This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Woomera (Hangar 5) Documents and Reports: ARPANSA Disclosure Log'.


 
Only complete this form if you answer ‘Yes’ to all 3 questions: 
YES 
NO 
Is the proposed change a relevant change as defined in the Regulations, that is, a 
Q1. 
☒ ☒
change to the details in your licence application or to the source or facility? 
 
 
Have you completed a risk assessment on the planning and implementation of the 
proposed change?  For proposed changes to facilities, the Regulatory Assessment 
RELEASED 
Q2. 
☒ ☐
Criteria for the Design of New Controlled Facilities and Modifications to Existing 
 
 
Facilities is applicable. 
Has your assessment shown that the proposed change is significant according to the 
Q3. 
REGULATORY GUIDE: How to determine when a change has significant implications 
☒ ☒
 
 
for safety - Regulation 51? 
BY 
REQUEST FOR APPROVAL  
Making a change which has significant im
ARPANSA plications for safety 
Licence holder 
CSIRO 
Licence number: 
S0013 Business and Infrastructure Services 
Name and position of person 
Jen Baxter, Project Manager with the support of Jeff Sheridan, 
UNDER 
making the request 
RSO 
Contact details of person making 
xxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx, 07 3833 5521 
the request:  
Date of request: 
22 October 2018 
FOI 
Part 1  What change are you proposing to make? 
FEBRUARY 
As part of CSIRO’s shifted focus towards the management of the radioactive waste holdings at Woomera, CSIRO 
has scoped out a Manage – Monitor – Inspect - Contain (MMIC) strategy.  As part of this strategy, CSIRO is 
planning to conduct a second site visit to undertake elements of the Monitor and Inspect plans. 
As part of this second activity, CSIRO is planning to undertake the following: 
  Repair and replacement as necessary of the roller system on doors which provide access to the waste 
holding. 
2019
  Further robotic inspection trials to test improved robotic capability and undertake assessments of the 
physical condition of the drums, generate an activity map, and other non-invasive inspection capabilities 
Part 2  Why are you making the change? 
CSIRO needs to undertake a range of non-invasive inspections to better understand the nature and condition of 
the drums and their contents with a view to ultimately separating, processing and conditioning contents for 
eventual receipt at a national waste facility. 
REG-RC-FORM-250F v2 
December 2014 
Page 1 of 4 


 
Part 3   How will you control the change while it is taking place (i.e. describe 
the change management processes)? 
 
Specific details of the field trip are outlined below: 
RELEASED 
Door repairs 
This work will be undertaken by McMahons in advance of the field work commencing.  McMahons have recently 
conducted concrete construction work on the site under supervision by Jacobs and completed all the necessary 
safety induction and briefings. 
McMahons have an extensive safety management approach which applies to the site generally, and the specific 
BY 
activities they will be undertaking.  McMahons personnel will be working on the exterior of the waste holding, not 
entering it.  Measurements taken in May 2018 confirm no risk to worker health and safety from radiation in this 
ARPANSA 
area. 
Pre-Activity  
The robotics personnel were briefed on the site and specific hanger annex access safety elements in advance of 
arriving at the site for their first field trip. Pre-activity briefings will be undertaken in conjunction with Defence 
personnel on site on the first day.  
UNDER 
The primary health and safety concerns are environmentally based, with wind and sun exposure being the major 
points. Access to fresh drinking water, sun protection and adequate rest away from the prevailing winds are key 
elements in managing the wellbeing of all personnel. It is not expected that any personnel will receive a 
measurable dose during the activity.  
FOI 
Whilst on the range, all personnel will be supervised by a Defence authorised person (holding a current Defence 
Access Pass with escort privileges) and comply with Defence range access requirements. 
FEBRUARY 
Robotic Inspection Trial 
The robots have been designed to fit between the pallet tine entry points or on top of the waste holding and are 
tethered. The tethering system also has a backup attachment designed to retrieve a robot in the event it becomes 
stuck or fails for some reason. During operation the staff not expected to receive any measurable dose. The only 
safety precautions relate to the potential event of a toppling drum and the collapse of a drum or pallet stack.  
2019
During the first field trip testing of the equipment post-trial indicated no contamination of equipment took place. 
During operations, particularly any retrieval activity, all personnel will be at a safe distance from the pallet stacks 
in the event of toppling. A spill response kit is available in the event of a drum spill. 
A small decontamination control area will be established adjacent to the hanger annex 1 to allow for equipment 
maintenance, contamination monitoring etc. The robotic equipment will be regularly monitored for 
contamination and cleared prior to removal from the contamination control area. The equipment shall be cleaned 
before departing the site. Any contamination identified will be recorded and a sample taken for further analysis 
prior to decontamination. Appropriate personnel precautions (gloves, safety glasses, breathing mask) will apply 
for all equipment handling until cleared of contamination. Suitable dose and contamination monitoring 
equipment will be available. 
REG-RC-FORM-250F v2 
December 2014 
Page 2 of 4 


 
This activity is led by CSIRO’s Data-61 robotic team in conjunction with ANSTO. 
Radon Monitoring 
In addition to the active and passive monitors installed during the first visit, additional real-time radon monitors 
will be installed in the Annex.  In addition, the passive (track-etch) monitors deployed during the first visit will be 
RELEASED 
retrieved and replaced by fresh monitors.  This work will be conducted by Radiation Detection Systems (RDS), 
under Jacobs Supervision. 
Part 4  
How will ongoing safety and security be maintained once the change 
has been completed? 
      
BY 
a)  Effective Control 
ARPANSA 
The site itself is under the physical control of the Department of Defence, and Defence-Authorised 
persons will supervise all personnel present on the Range.  
Whilst the activity is under the control of the principal contractor CH2M/Jacobs, all activities with the 
Hanger-Annex doors open will be under the supervision of individuals with substantial radiation 
experience and training, and familiarity with the site and its history. (Michael Leviton and Liam Gooley of 
Jacobs)  
b)
UNDER 
  Safety Management Plan 
The safety management of the activities will be overseen by CH2M/Jacobs safety.    A Field Trip plan 
which covers the robotics team’s activities has been developed.  Each entity working on site is required to 
submit work health and safety plans(WHSP) and SWMS, as is required by WHS Regulations.  In that 
regard: 
FOI 
 
 McMahon has a WHSP and SWMS for their doo repair work on site, reviewed by Jacobs 
FEBRUARY 
 
Jacobs has a WHSP and SWMS for their supervision on site 
 
CSIRO and ANSTO personnel have SWMS for their work on site and a Field Trip plan 
 
RDS will work under Jacobs WHSP and SWMS 
 
c)  Radiation Protection Plan 
2019
The Radiation Protection Plan for CSIRO Source licence S0013 relates to the storage location on the 
Woomera Protected Area, and is currently being updated.  A self-contained decontamination shower has 
been installed at the site and will be full of water and powered during the field activities. 
d)  Radioactive Waste Management Plan 
There is no change to existing waste management protocols as documented in the CSIRO Radiation Safety 
Procedure and associated documentation.  
e)  Security Plan 
Not Applicable 
f)  Emergency Plan 
REG-RC-FORM-250F v2 
December 2014 
Page 3 of 4 


 
The Site Emergency Plan for Woomera covers elements of dealing with local emergencies. The 
CH2M/Jacobs safety management plan will cover aspects relating to the relevant project tasks being 
undertaken.  
A spill kit is available. In the event of a drum toppling from the holding and its contents spilling, 
appropriate PPE will be worn to shovel contents into a new drum with residue vacuumed up with a HEPA-
RELEASED 
filtered vacuum.  The responsible CSIRO RSO will immediately be notified along with relevant Defence 
personnel. 
Part 5   How will the change affect the matters that were previously considered 
when granting a licence?  
      
BY 
a)  Undue risk 
ARPANSA 
The activities being planned are aimed at reducing the risks to personnel and the environment. The 
activity itself is unlikely to present any measurable to dose to personnel undertaking the activity based 
on previous surveys and activities.  
 
b)  New benefit 
CSIRO’s plans aim to better understand the nature of the storage and lead to improvements in the 
UNDER 
protection of personnel and the environment. 
 
c)  ALARA 
 
The robotic activities will provide a better understanding of spot-dose within the annex. These measures 
FOI 
will lead to an improved understanding of health and environmental risk which will lead to a reduction 
in unexpected doses. 
FEBRUARY 
 
d)  Capacity to comply  
No Change. 
CSIRO is working closely with the Department of Defence to achieve the common aim of eventual safe 
relocation of the material to the NRWMF when established. All activities are overseen by CSIRO’s 
Radiation Assurance team.  
2019
 
e)  International Best Practice  
In keeping with the IAEA’s expectations and international best practice, CSIRO’s intentions to 
characterize, condition and relocate this material is to achieve safer and more secure storage of 
radioactive waste with the aim to eventually relocate it to a national disposal facility. 
 
 
REG-RC-FORM-250F v2 
December 2014 
Page 4 of 4