This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Paper Vote Scanning Accuracy in the 2020 Election'.

Reasons for decision 
What you requested 
“access to documents held by the Commission, including correspondence, relating to paper vote 
scanning accuracy in the 2020 election. I apply for access to documents about: 
Manual checking of scanned paper ballots, including: 
  The number of scans flagged for manual checking 
  The number of votes considered formal and informal after manual checking 
  Estimates or discussion of the number of ballot papers which were actually ambiguous, but 
were not flagged by the scanner for manual checking 
Audits of paper ballot scanning, including: 
  The number of formal and informal ballots audited 
  The number of errors found 
  Any reviews or changes to the audit method or process 
The overall accuracy of the process, including: 
  Comparisons of the ACT’s electronic scanning and counting accuracy with the accuracy of 
scanned or manual recounts in other jurisdictions 
  Any errors discovered in paper bal ot scans or counts” 
What I took into account 
In reaching my decision, I took into account: 
  Your original access application dated 22 February 2021 
  The documents containing the information that fall within the scope of your access application 
  Consultations with ACT government officers about the nature of the documents  
  Consultations with third parties about information concerning them 
  The FOI Act 
  The ACT Ombudsman’s FOI guidelines documentation 
Reasons for my decision 
I am authorised to make decisions under section 18 of the FOI Act.  
I have decided that some documents or parts of some documents that contain the information you 
requested contain information that is, on balance, contrary to the public interest to disclose under 
the test set out in section 17 of the FOI Act. My findings of fact and reasons are discussed below. 

– 2 – 
Schedule 2, section 2.2(a)(xi) and Out of scope 
I have redacted information to parts of document one (1), due to the redacted information being 
both out-of-scope in relation to this access application and also that the determinative factor in 
favour of non-disclosure to parts of this same document, under Section 2.2(a)(xi) of schedule 2 of 
the FOI Act relate to prejudice to trade secrets or business affairs of a person.  
In making this decision regarding out-of-scope information, I have previously made contact with 
the FOI section of the ACT Ombudsman’s office to ensure such redaction activity is in accordance 
with the FOI Act. The ACT Ombudsman’s office advised that redaction of information on the basis 
that it is out-of-scope is in compliance with the FOI Act.  
Section 2.2 of schedule 2 of the FOI Act provides that: 
The fol owing are factors favouring nondisclosure in the public interest: 
(a)  Disclosure of the information could reasonably be expected to do any of the fol owing:… 
(xi) prejudice trade secrets, business affairs or research of an agency or person. 
I am satisfied the disclosure of some information contained in this document could reasonably be 
expected to prejudice trade secrets or business affairs of an agency.  
The information I have decided not to disclose includes details that could reasonably be expected 
to impact the commercial interests of the company who developed the business system on behalf 
of Elections ACT.  
The public interest test set out in section 17 of the FOI Act involves a process of balancing public 
interest factors favouring disclosure against public interest factors favouring nondisclosure to 
decide whether, on balance, disclosure would be contrary to the public interest.  
When weighing up the public interest for and against disclosure under Schedule 2 of the FOI Act, I 
have taken into account relevant factors in favour of disclosure. In particular, I have considered 
the extent to which disclosure would promote the objects of the FOI Act and promote open 
discussion of public affairs and enhance the organisation’s accountability.  
Based on the above, I have decided that in this instance, the public interest in disclosing this 
commercial-in-confidence information, considered to be the intel ectual property specific to the 
processes that the vendor operates, together with the fact that the redacted information does not 
fall within the scope of your access request, is outweighed by the public interest against disclosure 
because the disclosure of information of this nature would significantly prejudice the relevant 
companies commercial interests should this information be made publicly available on Elections 
ACT’s FOI disclosure log, as is required under the FOI Act.  
On this basis, I am satisfied disclosure of some information contained in this document could 
reasonably be expected to prejudice the trade secrets, business affairs or research of an agency or 
Section 35(1)(b) 
I have decided to refuse part of your access application under section 35(1)(b) of the FOI Act on 
the basis that the information sought is not held by our agency.  

– 3 – 
You have sought information regarding ‘estimates or discussion of the number of ballot papers 
which were actually ambiguous, but were not flagged by the scanner for manual checking’. Under 
the process employed by Elections ACT with the assistance of the ballot paper scanning software 
vendor, al  paper bal ot papers are included in the manual checking process. Any bal ot paper that 
does not meet the business rules for a formal ‘error free’ ballot paper, that is, a ballot paper that 
contains ‘errors’ in its formality or consecutive numbering, or a ballot paper that contains 
ambiguous numbering, is identified during verification stage 1 and moves to verification stage 2 
for manual checking. Accordingly, Elections ACT is unable to provide information regarding 
estimates or discussions on ballot papers that were not manually checked as part of the ballot 
paper scanning process. 
You have also sought documents in relation to ‘the number of votes considered formal and 
informal after manual checking’. While the Commission does not hold documents that directly 
provide this data, it can be derived by accessing the publicly available election statistics available 
from the Elections ACT website. Document 3 provides the number of ballot papers that were 
scanned at verification stage 1 (77,885). Subtracting the number of formal paper ballots admitted 
to the count (77,674), indicates 211 ballot papers entered the scanning system as formal but were 
deemed informal as part of the verification process.   
You have also sought documents in relation to ‘any reviews or changes to the audit method or 
process’. Elections ACT has not reviewed or changed the audit method or process. Accordingly, 
Elections ACT is unable to provide information in relation to this matter.  
You have also sought documents in relation to ‘comparisons of the ACT’s electronic scanning and 
counting accuracy with the accuracy of scanned or manual recounts in other jurisdictions.’ 
Elections ACT has not conducted any comparisons of this nature as no errors have been 
discovered in paper ballot scan audits since the system was introduced. Accordingly, Elections ACT 
is not able to provide comparison documents as sought, nor any documents detailing errors 
discovered in paper bal ot scans or counts.  
Ro Spence
 | Deputy Electoral Commissioner 
ACT Electoral Commission 
Phone: 02 6205 0224 | Mobile: 0434 906 940 | | facebook | twitter | youtube 
Level 6, 221 London Circuit, Canberra City 

Document Outline