This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'I am requesting a list of all staff employed within the Sustainability Action Taskforce, as well as any correspondence that relates to terms of reference or scope of the Taskforce.'.

Our reference: IR 20/21-022 
GPO Box 700 
Canberra   ACT   2601 
1800 800 110 
1 July 2021 
Karen Reynolds 
By email: 
Dear Karen Reynolds 
Freedom of Information request — Notification of Decision 
Thank you for your correspondence of 1 June 2021, in which you requested an internal 
review of the decision in FOI 20/21-0628 made under the Freedom of Information Act 1982 
(FOI Act) by the National Disability Insurance Agency (NDIA) on 25 May 2021. 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for internal review. 
Original Decision 
On 14 April 2021, you requested access to documents about the National Disability Insurance 
Scheme (NDIS). Specifically, you requested access to: 
“…I am requesting a list of all staff employed within the Agency's new Sustainability Action 
Taskforce, as well as any correspondence that relates to terms of reference or scope of 
the Taskforce. 
I also request any documents, notes, emails, transcripts or other information which relates 

to the development of an algorithm in relation to scheme sustainability from 2017…” 
On 29 April 2021, the FOI team initiated a section 24AB consultation process with you to revise 
the scope of your request, as to process your request would have been an unreasonable 
diversion of resources.  
On 7 May 2021, in response to the request consultation process, you declined to revise the 
first part of your request and revised the scope of the second part of your request to:  
“…a lpist [sic] of any contractors who have been outsourced in the development of an 
algorithm for the NDIS' and 'please also provide a copy of any reports that proposed using 
Salesforce/developing new algorithms in relation to scheme sustainability (including 
outsourced reports and business cases, as well as modelling [sic]), as well as details of 
the tender documentation and conditions of tender between the NDIA and the developers 
of the algorithm…” 

On 25 May 2021, a practical refusal decision was issued as after further searches and 
sampling it was confirmed your revised request stil  constituted a substantial and unreasonable 
diversion of resources. 


Grounds for review 
On 1 June 2021, you requested an internal review of the original decision on the following 
  “I am writing to request an internal review of National Disability Insurance Agency's 
handling of my FOI request 'I am requesting a list of all staff employed within the 
Sustainability Action Taskforce, as well as any correspondence that relates to terms of 
reference or scope of the Taskforce.'. 
I do not consider this a large request. If it was too large I am prepared to just accept the 

list of staff as well as the actual terms of reference and correspondence directed to or 
from the CEO of the agency regarding setting up the Taskforce.” 
On 11 June 2021, the FOI team wrote to advise you that searches returned thousands of 
pieces of correspondence that referenced the Sustainability Action Taskforce and “terms of 
reference” and/or “scope”. We further advised that the original decision is reconsidered as part 
of an internal review and applicants are unable to vary the scope of their request on review. 
We offered you an opportunity to make a new request in line with the scope outlined in your 
internal review, and requested a withdrawal of the internal review. You did not respond to this 
Decision on access to documents 
I am authorised to make decisions under the FOI Act, including internal review decisions under 
section 54C of that Act. As an internal review officer, I am not bound in any way by the original 
decision and am required to make a fresh decision. 
My decision is to affirm the original decision of 25 May 2021. 
In making my decision, I have considered the following: 
•  your submissions about why you consider the decision to be incorrect; 
•  the FOI Act; 
•  the FOI Guidelines; 
•  the nature of the documents; and 
•  the NDIA’s operating environment and functions. 
Reasons for decisions 
I have reviewed the searches and sampling undertaken in relation to the original decision, 
and I am satisfied that a practical refusal reason exists.  
I note the scope of your original request was “any correspondence that relates to terms of 
reference or scope of the Taskforce.” As advised on 11 June 2021, thousands of pieces of 
correspondence were found to potentially fall within the scope of your request. I can advise 
that there were in excess of 3,000 emails that contained relevant search terms in relation to 
the Sustainability Action Taskforce, not including attachments. 
I note that you also requested “a list of all staff employed within the Agency's new 
Sustainability Action Taskforce”. The FOI Act requires decision makers to consider requests 
as a whole, therefore, this element of your request must be considered alongside your 
request for “any correspondence” and not in isolation.  
Processing the request would require NDIA staff to manually review all documents and 
attachments returned in searches to determine whether documents fell within scope and 
whether any exemption applied to the material. I am satisfied a practical refusal was the 
correct decision given the volume of documents within scope.  

Despite the above, in order to provide you with some assistance, please find attached a 
document, which sets of the organisational chart of the Sustainability Action Taskforce as at 
22 March 2021. The document has previously been released under the FOI Act and so is 
available to the public on request. Please note that this release is not provided under the FOI 
Act and does not af ect my internal review decision to affirm the practical refusal made on 25 
May 2021.  
Rights of review 
Your rights to seek a review of my decision, or lodge a complaint, are set out at 
Attachment A
Should you have any enquiries concerning this matter, please do not hesitate to contact me 
by email at 
Yours sincerely 
Melanie Brocklehurst 
Director, FOI 
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch 
Government Division 

Attachment A 
Your review rights 
Internal Review 
The FOI Act gives you the right to apply for an internal review of this decision. The review 
wil  be conducted by a different person to the person who made the original decision. 
If you wish to seek an internal review of the decision, you must apply for the review, in 
writing, within 30 days of receipt of this letter. 
No particular form is required for an application for internal review, but to assist the review 
process, you should clearly outline your grounds for review (that is, the reasons why you 
disagree with the decision). Applications for internal review can be lodged by email to or sent by post to: 
  Freedom of Information Section  
Parliamentary, Ministerial & FOI Branch  
Government Division 
National Disability Insurance Agency 
GPO Box 700 
CANBERRA   ACT   2601 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
The FOI Act also gives you the right to apply to the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) to seek a review of this decision. 
If you wish to have the decision reviewed by the OAIC, you may apply for the review, in 
writing, or by using the online merits review form available on the OAIC’s website at, within 60 days of receipt of this letter.  
Applications for review can be lodged with the OAIC in the following ways: 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
1300 363 992 (local call charge) 
Complaints to the Office of the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman 
You may complain to either the Commonwealth Ombudsman or the OAIC about actions 
taken by the NDIA in relation to your request. The Ombudsman wil  consult with the OAIC 
before investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
Your complaint to the OAIC can be directed to the contact details identified above. Your 
complaint to the Ombudsman can be directed to: 
  Phone:  1300 362 072 (local call charge) 
Your complaint should be in writing and should set out the grounds on which it is considered 
that the actions taken in relation to the request should be investigated