Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'AFCS's Processes for Systemic Issues'.


Australian Securities 
and Investments Commission 
 
Office address (inc courier deliveries): 
 
Level 7, 120 Col ins Street, 
Melbourne VIC 3000 
 
 
Mail address for Melbourne office: 
 
GPO Box 9827, 
Brisbane QLD 4001 
 
 
Tel: +61 1300 935 075 
Phil ip Sweeney 
 
Fax: +61 1300 729 000  
By email: foi+request-7293-
www.asic.gov.au 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
cc: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Our Reference:  FOI 071-2021 
 
 
8 June 2021 
 
Dear Mr Sweeney   
 
Freedom of Information Request No. 071-2021 
Notice to Identify Documents under Section 24AB of the Act 
 
I refer to your request received by this office dated 2 May 2021, seeking 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
and your revised requested received on 2 June 2021 (Request 1) which was in 
response to my section 24AB noticed dated 19 May 2021. 
 
Request 1 – dated 2 May 2021 (revised 2 June 2021) 
 
Section 15(2)(b) of the FOI Act 
 
I am writing to advise you that Request 1 stil  does not satisfy the requirement 
set out in section 15(2)(b) of the FOI Act which states that a request for access 
to a document must ‘provide such information concerning the document as 
is reasonably necessary to enable a responsible officer of an agency… to 
identify it’. As section 15(2)(b) has not been met ASIC may, in accordance 
with section 24(1)(b) of the Act, refuse to process your application. 
 
In its current form, it would be my intention to refuse access to the documents 
sought in Request 1 on this practical refusal ground. However, to assist you to 
make a valid request I make the following comments. 
 
Request 1 seeks access to “copies of any correspondence from David Locke 
(or AFCA) to ASIC dated from 26 March 2021 to the present.” 
 
The use of the term ‘any correspondence’ has the effect of expanding the 
scope of your request to encompass all and any correspondence received 
by ASIC from Mr David Locke, AFCA or any its employees during the specified 
timeframe whether the relevant document is specifically in relation to a 
 
2 
particular entity, matter or individual or merely administrative or trivial. This 
interpretation renders Request 1 hopelessly broad by capturing all 
correspondence received by ASIC or any ASIC staff member no matter how 
trivial the relevant correspondence may be. 
 
For the reasons stated above, the Request in its current form does not 
adequately identify the documents sought and it would therefore be my 
intention to refuse your request given that a practical refusal reason exists 
within the meaning of section 24AA(1)(b) of the FOI Act.   
 
 
Section 24AA(1)(a) FOI Act 
 
My preliminary assessment is that, subject to clarification of the matters raised 
above, the scope of Request 1 is extremely broad and identifying documents 
that are responsive the current interpretation of your request as revised on 2 
June 2021 would substantially and unreasonably divert ASIC’s resources from 
its other operations for the purposes of section 24AA(1)(a) of the FOI Act.  
 
Taken at its broadest interpretation, Request 1 would require us to undertake 
searches of every ASIC staff members’ inboxes, internal databases and 
workflow systems to locate any correspondence from Mr David Locke, AFCA 
and any of its employees in relation to any subject matter during the specified 
timeframe. As you are aware, ASIC has an oversight role of AFCA. As such, it is 
likely that there are numerous day to day communications between 
members of ASIC and AFCA staff. To conduct a search across such a large 
number of individuals would be excessively burdensome and, in my view, 
would unreasonably interfere with ASIC’s day to day activities.  
 
In view of the above, I consider that the work involved in conducting 
searches to identify the material that is responsive to your request in its current 
form would substantially and unreasonably divert ASIC’s resources from its 
other operations. Accordingly, I consider that a practical refusal reason exists 
within the meaning of section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act in relation to your 
request. 
 
The Office of the Australian Information Commissioner recommends that 
agencies examine a representative sample of 10-15% of documents to assess 
the complexity of the material against whether the work involved in 
processing the request would constitute a substantial and unreasonable 
diversion of resources from the agency’s other operations. In this instance, I 
consider that the difficulty in conducting searches that are responsive to the 
terms of your request further prevents us from quantifying the effort required 
to process your request in its current form. 
 
However, I can further advise that any request that captures information 
relating to the affairs of any third parties would require extensive consultation 
with these parties under sections 27 and 27A of the FOI Act and that this 
consultation is likely to substantially add to the burden of processing your 
request. 
 
 
 
3 
Request 2 – dated 2 June 2021 
 
I refer to your request dated 2 June 2021 (Request 2) under the Freedom of 
Information Act 1982 (FOI Act) in which you seek access to documents in the 
possession of the Australian Securities and Investments Commission (ASIC). I 
note that Request 2 is a duplicate of your original request received on 2 May 
2021. As such, I make the same comments I made in the section 24AB notice 
dated 19 May 2021 (ref: FOI 071-2021). 
 
Section 15(2)(b) of the FOI Act 
 
I advise that Request 2 does not satisfy the requirement set out in section 
15(2)(b) of the FOI Act.  
 
Request 2 seeks access to “any correspondence from David Locke (or AFCA) 
to ASIC that would confirm that David Locke has complied with his duty to 
report systemic misconduct to ASIC”. I am unable to identify or characterise a 
document(s) that may “confirm that David Locke has complied with his duty 
to report systemic misconduct to ASIC”. It does not specifically identify the 
document(s) you are seeking and is subjective in nature. In its current form, I 
find it difficult to identify the document(s) you are seeking given the broad 
and ambiguous nature of your request. 
 
Your request is extremely broad in nature and encompasses any 
correspondence ASIC would have received from AFCA, its employees or 
David Locke without a specified timeframe.   
 
For the reasons stated above, the Request in its current form does not 
adequately identify the documents sought and it would therefore be my 
intention to refuse your request given that a practical refusal reason exists 
within the meaning of section 24AA(1)(b) of the FOI Act.   
 
 
You may also wish to consider withdrawing Request 2 as it is a duplicate of 
your original request received on 2 May 2021. 
 
Section 24(2) of the FOI Act  
 
The two FOI requests to which this notice relates are described in the 
attached schedule. The requests seek access to documents that relate to the 
below 
 
A.  Correspondence from David Locke, AFCA or AFCA employees. 
 
Section 24(2) of the FOI Act states that in deciding whether a practical refusal 
reason exists, two or more requests may be treated as a single request if the 
requests relate to the same document or documents, or the subject matter is 
substantially the same for the requests.  
 
In my view the two FOI requests described in the attached schedule may be 
treated as a single request because the subject matter of the requests is the 
same or substantially the same.  
 

4 
 
I am satisfied that the two requests relate to subject matter of which is 
substantially the same for all requests. Accordingly, I have, for the purposes of 
this notice, treated the two requests described in the attached schedule as a 
single request. As ASIC received the first request on 2 May 2021, ASIC wil  treat 
the Request as being received on 2 May 2021. 
 
Request consultation process  
 
The purpose of this letter is to provide you with an opportunity to revise your 
request so that the practical refusal reasons no longer exist before a final 
decision is made. Should you wish to submit a revised request please take into 
consideration the issues raised in this notice to ensure that they are 
addressed. 
 
Timeframe  
 
The statutory timeframe for notifying an applicant of a decision on a request 
for access under the FOI Act is 30 days from the day the agency receives the 
request. Please note that in accordance with section 24AB(8) of the FOI Act, 
the time for processing your request is suspended from the day that you 
receive this letter, and resumes on the day after ASIC receives from you one 
of the following:  
 
•  written notification that you wish to withdraw the request;  
•  a revised written request addressing the matters raised above; or  
•  written notification that you do not wish to revise your request.  
 
If you choose to do one of the following actions above mentioned, you must 
do so within 14 days of the date of this letter (the consultation period). If I 
have not heard from you by the end of the consultation period, your request 
wil  be taken to be withdrawn in accordance with section 24AB(7) of the FOI 
Act.  
 
Should you wish to provide written notification to withdraw the request this 
must also be done within the consultation period. A written notification of 
withdrawal is effective at the time of the withdrawal. Section 24AB(7) provides 
that a withdrawal is effective at the end of the consultation period if the 
applicant does not take any action.  
 
During the consultation period you may wish to seek assistance in reframing 
your request. If you have any questions or wish to discuss, please contact me 
at xxxxxxx.xxxx@xxxx.xxx.xx  
 
Yours sincerely, 
 
Krystal Fung 
(Authorised decision maker pursuant to subsection 23(1) of the FOI Act) 
For the Australian Securities and Investments Commission 
 
5 
Schedule of Phillip Sweeney requests 2 May 2021 to 2 June 2021 
 
Request  Date of Request  Documents sought in Request 
No. 
1. 
2 May 2021 
“I am seeking copies of any correspondence 
(revised 2 June 
from David Locke (or AFCA) to ASIC dated 
2021) 
from 26 March 2021 to the present.” 
2. 
2 June 2021 
“The Treasury is conducting a Review of the 
Australian Financial Complaints Authority and 
the terms of reference include "1.2 Are AFCA's 
processes for the identification and 
appropriate response to systemic issues arising 
from complaints effective"? 
 
Evidence has been provided to David Locke 
of a systemic issue that relates to a majority of 
National Australia Bank's Australian Staff who 
were unlawfully transferred from a top-10 
performing "not-for-profit" staff superannuation 
fund into the poor performing "for-profit" MLC 
Super Fund. 
 
This transfer was in contravention of the 
governing rules of the fund and in 
contravention of superannuation laws. 
 
David Locke has a duty to report this systemic 
misconduct to ASIC (as well as APRA). 
 
The document (or documents I seek) are 
copies of any correspondence from David 
Locke (or AFCA) to ASIC that would confirm 
that David Locke has complied with his duty 
to report systemic misconduct to ASIC.”