This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence related to the inclusion of the 101dollsquadron dance troop in the commissioning of HMAS Suppy'.

1.  I refer to the application by Bick Rurr (Right-to-Know) under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) for access to: 
“…all available correspondence including emails, letters and contracts etc. relating to 
the participation of the 101 Doll Squadron dance troop (FEMALE COLLABORATING 
DANCEHALL CREW SYDNEY) in the commissioning ceremony of HMAS Supply 
(A195). The commissioning of the ship occurred on the 10th April 2021.” 
FOI decision maker 
2.  I am the authorised officer pursuant to section 23 of the FOI Act to make a decision on 
this FOI request. 
Documents identified 
3.  I identified 11 documents as matching the scope of the request. 
4.  The decision in relation to each document is detailed in a schedule of documents. 
5.  I have added an FOI reference number and document number to each of the documents, 
which corresponds with the schedule. 
6.  Personal email addresses, signatures, PMKeyS numbers and mobile telephone numbers 
contained in documents that fall within the scope of the FOI request, duplicates of documents, 
and documents sent to or from the applicant are excluded from this request. Defence has only 
considered final versions of documents. 
7.  I have decided to: 
a.  release one document in full; 
b.  partially release ten documents in accordance with section 22 [access to edited 
copies with exempt or irrelevant matter deleted] of the FOI Act, on the grounds 
that the deleted material is considered exempt under section 47E(c) [public 
interest conditional exemptions-certain operations of agencies], section 47F 
[public interest conditional exemptions-personal privacy] and 47G [public 
interest conditional exemptions-business] of the FOI Act; and 
c.  remove irrelevant material in accordance with section 22(1)(b)(ii) of the FOI 
Material taken into account 
8.  In making my decision, I had regard to: 
a.  the terms of the request; 
b.  the content of the identified documents in issue; 

c.  relevant provisions in the FOI Act; 
d.  the Guidelines published by the Office of the Australian Information 
Commissioner under section 93A of the FOI Act (the Guidelines); and 
e.  consultation with a third party. 
Reasons for decision 
Section 22 
 Edited copies with exempt or irrelevant matter deleted   
9.  Section 22 of the FOI Act provides that if an agency or Minister decides: 
(i) to refuse access to an exempt document; or  
(ii) that to give access to a document would disclose information that 
would reasonably be regarded as irrelevant to the request for access 
and it is reasonably practicable to prepare a copy of the document modified by deletions, the 
agency or Minister must give the applicant access to the edited copy. 
10.  Considering all of the above, I decided that it was reasonably practicable to remove the 
material that did not fall within scope of this request and release the documents in that form 
Section 47E – Certain operations of agencies 
11.  On review of the documents, I identified information relating to the names, rank and 
positions held by specific Navy personnel associated with the event management of the 
commissioning of HMAS Supply. I found the material to be conditionally exempt under 
section 47E(c) of the FOI Act which states: 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the following: … 
(c) have a substantial adverse effect on the management or assessment of 

personnel by the Commonwealth or by an agency. 
12.  The Australian Information Commissioner has issued Guidelines under section 93A to 
which regard must be had for the purposes of performing a function, or exercising a power, 
under the FOI Act. In relation to section 47E(c) of the FOI Act, the Guidelines explain that, 
where the document relates to the agency’s policies and practices concerning the assessment 
and management of personnel, the decision maker must address whether: 
a.  an effect would reasonably be expected following disclosure; and  
b.  the expected effect would be both substantial and adverse. 
13.  For this exemption to apply, the documents must relate to either: 
a.  the management of personnel – including the broader human resources policies 
and activities, recruitment, promotion, compensation, discipline, harassment 
and occupational health and safety; and  
b.  the assessment of personnel – including the broader performance management 
policies and activities concerning competency, in-house training requirements, 
appraisals and underperformance, counselling, feedback, assessment for bonus 
or eligibility for progression. 
14.  The names, rank and positions of specific Defence personnel have been redacted from 
the documents. Whilst personnel names are generally disclosed, the names in this instance 

have been exempt due to disparaging and intimidating comments on social media platforms 
and information received by Navy. 
15.  In my view, it is reasonably likely that if the individual’s identity were released in 
connection with the content of the documents, they could be subjected to harassment or to a 
series of inquiries which would detract from their ability to perform their routine business 
16.  Defence has a responsibility to its personnel with work health and work safety being an 
important consideration. The release of staff identities in this instance could have a substantial 
adverse effect on the management of personnel. As the Department has a responsibility to 
protect its staff, this information has been removed from the documents. 
17.  Based on my consideration of the above, I am of the view that release of this 
information would have a substantial adverse effect on the individuals concerned and the 
management of personnel.  
18.  Noting all of the above, I have decided that the material is conditionally exempt under 
section 47E(c) of the FOI Act.  
19.  Section 11A(5) of the FOI Act requires an agency to allow access to an exempt 
document unless (in the circumstances) access to the documents at this time would, on 
balance, be contrary to the public interest. My public interest considerations are set out below. 
Section 47F - Personal privacy 
20.  On review of the documents, I identified information, specifically personal information 
of third parties other than the applicant, such as names and personal details. I found the 
material to be conditionally exempt under section 47F of the FOI Act. 
21.  When assessing whether the disclosure of this personal information is unreasonable, I 
considered the following factors: 
a.  the extent to which the information is well known; 
b.  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
c.  the availability of the information from publicly accessible sources; and 
d.  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
22.  Against the above criteria I found: 
a.  that the specific personal information is not well known; 
b.  the individuals whose personal information is contained in the document is not 
known to be associated with the matters dealt with in the documents; and 
c.  the information is not readily available from publicly accessible sources. 
23.  Taking into account the above factors, I consider that the release of the material would 
be an unreasonable disclosure of personal information of individuals other than the applicant 
and could reasonably be expected to cause harm to their privacy. I have therefore decided that 
this information is conditionally exempt under section 47F of the FOI Act. 
24.  Section 11A(5) of the FOI Act requires an agency to allow access to an exempt 
document unless, in the circumstances, access to the document would, on balance, be contrary 
to the public interest. My public interest considerations are set out below. 

Section 47G – Business affairs 
25.  Upon examination of the documents, I identified the business and financial affairs of an 
external contractor, which equates to third party business information. I found the material to 
be conditionally exempt under section 47G of the FOI Act which states: 
(1) A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
information concerning a person in respect of his or her business or professional 
affairs or concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation 
or undertaking, in a case in which the disclosure of the information: 
(a) would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person 

adversely in respect of his or her lawful business or professional affairs or that 
organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or financial 
affairs; … 
26.   The operation of the business information exemption depends on the effect of disclosure 
rather than the precise nature of the information itself. I am satisfied that the effect of 
disclosing the identified material could have an adverse effect on the company, as disclosure 
of their information, could diminish their business relationship with Defence. 
27.   Based on the above, I am of the view that release of the company information would be 
an unreasonable disclosure of their business information and I consider the material 
conditionally exempt under section 47G of the FOI Act. 
28.  Section 11A(5) of the FOI Act requires an agency to allow access to an exempt 
document unless (in the circumstances) access to the documents at this time would, on 
balance, be contrary to the public interest. My public interest considerations are set out below. 
Public interest considerations – Sections 47E(c), 47F and 47G 
29.  In assessing whether disclosure is on balance, contrary to the public interest, I 
considered the Guidelines together with a range of factors set out in section 11B(3) of the FOI 
Act, which favours access to a document: 
(a) promote the objects of this Act (including all the matters set out 
in sections 3 and 3A); 
(b) inform debate on a matter of public importance; 
(c) promote effective oversight of public expenditure; 
(d) allow a person to access his or her own personal information 

30.  I note that disclosure of the requested documents may promote some of the objects of 
the FOI Act, as information held by the Government is a national resource. However, 
disclosure of the specific conditionally exempt material would not increase public 
participation in the Defence process, nor would it increase scrutiny or discussion of Defence 
31.  While I consider that release of the material removed under sections 47E(c), 47F and 
47G may be of some interest to the applicant, disclosure of the conditionally exempt material 
would not inform public debate on any matter of public importance in any meaningful way. 
Additionally, I do not consider that disclosure of the material would promote oversight of 
public expenditure. Furthermore, the public interest is better served in protecting the privacy 
of individuals and their personal information and the business information contained within 
these documents from release to the public at large. 

32.  Paragraph 6.22 of the Guidelines specifies a non-exhaustive list of public interest 
factors against disclosure. The factors I find particularly relevant to this request are that 
release of this information could reasonably be expected to prejudice or harm: 
a.  the protection of an individual’s right to privacy; 
b.  the interests of an individual or group of individuals; 
c.  an agency’s ability to obtain confidential information; 
d.  an agency’s ability to obtain similar information in the future; and 
e.  the management function of an agency. 
33.  While I accept there is a public interest in ensuring that Defence undertakes its 
functions in a transparent and proper manner, there is also a strong public interest in 
maintaining the confidentiality of material contained in the documents.  
34.  In my view, it would be contrary to the public interest to disclose the identity of certain 
Defence members and cause unnecessary distress to them. Furthermore, individuals on social 
media platforms have the potential to treat the Defence personnel involved unfairly, which 
may affect the health, safety and wellbeing of these members. 
35.  Releasing details that could identify third parties, including their personal information, 
could reasonably be expected to cause harm to their privacy. I consider that the public interest 
is better served by maintaining the personal privacy of the individuals identified within the 
36.  Releasing third party business information would lessen confidence in Defence’s ability 
to protect their information, which could have an adverse effect on Defence’s ability to 
conduct and manage working relationships with its contractors in the future. 
37.  None of the factors listed in section 11B(4) of the FOI Act were taken into account 
when making this decision. 
38.  After weighing all of the above, I consider that, on balance the public interest factors 
against disclosure outweigh the factors for disclosure. I have therefore decided that it would 
be contrary to the public interest to release the information considered exempt under sections 
47E(c), 47F and 47G of the FOI Act. 
Further Information 
39.  Some of the documents released as part of this request contain a dissemination-limiting 
marker (DLM), as the documents are approved for public release the DLM has been struck 
Digitally signed by 
 gemma.mountney Date: 2021.06.02 11:26:58 +10'00'
Gemma Mountney 
Commander, Royal Australian Navy 
Accredited Decision Maker 
Navy Group 

Document Outline