This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'QR Code Audits for the 2020 Election'.

How to balance Ballot papers and votes on an Early Voting day  
Following the close of the poll on each day of early voting, you need to complete the early voting ‘Ballot papers and votes’ process. 
Below steps will take you through this process. Note: the process is different on polling day. 
 Step 1: 
  Step 3: 
In order to complete the Ballot papers and votes section of  The next screen asks you a series of questions; all you 
eLAPPS for a particular electorate, you  need figures for the  need to do is answer them accurately. 
following items: 
1.  What is the cumulative 
5.  How many Spoilt ballot 
•  EVACS total votes 
total recorded in eVACS for 
papers do you have for 
•  Spoilt ballot papers; 
this Electorate? (Total 
this electorate? 
•  Discarded ballot papers; 
electronic votes figure 
6.  How many Discarded 
•  Declaration votes (determined by the number of tear 
displayed for that electorate, 
ballot paper envelopes 
off slips); and 
on eVACS screen) NOTE: 
do you have for this 
•  Unused bal ot papers. 
eLAPPS will automatically 
calculate that day’s eVACS 
7.  How many Declaration 
Once you have these figures, click the ‘Ballot papers and votes’ 
figures by subtracting the 
votes do you have for 
button on the home screen of the OIC computer. 
previous day’s eVACS figures 
this electorate? (make 
from Total eVACS figures.  
sure you include envelopes 
2.  How many of this 
where the elector did not 
electorate’s ballot papers 
return their ballot paper) 
did you have at the start of  8.  How many unused ballot 
the day? (the figure that is 
papers do you have for 
pre-populated into this field is 
this electorate? (make 
the figure you entered when 
sure you include unbroken 
you logged in for the very first 
bundles of bal ot papers in 
time or the starting figure from 
this figure!) 
the previous day’s unused - if 
that figure is incorrect, you can 
edit it now by clicking the edit 
3.  Did you receive any 
additional ballot papers 
during the day?   If yes, how 
Step 2: 
  4.  Did you provide any ballot 
Choose, from the right-hand side of this table, the electorate for 
papers to another polling 
which you wish to complete the ‘Ballot papers and votes’ 
place or PAM during the 
day?   If yes, how many?  
After answering the questions and entering figures into al  the 
data entry boxes in front of each of the questions, click 
‘View summary’ button. 

Step 4: 
  Step 5: 
The next screen is the summary screen. It tells you 
whether the figures you have entered balance or not. If 
If you now balance or if you stil  don’t balance but you 
you balance, you will see a green tick; if you do not 
are confident you have accurately counted all materials, 
balance you will see a yellow exclamation mark. 
particularly the unused material, click the ‘Transmit 
figures for....’ button. 
Note: the figure you have entered for your unused ballot papers 
will be the starting figure for tomorrow, make sure it is accurate! 
If you see a yellow exclamation mark at the top of the 
Summary screen, in relation to the EVACS figures, it means 
one of three things: 
1.  You have incorrectly transcribed the figure coming out 
of EVACS (if this is the case, write the correct figure in  After transmission the following screen appears – click ‘OK’ 
the field and click ‘Recalculate’); or 
2.  Electors are failing to scan their barcode a second time 
to officially finish their vote; or 
3.  Issuing officers are issuing barcodes but clicking the 
‘issue ballot paper’ button or vice versa. 
Each of these issues will need addressing in the appropriate 
 Step 6: 
Repeat Steps 2 through 5 for the remaining electorates. 
If you see a yel ow exclamation mark towards the bottom 
of the screen you should do a recount of spoilt, discarded, 
declaration and unused bal ot papers. 
If you need to change a figure, you can alter it by over-typing 
the correct figure in the relevant field on this screen. 
Click ‘Recalculate’ to test whether you balance correctly 
with the new figures. 


Document Outline