Our Ref:  EDRM050-37833590-1066
9 February 2021 
 
Dr Vanessa Teague 
 
By email to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Dr Teague 
Freedom of Information Request 
I refer to your request, made to the Victorian Electoral Commission (“VEC”) under the Freedom of 
Information Act 1982 (“FOI Act”), and clarified by email to the VEC on 29 January 2021 for access 
to documents described in the following terms: 
 
“a document that contains the complete preference data file for votes cast in the Northwest Ward in the 
Moreland local government election held on Saturday, 24 October 2020” (“Request”). 
 
Decision 
 
I am an officer authorised under s 26 of the FOI Act to make decisions in relation to freedom of 
information requests made to the VEC.   
 
I have determined to refuse to grant access to the documents sought in the Request on the basis 
of s 25A(5) of the FOI Act.   
 
Section 25A(5) provides:  
 
An agency or Minister may refuse to grant access to the documents in accordance with the 
request without having identified any or all of the documents to which the request relates 
and without specifying, in respect of each document, the provision or provisions of this Act 
under which that document is claimed to be an exempt document if – 
 
(a) 
it is apparent from the nature of the documents as described in the request that all 
of the documents to which the request is expressed to relate are exempt 
documents; and  
 
(b) 
either –  
 
(i) 
it is apparent from the nature of the documents as so described that no 
obligation would arise under section 25 in relation to any of those documents 
to grant access to an edited copy of the document; or 
(ii)  it is apparent, from the request or as a result of consultation by the agency or 
Minister with the person making the request, that the person would not wish to 
have access to an edited copy of the document. 
 
 
 

---

link to page 3 There are two elements to be satisfied before a decision can be made to refuse under s 25A(5): 
  (a) First, if it is apparent from the nature of the documents as described in the request that all 
the documents would be exempt.   
  (b) Secondly, if it is apparent: 
 
(i) 
from the request, or as a result of consultation with the applicant, that they would not 
under s 25 wish to have access to an edited copy of the documents (s 25A(b)(i )); or  
(ii) 
from the nature of the documents that no obligation would arise under s 25 to grant 
access to an edited copy (s 25A(b)(i)). 
 
The VEC has determined that both of these circumstances are satisfied in relation to your Request.   
 
First element: is it apparent that all documents would be exempt? 
 
It is apparent from the nature of the documents described in your Request that each and every 
document sought would be exempt from disclosure under s 38 of the FOI Act, being documents to 
which secrecy provisions of enactments apply. 
 
Section 38 of the FOI Act provides: 
 
Documents to which secrecy provisions of enactments apply 
 
A document is an exempt document if there is in force an enactment applying specifically to 
information of a kind contained in the document and prohibiting persons referred to in the 
enactment from disclosing information of that kind, whether the prohibition is absolute or is 
subject to exceptions or qualifications. 
 
In summary, under the Local Government (Electoral) Regulations 2020 (“Regulations”) the VEC is 
required to protect election records, including electronic copies of preferences used for electronic 
counting of votes.  Regulation 78 requires election records to be enclosed, secured and sealed in 
one or more separate packets and regulation 79 requires the VEC to keep the packets of election 
results safely and secretly.  
 
Section 296 of the Local Government Act 2020 (“LG Act”) establishes a penalty for a person to 
open a parcel sealed under the LG Act or the Regulations, except as authorised by the LG Act or 
the Regulations.   
 
Therefore, s 296 of the LG Act and regulations 78 and 79 of the Regulations prohibit a relevant 
person, being the Electoral Commissioner and VEC officers, from accessing the packets of 
electoral records for a purpose that is not set out within the LG Act or Regulations.   
 
As a result, the exemption under s 38 of the FOI would apply to any document that might exist 
meeting your request. 
 
For completeness, I note that the Victorian Civil and Administrative Tribunal considered a similar 
FOI request on review and determined that the then equivalent of regulation 79 was sufficient to be 
a secrecy provision under s 38 of the FOI Act.1  
 
 
 
 
                                                
1 Van Der Craats v City of Stonnington [2015] VCAT 2039. 
 
Page 2 of 3 
 

---

Second element: is there a partial access obligation? 
 
The second limb of s 25A(5) of the FOI Act provides that a request for documents can be refused 
under that section where it is objectively apparent from the nature of the documents, as described 
in the request, that there is no obligation for access to be granted to an edited copy of any of the 
documents.  
 
There would be no obligation to provide edited copies of any documents of the type described in 
the FOI Request: it would not be practicable under s 25(b) of the FOI Act for the VEC to grant 
access to a copy of any document with such deletions as to make the copy either not an exempt 
document, or a document that would not disclose such information (as the case would require).   
 
Outcome 
 
Following the above, I have determined, without having identified any or all of the documents 
sought in the FOI Request, that it is apparent from the nature of the documents described in the 
request that all of the documents sought are exempt documents under s 38 of the FOI Act, and 
that there would be no obligation under s 25 of the FOI Act to provide edited copies.   
 
Therefore, I have determined to refuse access to the documents sought under s 25A(5) of the FOI 
Act. 
 
Review rights 
 
If you are dissatisfied with my decision to refuse access to the documents, you have the right to 
seek review of the decision by applying in writing to the Information Commissioner, within 28 days 
of receiving this notice, to the contact details set out below:  
 
Information Commissioner 
Freedom of Information Reviews 
PO Box 24274 
MELBOURNE VIC 3001  
 
Phone: 1300 842 364  
Email:  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
 
Further information about the Office of the Victorian Information Commissioner is available at 
https://ovic.vic.gov.au/.  The Information Commissioner’s reviews process is described at 
https:/ ovic.vic.gov.au/freedom-of-information/for-the-public/apply-for-a-review/, where a review 
application form is also available for lodging an application to review the decision. 
 
Yours sincerely 
 
 
Anika Clynick 
Manager, Information Protection 
 
Page 3 of 3 
 

---