclose whether the AEC over the last 5 years has obtained any paper 
ballot scanning/counting machines for evaluation purposes for the potential use of 
such machines at a future Federal Election 

I identified no documents that fell within the scope of your FOI Request (the 
‘Relevant Documents’).  

I did this by directing inquiries to the AEC’s Chief Information Officer who informed 
me that the AEC has not over the past 5 years obtained any paper ballot 
scanning/counting machine for evaluation. 

With regard to the Relevant Documents, I have decided to refuse access because 
no such documents exist. 

More information, including my reasons for my decision, is set out below. 
 
 
12 Mort Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
www.aec.gov.au 
 

link to page 2 Decision 

With regard to the Relevant Documents, I have decided to refuse access under 
paragraph subparagraph 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act because they do not exist as a 
document of the AEC.  
Material taken into account 
10 
I have taken the following material into account in making my decision: 
(a)  the content of the documents that fall within the scope of your FOI Request; 
(b)  the Commonwealth Electoral Act 1918 (the ‘Electoral Act;), specifically 
section6,  
(c)  the FOI Act, specifically section 4, Part III in general, and in particular. 
Sections 15 and 24A; and 
(d)  the guidelines (‘FOI Guidelines’) issued by the Australian Information 
Commissioner under section 93A of the FOI Act, in particular paragraphs 2.29–
2.44; and 3.85–3.94. 
Reasons 
Documents that do not exist 
11 
Subparagraph 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act permits access to a document to be 
refused where that document does not exist. 
12 
With respect to the Relevant Documents, I found that no such documents exist as a 
document of the AEC. 
Consideration 
13 
The reason for making my finding in paragraph 12 (as mentioned in paragraph 
Error! Reference source not found. of this letter) is that the AEC has not over the 
past 5 years obtained any paper ballot scanning/counting machine for evaluation. 
The AEC as an agency 
14 
The AEC falls within the definition of an ‘agency’ for the purposes of the FOI Act as 
the following paragraphs explain. 
15 
The expression ‘agency’ is defined in subsection 4(1) of the FOI Act. 
16 
Insofar as is material section 4 of the FOI Act provides: 
4  Interpretation 
(1) 
In this Act, unless the contrary intention appears: 
agency means a Department, a prescribed authority or a Norfolk Island 
authority. 
prescribed authority means: 
2 of 5 

(a) 
a body corporate, or an unincorporated body, established for a public 
purpose by, or in accordance with the provisions of, an enactment or an 
Order-in-Council, other than: 
(i) 
an incorporated company or association; or 
(ii) 
a body that, under subsection (2), is not to be taken to be a 
prescribed authority for the purposes of this Act; or 
(iii) 
the Australian Capital Territory House of Assembly; or 
(iv) 
the Legislative Assembly of the Northern Territory or the Executive 
Council of the Northern Territory; or 
(vi) 
a Royal Commission; or 
(vii) 
a Commission of inquiry; or 
17 
The AEC is an unincorporated body established for a public purposes by the 
Electoral Act. 
18 
It follows that the FOI Act applies to the AEC. 
Document of an agency 
19 
Insofar as is material section 4 of the FOI Act provides: 
4  Interpretation 
(1) 
In this Act, unless the contrary intention appears: 
document of an agency: a document is a document of an agency if: 
(a) 
the document is in the possession of the agency, whether 
created in the agency or received in the agency; or 
Refusal of access to non-existent documents 
20 
Insofar as is material, subsection 24A(1) of the FOI Act provides: 
24A  Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not 
been received 

Document lost or non-existent 
(1) 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) 
all reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document: 
… 
(ii) 
does not exist. 
Outcome 
21 
Accordingly, I am satisfied that each Relevant Document has never existed as a 
document of the AEC for the purposes of the definition of the expression ‘document 
of an agency’ provided by section 4 of the FOI Act. 
22 
Consequently, I decided to refuse access to the Relevant Documents under 
subparagraph 24A(1)(b)(ii) of the FOI Act. 
3 of 5 

Your review rights 
23 
If you are dissatisfied with my decision (which is deemed to be a refusal to grant 
access), you may apply for internal review or Information Commissioner review of 
the decision. We encourage you to seek internal review as a first step as it may 
provide a more rapid resolution of your concerns.  
Internal review 
24 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the AEC for an internal 
review of my decision. The internal review application must be made within 30 days 
of the date of this letter. 
25 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is 
necessary. The internal review will be carried out by another officer within 30 days.] 
IC review 
26 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information 
Commissioner to review my decision. An application for review by the Information 
Commissioner must be made in writing within 60 days of the date of this letter, and be 
lodged in one of the following ways: 
online: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html
?formCode=ICR_10 

email: 
xxxxx@xxxx.xxx.xx  
post: 
GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
27 
More information about Information Commissioner review is available on the Office of the 
Australian Information Commissioner website. Go to https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/reviews-and-complaints/information-commissioner-review/. 
 
FOI Complaints 
28 
If you are unhappy with the way we have handled your FOI request, please let us know what 
we could have done better. We may be able to rectify the problem. If you are not satisfied 
with our response, you can make a complaint to the Australian Information Commissioner. A 
complaint to the Information Commissioner must be made in writing. Complaints can be 
lodged in one of the following ways: 
online: 
https://forms.business.gov.au/smartforms/servlet/SmartForm.html
?formCode=ICCA_1 

email: 
xxxxx@xxxx.xxx.xx 
post: 
GPO Box 5218 Sydney 2001 
29 
More information about complaints is available on the Office of the Australian Information 
Commissioner at https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-
complaints/make-an-foi-complaint/.
 
30 
If you are not sure whether to lodge an Information Commissioner review or an Information 
Commissioner complaint, the Office of the Australian Information Commissioner has more 
information at: https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/reviews-and-complaints/ 
4 of 5 


Questions about this decision 
31 
If you wish to discuss this decision, please contact me, using my details below: 
email: 
xxxxx@xxx.xxx.xx 
fax: 
02 6293 7657 
post: 
Locked bag 4007, Canberra ACT 2601 
telephone: 
02 6271 4528 
Yours sincerely 
Owen Jones 
Senior Lawyer 
Legal Services  
Legal and Procurement Branch
 
4 December 2020. 
5 of 5