This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to AusTender CN3717147'.

* AusTender CN3695712
* AusTender CN3694802
%2BncvuVoZ3RFnEN2ufW4hYJ1j5G3%2F%2FY%3D&reserved=0 and 
* AusTender CN3693305
mSwUq64ka9tirfn9UAzEk3tvSkxwFnlU%3D&reserved=0 - including any 
document identifying the need for $59K+ resilience development program for the 
less than 100 ongoing OAIC staff members (making it roughly $600 per ongoing staff 
member to teach them how to be resilient)”. 
On 25 December 2020 you clarified the scope your request and confirmed that in your 
request you are referring to: 
•  AusTender CN3717147 not AusTender CN371714. 
•  AusTender CN3711121 – not the hyperlink provided which goes to Contract Notice View - 
Timeframes for dealing with your request 
Section 15 of the FOI Act requires this office to process your requests no later than 30 days 
after the day we receive them. However, section 15(6) of the FOI Act allows us a further 30 
days in situations where we need to consult with third parties about certain information, 
such as business documents or documents affecting their personal privacy. On 22 December 
2020 the OAIC notified you that because your request covers documents which contain 


information concerning an organisation’s business or professional affairs and personal 
information, the OAIC would be required to consult the individuals and organisations under 
ss 27 and 27A of the FOI Act before making a decision on release of the documents. 
Accordingly the due date for processing your FOI request was extended by 30 days. 
Notice of intention to refuse your request 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
freedom of information requests. 
I am writing to tell you that I believe that the work involved in processing your request in its 
current form will substantially and unreasonably divert the resources of the OAIC from its 
other operations due to its size and scope. This is called a ‘practical refusal reason’ (under s 
24AA of the FOI Act). 
On this basis, I intend to refuse access to the documents you have requested. However, 
before I make a final decision to do this, you have an opportunity to revise your request. This 
is called a ‘request consultation process’ as set out under s 24AB of the FOI Act. You have 14 
days to respond to this notice in one of the ways set out at the end of this letter. 
The 60 day period for processing your request will be stopped until we have completed this 
consultation with you regarding the scope of your request. While we consider it best practice 
to engage in a practical refusal consultation as early as possible, it was only after searches 
for documents within the scope of your request yielded a significant number of documents 
that it became apparent that it was necessary to consult with you under s 24AB of the FOI 
Why I intend to refuse your request 
Calculation of the processing time 
I estimate it will take the OAIC at the very least 155.5 hours to process your FOI request in its 
current form. This estimate is based on documents located as a result of searches completed 
to date and does not include the ful  suite of documents that are within the scope of your 
In its current form, your request is broad as it would require the OAIC to identify any 
“documents” relating to AusTender CN3717147, AusTender CN3711121, AusTender 
CN3700621, AusTender CN3695712, AusTender CN3694802 and AusTender CN3693305.  The 
term “documents” is defined in s 4(1) of the FOI Act to include any or any part of the 
•  any paper or other material on which there is writing 
•  a map, plan, drawing or photograph 


•  any paper or other material on which there are marks, figures, symbols or perforations 
having a meaning for persons qualified to interpret them 
•  any article or material from which sounds, images or writing are capable of being 
reproduced with or without the aid of any other article or device 
•  any article on which information has been stored or recorded, either mechanically or 
•  any other record of information 
•  any copy, including any part of any copy, of a reproduction or duplicate of a thing listed 
•  individually consult with each notifying entity, as the combined information would make 
each notifying entity reasonably identifiable. 
On this basis, I have interpreted your request broadly to include all documents relating to 
the engagement of consultants, the procurement process, human resources and information 
management processes and or the services provided by the consultants in relation to 
AusTender CN3717147, AusTender CN3711121, AusTender CN3700621, AusTender 
CN3695712, AusTender CN3694802 and AusTender CN3693305. 
Following our preliminary searches, we have identified a large quantity of documents that 
fall within the scope of your request.  The documents found so far in the search relate to the 
procurement, engagement and (to a lesser extent) performance of contracts. 
As you seek to access documents relating to six individual tender processes, it has been 
necessary to request that the following line areas conduct searches for documents that may 
fall within the scope of your request: 
-  Members of the OAIC Executive 
-  Corporate 
-  People and Culture 
-  Information management 
-  Regulation and Strategy 
-  Freedom of Information 
-  Legal Services 
Documents that fall within the scope of your request are stored in various locations 
including Content Manager, email accounts, accounting systems and the OAIC’s case 
management system Resolve. 
Preliminary searches have been conducted by the following line areas for documents that 
come within the scope of each of the six tenders listed in your FOI request: 
-  Members of the OAIC Executive 


-  Corporate 
-  People and Culture 
-  Regulation and Strategy 
-  Freedom of Information 
-  Legal Services 
The search has captured at least 630 documents and attachments, and these documents 
and attachments cover approximately 3400 pages. 
The 3400 pages of documents found to date relate almost entirely to procurement and 
engagement. Less than 100 of these pages found to date relate to the performance of the 
contracts under these tenders, and these documents only relate to one of the tenders set out 
in your FOI request. Therefore, there remains a significant number of documents yet to be 
found, collated and considered that relate to the performance by successful tenderers under 
the relevant contracts. The following estimates have been calculated based on the 
documents found thus far and are conservative. 
To calculate the processing time, I have taken the following factors into account: 
•  To locate, convert to PDF and collate the documents from the OAIC’s database will take at 
least 15 hours
•  I estimate it will take 1 minute per document and attachment to prepare a document 
schedule listing the document number, date, number of pages and a description of each 
document. I therefore estimate it will take at least 630 minutes (10.5 hours) to prepare a 
schedule for 630 documents and attachments. 
•  The documents relate to a number of third parties who would need to be consulted in 
relation to the request under s 27 of the FOI Act. I estimate that it will take on average one 
hour to prepare and send a consultation notice and consider the entity’s response. On 
this basis, consultation will take a minimum of 6 hours.  
I estimate that an additional one minute per page would be required for assessment of 
whether the documents can be released or whether they are subject to an exemption (3400 
minutes, or 57 hours,) as well as 30 seconds per document for the updating of the schedule 
to record the FOI decision (315 minutes or 5 hours). I estimate it would require a minimum of 
5 hours for writing of the decision statement. I estimate than an additional 57 hours (one 
minute per page) would be required for collating and redacting documents for release, 
assuming the documents are released with exempt or irrelevant material removed. As stated 
above, these estimates are conservative as they are based on documents located as a result 
of preliminary searches conducted by six line areas. These estimates would necessarily 
increase as further documents are captured by searches. 
Diversion of resources 
An estimate of processing time is only one of the considerations to be taken into account 


when deciding whether a practical refusal reason exists. As well as requiring a request to 
substantially divert an agency’s resources, s 24AA also requires the request to unreasonably 
divert an agency’s resources from its other functions before it can be refused under s 24. 
The Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the Freedom 
of Information Act 1982 (FOI Guidelines) identify matters that may be relevant when deciding 
whether processing the request will unreasonably divert an agency’s resources from its 
other functions. These include: 
•  the staffing resources available to the agency for FOI processing 
•  the impact that processing a request may have on other work in the agency, including FOI 
processing whether an applicant has cooperated in framing a request to reduce the 
processing workload 
•  whether there is a significant public interest in the documents requested 
•  other steps taken by an agency or minister to publish information of the kind requested 
by an applicant. 
The OAIC is a small agency, employing approximately 140 (head count) staff. Processing a 
request of this size would substantially impact on the OAIC’s operations because of the 
limited number of people the OAIC has available to process FOI requests. This makes it likely 
that staff will be diverted from their other work in the OAIC, including: 
•  undertaking regulatory functions in both FOI and privacy 
•  undertaking activities set out in the OAIC’s 2020/2021 Corporate Plan such as: 
−  conciliating and investigating privacy complaints, responding to notifiable data 
breaches, and overseeing the privacy aspects of the My Health Record system and 
Consumer Data Right scheme 
−  monitoring compliance with new legislation and providing guidance and education 
materials to support participants in the COVIDSafe system 
−  develop a binding code of practice for digital platforms increases the privacy 
protection of Australians in the online environment 
−  improve agencies’ processes for managing FOI requests 
Given the small size of the OAIC (around 140 employees) a processing time of 155.5 hours 
would substantially and unreasonably divert the resources of the OAIC from its other 
operations such as privacy and FOI regulatory work. 


On this basis, I believe that the work involved in processing your request in its current form 
will substantially and unreasonably divert the resources of the OAIC from its other 
Request consultation process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
Revising your request can mean narrowing the scope of the request to make it more 
manageable or explaining in more detail the documents you wish to access. For example, by 
providing more specific information about exactly what documents you are interested in, we 
will be able to pinpoint the documents more quickly and avoid using excessive resources to 
process documents you are not interested in. 
Before the end of the consultation period, you must do one of the following, in writing: 
•  withdraw your request 
•  make a revised request  
•  tell us that you do not wish to revise your request. 
The consultation period runs for 14 days and starts on the day after you receive this notice. 
Therefore, you must respond to this notice by 29 January 2021. 
During this period, you can ask the contact person (see below) for help to revise your 
request. If you revise your request in a way that adequately addresses the practical refusal 
grounds outlined above, we will recommence processing it. (Please note that the time taken 
to consult you regarding the scope of your request is not taken into account for the purposes 
of the 30 day time limit for processing your request.) 
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period or you do 
not consult the contact person during this period, your request will be taken to have been 
Ways you can reduce the scope of your request 
There are a number of ways that you can reduce the scope of your request to enable us to 
process it without unreasonably diverting our resources from our other operations. These 
can include, for example: 
•  reducing substantially the number of AusTender contracts that are the subject of this FOI 
request (though I note that this alone is unlikely to reduce the resources required 
sufficiently, as the documents “relating to” even one of these tenders are voluminous, so 
reducing the number of AusTender contracts should be considered in combination with 
narrowing the kinds of documents sought in one of the ways suggested in the following 
bullet points) 


•  limiting your FOI request to documents relating to the engagement of consultants in 
relation to specific AusTender contracts; 
•  limiting your FOI request to documents relating to the financial procurement process in 
relation to specific AusTender contracts; 
•  limiting your FOI request to documents relating to the services provided by consultants 
under the AusTender contracts; 
•  a combination of the above. 
I emphasise again that the 630 documents and attachments, comprising 3400 pages, within 
the current scope of your request do not represent all the documents that fall within the 
current scope of your request. Therefore I invite you to reduce the scope of your request in 
such a way that the number of documents (and processing resources required) is reduced 
below the numbers I have set out above, in such a way that the request would not 
substantially and unreasonably divert the OAIC’s resources. You may wish to advise the OAIC 
of the specific documents you are seeking, having regard to the categories of information 
noted above. 
Contact officer 
If you would like to revise your request, or have any questions, you can contact me at or (02) 9284 9833. 
Yours sincerely, 
John Molloy   
Senior Lawyer   
15 January 2021