This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Corruption engaged in by the Department of Home Affairs and the Department of the Prime Minister'.

FOIREQ21/00019  001

FOIREQ21/00019  002

FOIREQ21/00019  003

FOIREQ21/00019  004

FOIREQ21/00019  005

FOIREQ21/00019  006
On 27 January 2018, the complainant made an FOI request to the Department via the Right 
to Know website for access to documents relating to allegations and related media articles 
concerning former Australian Public Service Commissioner, Mr John Lloyd. 
On 31 January 2018, the Department wrote to the complainant acknowledging the receipt of 
the FOI request and advising him that a decision was due by 26 February 2018. 
On 13 March 2018, the Department requested that the complainant: 
… advise whether you be willing to exclude the following documents from the scope of your 
FOI request: 
·        daily media summaries 
·        where an email is contained in a later email chain, exclude the earlier email as a duplicate. 
On 14 March 2018, the complaint responded to the Department’s request, stating: 
Where a relevant email is contained in a later email chain, I am willing to exclude the earlier 
email as a duplicate. 
I am not willing to exclude relevant daily media summaries because there is a wide public 
interest in knowing when the Secretary/head of the APS was put on notice of corrupt conduct 
engaged in by a senior public servant who is the head of an agency within the portfolio for 
which the Secretary has oversight. 
On 23 March 2018, the complainant sought IC review of the Department’s deemed access 
refusal decision under s 54L of the FOI Act (OAIC reference: MR18/00212).4 
On the same date, the OAIC conducted preliminary inquiries with the Department in relation 
to the IC review under s 54V of the FOI Act. 
On 27 March 2018, the Department provided a response to the OAIC’s preliminary inquiries 
and advised that a decision in relation to the FOI request was expected by 20 April 2018. 
On 20 April 2018, the Department provided the OAIC with an update on its processing of the 
request and advised that ‘we are now proposing to notify a decision to the applicant by 
Friday, 27 April 2018’. 
4   The FOI request was received by the Department on 27 January 2018. Therefore, a decision on the 
request was to be provided no later than 26 February 2018 in accordance with s 15(5)(b) of the FOI Act. 


FOIREQ21/00019  007
On 23 April 2018, the complainant requested an update from the OAIC in relation to his IC 
review as he had not yet received a decision from the Department. The complainant also 
advised that he wished to make a complaint regarding: 
… the Department’s repeated and ongoing failure to deal with FOI requests in accordance with 
its legal obligations.5 
On 27 April 2018, the Department issued its decision on the applicant’s FOI request, 
identifying four documents (total ing 57 pages) within the scope of the request. The 
Department provided access in full to two documents and refused access in full to the two 
remaining documents. In making its decision, the Department relied on the documents 
affecting enforcement of law and protection of public safety exemption (ss 37(1)(a) and 
37(2)(a)), the deliberative processes exemption (s 47C), the certain operations of agencies 
exemption (s 47E(d)) and the personal privacy exemption (s 47F) of the FOI Act.6 
On 30 April 2018, the OAIC wrote to the complainant requesting he advise if he wished to 
withdraw or continue with his FOI complaint in light of the Department providing its decision 
and relevant documents. 
On 9 May 2018, the complainant withdrew his IC review under s 54R of the FOI Act. In relation 
to his complaint, the complainant also advised as follows: 
The Department's FOI processing function appears to be characterised by a systemic disregard 
for the law. An assessment of the FOI applications made of the Department by way of the 
righttoknow website suggests that the Department acts illegally in respect of around 50% of 
the applciations [sic] it receives. And so I'd like to pursue my complaint. 
Here's a short sample of FOI requests that havent' [sic] been dealt with by the Department in 
accordance with the requirements of the FOI Act (mainly the temporal requirements of 
s.15(5)(b)): [list of 22 links to FOI requests on the Right to Know website]. 
The complainant contends there have been further delays experienced by FOI applicants 
when the Department processes FOI requests through the Right to Know website. Please see 
Attachment B for further details. 
On 31 May 2018, the OAIC notified the Department of the complaint and conducted 
preliminary inquiries with the Department under s 72 of the FOI Act. 
On 15 June 2018, the Department responded to the OAIC’s preliminary inquiries. 
On 9 November 2018, the OAIC notified the Department under s 75 of the FOI Act that the 
Information Commissioner had decided to investigate the complaint and requested that the 
Department provide the OAIC with submissions in response to the complaint allegations. 
5   This complaint is the subject of this matter: OAIC reference CP18/01243. 
6   See action against aps misconduc. On 9 May 2018, the 
complainant withdrew his IC review application under s 54R of the FOI Act (MR18/00212). 


FOIREQ21/00019  008
During the course of the investigation, the Department provided submissions addressing the 
allegation raised by the complainant and outlining its current FOI processes. 
Investigation findings 
Pursuant to s 87 of the FOI Act, the investigation findings wil  set out my opinions, 
conclusions and suggestions about how the processes of the Department might be 
I have considered al  the material provided by the Department and the complainant in this 
Issue: Compliance with statutory processing periods 
The complainant alleged that the Department did not comply with the statutory timeframes 
in s 15(5)(b) of the FOI Act. The complainant further al eged, based on his assessment of FOI 
requests to the Department through the Right to Know website,  that the Department fails to 
meet the statutory processing timeframes in about 50% of FOI requests.7 
Legislative framework 
The FOI Act provides a statutory timeframe of 30 days to process an FOI request (s 15(5)). 
That period can be extended by up to 30 days with the applicant’s agreement (s 15AA), by 
30 days if consultation with a third party is undertaken (s 15(6)), and by 30 days if 
consultation with a foreign entity is undertaken (s 15(8)). 
An agency or minister may apply to the Information Commissioner for extension of the 
statutory timeframe for complex or voluminous requests (s 15AB) or fol owing a deemed 
access refusal decision (s 15AC).8 
The FOI Guidelines at [3.139] state: 
An agency or minister must, as soon as practicable, and no later than 30 days after receiving a 
request, take all reasonable steps to enable the applicant to be notified of a decision on the 
request (s 15(5)(b)). Section 15(5)(b) provides that the 30-day processing period commences on 
the day after the day the agency or minister is taken to have received a request that meets the 
formal requirements of s s15(2), (2A). An agency should act promptly to assist an applicant 
whose request does not meet the formal requirements in keeping with its obligations under 
s 15(3). 
7   Complainant’s submissions of 9 May 2018. 
8  See also, FOI Guidelines at [3.125]. 


FOIREQ21/00019  009
Deemed access refusal 
Section 15AC provides that where a decision on an FOI request has not been provided to the 
applicant within the statutory processing period, the principal officer of the agency or the 
minister is deemed to have made a decision refusing access to the documents (s 15AC(3)). 
The FOI Guidelines at [3.154] – [3.155]: 
The consequence of a deemed refusal is that an applicant may apply for IC review (s 54L(2)(a)). 
... In addition, once the time has expired and there is a deemed decision, the agency or minister 
cannot impose a charge for access... 
Where an access refusal decision is deemed to have been made before a substantive decision is 
made, the agency or minister continues to have an obligation to provide a statement of 
reasons on the FOI request. This obligation to provide a statement of reasons on the FOI 
request continues until any IC review of the deemed decision is finalised. … 
Department’s submissions 
Overview of the Department’s process for dealing with FOI requests 
The Department’s submissions of 10 December 2018 state: 
The Department has a “devolved” decision-making process for dealing with FOI requests. FOI 
requests are received and managed by the Department’s FOI and Privacy Section. Document 
searches and decision on access to documents are the responsibility of the relevant Senior 
Executive Service-level decision maker in the line area that has responsibility for the subject-
matter of the FOI request. 
When the Department receives an FOI request, the FOI and Privacy Section identifies the 
relevant line area (and consequently the relevant decision maker) that will be responsible for 
document searches and making the decision on access to the documents. 
Department’s data regarding timeframes 
The Department’s submissions of 15 June 2018 state: 
The Department notes that the percentage of FOI requests that the Department finalised within 
the statutory time period in 2016-17 is substantially above average for all agencies for 2016-17 
as in detailed in the table below… 
Response time 
Percentage of 
within statutory 
time period 
determined within 
statutory time 
Department of the 
Prime Minister and 
All agencies 


FOIREQ21/00019  010
The Department’s submissions of 11 February 2019 further explain: 
Since 31 October 2018, the Department’s caseload has stabilised and there has been a 
significant increase in the percentage of the Department’s FOI caseload which has been 
finalised, or is currently on track to be finalised, within the statutory processing period. … 
This trend in the Department’s improved timeliness in processing FOI requests means that 
timeframes for FOI requests received by the Department through the RTK [Right to Know] 
website have also improved. Again, this is not because the Department processes requests 
form the RTK website differently to other requests, but is a reflection of the Department’s 
overall improved capability to process FOI requests. 
The Department submits that its caseload has stabilised since 31 October 2018 and this has 
increased its timeliness in processing FOI requests, explaining: 
… as at 5 October 2018, 58% of the Department’s FOI caseload was [processed] within the 
statutory processing period. As at 25 January 2019, 87% of the Department’s FOI caseload is on 
track to being finalised within the statutory processing time. 
Department’s submissions regarding the Right to Know website 
The Department’s submissions of 11 February 2019 explain: 
Between 1 July 2017 and 31 October 208, the Department received 16 valid FOI requests from 
the RTK website. … 
From the information the Department holds, it appears that one of the 16 requests was made 
by s 47F
, which is the subject of the current complaint. [footnote omitted] 
Eight requests were finalised outside the statutory processing period (as extended, where 
applicable). … 
There were three requests that were not finalised within the statutory processing period and 
for which an extension of time was not sought by the Department: 
•  One request was received on 8 August 2017. The Department identified that the 
requested information was publicly available and, on the day after the statutory 
processing period ended, advised the applicant of this fact (including the website where 
the information could be accessed by the applicant). The Department also advised the 
applicant that unless the Department heard from the applicant, then the Department 
will consider the request to have been withdrawn. The applicant did not respond to the 
Department and therefore the request was finalised. 
•  One request was received on 12 December 2017, which meant that a significant part of 
the processing period fell during the Department's Christmas shutdown period. The 
Department expected that a decision would be notified to the Applicant on time, 
however, as set out in the Department's previous response to this investigation, the 
Department received an unforeseen substantial volume of FOI requests during the same 
period, which placed significant strain on the Department's limited FOI resources and 
impacted on the timeliness of the processing of all FOI requests. The Department 
notified the applicant of its decision 19 days after the statutory processing period ended. 


FOIREQ21/00019  011
•  One request was received on 27 January 2018. This was a request from s 47F

Similar to the request described above, the timeliness in the processing of this request 
was impacted by the substantial volume of FOI requests that was being processed by 
the Department at the time the request was received. The Department notified the 
applicant of its decision two months after the statutory processing period ended. 
Further details were provided in the Department's response to Part 1(c) of the questions 
in the Notice. [footnotes omitted] 
The Department also submits that it does not distinguish FOI requests by the way in which 
they are received by the Department, stating: 
The Department does not distinguish requests made under the Freedom of Information Act 1982 
(Cth) (FOI Act) based on whether they were lodged through a public platform, such as the RTK 
website, or based on the applicant. 
In relation to FOI requests made to the Department via the Right to Know website, the 
Department submitted on 11 February 2019: 
For the period 1 July 2018 and 15 January 2019, all valid FOI requests received by the 
Department through the RTK website have either been finalised, or on track to being finalised, 
within the statutory processing period under the FOI Act… 
Department’s reasons for delay 
The Department has provided the fol owing reasons for the delay experienced by the 
•  the Department experienced ‘short term resourcing constraints during the 2017-18 
financial year, where the Department experienced a substantial and unforeseeable 
increase in the number of FOI requests that it received’ 
•  the Department experienced an unforeseen increase of FOI requests prior to the 
2017-2018 Christmas/New year shutdown period 
•  on 21 December 2017, a single applicant made 87 FOI requests to the Department 
•  the Department was unable to obtain extensions of time for the 87 FOI requests on 
the basis that the applicant did not agree to extensions under s 15AA and the OAIC 
advised that extension requests under s 15AB had to be made on a case-by-case 
basis, which had a substantial impact on both the Department’s ability to meet 
timeframes in relation to the 87 FOI requests and in relation to other FOI requests 
received during the relevant period, and 
•  absences of the relevant decision maker due to unforeseen personal reasons and 
workplace commitments tied to parliamentary obligations. 


FOIREQ21/00019  012
Steps taken by the Department to improve compliance with statutory timeframes 
The Department has also detailed the steps it has taken to improve compliance with the 
statutory timeframes under the FOI Act, which are summarised as fol ows: 
−  resources: 
•  increase of staff in the FOI and Privacy Section of the Department 
•  engagement of additional staff to assist the FOI team during periods of high volume 
of FOI request and FOI-related casework 
•  engagement of external expertise to provide advice on complex issues and assist 
with processing FOI requests. 
−  education: 
•  weekly SES meetings have FOI as a standing agenda item 
•  continued education and training of the Department’s FOI advisers 
•  during the second half of 2018, the Department engaged the Australian 
Government Solicitor to provide specialised FOI training to decision makers and 
FOI contact officers within each Department branch, with the aim of: 
increasing knowledge and awareness of the FOI Act 
provide a high-level overview of the Department’s responsibilities and 
obligations under the FOI Act 
to encourage the adequacy of resources and the priority given to FOI requests 
familiarise the Department’s branch FOI Contact Officers with the standards and 
requirements for document retrieval and assessment. 
•  additional training will be provided on a regular basis, and 
•  the Department is working on development of a centralised suite of online training 
modules for SES decision-makers. 
−  transformation: 
•  the Department is undertaking a review of its processes to ensure that decision 
makers are provided with ‘helpful and effective assistance in performing their 
duties’, and 
•  the Department is currently transitioning to a centralised digital case management 
system. When implemented, the centralised system will assist with more efficient 
record keeping which will increase efficiency in processing FOI requests. 


FOIREQ21/00019  013
Statutory processing period 
The FOI request was made on 27 January 2018. Pursuant to s 15(5)(b) of the FOI Act, the 
statutory processing period is ‘as soon as practicable but in any case not later than the end 
of the period of 30 days after the day on which the request is received’ by an agency or 
minister. Therefore, the Department was due to provide a decision to the complainant not 
later than 26 February 2018. 
The Department provided the complaint with its substantive decision on 27 April 2018. 
The Department advises that it has a ‘devolved’ decision making FOI process, in which each 
line area within the Department has a decision maker appointed to make FOI decisions for 
documents related to that particular line area. The decision maker then liaises with the FOI 
team in order to process the FOI request. 
However, the Department’s devolved decision-making process should not hinder FOI 
decisions being made within the statutory timeframe, even in circumstances where the 
al ocated decision maker is not available due to expected or unexpected leave. 
Beyond confirming which line area officer would be the decision maker, no steps were taken 
to process the complainant’s request prior to the statutory timeframe expiring. It is unclear 
whether the FOI team made further contact with the relevant decision maker during this 
time, however it should have been clear to the Department that a decision would not be 
provided to the complainant within the statutory timeframe and an extension of time would 
be required. 
I accept that the Department’s receipt of 87 FOI requests on the second last day before the 
2017-2018 Christmas/New Year shutdown period had a substantial impact on the 
Department’s ability to comply with the statutory timeframes at that time. 
The Department submits: 
… once the Department was notified by the OAIC on 23 March 2018 of the request for IC review, 
the Department’s priority was firstly to respond to the OAIC’s enquiries and requests for 
information, and secondly to finalise the decision as soon as practicable. It is arguable that an 
extension of time under s 15AC of the FOI Act was open for discussion at this time, however this 
did not appear to have been considered by either the OAIC or the Department, based on 
documented correspondence on file. 
Section 15AC of the FOI Act provides for agencies to apply in writing to the Information 
Commissioner for further time to deal with the request. 
While it was open to the Department to apply for an extension of time under s 15AC of the 
FOI Act, this did not occur. Further, the OAIC is unlikely to suggest an agency apply for a 


FOIREQ21/00019  014
s 15AC extension of time in circumstances such as these where it is unlikely that an extension 
of time would have been granted, as: 
•  while the documents within the scope of the request may have been considered 
sensitive, the matter does not appear complex in that the request was specific and 
the applicant provided clarification when requested, and the request did not appear 
•  no consultations had occurred under ss 26A, 27 or 27A of the FOI Act 
•  the Department did not appear to have engaged in discussions with the applicant 
about the delay and any extension of time application, and 
•  the applicant had already sought IC review of the Department’s deemed access 
refusal decision. 
In consideration of the statistical data provided by the Department for the 2016-17 financial 
year above, I have also examined the Department’s statistical data for the 2017-18 and 2018-
19 financial years as fol ows: 
2017-18 financial year 
Response time 
Percentage of 
within statutory 
time period 
determined within 
statutory time 
Department of the 
Prime Minister and 
All agencies 
2018-19 financial year 
Response time 
Percentage of 
within statutory 
time period 
determined within 
statutory time 
Department of the 
Prime Minister and 
All agencies 
It is apparent from the Department’s processing of the complainant’s FOI request and the 
statistical data and submissions provided by the Department, that statutory timeframes 

FOIREQ21/00019  015
were not being met in the majority of FOI requests received by the Department in the 2017-
18 financial year.9 
The statistical data demonstrates that during the last financial year, the Department has 
improved on its compliance with statutory timeframes. I note that this is below the average 
for al  agencies for the 2018-19 financial year. While I acknowledge this statistical increase in 
compliance by the Department on the previous financial year, it must also be considered in 
that context that the Department experienced a decrease in the total number of FOI requests 
received in the 2018-19 financial year of -38.41%, when compared with the previous 2017-18 
financial year.10 
I find The Department did not comply with s 15(5)(b) of the FOI Act as it did not provide the 
complainant with a decision in relation to his FOI request within the statutory timeframe of 
30 days and did not seek an extension of time under ss 15AA or 15AB of the FOI Act. 
However, based on the information provided by the Department during the course of this 
investigation, I acknowledge the steps taken by the Department to implement a variety of 
strategies to support Department officers to comply with the statutory timeframes under the 
FOI Act. I further note that these strategies have already had a demonstrated impact on 
increasing the Department’s ability to meet statutory timeframes for processing FOI 
Pursuant to s 88 of the FOI Act, I make the fol owing investigation recommendations: 
1.  The Secretary, or relevant Deputy Secretary with responsibility for FOI and 
information access, issue a statement to all staff highlighting the Department’s 
obligations under the FOI Act and draw attention to the pro disclosure emphasis in 
the Act. This statement should encourage and support staff in meeting their 
obligations under the FOI Act, to facilitate and promote public access to information, 
promptly and at the lowest reasonable cost. 
2.  The Department continue to ensure that the objects of the Act are promoted, and the 
functions and powers performed under the Act are exercised, as far as possible, to 
facilitate and promote access to information, promptly and at the lowest reasonable 
9   The Department’s submissions of 11 February 2019 also stated that the percentage of all requests 
received by the Department during the 2017-2018 financial year and determined within the statutory 
period was 35.55%. 
10  The Department received 170 FOI requests in 2018-19 financial year compared with 276 FOI requests in 
the 2017-18 financial year. 

FOIREQ21/00019  016
cost by conducting general FOI training during the induction process for new 
employees and refresher training for existing employees at least annually. 
3.  The Department develop or continue to develop policies and procedures for 
providing administrative access to information and make those policies and 
procedures publicly available, in order to demonstrate proactive disclosure through 
the information publication scheme (Part II of the FOI Act). 
4.  The Department, within three months: 
a.  review and update its FOI processing guidance material to address the 
findings in this investigation and provide clear guidance, which is consistent 
with the objects of the Act, on: 
i.  search and retrieval timeliness 
ii.  steps to be taken by the FOI team where there is a delay in receiving the 
documents from line areas which includes appropriate escalation 
iii.  keeping applicants updated on the progress of their requests where 
delays are being experienced, and 
iv.  seeking extensions of time. 
b.  conduct an audit and report to the OAIC on: 
i.  its compliance with statutory timeframes under the FOI Act 
ii.  the completion and delivery of its centralised suite of online training 
modules for SES decision makers. 

FOIREQ21/00019  017

FOIREQ21/00019  018
On 31 January 2018, the Department wrote to the complainant acknowledging the receipt of 
the FOI request and advised him that a decision was due by 26 February 2018.2 
On 13 March 2018, the Department requested that the complainant: 
… advise whether you be willing to exclude the following documents from the scope of your 
FOI request: 
·        daily media summaries 
·        where an email is contained in a later email chain, exclude the earlier email as a duplicate. 
On 14 March 2018, the complaint responded to the Department’s request, stating: 
Where a relevant email is contained in a later email chain, I am willing to exclude the earlier 
email as a duplicate. 
I am not willing to exclude relevant daily media summaries because there is a wide public 
interest in knowing when the Secretary/head of the APS was put on notice of corrupt conduct 
engaged in by a senior public servant who is the head of an agency within the portfolio for 
which the Secretary has oversight. 
On 23 March 2018, the complainant sought IC review of the Department’s deemed access 
refusal decision under s 54L of the FOI Act (OAIC reference: MR18/00212).3 
On the same date, the OAIC conducted preliminary inquiries with the Department in relation 
to the IC review under s 54V of the FOI Act. 
On 27 March 2018, the Department provided a response to the OAIC’s preliminary inquiries 
and advised that a decision in relation to the FOI request was expected by 20 April 2018. 
On 20 April 2018, the Department provided the OAIC with an update on its processing of the 
request and advised that ‘we are now proposing to notify a decision to the applicant by 
Friday, 27 April 2018’. 
On 23 April 2018, the complainant requested an update from the OAIC in relation to his IC 
review as he had not yet received a decision from the Department. The complainant also 
advised that he wished to make a complaint regarding: 
… the Department’s repeated and ongoing failure to deal with FOI requests in accordance with 
its legal obligations.4 
On 27 April 2018, the Department issued its decision on the applicant’s FOI request, 
identifying four documents (total ing 57 pages) within the scope of the request. The 
Department provided access in full to two documents and refused access in full to the two 
2   See action against aps misconduc. 
3   The FOI request was received by the Department on 27 January 2018. Therefore, a decision on the 
request was to be provided no later than 26 February 2018 in accordance with s 15(5)(b) of the FOI Act.  
4   OAIC reference CP18/01243. 


FOIREQ21/00019  019
remaining documents. In making its decision, the Department relied on the documents 
affecting enforcement of law and protection of public safety exemption (ss 37(1)(a) and 
37(2)(a)), the deliberative processes exemption (s 47C), the certain operations of agencies 
exemption (s 47E(d)) and the personal privacy exemption (s 47F) of the FOI Act.5  
On 30 April 2018, the OAIC wrote to the complainant in relation to his IC review application, 
requesting he advise if he wished to withdraw or continue with his IC review application in 
light of the Department’s decision. 
On the same date, the OAIC wrote to the complainant requesting he advise if he wished to 
withdraw or continue with his FOI complaint in light of the Department providing its decision 
and the relevant documents. 
On 9 May 2018, the complainant withdrew his IC review application under s 54R of the FOI 
Act. In relation to his complaint, the complainant also advised as fol ows: 
The Department's FOI processing function appears to be characterised by a systemic disregard 
for the law. An assessment of the FOI applications made of the Department by way of the 
righttoknow website suggests that the Department acts illegally in respect of around 50% of 
the applciations [sic] it receives. And so I'd like to pursue my complaint. 
Here's a short sample of FOI requests that havent' [sic] been dealt with by the Department in 
accordance with the requirements of the FOI Act (mainly the temporal requirements of 
5   See action against aps misconduc. 


FOIREQ21/00019  020 
On 31 May 2018, the OAIC notified the Department of the complaint and conducted 
preliminary inquiries with the Department under s 72 of the FOI Act. A response was 
requested from the Department by 14 June 2018. 
On 14 June 2018, the Department contacted the OAIC requesting an extension of time until 
19 June 2018 in which to provide a response to the OAIC’s preliminary inquiries. 
On 15 June 2018, the OAIC granted the extension of time to the Department. 
On the same date, the Department provided its response to the preliminary inquiries. 
On 9 November 2018, the OAIC issued the Department with an investigation notice under 
s 75 of the FOI Act. A response was requested by 7 December 2018. 
On 27 November 2018, the Department sought clarification from the OAIC on a number of 
issues and on 29 November 2018, the OAIC provided a response to the Department queries. 
On 6 December 2018, the Department cal ed the OAIC to advise that there are confidential 
third parties referred to in the submissions and information the Department is providing and 
that it may not be possible to separate them given the nature of the submissions and 
information. The Department further advised that submissions in response to Parts 1 and 3 
would be provided the next day and a response to Part 3 was expected to be provided by 14 
to 17 December 2018. 
On 7 December 2018, the Department advised that they were: 
… urgently finalising our response to the majority of Part 1 and the entirety of Part 3, with a 
view to providing them to you on Monday. ... 
On 10 December 2018, the Department provided confidential submissions and three 
attachments and advised: 
… please find attached the Department’s response to the OAIC’S Investigation Notice – it 
covers the majority of Part 1 and the entirety of Part 3. We are preparing the Department’s 
response to Part 2 and will provide this to you shortly. 


FOIREQ21/00019  021
On 11 December 2018, the OAIC acknowledged receipt of the Department’s email and on the 
same date, the Department advised that: 
We are also aiming to provide you with the Department’s response to Part 2 by close of 
business, 21 December 2018. 
On 21 December 2018, the Department contacted the OAIC, advising: 
… Unfortunately we are unlikely to be in a position to provide our response to you today, 
however we are aiming to be able to provide them to you on Monday 24 December 2018. We 
will also touch base with you on Monday to keep you updated. 
On 3 January 2019, the Department cal ed the OAIC to advise that the submissions were with 
the Assistant Secretary who was currently on leave and that a further update would be 
provided the next week. 
On 8 January 2019, the Department contacted the OAIC advising: 
… the Department is in the process of finalising Part 1(d) and Part 2 of its Complaint Response 
by COB 18 January 2019. I appreciate the extensions of time given to the Department to date 
for this matter. Grateful if you can confirm whether the OAIC will agree to this timeframe. 
On the same date, the OAIC agreed to the extension of time requested by the Department. 
On 21 January 2019, the Department cal ed the OAIC advising that the outstanding 
information would be provided by the end of the day. 
On the same date, the Department wrote to the OAIC stating: 
We’re having some issues with our positional FOI mailbox this evening – I am hoping that the 
email I sent you this evening in relation to the Department’s Response to CP18/01243 (there are 
some large attachments) has reached. If not, I will retry in the morning. 
On 22 January 2019, the OAIC confirmed that it had not received any emails from the 
Department in relation to this complaint matter. 
On 23 January 2019, the OAIC called and left a voice mail message advising that the response 
had not been received and requesting an update. 
On 29 January 2019, the Department contacted the OAIC stating: 
My apologies for the delay in responding to you, I’ve been unexpectedly out of the office (and 
my out of office message was not on). 
I return tomorrow but I have made enquiries with my Team. Will revert to you shortly. 


FOIREQ21/00019  022
On 1 February 2019, the OAIC cal ed the Department requesting an update on the 
outstanding material, and on the same date, the Department contacted the OAIC stating: 
As discussed, we are urgently finalising the Department’s submissions and I hope to be in a 
position to provide these to you early next week (4 February 2019 if possible). I will give you a 
call to give you an update early on Monday morning with how we are progressing. 
On 5 February 2019, the OAIC wrote to the Department requesting an update on progress of 
the submissions. 
On 6 February 2019, the Department responded advising: 
… I have been in and out of meetings today. We are urgently finalising our submissions and I 
hope to provide them to you by 8 February 2019. 
On 7 February 2019, the OAIC cal ed the Department and left a voice message requesting an 
update on the outstanding submissions. 
On 12 February 2019, the Department provided the final part of its submissions and one 
On 29 March 2019, the complainant lodged an FOI request with the OAIC for access to: 
… a copy of any submissions provided to the OAIC by the DPMC in relation to my complaint.6 
On 26 April 2019, the authorised decision maker issued their decision to the complainant. 
The decision maker identified two documents within the scope of the FOI request and 
refused access in ful . The decision maker relied on the certain operations of agencies 
exemption (s 47E(d)) of the FOI Act. 
6   OAIC reference: FOIREQ19/00078.