This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Records relating to RQ20/04150 (Veterans' Affairs FOI reference: FOI 39042)'.

Our reference: FOIREQ21/00002 
By email: 
Your freedom of information request - FOIREQ21/00002 
Dear Julie 
I refer to your request for access to documents made under the Freedom of 
Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act) and received by the Office of the Australian 
Information Commissioner (OAIC) on 25 December 2020. 
In your request you seek access to the fol owing: 
“all records relating to RQ20/04150 and Veteran's Affairs FOI 39042 held by 
your organisation.” 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
FOI requests.  
I have identified 8 documents within the scope of your request. I have decided to grant 
you access to the documents in full. A schedule describing the documents and access 
decision I have made has also been provided with this decision. 
OAIC’s network address (s 47E(d)) 
Substantial adverse effect on the operations of an agency (s 47E(d)) 
I have decided that part of document 1 is conditionally exempt from disclosure under 
s 47E(d) of the FOI Act. The relevant material that I have found to be conditional y 
exempt is the network address for the OAIC’s IT system. 
As discussed in the FOI Guidelines and in IC review cases, for a document to be 
conditional y exempt under s 47E(d) of the FOI Act, it needs to be shown that 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse 
effect on the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
1300 363 992 
T +61 2 9284 9749  GPO Box 5218 
F +61 2 9284 9666  Sydney NSW 2001  ABN 85 249 230 937 

link to page 2 The FOI Guidelines at [6.101] and [6.103] explain: 
For the grounds in ss 47E(a)–(d) to apply, the predicted effect needs to be 
reasonably expected to occur. The term ‘could reasonably be expected’ is 
explained in greater detail in Part 5. There must be more than merely an 
assumption or al egation that damage may occur if the document were to be 
An agency cannot merely assert that an effect would occur following disclosure. 
The particulars of the predicted effect should be identified during the decision 
making process, including whether the effect could reasonably be expected to 
occur. Where the conditional exemption is relied upon, the relevant particulars 
and reasons should form part of the decision maker’s statement of reasons, if 
they can be included without disclosing exempt material (s 26, see Part 3). 
The FOI guidelines explain that ‘substantial adverse effect’ means that the expected 
effect needs to be both ‘substantial’ and ‘adverse’. The term ‘substantial adverse 
effect’ broadly means ‘an adverse effect which is sufficiently serious or significant to 
cause concern to a properly concerned reasonable person’. 
In the Administrative Appeals Tribunal (AAT) case of Diamond and Chief Executive 
Officer of the Australian Curriculum, Assessment and Reporting Authorit[2014] AATA 
707, Deputy President Forgie discussed that for a claim under s 47E(d) to succeed, the 
substantial adverse effect that would, or could reasonably be expected to, occur must 
be on the ‘proper and efficient conduct of the operations of an agency’. Deputy 
President Forgie explains that the ‘ordinary meanings of the word “operation” in this 
context’ includes ‘an act, method or process of working or operating.’1   
In the Information Commissioner review (IC review) case of ‘AW’ and Australian 
Taxation Office (Freedom of information[2014] AICmr 1 (‘AW’), the then Freedom of 
Information Commissioner considered the decision by the Australian Taxation Office 
(ATO) to exempt user IDs under s 47E(d) of the FOI Act. The user IDs are used by ATO 
staff to access the ATO’s IT system. The Commissioner found that disclosing the user 
IDs ‘would have an adverse effect on the security of the ATO’s IT systems, and could 
Diamond and Chief Executive Officer of the Australian Curriculum, Assessment and Reporting Authorit[2014] 
AATA 707 [119]. 


link to page 3 link to page 3 reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the ATO’.2 
In a series of subsequent IC review decisions, the former Australian Information 
Commissioner agreed with the reasoning given by the Commissioner in ‘AW’ to find 
that user IDs used by ATO staff to access the ATO’s IT system are exempt under s 
In deciding whether disclosure of the network address of the OAIC’s IT system, would 
or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the operation 
of the OAIC, I have had regard to the OAIC’s functions and responsibilities. 
The OAIC collects and stores a range of personal and financial information about 
members of the public. The network address contains information about the OAIC’s IT 
system (including the network location and storage of information). I consider that 
disclosure of this information could compromise the safety and security of the storage 
of the information held by the OAIC. The impact of any compromise to the safety and 
security of the OAIC’s information systems would result in a serious adverse impact on 
the functions and responsibilities of the OAIC. 
I consider that the disclosure of the network address of the OAIC’s computer system 
could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the proper and 
efficient conduct of the OAIC’s operations. 
I have decided that the network address of the OAIC’s IT system in document 1 is 
conditionally exempt from disclosure under s 47E(d) of the FOI Act. 
The public interest (s 11A(5)) 
I have found that part of document 1 is conditionally exempt under s 47E(d). 
An agency cannot refuse access to a conditionally exempt document unless giving 
access would, on balance, be contrary to the public interest (s 11A(5)). 
Section 11B(3) of the FOI Act lists four factors which favour disclosure. The public 
interest factor favouring disclosure in this case is that disclosure would promote the 
objects of the FOI Act. Against these factors I must balance the factors against 
2 ‘AW’ and Australian Taxation Office (Freedom of information) [2014] AICmr 1 [21]. 
3 ‘EC’ and Department of Human Services [2014] AICmr 142 [29], ‘JD’ and Australian Taxation Offic[2016] AICmr 
48 [23] and John Quinn and Australian Taxation Offic[2016] AICmr 94 [34]. 


disclosure. The FOI Act does not specify any factors against disclosure, however the 
FOI Guidelines provide a non-exhaustive list of factors against disclosure. This includes 
factors such as when disclosure could; 
•  reasonably be expected to have an adverse effect on the safety and security of the 
OAIC’s IT system.  
•  reasonably be expected to prejudice the privacy rights of members of the public. If 
the OAIC’s network address is disclosed this may expose the personal information 
of members of the public who make privacy complaints to the OAIC to unauthorised 
access, modification and disclosure. 
•  reasonably be expected to harm the interests of an individual or group of 
On balance, I consider that the factors against disclosure outweigh the factor in favour 
of disclosure. I have therefore decided that it would be contrary to the public interest 
to give you access to the information that I have found to be conditional y exempt 
under s 47E(d) of the FOI Act. 
Please see the fol owing page for your review rights and information about the OAIC’s 
disclosure log. 
Yours sincerely 
Joseph Gouvatsos 
21 January 2021 


If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the FOI Act. 
An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of the OAIC who was 
not involved in or consulted in the making of my decision. If you wish to apply for an internal 
review, you must do so in writing within 30 days. There is no application fee for internal 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the attention of 
the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my decision should be 
Applications for internal reviews can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Alternatively, you can submit your application by email to, or by fax on 
02 9284 9666. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner and the 
Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC review). If you 
wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. Your application must 
provide an address (which can be an email address or fax number) that we can send notices to, 
and include a copy of this letter. A request for IC review can be made in relation to my 
decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of the 
administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal review 
decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the OAIC. For this 
reason, if you make an application for IC review of my decision, and the Information 
Commissioner is satisfied that in the interests of administration of the Act it is desirable that 


my decision be considered by the AAT, the Information Commissioner may decide not to 
undertake an IC review. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an FOI 
decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for IC review can be submitted online at: 
Alternatively, you can submit your application to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
Or by email to, or by fax on 02 9284 9666. 
Accessing your information 
If you would like access to the information that we hold about you, please 
contact More information is available on the Access our information page 
on our website. 
Disclosure log 
Section 11C of the FOI Act requires agencies to publish online documents released to members 
of the public within 10 days of release, except if they contain personal or business information 
that would be unreasonable to publish. 
The documents I have decided to release to you contains personal information that would be 
unreasonable to publish. As a result, the documents wil  not be published on our disclosure 


Document Outline