Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Paper Vote Scanning Accuracy in the 2020 Election'.

 
 
 
 
ACT Electoral 
Commission 
ACT Elections Ballot Scanning – 
Verification 1 and Verification 2 
User Guide 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 1 
Overview 
The Ballot Paper Scanning System (BPSS) is used to successfully scan 2020 ACTLA election 
ballot papers, read and interpret handwrit en preference numbers, allow for verification of the 
captured data and correction when needed, and provide an output file that is able to be read by 
eVACS (the Electronic Voting and Counting System). 
 
The roles of the operators are to conduct verification of handwrit en preferences when they are 
unclear. There are three levels of verification – V1, V2 and V3. This training will explain what 
you need to do if you are a V1/V2/V3 operator and how you need to conduct verification.  
 
First verification check (V1) 
•  This check is undertaken by V1 operators. 
•  V1 operators perform the following functions: 
-  validating preferences interpreted by the ICR software,  
-  correcting the preference numbers where appropriate, 
-  highlighting preference numbers when unclear for passing onto V2 
verification.  
 
Overview of V1 Process 
•  Following the scanning and imaging of the ballot papers, the V1 operator will select a 
scanned batch of ballot papers. 
•  Once a V1 operators starts reviewing a batch, they wil  need to complete the batch. 
•  On opening the batch, the operator wil  be presented with a screen showing the snippet 
image and ICR result of each of the preferences on each ballot paper as imaged.  
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 2 

•  There are two instances that require second verification checks: 
a)  On ballot papers where the preference numbers identified by the ICR software 
have been altered at the first verification check; and 
b)  Where the first verification check operator highlighted, or could not verify, an 
unclear preference number.   
•  This check is undertaken by electoral officials/V2 operators. 
•  V1 Operators wil  not be able to open the batch ending in 999 and wil  be dealt by 
authorised operator). 
 
Overview of V2 Process  
•  Operators at this stage wil  select a batch from the list presented. Only authorised 
operators are to select batches ending in 9991. Batches ending with 999 are to be 
processed by a senior electoral official. The operator is to update the captured 
preference results to reflect the preference numbers shown on the ballot paper as 
recorded on stickers by the Electoral Commissioner or Deputy Electoral Commissioner 
next to the names of candidates. The operator verifying these batches is also to ensure 
the preferences reflect those recorded on stickers by the Electoral Commissioner or 
Deputy Electoral Commissioner next to the names of candidates. 
•  The operator undertaking Verification 2 check must be dif erent to the operator who 
conducted the first verification check. The scanning system wil  not allow the same 
operator to do both the first and second checks of the same ballot paper.  
•  The operator wil  be presented with an image of the ballot paper with the changed or 
unclear preference number highlighted. 
•  Where the preference had been changed at the first verification check stage, the 
operator wil  either verify the change or further alter the preference number.  
a)  In the former case, the ballot paper preferences wil  then be passed against the 
business rules and if passed, the ballot paper wil  be marked as verified.  
 
1 Batch numbers ending in 999 contain ballot papers that were deemed to be informal at the polling place but have 
been determined to be formal by the Electoral Commissioner or Deputy Electoral Commissioner during the recheck 
of informal ballots.  These batches will also contain ballot papers with writing, including preference numbers 
written, outside the candidate squares. These batches are to be processed by a senior electoral official. The operator 
is to update the captured preference results to reflect the preference numbers shown on the ballot paper as recorded 
on stickers by the Electoral Commissioner or Deputy Electoral Commissioner next to the names of candidates. The 
operator verifying these batches is also to ensure the preferences reflect those recorded on stickers by the Electoral 
Commissioner or Deputy Electoral Commissioner next to the names of candidates. 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 4 
b)  In the latter case, the ballot paper preferences wil  be passed to the senior electoral 
staff (V3) who will verify or further change the preferences. 
 
Third verification check (V3) 
 
•  V3 Operators wil  be senior electoral officers.  
•  Ballot papers that are unverified entering the thirds stage wil  be those where the 
preferences do not meet the business rules or have been changed by the operator at the 
second verification (V2) check stage.   
•  During this stage, V3 Operators may need to view the actual ballot paper to determine 
the ballot paper preferences. (Ballot papers may also need to be retrieved at the request 
of scrutineers.) 
•  The functions that V3 operators wil  perform are: 
a)  Verify, update, approve ballot papers  
b)  Deleting a batch 
c)  Approving pending deletes 
d)  Commit ing a batch 
e)  Create reports  
f)  Create output files for eVACS 
g)  User management 
 
Details of each function will be explained in V3 user guide.  
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 5 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 6 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 7 


Step 3: Bal ot paper verification 
 
The scanning software may be unsure of some numbers depending on the legibility of 
handwriting.  In the first stage of verification the software wil  attempt to automatically 
interpret all the numbers it can identify on a given page.  These numbers are then 
presented to the operator to either confirm or flag as needing to be manually re-keyed. 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 9 


Any number written that is unreadable or that the Electoral Of icer is unsure of must 
be keyed as a 0. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 11 
 
 
 
 
 
 
• 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 12 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 14 
•
 
 
 
 
 
 
  
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 15 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 18 

The operator is to update the captured preference results to reflect the preference numbers 
shown on the ballot paper as recorded on stickers by the Electoral Commissioner or Deputy 
Electoral Commissioner next to the names of candidates. 
The operator verifying these batches is also to ensure the preferences reflect those recorded on 
stickers by the Electoral Commissioner or Deputy Electoral Commissioner next to the names of 
candidates. 
An example wil  be demonstrated during training.  
 
3.  Apparently blank ballot papers 
Where an unverified ballot paper that appears to be blank when viewed in the scanning portal is 
found, unless it is a declaration ballot paper in a batch of ordinary ballot papers (see special 
case 1), the operator must call for and check the original ballot paper.  This is because the 
writing on the ballot paper may be very faint and therefore has not been detected in the 
scanning process.  The ballot paper may also appear blank where it has writing, or preference 
numbers writ en, outside the candidate squares, although these ballot papers should be in batch 
ending 999. 
 
4.  Ballot papers with apparent missing numbers 
As with the apparently blank ballot papers, where the voter has faintly written preferences the 
scanner may have picked up some of the preferences but not all.   
Where a ballot paper is unverified because it has a missing first preference, the original ballot 
paper must be retrieved to check that the voter’s writing of the first preference isn’t so faint that 
it not been imaged by the scanner. 
Similarly, where a ballot paper is unverified because there is a missing number in a sequence, 
and it is apparent from the image of the ballot paper that other numbers are faint, then the 
original ballot paper must be retrieved to check that the voter’s writing of the missing number 
isn’t so faint that it has not been imaged by the scanner. 
 
NOTE – The Electoral Officer or Supervisor can not go back to correct any ballot that 
has been verified in V1 or V2. If the Scrutineer asks for a bal ot to be rechecked, then 
they wil  have to record the batch number and send a request the supervisor, this 
ballot will then to be viewed within the portal. 
Attachement A - ACT ELECTIONS_V1 & V2 Keying Instructions_FINAL.doc 
 
Page 20